企業(yè)文書檔案管理的規(guī)范化研究

摘 要：文書檔案管理是企業(yè)文件管理的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，企業(yè)文書檔案管理的規(guī)范化是文書檔案管理質(zhì)量的外在表現(xiàn)。大力推進(jìn)企業(yè)文書檔案管理的規(guī)范化不僅可有效降低企業(yè)檔案管理工作人員的工作強(qiáng)度，還可提高企業(yè)文書檔案管理的質(zhì)量及工作效果，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。本次對(duì)影響企業(yè)文書檔案管理的規(guī)范化的因素進(jìn)行分析，同時(shí)提出促進(jìn)企業(yè)文書檔案管理的規(guī)范化相應(yīng)措施。

關(guān)鍵詞：文書檔案；規(guī)范化；管理

文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在進(jìn)行行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的檔案稱謂。文書檔案可包含會(huì)議記錄、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、計(jì)劃及總結(jié)等內(nèi)容。這類檔案的產(chǎn)生、內(nèi)容及形式上均具有一定的共性，使用這一稱謂對(duì)研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義[1]。因此建設(shè)規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化的企業(yè)文書檔案管理對(duì)推進(jìn)企業(yè)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 影響企業(yè)文書檔案管理工作規(guī)范化的相關(guān)因素分析

企業(yè)文書檔案管理工作規(guī)范化的相關(guān)影響因素有很多，現(xiàn)筆者總結(jié)以下3個(gè)最常見、影響力最突出的因素進(jìn)行概述：

1.1 技術(shù)因素

我國的社會(huì)經(jīng)濟(jì)得到快速發(fā)展，但多數(shù)企業(yè)對(duì)文書檔案管理的重視度還不高，也沒有充分意識(shí)到文書檔案管理規(guī)范化對(duì)促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要性，多數(shù)企業(yè)的文書檔案管理工作還使用傳統(tǒng)的手工對(duì)資料進(jìn)行收集、整理、歸檔及查閱，文書檔案管理缺乏技術(shù)性，導(dǎo)致企業(yè)的文書檔案管理工作手續(xù)非常繁雜。還存在文件保存難度大、差錯(cuò)率高及管理效率低等問題，除此之外，現(xiàn)階段多數(shù)企業(yè)的文書檔案管理沒有做到與時(shí)俱進(jìn)，其信息化程度較低，企業(yè)的大量資料與文書難以實(shí)現(xiàn)有效共享，導(dǎo)致企業(yè)文書檔案的文書價(jià)值難以實(shí)現(xiàn)[2]。

1.2 人為因素

多數(shù)企業(yè)對(duì)文書檔案管理的重視度不高，因此企業(yè)的文書檔案管理工作人員缺乏專業(yè)性，多數(shù)企業(yè)的文書檔案管理工作人員有秘書或者其他職位的工作人員兼管，屬于兼職人員，沒有經(jīng)過檔案管理專業(yè)化的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，同時(shí)也不具備文書檔案管理的相關(guān)基礎(chǔ)知識(shí)，其文書檔案收集、歸納及分析管理能力均難以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化要求。秘書的工作性質(zhì)雖然與文書檔案管理之間存在一定的相似性，但其專業(yè)間缺乏關(guān)聯(lián)性，因此文秘人員在兼職企業(yè)文書檔案管理工作時(shí)，對(duì)文書檔案管理工作的重要性沒有清晰的認(rèn)識(shí)，在收集各部門資料及分析材料上也停留在檔案建立的形式上。

1.3 觀念因素

企業(yè)文書檔案管理是一項(xiàng)極其繁瑣復(fù)雜的工作，需要收集企業(yè)各部分執(zhí)行工作中產(chǎn)生的大量文書資料與材料，是對(duì)文書資料進(jìn)行收集、整理、分類和整合的一個(gè)系統(tǒng)化工作，耗費(fèi)大量的人力及物力。但現(xiàn)階段我國大部分企業(yè)對(duì)于文書檔案管理工作還存在較為嚴(yán)重的“重藏輕用”思想，即企業(yè)檔案管理工作人員將工作的重點(diǎn)放在收集、整理及保管文書檔案上，而對(duì)內(nèi)在價(jià)值的挖掘度不高?，F(xiàn)階段文書檔案管理中很少出現(xiàn)企業(yè)管理者為研究企業(yè)發(fā)展及員工關(guān)注個(gè)人發(fā)展而調(diào)用或者研究檔案的現(xiàn)象[3]。最常見的現(xiàn)象為企業(yè)管理者為應(yīng)對(duì)政府工作檢查或者行業(yè)開展研討會(huì)議而調(diào)取企業(yè)的文書檔案進(jìn)行調(diào)查與研究；員工調(diào)取檔案的情況更加少之又少。

2 實(shí)現(xiàn)企業(yè)文書檔案管理工作規(guī)范化的措施

2.1 不斷推進(jìn)文書檔案管理工作信息化

在信息化時(shí)代的大背景下，建設(shè)文書檔案管理信息化是企業(yè)實(shí)現(xiàn)文書檔案與時(shí)俱進(jìn)管理的重要舉措。為促進(jìn)企業(yè)文書檔案管理的信息化建設(shè)企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身情況引進(jìn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，這要求企業(yè)重視檔案管理的資金投入，購置檔案管理信息化需要的軟硬件設(shè)施，如打印機(jī)、掃描儀及電腦等辦公自動(dòng)化軟設(shè)施，為提升文書檔案管理的資料收集、數(shù)據(jù)分析、整理及保存提供信息化管理的基礎(chǔ)實(shí)，使文書檔案管理工作向規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。文書檔案管理工作的規(guī)范化屬于一個(gè)系統(tǒng)化的工作，需要文書檔案管理工作者重視資料收集及歸檔的每個(gè)一個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范化，同時(shí)提升每一個(gè)工作人員的專業(yè)化水平，在這個(gè)基礎(chǔ)上不斷推進(jìn)文書檔案信息化發(fā)展。隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案收集、整理及歸檔中的應(yīng)用越來越廣泛，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化辦公已經(jīng)逐漸被無紙化辦公模式取代，因此企業(yè)文書檔案管理要緊跟時(shí)代步伐，這就要求文書檔案管理工作人員與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識(shí)及計(jì)算機(jī)辦公知識(shí)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供的便利，將文書檔案管理工作的效率及質(zhì)量提上一個(gè)新臺(tái)階。

2.2 重視文書檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)建設(shè)

雖然信息時(shí)代背景下，文書檔案管理中的很多工作均可借助信息技術(shù)進(jìn)行處理，但文書檔案的資料收集、資料審核及相關(guān)的數(shù)據(jù)處理還需要依靠工作人員來完成，因此檔案管理的相關(guān)人員需要高度重視提升自身綜合素質(zhì)的重要性，不斷提高文書檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)建設(shè)，是推進(jìn)企業(yè)文書檔案管理工作規(guī)范化的一項(xiàng)重要工作?？蓮囊韵聨c(diǎn)出發(fā)做好這項(xiàng)工作：①注重提高企業(yè)文書檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)可通過將文書檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)納入至其績效考核中，以提高工作人員參與專業(yè)化培訓(xùn)及計(jì)算機(jī)學(xué)習(xí)中。促使每一個(gè)檔案管理工作人員了解并掌握文書檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)要求及工作標(biāo)準(zhǔn)。還需要鼓勵(lì)工作人員不斷創(chuàng)新工作模式，在保障文書檔案質(zhì)量的前提下不斷尋求提高工作效率及質(zhì)量的方法[4]。②注重文書檔案管理工作人員的思想建設(shè)，傳統(tǒng)的文書檔案管理工作需要在收集、整理及存放企業(yè)的檔案，缺乏文書檔案的服務(wù)意識(shí)，因此在選擇文書檔案管理工作人員的過程中，需要強(qiáng)調(diào)工作人員具有較強(qiáng)的責(zé)任心，同時(shí)選擇政治可靠和行為端正得分人員擔(dān)任企業(yè)的文書檔案管理工作人員，確保檔案的安全性。建立文書檔案管理部門的獎(jiǎng)罰制度，以調(diào)動(dòng)文書檔案管理工作人員的工作熱情和積極性。

3 結(jié)語

文書檔案管理的規(guī)范化建設(shè)對(duì)于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展有著重要的現(xiàn)實(shí)意義，雖然現(xiàn)階段我國多數(shù)企業(yè)的文書檔案管理的規(guī)范化建設(shè)還存在一些問題，通過不斷提高文書檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)及不斷推進(jìn)企業(yè)文書檔案管理信息化建設(shè)，不斷提升文書檔案工作的規(guī)范化建設(shè)，保障企業(yè)文書檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、合理性及規(guī)范性，以促進(jìn)企業(yè)的健康快速發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]李丹.淺談如何做好文書檔案管理工作[J].南方企業(yè)家，2018（01）：18.

[2]王曉.如何做好文書檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（17）：72-73.

[3]樂梅.淺析電力企業(yè)文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（19）：102.

[4]呂紅怡.供電企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用探究[J].中外企業(yè)家，2015（19）：87+124.

作者簡(jiǎn)介

王曉琳（1983-），女，漢，四川瀘州，科長，館員，碩士研究生，中國原子能科學(xué)研究院，研究方向：文書檔案管理。