試述事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新措施

劉燕

摘 要：伴隨著我國國民經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，逐步建立了完善的社會主義經(jīng)濟(jì)制度，社會主義市場體制不斷發(fā)展，在這種經(jīng)濟(jì)形勢下對事業(yè)單位進(jìn)行改革是適應(yīng)時代發(fā)展潮流的必要措施，對事業(yè)單位進(jìn)行改革是促進(jìn)我國國民經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的重要措施，也是滿足人們經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求的手段。但是在對事業(yè)單位進(jìn)行改革過程中，對事業(yè)單位各項(xiàng)工作的安排應(yīng)該有一個具體的措施，在進(jìn)行改革過程中新時期事業(yè)單位檔案管理逐漸成為了事業(yè)單位改革的重要部分，檔案管理工作，對于事業(yè)單位改革的進(jìn)程有著舉足輕重的作用。雖然就目前經(jīng)濟(jì)形勢來說，我國事業(yè)單位改革還尚且存在很多不足的部分，但是相信隨著相關(guān)管理人員不斷提出的創(chuàng)新措施，事業(yè)單位檔案管理方面一定會逐步完善。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新措施

隨著國家對于事業(yè)單位改革工作的推進(jìn)，逐步意識到事業(yè)單位改革的重要性，國家也開始對事業(yè)單位改革的相關(guān)工作進(jìn)行調(diào)控，并且頒布了一系列法律、法規(guī)來促進(jìn)事業(yè)單位改革工作的進(jìn)程。自從國家頒布《檔案法》以來，確定了檔案行政主管部門對于管理檔案的主導(dǎo)性，在管理檔案工作過程中發(fā)揮著領(lǐng)導(dǎo)作用。檔案行政主管部門在進(jìn)行工作的過程中，結(jié)合國家頒布的法律、法規(guī)和各種規(guī)范性文件，對各個事業(yè)單位的檔案管理工作提出細(xì)節(jié)化要求，以促進(jìn)各事業(yè)單位的檔案管理工作逐漸實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、透明化、公開化，從而提高檔案管理工作的效率和標(biāo)準(zhǔn)。

1 事業(yè)單位檔案管理工作的不足

1.1 殘缺的檔案管理制度

就目前我國事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀而言，檔案管理制度尚不健全，相關(guān)行政部門在進(jìn)行檔案管理工作過程中出現(xiàn)了一系列問題。大多數(shù)情況下表現(xiàn)為檔案的分類不夠合理、檔案的排序不夠標(biāo)準(zhǔn)、部分檔案未能收編、檔案的傳輸借閱程序不嚴(yán)謹(jǐn)、對于涉密檔案內(nèi)容的保護(hù)性不夠重視等等。

1.2 較低的檔案利用率和較弱的管理意識

在檔案管理人員工作的過程中，大多數(shù)人員表現(xiàn)為對檔案信息的保密意識不強(qiáng)和對檔案的利用效率較低。但是在實(shí)際工作中，檔案信息的利用和保密對于事業(yè)單位正常工作具有極為重要的作用。事業(yè)單位可以根據(jù)檔案借閱記錄的信息查閱既往工作的經(jīng)驗(yàn)，還可以根據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)，規(guī)劃未來工作發(fā)展方向，根據(jù)檔案信息可以在最大范圍內(nèi)提高事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益和推進(jìn)事業(yè)單位的工作進(jìn)展。

1.3 被忽視的檔案管理人員和檔案硬件

為了檔案管理工作的高效率進(jìn)行，事業(yè)單位需要對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識培訓(xùn)，前提是事業(yè)單位在聘請工作人員時進(jìn)行擇優(yōu)錄取，盡可能選拔些具有高素質(zhì)理論水平的工作人員，因?yàn)楣ぷ魅藛T在進(jìn)行檔案管理工作過程中，不可避免的需要接觸信息化技術(shù)，當(dāng)前社會是一個信息化社會，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為人們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ鬟^程中提供了許多便利，并且事業(yè)單位的檔案管理工作擁有龐大的信息數(shù)據(jù)，為了工作更加便利、高效率地進(jìn)行，檔案管理工作也逐步應(yīng)用了信息化技術(shù)。所以事業(yè)單位在進(jìn)行招聘人員過程中，盡可能擇優(yōu)錄取，最重要的是要擁有一定的信息化技術(shù)水平，為以后的高效率工作作保障。

2 事業(yè)單位檔案管理方法與思路的創(chuàng)新

2.1 加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)性培訓(xùn)

因?yàn)闄n案管理工作是各單位工作中的重要組成部分，因此，在當(dāng)今社會眾多事業(yè)單位非常重視對于檔案管理人員的招聘和培養(yǎng)。檔案管理人員工作水平及素質(zhì)的高低，直接影響著檔案管理工作的水平。相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對本單位的檔案管理人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，或者邀請相關(guān)富有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員來本單位進(jìn)行專業(yè)知識講座，分享一些高效率檔案分類的方法和經(jīng)驗(yàn)，相關(guān)檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)自主參加知識講座，明確提升自身知識水平就是提高自身的競爭優(yōu)勢。

2.2 規(guī)范事業(yè)單位的檔案管理機(jī)制

一個單位完善的檔案管理機(jī)制是后續(xù)工作人員正常進(jìn)行工作的基礎(chǔ)。就目前形勢來看，我國對于事業(yè)單位的改革尚不徹底，許多問題依然存在，還沒有建立完善的檔案管理機(jī)制。因此，如果想要完善檔案管理工作，首先要建立完善的檔案管理機(jī)制。事業(yè)單位可以根據(jù)國家發(fā)布的法律、法規(guī)和有關(guān)規(guī)范性文件，與本單位的實(shí)際情況相結(jié)合，與管理人員的工作經(jīng)驗(yàn)相結(jié)合，在一定情況下可以借鑒外國先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，將事業(yè)單位的人事檔案、文書檔案和會計(jì)檔案等管理工作進(jìn)行明確分工，確定職權(quán)歸屬，當(dāng)管理工作出現(xiàn)問題時，可以具體追責(zé)到人，追責(zé)問題的規(guī)定還可以調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，提高職業(yè)意識和責(zé)任感。例如，為做好檔案保密管理工作，單位成立保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由單位總負(fù)責(zé)人任組長，各科室設(shè)保密工作聯(lián)絡(luò)員，以涉密計(jì)算機(jī)保密管理為重點(diǎn)，強(qiáng)化保密管理，狠抓各項(xiàng)保密措施和保密責(zé)任制度的落實(shí)，杜絕重大泄密事件發(fā)生。依據(jù)這類檔案管理機(jī)制，在實(shí)際工作過程中，不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，從而逐步完善檔案管理體系和機(jī)制。

2.3 實(shí)行現(xiàn)代化方式管理檔案

當(dāng)前社會是一個逐步發(fā)展的社會，也是一個信息化的社會。自從互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)，逐步改變了人們的生活和工作習(xí)慣，也逐漸實(shí)現(xiàn)了工作的信息化。當(dāng)前社會的信息化對各事業(yè)單位的工作提出了更高標(biāo)準(zhǔn)和更高要求，也為工作人員在檔案工作過程中提供了便利條件。根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)顯示，目前我國大部分事業(yè)單位都實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化，不斷將檔案科技軟件技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作過程中，加快工作進(jìn)程，也使檔案的分類更加明確，提高工作效率和查找準(zhǔn)確率。要實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化，首要措施就是要將計(jì)算機(jī)技術(shù)和檔案專用軟件應(yīng)用到檔案具體工作過程中。一般情況下，檔案的庫房位置是相對固定的，由于門窗長年累月的關(guān)閉，不可避免的導(dǎo)致存檔環(huán)境潮濕，這對庫房檔案的保存是不利的，另外在日常工作過程中難免會有緊急情況發(fā)生，例如水災(zāi)，火災(zāi)等，而將計(jì)算機(jī)監(jiān)控和報警技術(shù)應(yīng)用到檔案庫房管理中，可以實(shí)時檢測檔案庫房的溫度、濕度等，還可以監(jiān)測是否有外來人員出入，從而使檔案信息的機(jī)密性和安全性得以有效的保障。

3 結(jié)束語

根據(jù)我國目前的經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢和信息化水平，要不斷深化對事業(yè)單位的改革，由于檔案管理工作的重要性，上級主管單位要加強(qiáng)對事業(yè)單位檔案管理工作的把控，對于檔案管理工作的手段和措施不斷進(jìn)行創(chuàng)新，將信息化技術(shù)深化到檔案管理工作的各個具體步驟，既可以提高檔案管理工作的效率，也可以提高檔案管理工作的正確率水平。

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