流域及大型水電建設項目科技檔案分類創(chuàng)新研究及應用

周玲

摘 要：科技檔案分類大綱是工程檔案管理的綱領性文件，為使工程建設項目檔案在此分類方案中均能找到合理位置，在原有《分類表》（6～9大類）的基礎上，實行四段式檔號結構和分類方案，極具創(chuàng)新性和可操作性。

關鍵詞：科技檔案；分類大綱；應用

計劃經(jīng)濟向市場經(jīng)濟轉型后，水電建設項目逐步從政府投資、施工單位建設的管理模式向企業(yè)投資管理、施工單位建設，監(jiān)理監(jiān)督的管理模式轉型，原水電廠《分類表》（6～9大類）類目設置局限性大，類目縱向分類無法滿足轉型后工程建設管理的需要。必須在科學前提下，創(chuàng)新和完善《分類表》（6～9大類），適應日益成熟的項目精細化管理發(fā)展要求，尊重項目檔案形成規(guī)律，為項目檔案由事后集中、突擊、搶救性整編模式向與合同結算、工程驗收同步分階段整編移交模式轉變提供重要的體系支撐。

1 保持《分類表》（6～9大類）總體框架基本不變，對目錄號進行修改

《分類表》（6～9大類）總體框架由目錄號、6～9大類類目、案卷號3部分組成，其中，目錄號由工期、機組、專業(yè)、壩段等代號組成，由于類目設置有局限，滿足不了大中型水電站檔案分類使用要求，根據(jù)對黃河流域水電建設項目檔案宏觀管理的總體要求，結合流域工程建設實際，將這一號段修改為水電站建設項目目錄代號，第一位數(shù)為流域號，用1—9標識，其中1為黃河流域；第二位和第三位數(shù)為項目順序號，用01—99標識，表示流域建設項目順序號；第四位為建設工期序號，用1—9標識，一期工程為1，二期工程為2，以此類推。

2 在《分類表》（6～9大類）類目增加分類號（二），實行四段號分類方案。

目前在建水電站工程劃分了若干個合同標段，產(chǎn)生了若干個施工子項，這些項目各自有獨立的施工管理體系。在履行合同過程中形成的施工文件，以合同工程為界，具有相對的獨立性，工程部位特征明顯。如《分類表》（6～9大類）土建施工文件（803）、設備及管線安裝施工文件（804）、電氣和儀表安裝施工文件（805）等，形成案卷文件的數(shù)量占水電站科技檔案總量的80%左右，根據(jù)（6～9大類）分類方法，這類文件按專業(yè)特性劃分后，再用機組或壩段進行二次分類，這種分類方法只是將文件按形成規(guī)律進行了歸納，無部位區(qū)分，必須增加另外的分類類目，才能滿足不同合同施工文件分類歸檔的要求。為此，根據(jù)工程實際增加工程部位即分類號（二），將在建水電站所有土建施工、機電安裝項目按工程部位進行單位、分部及分項劃分，解決了803、804和805類目設置過于集中，類目范圍狹小的問題。

3 對《分類表》（6～9大類）類目（分類號（一））進行修改和補充完善。

3.1 增加809監(jiān)理文件和第三方檢測文件類目

1997年《中華人民共和國建筑法》以法律制度的形式做出規(guī)定，“國家推行建筑工程監(jiān)理制度”，明確了監(jiān)理制度的法律地位。黃河水電公司公伯峽水電站執(zhí)行工程建設監(jiān)理制后，就形成了監(jiān)理大綱、工作規(guī)劃、實施細則；監(jiān)理工作日記及監(jiān)理值班（旁站及跟蹤監(jiān)理）記錄、安全巡視記錄；監(jiān)理文件及監(jiān)理通知單、安全文明施工整改通知單；各種監(jiān)理協(xié)調會議紀要、安全文明檢查通報等各類監(jiān)理管理文件等諸多監(jiān)理文件。

在新的建設管理模式下，黃河流域水電建設項目土建工程的原材料及混凝土檢測試驗、測量委托第三方質監(jiān)單位進行檢測，主體工程使用的砂石骨料、混凝土委托相關運行單位生產(chǎn)和提供，形成水泥、鋼筋、砂石料等原材料材質證明、原材料復試抽檢報告；混凝土、砂漿等中間產(chǎn)品抽檢報告；測量收方文件和竣工斷面圖等新的管理類文件。

上述文件是工程建設過程中質量控制、投資控制的重要憑證和依據(jù)性文件，具有很大的查考價值，為此，增加了809監(jiān)理文件和第三方檢測文件類目，下設四級類目8090-8098。

具體內容以及檔號組合使用形式如下：

8090監(jiān)理工作規(guī)劃、監(jiān)理大綱、實施細則

8091 監(jiān)理工作日記及監(jiān)理值班（旁站及跟蹤監(jiān)理）記錄

8092 監(jiān)理文件及監(jiān)理通知單

8093 各種監(jiān)理協(xié)調會議紀要

8094 專業(yè)監(jiān)理工作報告及監(jiān)理月報、監(jiān)理成果分析報告（含試驗監(jiān)理、測量監(jiān)理、地質監(jiān)理、監(jiān)測監(jiān)理、監(jiān)造監(jiān)理、電氣及金結監(jiān)理等。）

8095 工程量復查資料

測量中心工程量測量收方資料入此

8096 環(huán)保、水保監(jiān)理文件

8097 試驗中心試驗檢測文件

8098 探傷報告

3.2 完善了8005的內容

《中華人民共和國招標投標法》于2000年元月頒布，工程項目中產(chǎn)生的諸多招投標文件、評標文件及合同竣工結算書、竣工結算報表在《分類表》（6～9大類）等無法分類歸檔，因此在《分類表》（6～9大類）8005類目中增加了招投標文件、評標文件、竣工結算及結算報表等類目很有必要。

8005合同、招標、投標、評標文件、竣工結算及結算報表

檔號為：項目代號 + 8005 + 年度 + 案卷號（前兩位為文件類型，后兩位為案卷順序號）。

3.3 《分類表》（6～9大類）增設了85、86、95類目

根據(jù)《國家重大建設項目文件歸檔范圍和保管期限表》，水輪發(fā)電機組安裝竣工圖、金屬結構安裝施工文件、大壩及廠房機電埋件（金屬結構）竣工圖、施工輔助設備檔案均在歸檔范圍，而《分類表》（6～9大類）中無此類目，因此增設了8500水輪發(fā)電機組安裝竣工圖類目；8600大壩、廠房機電埋件竣工圖類目； 95施工輔助設備類目；將804類目“設備及管線安裝施工文件”擴展為“設備、管線、金屬結構安裝施工文件”。

3.4 區(qū)別對待靈活使用分類號（二）

根據(jù)文件材料的形成特點和相關屬性，科技檔案分類大綱既保證了同一類文件分類方案的統(tǒng)一性和穩(wěn)定性，又保證了不同類別文件區(qū)別使用分類號（二）。8005、803、804、805、809部分文件和竣工圖分類時，分類號（一）和分類號（二）配合使用。

單位工程、分部工程、分項工程代號可從分類號（二）查得。分部工程后預留空號，可隨工程建設的需要進行添加。

其他類文件使用分類號（一）即可，分類號（二）號段用“0000”虛位標識，既保持了檔案號外觀格式一致，又方便了各類文件的歸類。

4 結束語

經(jīng)過多年的探索和實踐，四段式檔號的創(chuàng)新應用完善了水電建設項目檔案歸檔范圍，加強對文件的過程控制，減少了后期合同工程整體的歸檔負擔，適應新體制下的水電建設項目管理模式，使項目檔案管理更加科學、系統(tǒng)。目前，已有多個國內外水電項目和新能源項目采用了黃河流域四段式檔號分類方法，效果良好，體現(xiàn)了四段式檔號的創(chuàng)新價值，產(chǎn)生了積極的社會效益。

參考文獻

[1]段東升，工程項目檔案整理，北京，作家出版社，2011.

[2]水電檔案管理手冊，北京，國家電力公司電化教育中心.

[3]DA/T1396-2014 《水電建設項目文件收集與檔案整理規(guī)范》.