淺析檔案管理員管理工作存的問(wèn)題以及解決措施

楊棋羽

摘 要：伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，檔案管理工作受到的重視程度越來(lái)越大，這其中檔案管理員的管理工作有著十分重要的意義，我們要清醒的認(rèn)識(shí)到現(xiàn)階段檔案管理員負(fù)責(zé)的檔案管理工作中仍然存在著許多的問(wèn)題，這其中既有管理制度的原因也有管理員本身的原因，我們需要加大研究，找到相應(yīng)的解決措施，從而推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)步，滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，文主要從檔案管理人員的現(xiàn)實(shí)狀況、檔案管理工作所存在的問(wèn)題以及改善檔案管理工作的具體措施等方面檔案管理員管理工作存在的問(wèn)題以及解決措施進(jìn)行了探究和分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理員；管理工作；問(wèn)題；解決措施

隨著社會(huì)發(fā)展人們對(duì)檔案管理工作越來(lái)越重視，這就對(duì)檔案管理員提出了更高的要求，現(xiàn)如今檔案管理員管理工作中存在著許多的不足之處。其中的原因不乏管理員本身的素質(zhì)因素，也跟管理制度有著緊密的聯(lián)系，我們需要認(rèn)識(shí)到這些問(wèn)題的所在，并努力找到對(duì)應(yīng)的解決方案，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行和不斷發(fā)展，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)的迅速發(fā)展提供必要的支持。

1 檔案管理人員的現(xiàn)實(shí)狀況

1.1 檔案管理人員的平均學(xué)歷水平較低，且年齡狀況偏大

現(xiàn)如今檔案管理員的組成人員的平均年齡在35周歲以上，其中大部分人員的學(xué)歷是中專(zhuān)或者大專(zhuān)，少數(shù)的本科以及以上的學(xué)歷也大多是進(jìn)入社會(huì)以后獲得的，這種不合理的年齡構(gòu)成以及較低的學(xué)歷問(wèn)題嚴(yán)重的影響著檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展。

1.2 缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理方面的技術(shù)人員

雖然這幾年隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展進(jìn)步，檔案管理的專(zhuān)業(yè)人員數(shù)量有了不小的提升，但是相對(duì)于復(fù)雜繁多的管理工作而言仍然是十分的缺乏，作為第一專(zhuān)業(yè)的檔案管理員更是十分的少，隨著信息社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，對(duì)于檔案的管理工作提出了更加嚴(yán)格的要求，專(zhuān)業(yè)技術(shù)管理人員的缺乏同管理工作的不斷發(fā)展之間的矛盾已然變成檔案管理工作所面臨的主要矛盾之一。

1.3 檔案管理員的業(yè)務(wù)以及政治素質(zhì)需要進(jìn)一步的提升

要想成為一名合格的檔案管理員，就必須具備較高的政治素質(zhì)，這是首要的也是最根本的要求，其次還應(yīng)該具備勤勞、踏實(shí)負(fù)責(zé)、認(rèn)真的基本素質(zhì)要求，信息化時(shí)代的大背景下，僅僅滿足于熟悉檔案管理的基本操作方法和流程嫣然已經(jīng)適應(yīng)不了時(shí)代的快速發(fā)展要求，這就要求檔案管理員必須具備現(xiàn)代化的信息處理技術(shù)和能力[1]。

2 檔案管理工作所存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理員的整體素質(zhì)水平較低

在檔案管理工作中很大一部分檔案管理人員沒(méi)有受到過(guò)系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)方面知識(shí)的培訓(xùn)，導(dǎo)致他們對(duì)基本的檔案管理流程熟悉度不夠比如說(shuō)各種的檔案的分類(lèi)、裝訂等等，從而造成整體的檔案管理水平低下。再有就是管理人員在檔案管理工作中太隨意，各種檔案資料到處擺放，一旦需要查詢檔案資料時(shí)，就需要花費(fèi)很大的時(shí)間和人力，造成極大的浪費(fèi)。

2.2 對(duì)檔案管理工作沒(méi)有給予足夠的重視

現(xiàn)如今，我們很多的企業(yè)對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)沒(méi)有改變，仍然還是停留在保管、存放和保密的層面上，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要意義，從而無(wú)法發(fā)揮檔案管理對(duì)企業(yè)進(jìn)步和發(fā)展的作用，最終使得企業(yè)在現(xiàn)代化的管理中處于落后的地步。

2.3 檔案管理的硬件條件達(dá)不到要求

由于沒(méi)有對(duì)檔案管理的重要意義有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，因而很多的企業(yè)不愿意花費(fèi)精力來(lái)落實(shí)檔案管理所需要的硬件條件，個(gè)別的單位甚至沒(méi)有檔案存放的專(zhuān)用地方，還有很多的單位檔案存放室臟、亂、差、潮濕，導(dǎo)致很多的檔案出現(xiàn)發(fā)霉、被蟲(chóng)子啃咬的情況，這些都對(duì)檔案管理工作的正常進(jìn)行產(chǎn)生很大阻礙。

2.4 檔案管理制度落后、不科學(xué)

現(xiàn)在的很多企業(yè)的檔案管理制度都是閉門(mén)造車(chē)，沒(méi)有對(duì)國(guó)內(nèi)外那些大型企業(yè)先進(jìn)的檔案管理制度進(jìn)行學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，導(dǎo)致其系統(tǒng)性和科學(xué)性達(dá)不到現(xiàn)代化管理的要求，這也阻礙了檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展進(jìn)步。

3 改善和解決檔案管理工作的具體措施

3.1 要對(duì)檔案管理員的素質(zhì)進(jìn)行有效的提高

要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的建設(shè)，首先對(duì)于管理人員的選擇要把握好一定的原則，要優(yōu)先選用那些政治上可信、具備較強(qiáng)的責(zé)任心以及生活作風(fēng)硬朗的人來(lái)進(jìn)行檔案管理的工作，日常工作生活中要對(duì)他們多進(jìn)行教育和關(guān)心，進(jìn)而從分的調(diào)動(dòng)他們工作的積極性。

1）要提高檔案管理員的專(zhuān)業(yè)水平和能力。檔案管理工作是一項(xiàng)具體嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎瑥氖聶n案管理的工作人員必須具備扎實(shí)的技術(shù)水平、較高的技術(shù)能力，同時(shí)還要具備一定的知識(shí)儲(chǔ)備量，只有這樣才能將檔案管理工作做強(qiáng)、做好。

2）要提高檔案管理人員的法律素質(zhì)。我國(guó)有針對(duì)檔案管理的具體的《檔案法》，《檔案法》對(duì)檔案管理員的行為和所具備的品德都有著明確的規(guī)定，比如說(shuō)將隨意對(duì)檔案進(jìn)行涂改、倒賣(mài)、損壞、修改等等的行為都列為了違法行為，并規(guī)定檔案管理員要遵守紀(jì)律、忠誠(chéng)于自己的工作以及要具備一定的專(zhuān)業(yè)方面的知識(shí)，對(duì)此我們的檔案管理員一定要進(jìn)行認(rèn)真仔細(xì)的學(xué)習(xí)。

3）要提高檔案管理員的政治素質(zhì)。檔案管理作為一項(xiàng)具備較高政治性的工作，其對(duì)相應(yīng)的工作人員的政治素質(zhì)有很高的要求，必須做到思想、原則和政治上要過(guò)硬，管理行為要符合規(guī)章制度，堅(jiān)決不做跟原則不符的事。檔案管理員在日常中要注重理論上的學(xué)習(xí)和鉆研，努力提高自身的綜合能力和素質(zhì)。

3.2 要不斷的健全和完善檔案管理的制度

完善和健全檔案管理的制度要切實(shí)遵循下面的幾個(gè)要求：首先，要做到制度的約束具備雙向性，管理制度既要約束具體的工作人員也要能夠約束到相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)作為上層人員，其行為和態(tài)度對(duì)制度能否順利的實(shí)行具有決定性的作用，而具體的工作人員作為主要的組成部分，他們則是管理制度的主要針對(duì)目標(biāo)和執(zhí)行實(shí)施者；其次，制度本身一定要具備合理性和科學(xué)性。建立的管理制度一定要與企業(yè)的實(shí)際情況相符合，要做到理論聯(lián)系實(shí)際，也只有這樣制定出的管理制度才能滿足企業(yè)檔案管理的需求；第三，管理制度一定要嚴(yán)肅的執(zhí)行，檔案部門(mén)作為管理制度的主管和執(zhí)行部門(mén)，在實(shí)施具體的管理制度時(shí)，一定要做到嚴(yán)肅、公平，要賞罰分明將制度的威嚴(yán)性充分的展現(xiàn)出來(lái)；最后，管理制度要簡(jiǎn)單明確實(shí)用性強(qiáng)，為了將管理制度的指導(dǎo)和約束作用淋漓盡致的發(fā)揮出來(lái)，其必須具備實(shí)用性強(qiáng)、簡(jiǎn)明易行的特點(diǎn)[2]。

3.3 要不斷的改善檔案的具體功能

過(guò)去大多數(shù)企業(yè)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)只是局限于存檔以及保密，對(duì)檔案管理的功能進(jìn)行合理的改進(jìn)以及完善，能夠有效的提高檔案管理在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以及員工中心中的重視程度。具體的工作中我們要使得檔案管理的功能跟企業(yè)的價(jià)值體系二者實(shí)現(xiàn)有機(jī)的結(jié)合，制定出來(lái)符合企業(yè)發(fā)展需求的檔案管理體制。首先，要將檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行有效的豐富和補(bǔ)充，以便于可以更好的滿足企業(yè)對(duì)于信息數(shù)據(jù)的需求，進(jìn)而可以為企業(yè)的發(fā)展提供更大的幫助；其次，要保留住檔案中原有的那些重要的內(nèi)容[3]。

3.4 要不斷的提高檔案管理工作的服務(wù)能力

檔案管理最終都是為企業(yè)發(fā)展服務(wù)的，檔案管理員要樹(shù)立起努力做好服務(wù)工作的觀念，在具體的管理工作中要端正工作的態(tài)度，通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)和創(chuàng)新來(lái)提高服務(wù)的水平以及質(zhì)量。要明確檔案管理員的責(zé)任，就是充分發(fā)揮檔案管理的作用，努力的為企業(yè)發(fā)展和社會(huì)主義的現(xiàn)代化發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

3.5 檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)

現(xiàn)在的社會(huì)信息化程度越來(lái)越高，這對(duì)于檔案管理工作提出了更加嚴(yán)格的要求，為此我們的檔案管理工作一定要與時(shí)俱進(jìn)，要充分利用當(dāng)今先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷的提高和改善檔案管理工作的水平以及效率，已達(dá)到實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理的目標(biāo)。

綜上所述，我們一定要認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要作用，也要積極的面對(duì)當(dāng)今檔案管理員管理工作中所存在的各種問(wèn)題，在今后的工作中加強(qiáng)學(xué)習(xí)和研究，來(lái)完善和提高檔案管理工作，使其能夠順應(yīng)和滿足時(shí)代發(fā)展的需要。

參考文獻(xiàn)

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[3]王崗.淺談檔案管理存在的問(wèn)題與應(yīng)對(duì)措施及信息化對(duì)檔案管理的積極影響[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（11）：65.