高校教學(xué)秘書管理工作能力提升路徑研究

【摘要】高校教學(xué)秘書作為教學(xué)管理中重要的組成部分，直接影響教學(xué)質(zhì)量和學(xué)校人才培養(yǎng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，重視培養(yǎng)教學(xué)秘書的工作能力對(duì)提高高校教學(xué)管理水平具有重要意義。本文客觀分析了當(dāng)前高校教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀和存在的問題，探討了教學(xué)秘書提升工作能力的路徑和應(yīng)該具備的素質(zhì)。

【關(guān)鍵詞】教學(xué)秘書 教學(xué)管理 素質(zhì)能力

【中圖分類號(hào)】G64 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2018）30-0029-02

“教學(xué)是立校之本”，教學(xué)是高校的核心工作，教學(xué)管理是保證教學(xué)活動(dòng)正常進(jìn)行的重要環(huán)節(jié)，教學(xué)管理的水平和質(zhì)量直接決定高校教學(xué)工作的優(yōu)劣。教學(xué)秘書是高校設(shè)置在各個(gè)院系中負(fù)責(zé)教學(xué)管理工作的人員，是教學(xué)管理的具體執(zhí)行者和基層管理者，擔(dān)負(fù)著至關(guān)重要的橋梁和紐帶作用，連接起學(xué)校、行政部門、學(xué)院、系部、教師、學(xué)生之間的溝通。在當(dāng)前我國(guó)高校迅猛發(fā)展的情況下，一方面教學(xué)秘書的管理工作變得更加復(fù)雜繁重，另一方面高校對(duì)教學(xué)秘書的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力要求也越來越高。筆者結(jié)合教學(xué)秘書工作的實(shí)踐就能力提升路徑做如下討論： 一、高校教學(xué)秘書管理工作的現(xiàn)狀及問題

1.對(duì)教學(xué)秘書的工作重視不足

教學(xué)秘書的具體工作包括日常教學(xué)管理、教學(xué)計(jì)劃編排、課表制定、考務(wù)與成績(jī)管理、學(xué)籍管理、培養(yǎng)方案制定與修訂、教材征訂、畢業(yè)審核、檔案管理、組織報(bào)名、科研管理、院系專業(yè)項(xiàng)目管理、實(shí)驗(yàn)室管理等多個(gè)方面，工作量大，范圍廣，內(nèi)容繁雜，工作對(duì)象不僅針對(duì)自己學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生，還涉及其他學(xué)院以及教務(wù)處、研究生處、科研處等職能部門，頭緒比較復(fù)雜，工作壓力較大。盡管如此，目前高校普遍重科研教學(xué)輕行政管理，多數(shù)人認(rèn)為教學(xué)管理工作主要依靠經(jīng)驗(yàn)，不需要豐富的專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致客觀上教學(xué)秘書管理工作的重要性容易被忽略，其工作成績(jī)和成果往往也得不到相應(yīng)的認(rèn)可肯定，即便工作非常出色，也很少有人會(huì)把業(yè)績(jī)聯(lián)系到教學(xué)秘書身上。

2.教學(xué)秘書的職業(yè)發(fā)展空間有限

教學(xué)秘書的管理工作很難量化，缺乏統(tǒng)一而明確的考核標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)也缺乏有效的反饋監(jiān)督，這在一定程度上影響其工作能力的提升，延長(zhǎng)工作瓶頸期。相比高校教師和輔導(dǎo)員行列，和教學(xué)秘書工作相關(guān)的競(jìng)賽評(píng)優(yōu)、課題立項(xiàng)、教改教研類活動(dòng)較少，雖然擁有大量的教學(xué)信息資源，但教學(xué)秘書普遍疲于應(yīng)付日常事務(wù)，難以整合利用數(shù)據(jù)信息，不論從客觀還是主觀都欠缺科研精神，整體來看教學(xué)秘書大多對(duì)自身崗位的發(fā)展缺乏系統(tǒng)性準(zhǔn)確性的認(rèn)知。

二、高校教學(xué)秘書需具備的基本能力素養(yǎng)

1.全面的專業(yè)知識(shí)

目前高校招聘的教學(xué)管理人員基本都具備碩士研究生學(xué)歷，但很多所學(xué)專業(yè)和工作專業(yè)并不吻合，不利于教學(xué)管理工作的開展，尤其是具體的培養(yǎng)方案、教學(xué)計(jì)劃等的制訂、實(shí)施和修訂等。因此，盡管是行政管理性質(zhì)，盡管不用講臺(tái)授課，仍然要求教學(xué)秘書必須全面了解所在學(xué)院的基本教學(xué)情況，熟悉各學(xué)科的專業(yè)特點(diǎn)和培養(yǎng)要求，了解各專業(yè)學(xué)科的結(jié)構(gòu)體系、知識(shí)框架和教學(xué)大綱等，從而監(jiān)控教學(xué)過程，掌握教學(xué)規(guī)律。除此之外，教學(xué)秘書還應(yīng)加強(qiáng)管理學(xué)知識(shí)的儲(chǔ)備，以及一定的教育學(xué)、心理學(xué)、計(jì)算機(jī)、秘書專業(yè)、英語專業(yè)的理論知識(shí)學(xué)習(xí)，只有這樣才能做到在實(shí)際的教學(xué)管理工作中游刃有余。

2.過硬的業(yè)務(wù)能力

教學(xué)秘書的工作就像學(xué)院的多面手，對(duì)人、對(duì)物，對(duì)事，深入到學(xué)校的方方面面，同時(shí)需要完成好幾項(xiàng)工作，有時(shí)并非一己之力就能實(shí)現(xiàn)，需從各方面進(jìn)行協(xié)調(diào)，并且大部分工作都有時(shí)效性，這就要求教學(xué)秘書具備過硬的統(tǒng)籌管理能力、組織協(xié)調(diào)能力和良好的溝通能力，在工作過程中善于聽取不同意見，巧妙利用溝通手段，高效完成工作的同時(shí)體現(xiàn)高情商。另外還應(yīng)在工作過程中講究方式方法，勤于反思，善于總結(jié)規(guī)律和技巧，并提高書面語言表達(dá)能力和文字組織能力。

3.現(xiàn)代化管理技能

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，教學(xué)秘書的管理工作也從原來單一的紙上辦公轉(zhuǎn)為更加快捷的現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)處理方式，教學(xué)秘書需要緊跟時(shí)代潮流，熟練掌握教務(wù)管理系統(tǒng)、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)等現(xiàn)代化管理工具，提高利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)處理事務(wù)的能力。教學(xué)秘書應(yīng)加強(qiáng)大數(shù)據(jù)意識(shí)，提升對(duì)大數(shù)據(jù)信息的采集、分析和管理能力，研究重要教學(xué)數(shù)據(jù)的特點(diǎn)和規(guī)律。

4.強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)

教學(xué)秘書應(yīng)該加強(qiáng)行政機(jī)關(guān)的窗口服務(wù)意識(shí)，弘揚(yáng)正確的政治思想和高尚的職業(yè)道德，切實(shí)提高服務(wù)他人的奉獻(xiàn)精神，在對(duì)待學(xué)生的問題上想學(xué)生所想，急學(xué)生所急，在工作中尊重他人，得禮讓人，主動(dòng)站在對(duì)方角度換位思考，從學(xué)校、集體和他人的利益出發(fā)，處理好人際關(guān)系，調(diào)動(dòng)各方面的積極性，更加主動(dòng)地為學(xué)校和師生服務(wù)。

5.靈活的應(yīng)變能力

教學(xué)秘書在日常工作中往往會(huì)碰到一些突發(fā)性事件，比如教學(xué)過程中學(xué)生和老師產(chǎn)生矛盾影響正常課堂秩序，需要及時(shí)處理，以免造成嚴(yán)重的教學(xué)事故，要求教學(xué)秘書正確判斷問題，客觀分析解決。對(duì)于全新問題，教學(xué)秘書應(yīng)該提高應(yīng)變能力，積極調(diào)研，全面分析，提出自己的意見或建議，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策的依據(jù)。

三、高校教學(xué)秘書管理工作能力提升的路徑探索

1.調(diào)整機(jī)構(gòu)設(shè)置

高?？梢栽跅l件允許的前提下，調(diào)整教學(xué)秘書崗位的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，細(xì)化職責(zé)，建立分工，考慮分設(shè)教務(wù)秘書、科研秘書、項(xiàng)目秘書和行政秘書，集中管理學(xué)院的教務(wù)工作、科研工作、專業(yè)項(xiàng)目工作和人事行政工作，選派合適人選擔(dān)任，發(fā)揮專業(yè)特長(zhǎng)，提高工作效率，進(jìn)一步優(yōu)化高校內(nèi)部教學(xué)管理機(jī)制。

2.構(gòu)建培訓(xùn)體系

高校首先應(yīng)該對(duì)教學(xué)秘書工作的重要性給予充分肯定，關(guān)注教學(xué)管理崗位工作人員的職業(yè)發(fā)展，將教學(xué)管理隊(duì)伍建設(shè)納入學(xué)校整體師資隊(duì)伍建設(shè)中去，構(gòu)建相應(yīng)的科學(xué)的培訓(xùn)體系，在教學(xué)研究課題立項(xiàng)的設(shè)置中加大教學(xué)管理相關(guān)工作的占比，組織競(jìng)賽比賽，為教學(xué)秘書創(chuàng)造交流、分享、學(xué)習(xí)的平臺(tái)，提供更多進(jìn)修和培訓(xùn)機(jī)會(huì)。

3.引入激勵(lì)和約束政策

高校應(yīng)公平公正地對(duì)待教學(xué)秘書的工作量化和績(jī)效考核，引入合理的激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)教學(xué)管理人員的工作熱情。同時(shí)建立教學(xué)秘書競(jìng)聘和輪崗制度，加強(qiáng)高校職業(yè)危機(jī)感，實(shí)施優(yōu)勝劣汰，輪崗也能避免長(zhǎng)期在固定崗位產(chǎn)生的工作倦怠，有效激發(fā)學(xué)校務(wù)實(shí)干事的活力和動(dòng)力。

四、結(jié)語

目前我國(guó)高校教育改革不斷深化、人才培養(yǎng)目標(biāo)持續(xù)提高，作為教學(xué)管理一線工作者，高校教學(xué)秘書任重而道遠(yuǎn)，應(yīng)隨時(shí)保持緊迫感，積極自我更新學(xué)習(xí)，提高科研水平，開拓思維，改革創(chuàng)新工作的方式方法，提升教學(xué)管理工作能力，保障高校教學(xué)管理水平更上新的臺(tái)階。

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作者簡(jiǎn)介：

唐佳（1988—），女，碩士，蘇州科技大學(xué)國(guó)際教育學(xué)院教學(xué)秘書。