網(wǎng)絡(luò)報銷——淺談高校財務(wù)報銷的新途徑

文/王麗華

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網(wǎng)絡(luò)報銷——淺談高校財務(wù)報銷的新途徑

文/王麗華

北京林業(yè)大學(xué)

高校財務(wù)報銷中，網(wǎng)絡(luò)報銷應(yīng)以信息化和電子化為主要手段，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程簡單化、單據(jù)填寫規(guī)范化、財務(wù)制單自動化與付款方式網(wǎng)絡(luò)化。本文討論了高校財務(wù)報銷工作中，網(wǎng)絡(luò)報銷方式的研發(fā)背景和業(yè)務(wù)流程，并分析了應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)報銷的優(yōu)勢。

網(wǎng)絡(luò)報銷；高校；財務(wù)報銷；新途徑

高校作為學(xué)術(shù)與科研的前沿，應(yīng)積極采用現(xiàn)代信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對財務(wù)報銷流程進(jìn)行優(yōu)化，提高財務(wù)人員的工作效率與財務(wù)管理能力。

1 網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)研發(fā)背景

1.1高效財務(wù)核算矛盾日益突出

首先，報銷單據(jù)種類繁多，根據(jù)報銷業(yè)務(wù)的不同分為領(lǐng)款單、借款單、日常業(yè)務(wù)報銷單、差旅費(fèi)報銷單等類別，手工填寫容易出現(xiàn)單據(jù)歸類、使用和計算方面的錯誤；其次，報銷人員排隊等候時間過長，造成了大量時間成本的浪費(fèi)，報銷人員情緒容易出現(xiàn)波動；再次，財務(wù)人員需要審核大量的原始單據(jù)，編制記賬憑證，還要應(yīng)對報銷人員各類問題，工作量大，精神壓力重；最后，報銷過程和財務(wù)處理工作效率低下，造成資金支付滯后于業(yè)務(wù)辦理，財務(wù)信息傳遞速度慢，各部門難以及時查詢預(yù)算執(zhí)行情況，預(yù)選控制的時效性較差。

1.2信息化和網(wǎng)絡(luò)化是國家對高校財務(wù)管理的要求

根據(jù)《關(guān)于“十一五”期間進(jìn)一步加強(qiáng)高等學(xué)校財務(wù)管理工作的若干意見》，高校應(yīng)充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，全面推進(jìn)財務(wù)管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，提高財務(wù)管理質(zhì)量。因此，高校財務(wù)部門應(yīng)促進(jìn)傳統(tǒng)先進(jìn)支付向網(wǎng)絡(luò)支付方式的轉(zhuǎn)變，減少現(xiàn)金流動，實(shí)現(xiàn)財務(wù)管理工作的優(yōu)化和改革。

2 網(wǎng)絡(luò)報銷業(yè)務(wù)流程

2.1網(wǎng)絡(luò)填單

報賬人員需要掌握自己所報經(jīng)費(fèi)的使用范圍，根據(jù)規(guī)定初步整理各類原始憑證，包括業(yè)務(wù)類型、發(fā)票金額、數(shù)量、時間和申請人簽名等，并且計算出總金額，然后將所要報銷的內(nèi)容填寫到網(wǎng)上。

2.2選擇支付方式

完成網(wǎng)絡(luò)填單后，根據(jù)財務(wù)制度和報銷人的需要選擇支付方式，目前常用的支付方式有現(xiàn)金支付、劃款到報銷人指定的銀行卡中、劃款到第三方公司對公賬戶中。如果報銷金額不大，或者報銷人預(yù)先墊付，可以采用現(xiàn)金支付或劃到銀行卡中；如果高校與第三方公司存在服務(wù)合同或采購合同，則高校需要將費(fèi)用劃到其對公賬戶上。

2.3預(yù)約報銷

網(wǎng)絡(luò)報銷主要有預(yù)約現(xiàn)場報銷和網(wǎng)絡(luò)投單兩種方式。首先，報賬人員可以先在網(wǎng)上預(yù)約好報銷窗口和時間，然后準(zhǔn)時到達(dá)預(yù)約窗口上交報銷表格和相關(guān)憑證，財務(wù)人員審核和復(fù)核后查找預(yù)約報銷單，自動生成記賬憑證，這種方式省去了排隊拿號和現(xiàn)場等候時間，提高了財務(wù)報銷效率；其次，報賬人員可以采用網(wǎng)絡(luò)投單方式，將原始憑證和報賬單準(zhǔn)備、打印好并裝入投單袋后，然后放入投單箱，財務(wù)人員定期進(jìn)行處理。

2.4銀校轉(zhuǎn)賬

財務(wù)人員將審批結(jié)果制單后，將報銷申請的資金通過銀?；ヂ?lián)系統(tǒng)支付到指定銀行卡或賬戶中，同時系統(tǒng)自動彈出所報銷的金額、時間、報銷窗口號碼等信息，并通過短信發(fā)送給報銷人員，然后在下班前進(jìn)行匯總。

3 網(wǎng)絡(luò)報銷的應(yīng)用優(yōu)勢

3.1緩解報銷排隊等候問題

在高校財務(wù)報銷中采用網(wǎng)絡(luò)報銷方式，可以有效緩解傳統(tǒng)報銷業(yè)務(wù)排隊等候時間長的問題，對報銷業(yè)務(wù)進(jìn)行動態(tài)管理，極大的提升了師生報銷效率。首先，教職工可以根據(jù)自己的時間安排來進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)填單和預(yù)約，不用親自前往財務(wù)部門和受到財務(wù)人員辦公時間的限制；其次，對于必須到報銷大廳辦理的外匯、支票及其他業(yè)務(wù)，網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)中提供“報銷進(jìn)度查詢”，報賬人員可以在查詢頁面查看各窗口的業(yè)務(wù)辦理進(jìn)度，合理安排時間到現(xiàn)場報銷。

3.2提高財務(wù)報銷安全

首先，銀校互聯(lián)系統(tǒng)通過實(shí)現(xiàn)學(xué)校財務(wù)系統(tǒng)與銀行網(wǎng)銀支付系統(tǒng)的無縫對接，將銀行轉(zhuǎn)賬代替現(xiàn)金支付的付款系統(tǒng)，高校師生完成報銷業(yè)務(wù)后，資金可以直接轉(zhuǎn)入指定銀行卡中，財務(wù)人員只要核對財務(wù)資金日報表與銀行轉(zhuǎn)賬金額，規(guī)避了現(xiàn)金儲存和運(yùn)輸過程中的風(fēng)險，并且省去了現(xiàn)金清點(diǎn)環(huán)節(jié)，避免報賬人員需要隨身攜帶大量現(xiàn)金的問題，保證了現(xiàn)金流通的安全；其次，網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)中，每筆報銷業(yè)務(wù)都能落實(shí)到具體填單人，每筆財務(wù)報銷都需要經(jīng)過審核人員制單、復(fù)核人員確認(rèn)付款、出納人員對賬環(huán)節(jié)，各崗位之間互相監(jiān)督制衡，使財務(wù)報銷和資金管理責(zé)任更加明確，防止了責(zé)任不清、蒙混過關(guān)、徇私舞弊等問題，提高了高效的經(jīng)濟(jì)效益。

3.3減少報賬內(nèi)容填寫錯誤

首先，報賬項目已經(jīng)在系統(tǒng)中完成了歸類，報賬人員可以根據(jù)歸類進(jìn)行填寫，并且系統(tǒng)能夠自動匯總財務(wù)報銷金額和附件張數(shù)，減少了報賬內(nèi)容填寫和計算過程的錯誤；其次，系統(tǒng)可以根據(jù)報賬內(nèi)容打印單據(jù)，防止使用報銷單據(jù)時出現(xiàn)錯誤。

3.4優(yōu)化財務(wù)報銷流程

首先，網(wǎng)絡(luò)報銷可以優(yōu)化和精簡高校財務(wù)報銷流程，自動將報賬信息編制成記賬憑證，采用網(wǎng)上銀行支付資金，提高了財務(wù)報銷效率；其次，減少了現(xiàn)金出納人員數(shù)量，優(yōu)化了崗位設(shè)置，緩解了財務(wù)人員編制與需求人數(shù)之間的矛盾，節(jié)省了人力資源成本，實(shí)現(xiàn)了財務(wù)工作由核算型向管理型的轉(zhuǎn)變。

3.5規(guī)范財務(wù)報銷制度

首先，高校財務(wù)采用網(wǎng)絡(luò)報銷方式，教職工將各類原始憑證事先進(jìn)行分類整理并在網(wǎng)絡(luò)完成填單，促使高校財務(wù)制度的不斷完善，在制度上規(guī)范了各類課題的課題經(jīng)費(fèi)的填報和使用流程，增加了財務(wù)報銷中信息傳遞的透明度和范圍；其次，財務(wù)人員不再進(jìn)行現(xiàn)場報賬和票據(jù)整理，只需進(jìn)行金額與票據(jù)數(shù)額的審核，銀行出納、課題立項結(jié)項、外匯等崗位都可以進(jìn)行審核工作，有效發(fā)揮了財務(wù)人員對資金的監(jiān)督管理職能，提高了財務(wù)工作質(zhì)量。

3.6及時傳遞財務(wù)信息

網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)可以及時傳遞財務(wù)信息，各部門可以通過網(wǎng)絡(luò)隨時查詢財務(wù)狀況，并將實(shí)際收支與年度預(yù)算狀況進(jìn)行比較，有利于接下來的經(jīng)費(fèi)審批工作。同時，財務(wù)超支時，網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)可以自動發(fā)送警告，避免經(jīng)費(fèi)超支情況發(fā)送。

4 結(jié)語

綜上所述，社會信息化背景下，高校應(yīng)充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢，在財務(wù)報銷中采用網(wǎng)絡(luò)報銷方式，規(guī)范財務(wù)報銷制度，優(yōu)化財務(wù)報銷流程，提高財務(wù)管理安全與報銷效率，實(shí)現(xiàn)高校管理水平的進(jìn)一步提升。

[1]王志成.網(wǎng)絡(luò)報銷——高校財務(wù)報銷的新途徑 [J].教育財會研究,2011(06):56-59.

[2]姚震.高校應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)優(yōu)化報銷流程 [J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報.2012(19):199-202.

[3]張立偉.網(wǎng)絡(luò)報銷在高校財務(wù)報銷中的應(yīng)用 [J].中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會計,2013(11):138-139.