關(guān)于現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的作用探討

摘 要：當(dāng)前，我國科學(xué)技術(shù)日益發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各企業(yè)的經(jīng)營管理中。其在檔案管理工作中的應(yīng)用，使檔案管理向信息化、現(xiàn)代化方向發(fā)展。因此本文針對現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理作用、影響及具體優(yōu)化策略展開了分析與探討。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代信息技術(shù)；企業(yè)；檔案管理

在信息時代背景下，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用給企業(yè)的檔案管理工作帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。雖然信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理工作起到了積極促進(jìn)作用，但仍存在不足之處。因此必須重視對檔案管理方法的完善和優(yōu)化，以此來保障檔案信息完整和準(zhǔn)確，使其能夠?yàn)槠髽I(yè)管理者的決策提供科學(xué)有效的依據(jù)。

1 現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的作用分析

大數(shù)據(jù)時代，信息資源對于提升企業(yè)的市場競爭力發(fā)揮著極為重要的作用。而檔案信息作為信息資源的重要組成部分，對于企業(yè)的發(fā)展尤為重要。由于傳統(tǒng)檔案管理模式的落后，已經(jīng)無法滿足對現(xiàn)代檔案信息的需求。因現(xiàn)代信息技術(shù)具備成本低、檢索快、便于存儲、可靠性高等優(yōu)勢被廣泛應(yīng)用于企業(yè)的檔案管理工作中。具體表現(xiàn)在以下幾方面：

1）現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用改變了傳統(tǒng)采用紙質(zhì)檔案管理的方式，而是以電子檔案的管理形態(tài)，檔案資料的編輯與存儲形式也發(fā)生了極大轉(zhuǎn)變，拓寬了檔案的利用范圍。

2）通過應(yīng)用信息技術(shù)，有利于打破檔案資源利用的時空局限性，以更加高效的方式科學(xué)整合價值較高的資源。如通過實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享進(jìn)一步提高信息流通性，或是企業(yè)的管理層可以根據(jù)實(shí)際需求通過電子檔案隨時查閱相應(yīng)的資料，以便為企業(yè)的發(fā)展制定更加科學(xué)的戰(zhàn)略決策。

3）傳統(tǒng)的檔案管理工作需要人工進(jìn)行操作，其歸納和整理的過程尤為復(fù)雜。而信息技術(shù)的應(yīng)用，有效簡化了檔案管理工作的內(nèi)容。計算機(jī)系統(tǒng)能夠根據(jù)人們的實(shí)際需要，進(jìn)一步改進(jìn)和優(yōu)化信息檢索與整理各部分內(nèi)容。同時，借助信息技術(shù)能夠整合企業(yè)所有的檔案資料，構(gòu)建一個內(nèi)部數(shù)據(jù)庫，便于工作人員的查找和翻閱。

4）由于檔案管理的信息化，顯著提升的檔案管理工作的質(zhì)量和效率，減少了檔案管理所用時間，檔案分類管理的自動化既節(jié)約了人力資源，又提升了分類的準(zhǔn)確性，確保了企業(yè)信息資源的完整性，能夠?yàn)槠髽I(yè)的經(jīng)營決策及信息咨詢提供可靠參考。有效節(jié)約了企業(yè)在檔案管理方面的開支，適應(yīng)時代的發(fā)展需求，有效提升了企業(yè)的競爭實(shí)力[1]。

2 現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響分析

1）傳統(tǒng)檔案管理理念受到?jīng)_擊。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷普及和應(yīng)用，對企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理模式造成了極大的沖擊。通過檔案管理的信息化，擴(kuò)大了企業(yè)生產(chǎn)者的主動權(quán)，打破了傳統(tǒng)思維存在的局限性，有效簡化了檔案管理的工作流程，提高了工作效率。在實(shí)際工作中，要求檔案管理人員必須及時轉(zhuǎn)變管理理念，在確保檔案信息準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步創(chuàng)新檔案管理工作形式。在這一過程中，要求檔案管理人員積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，通過對傳統(tǒng)管理理念的改革和創(chuàng)新，促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的提升。

2）檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待加強(qiáng)?，F(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理工作中的應(yīng)用，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高要求?，F(xiàn)階段，很多企業(yè)的檔案管理人員的綜合素質(zhì)存在較大的差距，因此應(yīng)根據(jù)管理人員的實(shí)際情況，對其進(jìn)行結(jié)構(gòu)重組，優(yōu)化人力資源配置。而且當(dāng)前很多檔案管理人員知識體系已經(jīng)無法滿足時代發(fā)展的需求，由于管理理念落后，對檔案管理的信息化建設(shè)認(rèn)識較為淺顯，沒有充分意識檔案管理信息化對于企業(yè)發(fā)展的重要意義。導(dǎo)致很多檔案管理人員無法熟練掌握新設(shè)備的正確操作流程，時常出現(xiàn)違規(guī)操作，不僅降低了檔案管理數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，還極有可能造成設(shè)備故障問題的出現(xiàn)。

3）檔案信息技術(shù)的共享性較差。受傳統(tǒng)檔案管理形式的長期影響，很多企業(yè)內(nèi)部的各個管理部門依舊處于各自獨(dú)立狀態(tài)。由于缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)體系，使得檔案管理部門無法及時將重要的數(shù)據(jù)信息傳輸?shù)礁鱾€部門，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息共享性不高，影響了工作的順利進(jìn)行。此外，因各部門工作性質(zhì)不同，彼此之間缺乏溝通，對于重要數(shù)據(jù)信息向外共享的積極性較差，在某種程度上制約了企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)[2]。

4）對檔案管理技術(shù)與方法提出更高要求。與傳統(tǒng)檔案管理模式不同，現(xiàn)代信息技術(shù)擁有社會化、信息化等多種特點(diǎn)，其在檔案管理中的應(yīng)用，使得數(shù)據(jù)的存儲方式發(fā)生了較大的改變，由于打破了時空上的限制，便于及時查找和使用檔案數(shù)據(jù)信息。因此，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，對檔案管理的技術(shù)與方法提出了更高的要求，需要進(jìn)一步的完善和優(yōu)化，提升信息數(shù)據(jù)的共享性。與此同時，要求企業(yè)加大對管理系統(tǒng)的研發(fā)和應(yīng)用力度，以此來提升信息的準(zhǔn)確性。

3 企業(yè)檔案管理信息化的具體優(yōu)化策略

1）促進(jìn)企業(yè)檔案管理理念的與時俱進(jìn)。為了適應(yīng)時代發(fā)展的需要，提高自身的市場競爭力。企業(yè)應(yīng)合理應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，促進(jìn)檔案管理工作的信息化建設(shè)。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)信息技術(shù)管理理念，以全新的檔案管理理念指導(dǎo)檔案管理工作。在實(shí)際工作中，要求檔案管理人員充分意識到現(xiàn)代信息技術(shù)對于檔案管理工作的重要作用，以先進(jìn)的檔案管理理念開展檔案室管理工作，實(shí)現(xiàn)新時期下檔案管理模式的規(guī)范化、正規(guī)化。

2）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理人員自身素質(zhì)水平的高低直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量和效率。因此企業(yè)必須重視檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升。一方面，在招聘檔案管理人才的過程中，杜絕徇私舞弊行為，必須嚴(yán)格按照招聘人才的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，要求所聘用的人才必須持證才能上崗，而且還要具備一定的計算機(jī)操作能力。另一方面，企業(yè)要定期組織對在職檔案管理人員的培訓(xùn)教育活動。通過更新其原有的知識結(jié)構(gòu)體系，促進(jìn)其專業(yè)水平的提升。同時，企業(yè)要結(jié)合自身的實(shí)際運(yùn)營情況，開展對檔案管理人員的集中化訓(xùn)練，充分調(diào)動其學(xué)習(xí)的積極性和主動性，發(fā)揮持續(xù)教育機(jī)制的作用，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升。此外，企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)各部門與檔案管理部門的溝通合作，促進(jìn)檔案管理資源的科學(xué)整合，進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息資源共享性的提高。這有利于激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)新思維，通過對檔案管理數(shù)據(jù)的及時更新，為檔案管理工作的順利開展提供了保障[3]。

3）優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作所需的硬件設(shè)施。首先，企業(yè)應(yīng)加大對檔案管理硬件設(shè)施的資金投入力度，積極引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，為新時期下企業(yè)檔案管理工作的有序開展提供硬件上的支持和保障。其次，定期完善和優(yōu)化檔案管理工作設(shè)備，認(rèn)真做好檔案資料的存儲、復(fù)印等工作，防止檔案數(shù)據(jù)信息存在失誤。再次，提高檔案管理人員對于各種硬件設(shè)施及管理技術(shù)的操作水平，使其能夠熟練掌握各項(xiàng)檔案管理工作的操作流程，并確保操作的規(guī)范性。最后，企業(yè)應(yīng)實(shí)時關(guān)注國內(nèi)外信息技術(shù)的發(fā)展動態(tài)，及時引進(jìn)先進(jìn)信息技術(shù)并運(yùn)用到檔案管理工作中，為檔案管理工作的高效運(yùn)作提供技術(shù)上的保障，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。

4）健全和完善企業(yè)檔案管理機(jī)制。由于檔案管理信息化建設(shè)需要經(jīng)過較長的時間才能完成，因此企業(yè)必須建立健全科學(xué)合理的檔案管理機(jī)制，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)對電子檔案的有效控制與檔案信息化管理的進(jìn)一步優(yōu)化。由于以往的檔案管理模式存在不足之處，使得信息準(zhǔn)確率不高、卷宗質(zhì)量相對較差，各個檔案著錄細(xì)則欠缺兼容性等問題凸顯。因此針對上述問題，進(jìn)一步加大檔案信息化建設(shè)力度，有效提升資源的利用率。還應(yīng)根據(jù)企業(yè)經(jīng)營的實(shí)際情況，優(yōu)化檔案管理流程，促進(jìn)檔案管理機(jī)制更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。

4 總結(jié)

綜上所述，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的進(jìn)步，推動了企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)步伐。信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理工作中的應(yīng)用，發(fā)揮著積極的促進(jìn)作用。但這一過程中存在一定問題，要求企業(yè)通過轉(zhuǎn)變檔案管理理念，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)、優(yōu)化硬件設(shè)施及健全企業(yè)檔案管理機(jī)制，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展助力。

參考文獻(xiàn)

[1]陳燕女.現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響和對策[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2018，26（10）：21.

[2]王肖.現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響及優(yōu)化策略[J].城建檔案，2017（07）：30-31.

[3]張紅星.現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響及對策探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（02）：79.

作者簡介

李鋒（1971-），女，甘肅慶陽人，大專，助理工程師，研究方向：企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理。