電子文件歸檔及移交體系的建立

陳笑　李海艷

摘要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展，無紙化辦公的出現(xiàn)，大量的紙質(zhì)文件被電子文件所代替。電子文件其信息容量大、存儲(chǔ)空間小、操作方面、傳遞快捷等特點(diǎn)，具有著傳統(tǒng)性文件無法比較的絕對(duì)性優(yōu)勢(shì)。本文主要對(duì)對(duì)電子類文件歸檔及其移交的全方位調(diào)研基礎(chǔ)之上，總結(jié)了其發(fā)展存在的問題，并提出了相應(yīng)的解決方案。

關(guān)鍵詞：電子文件；歸檔； 解決方案

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展，無紙化辦公的出現(xiàn)，各種文件產(chǎn)生形式已越來越多為電子文檔，并用于網(wǎng)絡(luò)間傳輸應(yīng)用與存儲(chǔ)。由于這類文件涵蓋的范圍廣，類型多，存儲(chǔ)方式復(fù)雜，因此對(duì)電子文件的管理系統(tǒng)要求較高，對(duì)其科學(xué)、有效的管理已經(jīng)成為各單位、各檔案部門必須要解決的課題。在高度重視數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化、安全化的當(dāng)今，電子文件的系統(tǒng)化的建立對(duì)電子文檔的存儲(chǔ)以及管理的規(guī)范，維護(hù)源文件有效性和其真實(shí)完整性，保證重要電子文件的安全和可用性有重要意義。下面就是針對(duì)于該體系系統(tǒng)化建立中出現(xiàn)的問題進(jìn)行了探討，并提出了相應(yīng)的解決方案。

一、電子文件類歸檔及移交體系的建立要求及遵循原則

（一）明確制度體系建設(shè)的基本原則

為了提高電子文件歸檔管理制度本身的科學(xué)性和適用性，必須從檔案管理的實(shí)際和電子文件的特點(diǎn)出發(fā)，做到以下四個(gè)“結(jié)合”：（1）理論與實(shí)踐結(jié)合。近年來我國檔案界電子文件管理理論研究成績斐然，許多先行單位也創(chuàng)造了成功的經(jīng)驗(yàn)。制度建設(shè)不能憑拍腦袋，而要將現(xiàn)有的理論和經(jīng)驗(yàn)“固化”到制度中去，轉(zhuǎn)換為創(chuàng)新務(wù)實(shí)的操作方法，克服理論與實(shí)踐“兩張皮”的現(xiàn)象。（2）繼承與改革結(jié)合。與傳統(tǒng)文件歸檔管理相比，電子文件的歸檔管理既具有共性，又具有鮮明的特性。制度建設(shè)既不能全盤否定傳統(tǒng)文件管理的基本理論和方法而另搞一套；也不能將傳統(tǒng)的一套完全強(qiáng)加于或照搬到電子文件歸檔管理中來。（3）技術(shù)與業(yè)務(wù)結(jié)合。信息技術(shù)是電子文件管理的基礎(chǔ)和手段，也給現(xiàn)代文件管理提供了前所未有的有利條件和嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。電子文件歸檔管理制度的科學(xué)性和適用性，取決于信息技術(shù)和檔案業(yè)務(wù)結(jié)合的緊密程度，以及管理和技術(shù)上的可行性。

（二）電子文件類歸檔以及其移交的要求

電子文件的歸檔要求如下：信息采集相關(guān)部分或文件產(chǎn)生的單位應(yīng)定時(shí)性向有關(guān)檔案管理部門提交鑒定完的電子類文檔，并且要按電子文檔類管理規(guī)范的格式把文件保存到安全性高無病毒符合其保管期限內(nèi)要求的且脫機(jī)載體之上，確保源文件的真實(shí)安全性及可利用性；電子文件的移交要求如下：相關(guān)負(fù)責(zé)部門應(yīng)該對(duì)已經(jīng)歸檔好的電子文檔根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核，審核成功后，如期把電子文件移交給檔案的保管部門，進(jìn)行集中性管理。在已經(jīng)聯(lián)網(wǎng)并確保其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全前提之下，在網(wǎng)絡(luò)上可以進(jìn)行相關(guān)已經(jīng)歸檔的電子文檔類移交和對(duì)其接收類工作，但是仍然是需要辦理相關(guān)手續(xù)的。

二、影響電子文件歸檔體系建立的重要因素

（一）對(duì)于電子文件鑒定問題的分析

首先對(duì)于將要?dú)w檔的電子類文件應(yīng)鑒定其真實(shí)有效及完整性，再確定這類文件的歸檔范圍、密級(jí)程度和其所劃入的保管期限；再則對(duì)于該類電子文檔的歸檔范圍處理應(yīng)該包括其對(duì)應(yīng)的元數(shù)據(jù)和背景信息，并且要根據(jù)國家檔案歸檔的歸檔規(guī)范來執(zhí)行；最后對(duì)其進(jìn)行劃分保管期限要參照國家相關(guān)紙質(zhì)文件類歸檔移交相關(guān)處理規(guī)范。

（二）對(duì)于電子文件檢測(cè)問題的分析

檔案相關(guān)檢測(cè)部門在對(duì)其進(jìn)性歸檔及移交工作進(jìn)行時(shí)，對(duì)于電子文檔的基本內(nèi)容、信息記錄格式、硬件環(huán)境的有效性及是否感染了病毒都是屬于其檢測(cè)范圍內(nèi)。

（三）對(duì)于電子文件歸檔問題的分析

對(duì)于電子文件的歸檔過程一般可以分為兩部分，首先對(duì)于實(shí)施進(jìn)行中的歸檔進(jìn)行邏輯歸檔，然后再定期完成其物理歸檔。歸檔時(shí)候，要充分性考慮電子類文件的技術(shù)類因素，比如數(shù)據(jù)類型及格式、相關(guān)軟件的版本、技術(shù)環(huán)境、被操作及檢測(cè)的數(shù)據(jù)等。如果將電子文檔直接從網(wǎng)絡(luò)傳至檔案部門，則其格式及存儲(chǔ)位置不做任何修改。

三、影響電子文件移交體系建立的重要因素

（一）對(duì)于電子文件移交及接收檢驗(yàn)問題的分析

電子文件的產(chǎn)生單位在其提交文件和檔案相關(guān)部門接收文件之前，雙方都應(yīng)該對(duì)每一個(gè)文件載體進(jìn)行檢測(cè)，確保其合格后才可以進(jìn)行歸檔。對(duì)其檢測(cè)的內(nèi)容包括：載體清潔性及是否有劃痕；文件是否有病毒；用于查看電子類文件的軟件、登記表及說明資料等一些證件的真實(shí)性。政府或單位相關(guān)檔案部門應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定對(duì)須歸檔或者移交的電子文件逐次驗(yàn)收。對(duì)于不合格者勒令其退回至原發(fā)送單位進(jìn)行重新制作并重新檢測(cè)。

（二）對(duì)于電子文件移交手續(xù)問題的分析

在文檔合格驗(yàn)收之后應(yīng)該填寫歸檔電子文檔移交及驗(yàn)收檢測(cè)的登記表并簽字蓋章生效。這份檢測(cè)登記表為一式兩份，檔案部門留有一份，另一份交與電子文件原發(fā)單位保管。

四、對(duì)于優(yōu)化電子文件歸檔及移交體系建立的解決方案

（一）健全電子文檔歸檔及移交提體系措施

第一建立電子類文件網(wǎng)絡(luò)歸檔的專用系統(tǒng)，將單位內(nèi)檔案部門的計(jì)算機(jī)和其源文件生成計(jì)算機(jī)連接為一體，建立專用的計(jì)算機(jī)電子文件歸檔及移交網(wǎng)絡(luò)類系統(tǒng)，可以保證其有效傳輸效率；第二將電子文件的歸檔及移交類業(yè)務(wù)交給計(jì)算機(jī)信息管理相關(guān)部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，是與其固有的技術(shù)優(yōu)勢(shì)及處理電子類文檔工作經(jīng)驗(yàn)的豐富性攸關(guān)，而且該部門可以負(fù)責(zé)對(duì)電子問題具體實(shí)施規(guī)劃及統(tǒng)籌，開發(fā)集中信息管理系統(tǒng)；第三相關(guān)檔案部門要對(duì)有一定價(jià)值性的電子文件進(jìn)行脫機(jī)性存儲(chǔ)，而優(yōu)盤及軟磁盤等移動(dòng)性存儲(chǔ)設(shè)備因其病毒及被盜取風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)高是不被允許使用的，選擇的載體排序?yàn)橹蛔x性光盤、一次性寫入光盤、可擦寫類光盤、硬性磁盤等；第四對(duì)于特殊性加密類電子文檔，對(duì)其歸檔時(shí)應(yīng)先解密再進(jìn)行脫機(jī)類保存，并且在其存儲(chǔ)載體或裝具上注明。對(duì)于國家級(jí)別重要文件和機(jī)密性文檔還應(yīng)注明其保密級(jí)別與期限，并按照國家保密法律相關(guān)規(guī)定來管理。

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