信息化背景下文書檔案管理分析

周晶

摘 要：信息化時代的到來，改變了人們進行思考的方式以及工作的形式，無論是在單位自身建設(shè)當中還是在整個社會發(fā)展進程當中，每天都會形成大量的信息資源，大數(shù)據(jù)時代的腳步不可阻擋。從文書檔案的本質(zhì)來看，文書檔案就是一些文字符號形成的集合體。在信息化背景下，文書檔案管理工作的管理理念和管理體制都發(fā)生了革新，文書檔案管理理念呈現(xiàn)出開放性、多元性和共享性的特征，文書檔案管理體制呈現(xiàn)出智慧化和網(wǎng)絡(luò)化的特征。筆者著眼于信息化，結(jié)合這一時代背景對檔案管理工作提出的新要求，提出相應(yīng)的應(yīng)對措施，以期為檔案信息服務(wù)升級提供助益。

關(guān)鍵詞：信息化；文書檔案；資金保障；管理體制

現(xiàn)階段的檔案管理是信息化背景下檔案管理，與過去傳統(tǒng)的管理模式相比，現(xiàn)階段檔案管理工作更加強調(diào)信息資源的多樣性和完整性。簡而言之，就是檔案管理工作中的“管理”一詞的內(nèi)涵更加豐富，其不僅包括被動地對儲藏檔案，更包括對檔案潛在價值的挖掘。這也是檔案管理工作未來的前進方向，即通過信息化措施挖掘信息資源的價值，整合信息資源，找到信息資源的內(nèi)在關(guān)聯(lián)。同時，檔案管理工作人員依靠信息化措施創(chuàng)新管理模式，努力實現(xiàn)檔案管理模式由粗放式到精確式的轉(zhuǎn)化，啟發(fā)新工作思路，從海量的信息資源中提取能夠輔助決策的參考信息，進而提升單位決策的科學性。

1 信息化背景下文書檔案管理的必要性

現(xiàn)階段很多單位的檔案管理工作出現(xiàn)瓶頸，檔案管理工作人員亟待找出一條適應(yīng)本單位具體工作情形的檔案管理道路，提升文書檔案的信息服務(wù)能力。各個單位的檔案是單位在生產(chǎn)工作中原生信息，其真實性、權(quán)威性以及不可模仿性等特征是其他信息資源所不具備的。

1.1 為單位發(fā)展提供信息服務(wù)

經(jīng)濟迅猛的發(fā)展使得各行各業(yè)都發(fā)生了變化，單位要更好的適應(yīng)經(jīng)濟環(huán)境和社會環(huán)境，不僅需要依賴科技、知識和人才，更需要依賴信息服務(wù)[1]。這是因為信息服務(wù)能夠為單位制定未來工作規(guī)劃、擬定決策提供依據(jù)。檔案信息在經(jīng)過檔案管理工作人員數(shù)據(jù)化處理之后能夠直接或間接轉(zhuǎn)化為科技價值和經(jīng)濟價值，傳承單位文化和發(fā)展理念。有些信息資源甚至可以直接或間接轉(zhuǎn)化為社會價值和文化價值，保障單位可持續(xù)發(fā)展。

1.2 提升單位的運轉(zhuǎn)效率

文書檔案被數(shù)據(jù)化之后可以被單位反復(fù)多次利用，且這種利用是無損耗的，很大程度上節(jié)約了單位的各項人力、物力和財力支出。例如，單位在開展一項新的工作時，能夠直接對現(xiàn)存的信息資源進行套用，極大地節(jié)流了各項成本，實現(xiàn)文書檔案的再生產(chǎn)和再利用，最終提升單位的運轉(zhuǎn)效率。

1.3 推動我國檔案事業(yè)的整體發(fā)展

無論單位性質(zhì)為如何，其檔案管理工作都屬于我國檔案管理體系中的一部分，都是社會整體信息資源管理體系的一部分。單位進行信息化建設(shè)，不僅能夠發(fā)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)中存在的短板，而且能夠?qū)ΜF(xiàn)有的信息化管理制度進行創(chuàng)新，進而為其他單位提供借鑒。同時，單位文書檔案中還記錄了社會某一領(lǐng)域的真實信息，直接或間接地反映了社會發(fā)展的歷程，對這些文書檔案進行信息化，能夠增強文書檔案的使用壽命，保障社會發(fā)展歷史的完整性，退工我國檔案事業(yè)的整體發(fā)展。

2 文書檔案管理存在的問題

2.1 信息化進程慢

一方面，很多單位信息化技術(shù)運用方式單一和老舊，極大程度上降低了文書檔案管理效率和質(zhì)量[2]。在對紙質(zhì)文書檔案進行信息化處理的進程中，隨著時間的推移，數(shù)字化的信息資源被錄入到計算機硬盤當中，單位需要購置或更新較大容量的硬盤才能滿足信息化建設(shè)需求。很多單位受到資金的制約，不能及時對硬盤以及其他軟硬件設(shè)備更新，進而阻礙了信息化進程，另一方面，很多單位沒有及時對失效的文書檔案進行清理，有效的文書檔案與失效的文書檔案堆積在一起，增加了工作人員的工作難度。在缺乏高效化信息處理設(shè)備設(shè)施時，檔案管理工作人員很難準確地將紙質(zhì)文書檔案進行數(shù)字化處理。

2.2 利用率不高

首先，單位檔案管理工作的最終目標是使單位能夠更好地為社會服務(wù)，為人民服務(wù)。因此，檔案管理工作人員在對文書檔案進行信息化處理后，有必要科學合理地對其加以開發(fā)。許多單位雖然開展了信息化建設(shè)工作，但不能夠有效地對文書檔案進行利用，不能挖掘其所蘊含的價值。文書檔案信息化建設(shè)流于形式，白白浪費了財力、物力和人力。同時，很多單位只是運用信息化工具來對檔案進行檢索，只發(fā)揮了檔案的憑證作用。其次，檔案管理工作人員在信息化管理過程中處于“被動”的角色，沒有充分發(fā)揮自身的主觀能動性去挖掘文書檔案的隱形價值，檔案利用率不高。甚至有部分檔案管理工作人員為了防止泄密，過度限制其他部門對檔案的檢索和調(diào)用。最后，單位缺乏一套統(tǒng)一的信息化管理制度，不能明確檔案的內(nèi)容和格式，其他部門交什么文書檔案，檔案管理工作人員就收什么文書檔案，不利用分類、統(tǒng)一和高效地對紙質(zhì)化檔案進行信息化處理。

3 文書檔案管理的突破路徑

3.1 資金投入的保障

首先，單位要逐步提升在軟硬件資金投入方面的力度，將文書檔案信息化資金列入到本單位的各項預(yù)算當中，探索建立與社會組織合作開發(fā)、服務(wù)外包的信息化管理機制，創(chuàng)新資金投入機制，拓寬資金投入渠道，更好地為軟硬件更新和購置提供充裕的資金。其次，單位可以向國家有關(guān)部門申請信息化技術(shù)科研經(jīng)費，爭取得到科研項目的經(jīng)費支持，既促進信息化建設(shè)的整體水平，又為本單位爭取到了更充足的資金。同時，單位要做好資金節(jié)流工作，根據(jù)現(xiàn)有的檔案信息化建設(shè)進程，合理并適度超前的購置相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，確保檔案管理工作的與時俱進。最后，單位要提升文書檔案共享程度，樹立共享意識。單位可以加強與本地檔案館以及檔案局的溝通協(xié)作，建立信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺。

3.2 管理體制的保障

首先，單位要健全激勵機制，提高文書檔案管理工作人員對信息化建設(shè)的關(guān)注程度，促使工作人員主動完成信息化建設(shè)，最大限度地挖掘工作人員的工作熱情和創(chuàng)造力[3]。在健全激勵機制時要綜合考慮單位現(xiàn)實狀況，要注意協(xié)調(diào)激勵與目標之間的關(guān)系，根據(jù)不同工作人員的能力素質(zhì)和個人特點，完善崗位分工。例如，既要處理好責任承擔以及權(quán)利行使兩者的關(guān)系，也要運用公平理論，制定合理的工作目標。其次，單位要健全信息化管理機制，使信息化建設(shè)過程中的各個工作環(huán)節(jié)更加規(guī)范化和標準化，保障工作環(huán)節(jié)之間的銜接性，為后期的利用工作做好鋪墊。最后，單位要健全信息化安全管理機制，隨著信息化開發(fā)利用工作的深入，文書檔案在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中遭受木馬、黑客等病毒的幾率會提升。因此，單位要引入信息保護技術(shù)，利用漏洞防護、入侵檢測以及防火墻等技術(shù)做好事前防控工作。

4 結(jié)語

對于單位而言，文書檔案與單位是一體化發(fā)展的，兩者之間相互聯(lián)系。這一無形資產(chǎn)能夠為單位進行科研、人事調(diào)動、崗位設(shè)置等重要決策提供決策服務(wù)。在信息化背景下，檔案管理工作人員提供服務(wù)質(zhì)量的好壞很大程度上影響單位檔案事業(yè)的質(zhì)量。因此，檔案管理工作人員必須做好歸納、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計等各個階段的工作，改革現(xiàn)有的管理模式，使單位的檔案管理模式更加智能、更加高效地服務(wù)于信息需求群體。隨著未來科技的進步，單位對檔案的需求會同步增加，新的檔案管理理念和管理方式也會得到創(chuàng)新，檔案管理部門只有立足長遠，不斷突破實踐中出現(xiàn)的短板，通力合作、與時俱進，才能保障單位的各項工作可持續(xù)推進。

參考文獻

[1]石彩霞.關(guān)于信息化背景下文書檔案管理工作的探究[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2018（10）：166.

[2]馬桂錢.關(guān)于文書檔案管理信息化的研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（10）：77-78.

[3]陳晶輝.文書檔案管理信息化建設(shè)淺談[J].才智，2018（16）：212.