探究國有企業(yè)財務檔案管理信息化

摘 要：隨著科學技術的不斷發(fā)展，信息化管理已經(jīng)成為各個企業(yè)的重要管理手段。對于國企來說，增加競爭力、提高管理方式是提升其生產(chǎn)經(jīng)營活動的重要方式。在企業(yè)中，財務會計檔案管理對于財務部門的發(fā)展和企業(yè)獲得可觀的經(jīng)濟利益十分重要。本文將重點通過對財務會計檔案管理問題及對策進行分析，為今后的國有企業(yè)財務檔案管理提供一些參考。

關鍵詞：國企；檔案；信息化管理

當前我國國企的財務檔案管理模式在不斷的完善當中，檔案管理的對象和環(huán)境也發(fā)生了比較大的變化，這樣對當前的財務檔案管理提出了更高的要求。財務檔案管理包括財務報告、會計賬簿等重要的資料，如果沒有進行有效的保管會影響到企業(yè)的正常發(fā)展。但是，當前國企中的財務檔案管理信息化還不夠完善，存在著諸多的問題，因此需要盡快解決這些問題，提高檔案信息化管理工作的效率，更好地為國企的檔案工作服務。

1 國企財務檔案信息化管理存在的問題

1.1 財務檔案信息化管理理念落后

在我國國企當中，更重視經(jīng)濟利益，對于生產(chǎn)端和銷售端比較重視，對于后勤端的財務檔案管理工作并不重視。傳統(tǒng)的財務檔案管理一般都是通過人工進行檔案的整理和儲存，這些檔案一般也是通過紙質的形式進行保存，這樣需要比較大的存放空間，而且在查找使用的過程中也比較花費時間，降低了財務檔案的使用效率。當前國企對于財務檔案管理的過程中，沒有進行統(tǒng)一的管理，管理模式也比較粗放。在管理的過程中沒有企業(yè)內部統(tǒng)一的財務檔案管理體制，對于檔案的使用和存儲沒有標準，國家也沒有相應的法律法規(guī)對其進行規(guī)制，這樣對檔案管理工作的科學性和流程性產(chǎn)生了很大的阻礙。由于領導對財務檔案管理的不重視，也導致了員工忽視檔案管理工作，容易在管理過程中出現(xiàn)問題。

1.2 國企財務檔案信息化管理人員水平較低

國企中，很大一部分的財務檔案管理人員都不是專業(yè)的管理工作人員，沒有基本的財務檔案管理基礎和計算機基礎。甚至很多管理人員都是快要退休的老員工或者使用聘用制員工來進行管理。他們的管理技術和職業(yè)責任心不強，經(jīng)常在檔案管理的過程中產(chǎn)生很多問題。當前國企的人事制度也在改革，人員變動也比較頻繁，調轉到財務檔案管理的人員素質不能有保證。如果對計算機知識不夠了解也不能進行很好的檔案管理工作。財務檔案工作人員的專業(yè)素質要求比較高，既需要較強的財務知識，也需要計算機知識和檔案管理知識，當前我國對這樣全方位的素質型人才的培養(yǎng)力度還不夠，管理人員專業(yè)知識的差異性較大，影響檔案信息化管理工作的順利進行。

1.3 對財務檔案信息化運用的合理性不足

國企的財務檔案信息化管理工作時一件細碎且復雜的工作，需要工作人員具有較強的責任心和工作能力，但是，當前國企中財務檔案部門使用信息技術進行檔案管理工作比較有限，計算機知識僅僅用來進行簡單的文件接收與保存的工作，使得信息的收集、整理、歸檔等工作存在一定滯后性，影響了人員業(yè)務檔案的利用、編研和開發(fā)。財務檔案信息化運用需要每一位責任人和領導都能認識到它的重要性，需要在檔案工作中真正的通過信息化管理提升財務檔案管理的效率和質量?，F(xiàn)在，很多國企缺乏主觀能動性，在進行信息化過程中一般都是被動的接受，很多員工根本不去學習相關的信息化知識，只是應付了事。部分國企對檔案信息化管理的使用價值認識不充分，認為投入是得不償失的徒勞，故一般只是簡單的收集文件材料。

2 財務會計檔案信息化管理建設的方式

2.1 提升國企內信息化設備的配置

進行信息化國企財務檔案管理的基礎就是要建立相應的財務檔案管理系統(tǒng)，通過加大經(jīng)濟投入，購買相應的計算機軟件和硬件是保證檔案信息化的基本前提。為了保證系統(tǒng)的安全性還需要對網(wǎng)絡的防火墻等及時的更新，避免因為病毒導致財務檔案的丟失和損毀。國企需要根據(jù)自己企業(yè)的情況定制財務檔案管理系統(tǒng)，這個系統(tǒng)需要與專業(yè)的財務檔案管理系統(tǒng)公司合作，跟對方溝通自己對財務檔案管理的需求，通過有針對性的工作來建立完善的檔案管理系統(tǒng)。財務檔案管理中，檔案的真實準確性是企業(yè)進行決策的關鍵，所以，通過這樣的系統(tǒng)可以幫助企業(yè)找到財務會計中存在的問題，并根據(jù)問題提出一些科學的解決方案，保障財務會計檔案各項工作順利進行。

2.2 加強信息化檔案管理人才隊伍建設

財務檔案信息化建設中需要的人才需要具有綜合能力，財務知識、檔案管理、計算機技術等都需要掌握。人才是推動企業(yè)發(fā)展的重要法寶，為了提升國企中財務檔案管理信息化的能力必須要加強人才隊伍建設。對于財務檔案管理中的工作人員，在選擇的過程中需要從工作能力、職業(yè)素養(yǎng)、責任心等多個方面進行考慮。進入這個部門的工作人員要加強對檔案工作者的培訓，還需要培養(yǎng)他們創(chuàng)新的精神，對目前的財務檔案管理模式進行改革。國際上的新知識也需要及時的進行傳授，不斷擴大工作人員的知識面，及時調整和完善自己的知識結構。

2.3 建立完善的信息檔案管理制度

信息化財務檔案管理與普通的檔案管理模式不同，在操作的過程中如果不按照規(guī)定的流程進行容易發(fā)生檔案泄露的情況。國企財務檔案關系到企業(yè)的經(jīng)濟信息，十分的重要，因此一定要通過建立完善的信息檔案管理制度來制約財務檔案管理中的信息危險。電子檔案的管理需要建立一整套嚴格的安全措施，從每一個環(huán)節(jié)解決信息失真的隱患。國企需要對內部電子檔案系統(tǒng)的使用和讀取建立管理制度，同時，國家也要站在檔案安全保護的角度制定相應的法律法規(guī)。信息化檔案在使用和讀取的過程中需要進行責任制，需要有相應的數(shù)據(jù)記錄，這樣才能保證出現(xiàn)問題及時發(fā)現(xiàn)、及時制止、及時追責。

3 結語

會計檔案的電子信息化管理是當今世界的發(fā)展潮流，尤其是隨著當今世界經(jīng)濟的飛速發(fā)展，完成財務會計檔案信息化管理的建設是一項勢在必行的任務。這個過程需要不斷提升財務會計檔案信息化管理系統(tǒng)的科技水平，引進前沿的科研成果，為管理體系的建立提供可靠的技術保障。同時，財務會計檔案信息化管理建設人員應該不斷提升自己的管理水平，告別傳統(tǒng)管理觀念，完成向信息化管理的轉變。

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作者簡介

秦朝暉，本科，湖北交投智能檢測股份有限公司。