現(xiàn)階段機(jī)關(guān)辦公室管理與實(shí)踐探索

李凱

中圖分類號：C931.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號：1674-1145（2018）7-230-01

摘要 伴隨我國經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，越來越多的機(jī)關(guān)事業(yè)單位也隨之持續(xù)發(fā)展壯大，而適應(yīng)這樣的發(fā)展形勢，機(jī)關(guān)辦公室就變成了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的一個(gè)綜合服務(wù)管理部門。文章根據(jù)機(jī)關(guān)辦公室管理和實(shí)踐，先說明了機(jī)關(guān)辦公室管理現(xiàn)存的問題；后闡述了機(jī)關(guān)辦公室管理工作的實(shí)施對策。

關(guān)鍵詞 機(jī)關(guān) 管理 實(shí)踐 探索

辦公室工作內(nèi)容繁瑣、紛繁復(fù)雜，大部分的辦公人員遵循著穩(wěn)定有秩序的形式進(jìn)行工作開展，服務(wù)自己的上級和下級符合標(biāo)準(zhǔn)的工作準(zhǔn)則，但是這樣的工作風(fēng)氣和管理模式，常常是墨守成規(guī)。忽略辦公室工作中的部分浪費(fèi)、效率低的情況發(fā)生，有效管理在生產(chǎn)領(lǐng)域獲得充分展現(xiàn)，現(xiàn)在已經(jīng)延伸到非生產(chǎn)領(lǐng)域、有效辦公借鑒和弘揚(yáng)了有效思想及管理模式和措施，為提升辦公成效和提升辦公效能開發(fā)了新的思維和路徑。

一、機(jī)關(guān)辦公室管理現(xiàn)存的問題

（一）管理落后

部分機(jī)關(guān)和企業(yè)現(xiàn)在還是運(yùn)用經(jīng)驗(yàn)管理的模式來對辦公室開展管理方面的工作，并未朝著制度化和規(guī)范化的形勢去發(fā)展。辦公室管理人員根據(jù)自己的管理經(jīng)驗(yàn)和方式來開展對辦公室的管理工作，由于沒有對于行為上的規(guī)范和制度的限制，因此，時(shí)常容易出現(xiàn)很多工作上的失誤，繼而影響到企業(yè)的正常工作。再加上辦公室資源和職員的安排不太科學(xué)，工作管理人員自己的規(guī)范化制度化管理概念太過薄弱，有關(guān)專業(yè)層面的素質(zhì)也比較低，對工作的熱情和主動(dòng)性都不足，以上原因都很大程度上限制了辦公室規(guī)范化管理化的發(fā)展進(jìn)程。并且，機(jī)關(guān)企業(yè)也沒有制定并且優(yōu)化有關(guān)的辦公室管理制度，在管理工作開展出現(xiàn)問題的時(shí)候沒有進(jìn)行對應(yīng)的解決，或者始終無章可依，繼而導(dǎo)致機(jī)關(guān)辦公室管理形式的混亂不堪。

（二）設(shè)備落后

提升整個(gè)機(jī)關(guān)單位的工作效益和辦公成效，要求辦公設(shè)施和技術(shù)支撐作為根基。而在大部分機(jī)關(guān)辦公室，現(xiàn)在運(yùn)用的是一些比較老舊的辦公用品，這在很大程度上約束了辦公室搜集信息的途徑和成效，缺少合理的配套設(shè)施，機(jī)關(guān)辦公室的工作人員時(shí)常會(huì)以缺少相對的人工落實(shí)來得以推脫，所以很大程度上影響了機(jī)關(guān)辦公室的工作成效。再加上有些辦公室員工對工作的熱情和主動(dòng)性都不強(qiáng)。針對辦公室的工作敷衍了事，將時(shí)間和精力都浪費(fèi)在了不是很關(guān)鍵的瑣事解決上面，也很大程度上降低了機(jī)關(guān)辦公室的工作成效，同時(shí)導(dǎo)致辦公室應(yīng)該具備的職責(zé)和能力很難展現(xiàn)出真正的作用。

二、機(jī)關(guān)辦公室管理工作的實(shí)施對策

（一）完善管理制度

老話說得好，沒有規(guī)矩不成方圓，不管是什么工作，就算是人們平時(shí)的現(xiàn)實(shí)生活也罷，都需要一個(gè)詳細(xì)具體的規(guī)章制度。這對于機(jī)關(guān)辦公室的管理而言也是一樣的，或者應(yīng)該說，機(jī)關(guān)辦公室的管理工作是堅(jiān)決不可以欠缺一個(gè)完整的規(guī)章制度的。而詳細(xì)地說，想要?jiǎng)?chuàng)立一個(gè)具體的辦公室管理制度，首先要確立辦公室內(nèi)所以工作崗位的詳細(xì)工作職能，之后再把這些職責(zé)和權(quán)限落實(shí)到所有辦公室工作人員的身上。而工作人員也只有確立了自己的職責(zé)所在和權(quán)限以后，才能夠了解怎樣去執(zhí)行自己的職責(zé)，怎樣去行使自己的權(quán)限，如此才可以更好的落實(shí)自己的本職工作，做好有關(guān)的辦公室任務(wù)。在確立了所有人自身的責(zé)任以后嗎，就要確立辦公室工作的有關(guān)秩序，同時(shí)制定好有關(guān)規(guī)定，針對辦公室的工作，一定要根據(jù)規(guī)范和秩序來開展，繼而落實(shí)辦公室管理的規(guī)范化制度化。因?yàn)闄C(jī)關(guān)辦公室的工作內(nèi)容比較復(fù)雜繁多，如若沒有相對的規(guī)范和秩序，就很容易導(dǎo)致工作中頻頻儲(chǔ)出錯(cuò)，繼而影響到機(jī)關(guān)事業(yè)單位的正常工作運(yùn)行。而經(jīng)過規(guī)范辦公室有關(guān)秩序和制度，辦公室職員在開展工作的時(shí)候就有章可依了，以上，不單單指工作和秩序上的規(guī)范，還包含了工作規(guī)律。

（二）改變管理思想

接待服務(wù)是機(jī)關(guān)辦公室的工作內(nèi)容之一，針對機(jī)關(guān)辦公室的工作人員而言，每一天都要迎接不同身份的領(lǐng)導(dǎo)和民眾，辦公室工作人員的工作能力和效率直接影響到被迎接的人對于機(jī)關(guān)單位的第一印象，民眾的口碑，甚至還會(huì)影響到機(jī)關(guān)單位今后的發(fā)展形勢。所以，作為機(jī)關(guān)單位的辦公室人員，要建立正確的服務(wù)理念，一方面服務(wù)于底層，另一方面也服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)階層，經(jīng)過努力學(xué)習(xí)所有和服務(wù)有關(guān)的技巧和知識(shí)，以熟知不同的人不同的心理需要和情感狀態(tài)。尤其是對領(lǐng)導(dǎo)安排的或者底層單位請示的時(shí)間緊迫、任務(wù)艱巨的事情，落實(shí)急事急辦、快事快辦、特殊的事特辦，針對觸及到要求幾個(gè)處室調(diào)節(jié)的事項(xiàng)，按照處室職責(zé)分工，充分運(yùn)用辦公會(huì)等方式，確立由主辦處室擔(dān)任，協(xié)辦處室會(huì)簽、會(huì)審，落實(shí)有的放失、有章可依，提升工作成效。在辦公室內(nèi)部，針對會(huì)務(wù)會(huì)議、文件起草核查、公文解決、文明審核、目標(biāo)管制、機(jī)要保密、公關(guān)迎接、來信來訪、機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)資產(chǎn)管制、政務(wù)資源、局域網(wǎng)管制、信件收發(fā)等事務(wù)繁多瑣碎的狀況，辦公室進(jìn)行人員分工，各司其職，彰顯團(tuán)結(jié)合作，落實(shí)“忙而不亂”、有秩序的目標(biāo)，做好每一項(xiàng)年度的任務(wù)。

三、結(jié)語

新時(shí)期的機(jī)關(guān)辦公室管理，一定要保證以人為本，同時(shí)建立起一種新型服務(wù)觀念、政治意識(shí)以及創(chuàng)新理念，經(jīng)過提升辦公室的工作質(zhì)量和效率以及服務(wù)水平，才可以更好的推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)的發(fā)展，促使企業(yè)可以緊隨時(shí)代的創(chuàng)新和改革腳步，順應(yīng)新形勢下的需求。而機(jī)關(guān)辦公室作為一個(gè)企業(yè)的關(guān)鍵服務(wù)管理機(jī)構(gòu)和組成部分，必須要提升自身的工作成效，同時(shí)充分展現(xiàn)辦公室的作用和職責(zé)，給企業(yè)的發(fā)展做出更大的奉獻(xiàn)。