基于信息化背景下的文書檔案管理工作探討

譚娜

摘 要：文書檔案管理在檔案工作中占有重要地位，在信息化背景下，計算機網絡在社會各個領域得到了廣泛應用，為人們帶來了諸多便利。對傳統(tǒng)文書檔案管理工作模式來說，已經難以跟上時代發(fā)展步伐，需要我們采取有效措施，加快文書檔案管理信息化建設，為文書檔案的開發(fā)與利用創(chuàng)造有利條件。本文通過分析了文書檔案信息化管理存在的問題，提出了信息化背景下加強文書檔案管理工作的策略。

關鍵詞：信息化；文書檔案；管理工作

文書檔案管理工作重點是收集、整理和保存文檔資料，由于涉及范圍較廣，若是文書檔案管理不到位，將引發(fā)很多問題。同時文書檔案機密性較強，在管理工作上有非常嚴格的規(guī)定，而將信息技術應用到文書檔案管理工作中，既能夠有效減少檔案人員工作量，并促使文書檔案管理工作效率與質量得到提升，確保真正將文書檔案的作用體現(xiàn)出來。

1 文書檔案信息化管理的必要性

在日常工作中容易形成大量的文書檔案，且很多具備較高的保存價值，而發(fā)揮出信息技術的作用，能夠提升文書檔案收集、整理等工作效率，也為今后的查詢與利用創(chuàng)造了良好的條件，尤其是打造電子系統(tǒng)后更方便管理，減少經費的支出。以往文書檔案以紙質為載體，在長期被人們翻閱的過程中，將容易出現(xiàn)破損、丟失等問題，導致文書檔案變得不夠完整，而通過信息化建設，能夠將文書檔案保存在計算機中，既能夠實現(xiàn)長久記錄，也提升了后期檢索速度，由此可見推進文書檔案管理信息化建設具有重要意義。

2 文書檔案信息化管理的現(xiàn)狀

2.1 思想上不夠重視

在信息化背景下，人們已經充分認識到計算機網絡的優(yōu)勢，極大便利了我們的生活與工作。而當前文書檔案管理信息化建設速度還很緩慢，出現(xiàn)了很多有待解決的問題，尤其是在規(guī)范化、合理化和科學化等方面的水平還有待提升。上述問題的存在，嚴重影響了文書檔案管理信息化建設進程，分析其原因可知，主要是人們思想上的不重視，特別是領導還缺乏較強的信息化建設意識，在人力、物力和財力上很少增加投入[1]。如此一來，導致文書檔案管理模式落后，不能發(fā)揮出先進技術的優(yōu)勢，文書檔案管理工作水平難以實現(xiàn)提升。

2.2 信息化建設標準不完善

在文書檔案管理信息化建設過程中，還存在建設標準不夠完善與統(tǒng)一的問題，各個部門都有獨立的建設標準，導致很難實現(xiàn)文書檔案的共享。具體表現(xiàn)在信息化管理軟件適應性與通用性不強，分類編碼與檢索程序也不完善。且國家在這些方面的管理力度不強，缺乏相關政策與法規(guī)來引導文書檔案信息化管理，為信息化建設的推進造成了阻礙。

2.3 安全問題頻發(fā)

在文書檔案管理信息化建設過程中，重點是要應用計算機網絡系統(tǒng)，但是網絡環(huán)境有很多不安全性問題，加之文書檔案對保密性要求很高，這在環(huán)境安全性上有嚴格的要求。環(huán)境安全問題一般表現(xiàn)在電子檔案數據安全上，在網絡環(huán)境下容易受到網絡黑客的干擾，或者是被不良程序攻擊，在檔案保存和傳遞期間也極易被病毒、木馬等干擾，導致大量的文檔資料出現(xiàn)損壞、缺失等問題[2]。此外，檔案人員專業(yè)素質對文書檔案管理信息化建設的進程與質量也有很大影響，先進的技術與管理要求有足夠多的高素質人才，既要懂文書檔案管理知識，還要精通計算機操作，確保系統(tǒng)開發(fā)、服務咨詢、信息導航和程序維護等工作順利完成，能夠在安全環(huán)境下實現(xiàn)對檔案的共享。

3 文書檔案信息化管理的策略

3.1 轉變思想，提高認識

文書檔案管理工作需要多個部門參與進來，人員上顯得比較分散，且很多人員在思想上忽視了文書檔案管理工作，從而引發(fā)了很多問題。對紙質檔案與實物檔案管理來說，對于各部門草擬的稿件、保存的實物等，在歸檔上顯得不夠全面與及時，電子檔案上很少進行保存，管理也不夠集中，極易產生丟失問題。分析其原因可知，大多為思想不重視所致，工作繁忙的時候沒有將很多基礎性工作做到位，對此我們要轉變思想，意識到信息化背景下文書檔案管理工作的需求，不斷規(guī)范工作流程與制度，提升文書檔案信息化管理水平。

3.2 建立文書檔案管理信息平臺

在文書檔案管理信息化建設中還要建立相應的管理平臺，為了管理好電子文件，主要建設以下文書檔案信息平臺：第一，文書檔案歸檔系統(tǒng)，包括電子文件的收集、整理和歸檔。第二，電子文件檢查審核系統(tǒng)，為讓電子公文法律效力得到提升，應該建立完善的核查制度，及時檢查，保證文本的真實性與有效性[3]。第三，文書檔案存儲系統(tǒng)，通過發(fā)揮出計算機的優(yōu)勢，建立起文書檔案數據庫，通過對信息作出編目、歸類和儲存，為查找與利用提供便利。如果電子文件、數據資料需要歸檔，一般選擇通用格式存儲在光盤中。第四，文書檔案保密系統(tǒng)，要通過對檔案保密制度的完善，將檔案上傳與下載的安全等級與訪問權限明確下來，定期對防火墻為進行更新，檔案庫房也需要做好防磁保護。

3.3 保證電子文件安全

隨著數字技術發(fā)展速度的加快，電子文件存儲也越來越復雜，記錄和存儲電子文件的產品換代速度很快，導致電子文件離開原生載體極易出現(xiàn)數據丟失的問題。對此需要在技術上作出更新，把電子文件復制到其他載體上，而更新技術可以解決這個問題，讓電子文化得到妥善保存。還要注重遷移電子文件，不能破壞電子文件的原始完整性，這主要針對具備較高保存價值的電子文件而言，需要科學使用遷移技術，而通過對再生性技術的應用，也能夠更好保存文件。光盤存儲技術與檢索快速等優(yōu)勢，為文書檔案管理帶來了較大影響，不過光盤技術也有很多缺點，如存儲時間短、標準不高、存儲量小，這需要應用微縮技術，可以解決光盤存儲技術的缺點，不僅提升了標準與存儲時間，還減少了所用費用。為了保證電子文件的安全性，要運用加密技術，且加密方法也很多，應打造備份恢復系統(tǒng)，避免出現(xiàn)文件丟失的問題，備份恢復原始信息。

3.4 提高檔案人員綜合素質

第一，要注重硬件建設，增加資金投入，優(yōu)化硬環(huán)境，提升檔案人員服務技能。在現(xiàn)代化硬件設施上增加投入，檔案人員才能更加熟悉與了解設備，能夠熟練運用業(yè)務技能，提升文書檔案管理工作水平。第二，運用自學為主、培訓為輔的方法，要建立起終身教育機制，促使檔案管理人員素質不斷提升，跟上時代發(fā)展步伐，并落實激勵機制，激發(fā)他們工作熱情，加大工作考核力度[4]。第三，檔案人員要加強交流，主動交流與分享經驗，能夠充分利用網絡、現(xiàn)代通訊等高科技手段，逐步增加檔案部門與檔案人員的信息源。通過從整體上提升檔案管理人員素質，才能促使他們更加高效開展工作，不斷提升文書檔案信息化管理水平。

4 結語

總之，在信息化背景下，文書檔案管理工作也要與時俱進，加強創(chuàng)新，這要求檔案人員轉變思想理念，創(chuàng)新工作模式，能夠發(fā)揮出現(xiàn)代技術的作用，提升文書檔案管理工作水平。此外，也需要檔案部門增加資金投入，盡快完善文書檔案管理信息化建設中所需要設施設備，確保更好滿足信息時代發(fā)展要求，讓文書檔案的作用真正得到

體現(xiàn)。

參考文獻

[1]李秋芹.信息化背景下文書檔案管理的創(chuàng)新[J].企業(yè)改革與管理，2018，（02）：39-90.

[2]劉曉艷.淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務，2017，（12）：158.

[3]高世宇.淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新[J].黑龍江科技信息，2017，（16）：306.

[4]李長娟.信息化背景下文書檔案管理[J].蘭臺內外，2016，（06）：58.