基于RPA的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)付賬款流程優(yōu)化研究

程平 王健俊

【摘 要】 在大數(shù)據(jù)、人工智能背景下，以德勤“財(cái)務(wù)機(jī)器人”為代表的機(jī)器人流程自動(dòng)化（RPA）技術(shù)不斷發(fā)展與運(yùn)用，為企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下應(yīng)付賬款管理的優(yōu)化與改進(jìn)提供了有力的技術(shù)支撐。文章以零售業(yè)巨頭A集團(tuán)企業(yè)為例，首先探討了集團(tuán)應(yīng)付賬款共享服務(wù)現(xiàn)狀以及手工作業(yè)為主的方式所存在的不足。隨后在分析RPA對(duì)其流程管理的價(jià)值增益基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)了基于RPA的“采購至付款”應(yīng)付賬款完整流程體系，并分別從采購管理、發(fā)票管理、支付管理三個(gè)核心模塊詳細(xì)闡述了這一技術(shù)在各流程步驟中的具體應(yīng)用及其價(jià)值體現(xiàn)，以期為集團(tuán)企業(yè)應(yīng)付賬款流程管理的優(yōu)化提供一定實(shí)務(wù)借鑒。

【關(guān)鍵詞】 機(jī)器人流程自動(dòng)化； 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心； 采購至付款； 流程管理

【中圖分類號(hào)】 F232 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 A 【文章編號(hào)】 1004-5937（2018）19-0154-07

一、引言

隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新興技術(shù)在企業(yè)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)中的快速發(fā)展與應(yīng)用，企業(yè)的財(cái)務(wù)管理模式正不斷發(fā)生著升級(jí)與轉(zhuǎn)型的變革[ 1 ]。財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式正是一種依托先進(jìn)的信息技術(shù)，通過對(duì)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)進(jìn)行有效整合、流程再造實(shí)現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化和流程標(biāo)準(zhǔn)化的新型財(cái)務(wù)管理模式，以達(dá)到為企業(yè)提高管理效率、壓縮財(cái)務(wù)核算成本并提升服務(wù)質(zhì)量的目的[ 2 ]。近年來，在財(cái)政部、國資委等部門相繼出臺(tái)的《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》（財(cái)會(huì)〔2013〕20號(hào)）以及“中央企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作總體思路”的引導(dǎo)下，國內(nèi)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心（FSSC）的建設(shè)掀起了新的熱潮。在FSSC的諸多應(yīng)用中，應(yīng)付賬款的處理通常而言是最重要的工作內(nèi)容之一，在業(yè)財(cái)一體化的思想下，集團(tuán)企業(yè)的應(yīng)付賬款多數(shù)已實(shí)現(xiàn)從上游采購到下游付款的完整管理體系，其中包含大量重復(fù)繁瑣的業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)流程。在一定程度上，應(yīng)付共享流程管理的好與壞，能夠直接影響到整個(gè)FSSC運(yùn)行的成功與失敗。

財(cái)務(wù)共享模式下的應(yīng)付賬款管理作為推動(dòng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理創(chuàng)新與轉(zhuǎn)型的重要內(nèi)容，受到了學(xué)者的廣泛關(guān)注。劉娟和密斯雨[ 3 ]從宏觀角度出發(fā)，構(gòu)建了包含明晰應(yīng)付業(yè)務(wù)前端與FSSC員工工作職責(zé)的界定、加強(qiáng)應(yīng)付賬款管理系統(tǒng)的建設(shè)以及設(shè)計(jì)有效的績效評(píng)價(jià)體系等內(nèi)容的管理策略。Petrisor和Cozmiuc[ 4 ]對(duì)羅馬尼亞企業(yè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式進(jìn)行了分析，認(rèn)為應(yīng)付賬款中的發(fā)票管理應(yīng)作為整個(gè)管理體系的重點(diǎn)。程平和萬家盛[ 5 ]對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)下的企業(yè)管理模式提出了總體思路，認(rèn)為將FSSC接入大數(shù)據(jù)云平臺(tái)，通過對(duì)數(shù)據(jù)的采集、挖掘、算法應(yīng)用等手段進(jìn)行戰(zhàn)略布局，可以加強(qiáng)如應(yīng)付賬款管理等方面的時(shí)效性。此外，自財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)營是以流程再造理論作為基礎(chǔ)理論來提升企業(yè)價(jià)值的觀點(diǎn)被提出以來[ 6 ]，有關(guān)應(yīng)付賬款流程管理也引起了重視。王恒婷和周明明[ 7 ]以某私人化工企業(yè)為例，從發(fā)票檢查程序、付款情況說明、供應(yīng)商滿意度評(píng)估等角度設(shè)計(jì)了財(cái)務(wù)共享模式下的應(yīng)付賬款流程優(yōu)化方案，并對(duì)其實(shí)施的保障措施進(jìn)行了闡述。吳一平[ 8 ]則針對(duì)FSSC應(yīng)付賬款模塊中的個(gè)人報(bào)銷、供應(yīng)商第三方報(bào)銷和內(nèi)部關(guān)聯(lián)往來三大業(yè)務(wù)，通過流程設(shè)計(jì)對(duì)其各結(jié)構(gòu)內(nèi)容和流程進(jìn)行了分解，并指出應(yīng)該加強(qiáng)ERP等信息系統(tǒng)的建設(shè)與完善以擴(kuò)大應(yīng)付業(yè)務(wù)量和作業(yè)效率。

綜觀既有文獻(xiàn)，目前財(cái)務(wù)共享模式下的應(yīng)付賬款管理的研究主要集中在整個(gè)管理體系以及流程管理存在的相應(yīng)問題和優(yōu)化措施等方面。所提出的解決方案大多仍然基于傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理改進(jìn)手段來彌補(bǔ)、完善現(xiàn)有體系框架以及內(nèi)容的缺陷和不足，雖能一定程度上規(guī)范FSSC應(yīng)付賬款的管理工作，但大多忽視了這種服務(wù)模式的核心應(yīng)是依托信息技術(shù)手段的運(yùn)用來實(shí)現(xiàn)集中化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的作業(yè)。即使近年有部分研究開始關(guān)注到信息技術(shù)優(yōu)化方面的話題，但視角僅僅局限于以ERP為代表的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的建設(shè)和完善上。實(shí)際上，隨著以德勤“小勤人”為代表的財(cái)務(wù)機(jī)器人在審計(jì)、稅務(wù)等領(lǐng)域得到高效應(yīng)用，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)正推動(dòng)集團(tuán)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理發(fā)生巨大的變革，作為其重要組成部分的財(cái)務(wù)共享服務(wù)流程管理也必然會(huì)受到新興信息技術(shù)的深刻影響，這些技術(shù)所提供的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)和處理工具將促使企業(yè)FSSC的業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)流程進(jìn)一步向虛擬化、精細(xì)化、靈活化趨勢發(fā)展，而這種趨勢變化會(huì)對(duì)流程的自動(dòng)化程度提出一定要求[ 9 ]。鑒于此，本文以零售行業(yè)中具有代表性的大型集團(tuán)企業(yè)A集團(tuán)為例，分析了其財(cái)務(wù)共享模式下應(yīng)付賬款管理的現(xiàn)狀及主要問題，隨后在價(jià)值增益的基礎(chǔ)上分別從采購管理、發(fā)票管理和支付管理三個(gè)模塊闡述了流程自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用與改進(jìn)建議。

二、A集團(tuán)FSSC應(yīng)付賬款管理現(xiàn)狀及問題分析

（一）A集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)及應(yīng)付賬款管理現(xiàn)狀

A集團(tuán)是一家以重點(diǎn)經(jīng)營生鮮農(nóng)產(chǎn)品的連鎖超市為主體，集物流配送、批發(fā)、農(nóng)產(chǎn)品加工等多元化業(yè)務(wù)的大型民營股份制企業(yè)集團(tuán)，經(jīng)過近年的快速發(fā)展，目前全國19個(gè)省市已擁有385家門店，年銷售額近500億元，領(lǐng)銜整個(gè)超市業(yè)態(tài)。然而，伴隨著集團(tuán)規(guī)模的迅猛擴(kuò)張，A集團(tuán)的財(cái)務(wù)管理也逐漸面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的壓力顯著提升。為提高業(yè)務(wù)處理效率、加強(qiáng)區(qū)域門店之間財(cái)務(wù)信息的共享能力，A集團(tuán)于2013年建立了自身的交易型財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。在業(yè)財(cái)一體化思想的浪潮下，集團(tuán)將各分子公司應(yīng)付環(huán)節(jié)中的大部分財(cái)務(wù)以及向供應(yīng)商采購的部分業(yè)務(wù)均歸并至FSSC往來科下的應(yīng)付組進(jìn)行集中統(tǒng)一處理，為此整個(gè)FSSC應(yīng)付組分別設(shè)立了供應(yīng)商門戶、初審崗、稽核崗等眾多部門進(jìn)行業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)處理（見圖1）。但由于連鎖零售行業(yè)的特殊性，不同于一般的制造、生產(chǎn)等行業(yè)，其往往需要面對(duì)大量的供應(yīng)商，加之A集團(tuán)長期以來堅(jiān)持不依靠批發(fā)商統(tǒng)一供貨而是向產(chǎn)地直接采購的上游供應(yīng)鏈特點(diǎn)，隨著門店開店數(shù)的快速增長，A集團(tuán)所要面對(duì)的供應(yīng)商數(shù)量急速上升。截至2016年10月，A集團(tuán)供應(yīng)商數(shù)量已達(dá)到10 000余家，由此產(chǎn)生了數(shù)量龐大的采購應(yīng)付賬款需要進(jìn)行處理，現(xiàn)階段組內(nèi)人數(shù)已連續(xù)增至70余人，成為整個(gè)FSSC組織架構(gòu)中人數(shù)最多的部門。

（二）A集團(tuán)FSSC應(yīng)付賬款管理的不足

1.共享服務(wù)效率低下，導(dǎo)致時(shí)常與供應(yīng)商之間發(fā)生糾紛

A集團(tuán)有著大量的上游供應(yīng)商，由于企業(yè)的應(yīng)付賬款同時(shí)還是供應(yīng)商的應(yīng)收賬款這一兩面性的客觀事實(shí)存在，供應(yīng)商服務(wù)請求響應(yīng)時(shí)間的快慢、向供應(yīng)商付款環(huán)節(jié)的透明程度、賬單數(shù)據(jù)不一致而可能與供應(yīng)商產(chǎn)生的糾紛等情況是FSSC應(yīng)付組需要重點(diǎn)考慮的因素。A集團(tuán)因采購業(yè)務(wù)量的龐大，在手工操作為主的情況下，使得其在上游供應(yīng)鏈管理中時(shí)常出現(xiàn)如數(shù)據(jù)無法及時(shí)更新、廠商選擇不當(dāng)以及應(yīng)付賬款逾期等與供應(yīng)商之間的糾紛問題，從而不利于日后上游采購活動(dòng)的開展。

2.跨系統(tǒng)的大量人力堆砌，無法抽出人手從事高附加值工作

在企業(yè)的各類事項(xiàng)中，應(yīng)付賬款通常而言是業(yè)務(wù)量最大、相對(duì)重復(fù)度最高、也是最繁瑣的會(huì)計(jì)內(nèi)容之一。就A集團(tuán)而言，整個(gè)應(yīng)付業(yè)務(wù)包含廠商對(duì)賬、發(fā)票查驗(yàn)、三單匹配、資金支付、賬務(wù)處理等諸多環(huán)節(jié)。由于各信息系統(tǒng)間的集成需要高昂的投資成本和漫長的建設(shè)周期，在現(xiàn)階段以手動(dòng)解決方案為主的情況下，A集團(tuán)FSSC需要投入大量的人力來處理集中后各類跨系統(tǒng)、跨部門的繁重、枯燥且低價(jià)值的財(cái)稅基礎(chǔ)工作，如在發(fā)票處理中，由于供應(yīng)商數(shù)量的龐大，F(xiàn)SSC每月需要安排大量員工對(duì)上萬張的進(jìn)項(xiàng)發(fā)票進(jìn)行手工掃描識(shí)別、核查校驗(yàn)以及增值稅的認(rèn)證抵扣，從而難以抽出更多人手從事如戰(zhàn)略決策、內(nèi)部控制等高附加值的工作。

3.員工流動(dòng)性較高，造成業(yè)務(wù)差錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn)難以有效控制

A集團(tuán)FSSC員工的頻繁離職和調(diào)崗使得應(yīng)付組長時(shí)間面臨高流動(dòng)性的困擾，組內(nèi)容易產(chǎn)生工作交接不暢等問題而影響服務(wù)穩(wěn)定性，如新招募或新調(diào)任的員工由于對(duì)流程體系、業(yè)務(wù)操作的陌生，極容易在手工作業(yè)過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)遺漏或信息不完整且不準(zhǔn)確的差錯(cuò)，進(jìn)而嚴(yán)重影響財(cái)務(wù)共享服務(wù)質(zhì)量，甚至?xí)o企業(yè)帶來不必要的損失。此外，F(xiàn)SSC應(yīng)付組面對(duì)高流動(dòng)性的問題，通常還需要花費(fèi)一定的人力物力組織員工培訓(xùn)及開展績效管理工作，進(jìn)一步加大了應(yīng)付組的工作負(fù)擔(dān)。

綜上可見，作為一項(xiàng)重要的考量標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)付共享管理的好與壞，一定程度上直接關(guān)系到整個(gè)集團(tuán)FSSC運(yùn)行的成功與失敗。如何精簡小組人數(shù)降低運(yùn)營成本，提高作業(yè)效率及穩(wěn)定性，降低人工差錯(cuò)以增進(jìn)供應(yīng)商及企業(yè)的滿意程度是A集團(tuán)應(yīng)付賬款共享服務(wù)后需要進(jìn)一步優(yōu)化的目標(biāo)。

三、RPA對(duì)FSSC應(yīng)付賬款流程管理的價(jià)值分析

流程是指把輸入經(jīng)過中間處理轉(zhuǎn)化為能夠?yàn)榭蛻魟?chuàng)造有價(jià)值輸出的一組連續(xù)過程或者活動(dòng)。而以規(guī)范化地構(gòu)造端到端的卓越業(yè)務(wù)流程為中心，持續(xù)地提高組織業(yè)務(wù)績效為目的的系統(tǒng)化方法，便是流程管理[ 10 ]。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心作為一個(gè)期望從流程優(yōu)化中獲取價(jià)值，并以求通過實(shí)施專業(yè)化分工來從流程管理中獲得收益的組織，其對(duì)應(yīng)的流程管理直接關(guān)系到其服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)劣程度，從而影響企業(yè)集團(tuán)整體效益的提升水平。如前文所述，對(duì)于A集團(tuán)的應(yīng)付賬款管理而言，這種效益的提升可以體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：一是成本優(yōu)勢，降低業(yè)務(wù)的能力需求，減少龐大的應(yīng)付組人力成本；二是質(zhì)量改進(jìn)，特別是應(yīng)付流程中的發(fā)票處理環(huán)節(jié)，減少人工處理錯(cuò)誤的概率以提升輸出質(zhì)量；三是應(yīng)變能力，通過標(biāo)準(zhǔn)化單元的分解，滿足眾多供應(yīng)商的快速響應(yīng)需求，按需進(jìn)行調(diào)配及組合從而提升靈活性。因此，A集團(tuán)FSSC的服務(wù)流程應(yīng)從當(dāng)前依托大量人力的手工化、粗雜化工作，逐步向去人力的精細(xì)化、靈活化工作流程管理方向發(fā)展，這便對(duì)共享流程處理的自動(dòng)程度提出了要求，而機(jī)器人流程自動(dòng)化（Robotic Process Automation，RPA）技術(shù)的提出，恰好為A集團(tuán)應(yīng)付賬款共享管理的痛點(diǎn)提供了較為契合的解決方案。

RPA是在人工智能概念基礎(chǔ)上建立起的軟件機(jī)器人流程自動(dòng)化技術(shù)，它主要基于計(jì)算機(jī)腳本語言以及實(shí)現(xiàn)用戶界面的軟件工具，通過重復(fù)性地執(zhí)行規(guī)則化的任務(wù)將包含大量手工操作的流程進(jìn)行自動(dòng)化[ 11 ]。從特點(diǎn)上來看，首先，RPA有明確的規(guī)則操作，對(duì)應(yīng)流程中有明確的、可被數(shù)據(jù)化的觸發(fā)指令和輸入，并保持對(duì)規(guī)則的高度嚴(yán)肅性（良好的操作品質(zhì)）；其次，RPA可以模擬用戶的手工活動(dòng)及交互，將用戶手工大量日?；静僮鬟M(jìn)行一連串的整合，并自動(dòng)重復(fù)地執(zhí)行；再次，RPA能夠提供較強(qiáng)的管控能力及審核能力，所有流程步驟都能夠做到詳細(xì)、實(shí)時(shí)的記錄及追蹤；最后，作為一種以外掛的形式部署在現(xiàn)有系統(tǒng)上的軟件程序，RPA具備非侵入性（非耦合性），從而不會(huì)大幅影響企業(yè)原有的IT基礎(chǔ)架構(gòu)以及財(cái)務(wù)流程。由此不難看出，RPA最容易在交易型的財(cái)務(wù)處理上發(fā)揮效用，而FSSC應(yīng)付組的主要職責(zé)恰恰就是交易型財(cái)務(wù)處理及部分控制審核，再加上標(biāo)準(zhǔn)化及流程化的作業(yè)特點(diǎn)，使得RPA在FSSC具備了較好的應(yīng)用環(huán)境。RPA可以通過移除重復(fù)的、可復(fù)制的以及規(guī)律性的任務(wù)來幫助應(yīng)付組員工提高效率并保證服務(wù)質(zhì)量，通過簡化交互過程和加速流程來提高用戶體驗(yàn)。并且，其易于部署的特征可以為企業(yè)帶來速度和敏捷性，在集成不足的情況下，應(yīng)付組各部門崗位可單獨(dú)定制解決方案，通過在部門層面構(gòu)建和部署，管理人員可以快速處理應(yīng)付賬款中重復(fù)性的流程，且不需要符合這些流程的集中式標(biāo)準(zhǔn)，減少由于集中化及流程標(biāo)準(zhǔn)化而對(duì)組織變革和商業(yè)機(jī)會(huì)靈活反應(yīng)能力逐漸趨弱的負(fù)面影響，從而以快速數(shù)字化流程在短時(shí)間內(nèi)提供顯著和可持續(xù)的價(jià)值。

四、FSSC應(yīng)付賬款流程的RPA設(shè)計(jì)

針對(duì)A集團(tuán)財(cái)務(wù)共享模式下應(yīng)付賬款管理的現(xiàn)存問題及進(jìn)一步需要優(yōu)化的目標(biāo)，結(jié)合RPA技術(shù)對(duì)集團(tuán)FSSC可能帶來的服務(wù)價(jià)值提升，本文在FSSC原有流程的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)了應(yīng)付賬款流程的RPA解決方案如圖2所示。通過對(duì)“采購至付款”整套流程體系進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，將使得RPA技術(shù)嵌入到A集團(tuán)FSSC應(yīng)付賬款處理的相應(yīng)契合環(huán)節(jié)中，形成分子公司、集團(tuán)財(cái)務(wù)總部、供應(yīng)商以及FSSC應(yīng)付組各部門充分地參與到業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)的全程自動(dòng)化管控。根據(jù)圖2，基于RPA的FSSC應(yīng)付賬款流程分別從采購管理、發(fā)票管理和支付管理三個(gè)核心模塊進(jìn)行詳細(xì)闡述。

（一）采購管理自動(dòng)化：優(yōu)化與供應(yīng)商之間的交互

采購管理是整個(gè)流程的前端，基于業(yè)財(cái)一體化和管理前移的理念，A集團(tuán)將部分采購執(zhí)行業(yè)務(wù)通過設(shè)立FSSC供應(yīng)商門戶的方式來進(jìn)行集中處理。由于A集團(tuán)實(shí)行產(chǎn)地直接采購為主、批發(fā)商統(tǒng)一采購為輔的模式，因此在處理各分子公司業(yè)務(wù)部門發(fā)出的經(jīng)過審批后的采購申請時(shí)，往往會(huì)涉及數(shù)量龐大的供應(yīng)商選擇、產(chǎn)品品牌、成本價(jià)格等因素。盡管A集團(tuán)在交易發(fā)生之前建立了相應(yīng)的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)，并實(shí)現(xiàn)了與ERP的對(duì)接，但在面對(duì)供應(yīng)商數(shù)量快速增加、采購產(chǎn)品型號(hào)高頻更新、產(chǎn)品價(jià)格大幅波動(dòng)的情況下，供應(yīng)商主數(shù)據(jù)需要及時(shí)進(jìn)行人工的新建和修改，同時(shí)還會(huì)加大傳統(tǒng)供應(yīng)商主觀選擇判斷方式的難度。針對(duì)這些問題，基于RPA的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)管理可以在采購管理系統(tǒng)中模擬人的手工信息錄入操作，通過預(yù)先編寫的基于PDF文檔、Excel表格等不同格式文件所對(duì)應(yīng)的爬蟲程序，自動(dòng)采集經(jīng)過招標(biāo)、談判等方式確定的供應(yīng)商所提供的一般數(shù)據(jù)、采購數(shù)據(jù)以及公司代碼數(shù)據(jù)，在采集完成后會(huì)立刻觸發(fā)編碼指令，根據(jù)字段狀態(tài)代碼表的規(guī)則為所有供應(yīng)商主數(shù)據(jù)相關(guān)的信息交互和集成提供唯一的編號(hào)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商基本信息、產(chǎn)品目錄及價(jià)格的實(shí)時(shí)維護(hù)。與此同時(shí)，在已建立的主數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，F(xiàn)SSC供應(yīng)商門戶還能夠通過采購單分解項(xiàng)目指標(biāo)，依靠預(yù)先設(shè)置的關(guān)聯(lián)規(guī)則算法進(jìn)行供應(yīng)商評(píng)分的自動(dòng)測算，若測算結(jié)果出現(xiàn)異常狀況，機(jī)器人會(huì)識(shí)別出供應(yīng)商的異常信息，如偽造資質(zhì)認(rèn)證、虛假業(yè)績數(shù)據(jù)等，隨后發(fā)出預(yù)警并自動(dòng)將不符合的供應(yīng)商篩選出來，以方便為集團(tuán)提供最優(yōu)的供應(yīng)商選擇。

當(dāng)所采購的產(chǎn)品從最優(yōu)供應(yīng)商處發(fā)貨抵達(dá)企業(yè)各分子公司后，業(yè)務(wù)部倉儲(chǔ)人員根據(jù)采購訂單的產(chǎn)品要求對(duì)貨物組織驗(yàn)收入庫。隨后，F(xiàn)SSC供應(yīng)商門戶便可通知供應(yīng)商發(fā)布可開票的對(duì)賬信息。采購對(duì)賬作為整個(gè)采購管理的最后一環(huán)，在對(duì)應(yīng)流程運(yùn)行中會(huì)產(chǎn)生大量的明細(xì)信息，對(duì)其處理的質(zhì)量及效率水平會(huì)直接影響到后續(xù)結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)的高低以及應(yīng)付賬期的長短。A集團(tuán)約定每月9日、20日為對(duì)賬日期，在每月的對(duì)賬日期由FSSC和供應(yīng)商登錄門戶進(jìn)行網(wǎng)上電子對(duì)賬，供應(yīng)商提供的電子對(duì)賬單列明對(duì)賬周期中所有采購明細(xì)及應(yīng)付款金額。在收到對(duì)賬明細(xì)這一輸入信息后，F(xiàn)SSC的RPA對(duì)賬外掛程序便會(huì)自行啟動(dòng)。機(jī)器人通過內(nèi)置的Case、IIf等邏輯判斷函數(shù)，對(duì)照相應(yīng)手續(xù)齊全的訂單、入庫單、退貨明細(xì)相關(guān)數(shù)據(jù)逐一核對(duì)賬期內(nèi)供貨的品種編號(hào)、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額等，如有差異則會(huì)立即顯示不匹配的項(xiàng)目并通過即時(shí)通訊服務(wù)窗口通知業(yè)務(wù)部和供應(yīng)商進(jìn)行自查并重新提供對(duì)賬信息。基于RPA的對(duì)賬程序會(huì)依此不斷循環(huán)運(yùn)行直到各項(xiàng)目完全匹配后結(jié)束工作，供應(yīng)商在確認(rèn)對(duì)賬無誤后便可開具出正式的發(fā)票。

綜上，與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)共享模式下采購管理的流程相比，RPA主要在供應(yīng)商主數(shù)據(jù)管理以及采購對(duì)賬兩個(gè)明細(xì)流程步驟上發(fā)揮其功效（見表1）。首先在主數(shù)據(jù)管理方面，RPA技術(shù)的嵌入可以通過腳本語言對(duì)信息的自動(dòng)及時(shí)更新取代原先依靠大量人力來手工維護(hù)主數(shù)據(jù)，提高了流程效率和數(shù)據(jù)質(zhì)量，并且基于優(yōu)質(zhì)主數(shù)據(jù)所構(gòu)建的供應(yīng)商智能評(píng)價(jià)體系還能為A集團(tuán)各采購業(yè)務(wù)的最優(yōu)供應(yīng)商選擇提供全面和科學(xué)的依據(jù)。其次在對(duì)賬環(huán)節(jié)中，基于RPA的對(duì)賬模式能夠大幅減少過往手工逐項(xiàng)核對(duì)可能導(dǎo)致的易錯(cuò)性和時(shí)間成本，降低了后續(xù)應(yīng)付款的結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)。由此，借助RPA可以幫助FSSC在采購管理中消除原先手工作業(yè)斷點(diǎn)所引起的各流程步驟之間的等待和停機(jī)間隔，簡化了供應(yīng)商和企業(yè)的交互過程，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)了整個(gè)采購流程的自動(dòng)化。

（二）發(fā)票管理自動(dòng)化：實(shí)現(xiàn)跨系統(tǒng)的去人工化發(fā)票自動(dòng)處理

發(fā)票管理作為PTP流程體系的中間流程模塊，也是整個(gè)FSSC應(yīng)付組工作量最大的核心環(huán)節(jié)。FSSC初審崗首先需要接收各地供應(yīng)商所提供的各類型發(fā)票，對(duì)于占主體的紙質(zhì)發(fā)票，則需通過高速掃描儀進(jìn)行集中或分布式的掃描轉(zhuǎn)化為電子影像。掃描完成后，便根據(jù)影像資料進(jìn)行應(yīng)付業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的批量采集。在采集過程中，RPA可以部署在識(shí)別平臺(tái)上，表現(xiàn)為利用外接的OCR光學(xué)字符識(shí)別以及圖像糾偏、圖像分色、圖像方向檢測等處理手段所組成的SDK，基于預(yù)定義的增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票的通用模版配置規(guī)則，快速準(zhǔn)確地定位發(fā)票的頁眉、頁腳和行項(xiàng)目數(shù)據(jù)，將發(fā)票影像中的賬號(hào)、單位名稱、開票日期、金額和密文區(qū)字符等關(guān)鍵信息抽取出來，并由機(jī)器人將抽取的信息按對(duì)應(yīng)欄目自動(dòng)導(dǎo)入至ERP中。

經(jīng)過掃描識(shí)別的發(fā)票影像資料會(huì)即時(shí)上傳至影像管理系統(tǒng)并交由FSSC稽核崗進(jìn)行后續(xù)的發(fā)票核對(duì)查驗(yàn)。查驗(yàn)時(shí)，F(xiàn)SSC稽核崗首先需要對(duì)識(shí)別出的發(fā)票數(shù)據(jù)按照發(fā)票規(guī)則進(jìn)行校對(duì)。在RPA場景下，機(jī)器人會(huì)根據(jù)預(yù)置的發(fā)票代碼、號(hào)碼、開票日期、金額等票面信息的基本數(shù)字格式和勾稽關(guān)系進(jìn)行自動(dòng)逐項(xiàng)檢查，如若識(shí)別出來的數(shù)據(jù)未能通過發(fā)票規(guī)則校驗(yàn)，則會(huì)對(duì)不正確的數(shù)據(jù)標(biāo)紅顯示，并將異常結(jié)果反饋給FSSC初審崗，由初審崗對(duì)異常發(fā)票重新進(jìn)行掃描識(shí)別。如若通過發(fā)票規(guī)則校驗(yàn)，則會(huì)進(jìn)入發(fā)票的真?zhèn)尾轵?yàn)環(huán)節(jié)。RPA機(jī)器人基于實(shí)現(xiàn)的用戶界面自動(dòng)登陸底賬系統(tǒng)批量導(dǎo)出供應(yīng)商開具給各分子公司的所有發(fā)票數(shù)據(jù)，將底賬中的數(shù)據(jù)與實(shí)際收到的發(fā)票通過識(shí)別后的主鍵信息，如發(fā)票代碼建立起關(guān)聯(lián)，隨后機(jī)器人自動(dòng)登入稅務(wù)局網(wǎng)站的驗(yàn)證平臺(tái)，模擬人工填入必要的查詢字段獲取查驗(yàn)結(jié)果并保存，對(duì)于其中的異常信息會(huì)立即通知供應(yīng)商進(jìn)行后續(xù)處理。

在一系列發(fā)票校驗(yàn)工作完成后，結(jié)合ERP中的采購信息，F(xiàn)SSC稽核崗需要將發(fā)票數(shù)據(jù)進(jìn)一步與入庫單、訂單信息進(jìn)行三單匹配。根據(jù)內(nèi)置邏輯判斷函數(shù)，RPA自動(dòng)匹配訂單上的價(jià)格與發(fā)票上的單價(jià)、入庫單上的數(shù)量與發(fā)票上的數(shù)量等信息。若發(fā)生差異則會(huì)基于預(yù)先設(shè)定的各不一致情況的異常處理程序，將結(jié)果反饋給供應(yīng)商及供應(yīng)商門戶以重新進(jìn)行對(duì)賬確認(rèn)和修改。對(duì)于三單匹配成功的發(fā)票，如屬于增值稅專用發(fā)票這一類型，通常還需要在FSSC一個(gè)點(diǎn)集中完成進(jìn)項(xiàng)稅的認(rèn)證抵扣。此時(shí)，RPA可以同樣通過各地稅務(wù)認(rèn)證接口模擬人工操作登陸增值稅發(fā)票選擇確認(rèn)平臺(tái)，按照稅款所屬期下載發(fā)票批量勾選文件，并在后臺(tái)自動(dòng)將先前發(fā)票清單與批量勾選文件進(jìn)行匹配，匹配上的發(fā)票會(huì)自動(dòng)標(biāo)記為勾選并上傳至發(fā)票選擇確認(rèn)平臺(tái)。

綜上，財(cái)務(wù)共享模式下發(fā)票管理的RPA應(yīng)用流程描述匯總見表2所示，不難發(fā)現(xiàn)，在對(duì)應(yīng)各流程步驟中，RPA均有著明顯的增益效果。首先在發(fā)票識(shí)別環(huán)節(jié)，RPA可以有效整合利用OCR及圖像輔助處理功能，通過外接的方式允許系統(tǒng)支持多線程的OCR識(shí)別，使得OCR可以做到和高速掃描速度基本同步，并且實(shí)現(xiàn)了識(shí)別與掃描模塊的異步處理，由此顯著提升了原先人工逐一處理的效率及準(zhǔn)確性。在隨后的發(fā)票核查及認(rèn)證抵扣過程中，基于預(yù)置的邏輯判斷規(guī)則可以實(shí)現(xiàn)大量自動(dòng)過賬，僅需小量進(jìn)行手動(dòng)異常處理，同時(shí)，RPA能夠根據(jù)業(yè)務(wù)情況精準(zhǔn)地模擬對(duì)應(yīng)的手工登陸、輸入、確認(rèn)等操作步驟，從而大幅減少了人工干預(yù)和處理量，并降低了由手工數(shù)據(jù)比對(duì)錯(cuò)誤、手工操作失誤而可能產(chǎn)生的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)與成本。除此之外，發(fā)票處理過程中的有關(guān)流程數(shù)據(jù)均會(huì)被機(jī)器人實(shí)時(shí)自動(dòng)記錄、監(jiān)控，F(xiàn)SSC可以方便查詢發(fā)票狀態(tài)、歷史信息，避免了來自供應(yīng)商的關(guān)注和跟蹤，以及大量狀態(tài)詢問和投訴的高成本支出。

（三）支付管理自動(dòng)化：降低人工核算、結(jié)算的差錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn)

應(yīng)付賬款的支付管理是整個(gè)PTP流程體系的末端，其中涉及大量的核算與結(jié)算環(huán)節(jié)。在發(fā)票管理流程結(jié)束后，需由FSSC核算崗根據(jù)匹配、校驗(yàn)后的供應(yīng)商發(fā)票等單據(jù)信息進(jìn)行相應(yīng)的會(huì)計(jì)核算。在賬務(wù)處理時(shí)，RPA能夠依據(jù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，通過分析單據(jù)上數(shù)據(jù)的邏輯關(guān)系自動(dòng)編寫出整個(gè)應(yīng)付賬款流程從采購開始的所有會(huì)計(jì)分錄，根據(jù)應(yīng)付貸方余額合計(jì)數(shù)與預(yù)付貸方余額合計(jì)數(shù)計(jì)算本期應(yīng)付賬款總和并在報(bào)表上進(jìn)行填列。與此同時(shí)，根據(jù)機(jī)器人賬務(wù)處理信息，自動(dòng)同步生成各電子記賬憑證。對(duì)于其中的應(yīng)付款憑證，則交由FSSC結(jié)算崗集中辦理各分子公司與供應(yīng)商之間的資金結(jié)算。

在辦理資金結(jié)算時(shí)，結(jié)算崗會(huì)發(fā)起資金支付申請。在申請準(zhǔn)備階段，結(jié)算崗需要對(duì)供應(yīng)商所有發(fā)票上注明的信用條件先進(jìn)行整理。信用條件內(nèi)容通常包括現(xiàn)金折扣以及應(yīng)付期限兩部分，展期付款不僅會(huì)直接影響到集團(tuán)對(duì)于發(fā)票現(xiàn)金折扣的獲取，而且會(huì)降低集團(tuán)的商業(yè)信用。A集團(tuán)FSSC由于手工需要處理的應(yīng)付款筆數(shù)龐大，目前規(guī)定申請人員每周統(tǒng)一提交付款申請，為此經(jīng)常會(huì)錯(cuò)過信用期最后時(shí)間點(diǎn)，而RPA機(jī)器人7×24小時(shí)工作的特點(diǎn)可以幫助結(jié)算崗不間斷地采集、整理發(fā)票上的信用信息，根據(jù)期間的先后完成排序并模擬人工操作在系統(tǒng)內(nèi)按序每日實(shí)時(shí)提交付款申請，隨后在指令池中系統(tǒng)便會(huì)自動(dòng)生成對(duì)應(yīng)的支付指令。指令會(huì)由任務(wù)管理路由至FSSC稽核崗，稽核人員對(duì)發(fā)票和賬務(wù)憑證上的數(shù)據(jù)信息與付款賬戶、付款金額的一致性進(jìn)行逐項(xiàng)審核，審核通過后發(fā)送至集團(tuán)財(cái)務(wù)總部進(jìn)行在線審批。經(jīng)過雙重審查后，結(jié)算崗集中審查通過的付款指令，按序執(zhí)行供應(yīng)商的資金支付。在缺少銀企直聯(lián)的場景下，可利用RPA機(jī)器人從付款指令中自動(dòng)提取支付時(shí)所需要填列的付款信息以替代人工錄入，并提交網(wǎng)銀等資金管理系統(tǒng)完成實(shí)際付款操作。供應(yīng)商收到應(yīng)付賬款后會(huì)向FSSC反饋收款確認(rèn)信息，核算崗據(jù)此集中所有已完成資金支付的業(yè)務(wù)，在系統(tǒng)中自動(dòng)生成電子支付憑證。直到流程最后，由核算崗、結(jié)算崗將所有的票據(jù)、憑證的影像資料以及流程數(shù)據(jù)提交給歸檔崗，通過自動(dòng)化輔助支持完成最終電子會(huì)計(jì)檔案的分冊、裝箱以及入庫。

綜上，F(xiàn)SSC支付管理的RPA應(yīng)用流程描述可匯總見表3所示。在核算流程方面，雖然現(xiàn)有的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)已經(jīng)普遍應(yīng)用于FSSC，但大多僅實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)核算工作后半程的自動(dòng)化，原始數(shù)據(jù)的收集和會(huì)計(jì)分錄的編寫仍然需要手工來進(jìn)行處理，而這兩個(gè)環(huán)節(jié)的工作會(huì)直接決定會(huì)計(jì)報(bào)告的正確性和及時(shí)性[ 12 ]。采用RPA的賬務(wù)處理則能在保證會(huì)計(jì)核算工作質(zhì)量的前提下，進(jìn)一步簡化人工核算手續(xù)，節(jié)約人力和物力，從而降低會(huì)計(jì)信息成本并提高會(huì)計(jì)核算的工作效率。在結(jié)算流程方面，基于RPA的付款申請和資金支付可以幫助結(jié)算組實(shí)現(xiàn)應(yīng)付賬款資金期限的實(shí)時(shí)化和動(dòng)態(tài)化管控，以及批量支付時(shí)的便捷性和安全性，從而提高了資金支付效率，降低了資金結(jié)算時(shí)的成本與風(fēng)險(xiǎn)。

五、結(jié)語

本文以國內(nèi)某零售行業(yè)領(lǐng)軍企業(yè)A集團(tuán)為例，通過對(duì)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享模式下應(yīng)付賬款管理現(xiàn)狀及問題的回顧，在分析了RPA對(duì)FSSC應(yīng)付賬款管理的價(jià)值需求及構(gòu)建了對(duì)應(yīng)系統(tǒng)架構(gòu)的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)了基于RPA的應(yīng)付賬款完整流程體系，并分別從采購管理、發(fā)票管理和支付管理三個(gè)核心模塊詳細(xì)闡述了這一技術(shù)在供應(yīng)商主數(shù)據(jù)管理、發(fā)票查驗(yàn)、資金批量支付等各流程步驟中的具體應(yīng)用及其減少成本、降低風(fēng)險(xiǎn)、簡化交互、提升效率等方面的價(jià)值體現(xiàn)。現(xiàn)階段，在財(cái)務(wù)信息化轉(zhuǎn)型的大背景下，作為一種建立在人工智能概念基礎(chǔ)上的新興技術(shù)，將RPA用于應(yīng)付賬款這一FSSC較為核心的服務(wù)內(nèi)容上將是對(duì)從采購到付款全程自動(dòng)化流程管控的有益探索。本文為開展應(yīng)付賬款的流程自動(dòng)化提供了一種可行路徑，同時(shí)也為人工智能與企業(yè)財(cái)務(wù)管理交叉結(jié)合的探究提供了新的思路和范例。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 程平，何雪峰.“云會(huì)計(jì)”在中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化中的應(yīng)用[J].重慶理工大學(xué)學(xué)報(bào)，2011（1）：55-59.

[2] 程平，白沂.大數(shù)據(jù)時(shí)代基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的費(fèi)用預(yù)算管理[J].會(huì)計(jì)之友，2016（22）：128-131.

[3] 劉娟，密斯雨.淺議財(cái)務(wù)共享模式下應(yīng)付賬款管理體系的構(gòu)建[J].財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)，2017（1）：46-49.

[4] PETRISOR I， COZMIUC D. Specific models for romanian companies-finance shared services[J]. Procedia-Social and Behavioral Sciences，2016，221（7）：159-165.

[5] 程平，萬家盛.大數(shù)據(jù)時(shí)代財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心云平臺(tái)的構(gòu)建及其應(yīng)用[J].商業(yè)會(huì)計(jì)，2015（15）：20-22.

[6] REIJERS H A， MANSAR S L. Best practices in business process redesign： an overview and qualitative evaluation of successful redesign heuristics[J].Omega，2005，33（4）：283-306.

[7] 王恒婷，周明明.財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)付賬款流程淺析：以A公司為例[J].江蘇商論，2014（26）：191-192.

[8] 吳一平.財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心結(jié)構(gòu)研究[J].財(cái)會(huì)通訊，2015（34）：97-100.

[9] 陳虎，孫彥叢.財(cái)務(wù)共享服務(wù)[M].北京：中國財(cái)經(jīng)出版社，2014.

[10] BROCKE J V， ZELT S， SCHMIEDEL T. On the role of context in business process management[J].International Journal of Information Management，2016，36（3）：486-495.

[11] WILLCOCKS L， LACITY M， CRAIG A. Robotic process automation： strategic transformation lever for global business services[J]. Journal of Information Technology Teaching Cases，2017，7（1）：1-12.

[12] 程平，王文怡.基于RPA的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心費(fèi)用報(bào)銷優(yōu)化研究[J].會(huì)計(jì)之友，2018（13）：146-151.