智慧城市建設(shè)環(huán)境下檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展思考

張大齊

摘 要：新形勢下，利用現(xiàn)代信息管理技術(shù)實現(xiàn)檔案管理智慧化未來檔案界發(fā)展的歷史必然。同時，快速發(fā)展的智慧城市建設(shè)環(huán)境下，為檔案管理信息化建設(shè)建設(shè)與發(fā)展帶來了前所未有的機遇，同時也面臨著重重困難和挑戰(zhàn)。正確處理好檔案管理信息化建設(shè)與智慧城市建設(shè)之間的關(guān)系，查找建設(shè)與發(fā)展中存在的問題，是檔案管理工作者乃至全社會的共同任務(wù)。檔案管理信息化建設(shè)也將以最新的理念和手段，為智慧城市建設(shè)增添新的內(nèi)容和服務(wù)。盡管檔案管理信息化建設(shè)過程中存在發(fā)展思路不清晰、基礎(chǔ)設(shè)施較差、信息安全亟待解決、專業(yè)人才匱乏等問題，通過我們的努力，比如，在加強頂層設(shè)計、加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、加強資金投入、著力人才培養(yǎng)等方面發(fā)力，智慧城市建設(shè)環(huán)境下檔案管理信息化建設(shè)一定會取得長足發(fā)展。

關(guān)鍵詞：智慧城市；檔案管理；信息化；檔案資源；頂層設(shè)計

中圖分類號：G270.7 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009 — 2234（2018）07 — 0159 — 03

新時代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，以及智慧城市建設(shè)為檔案管理信息化建設(shè)提供了重大機遇和良好契機。新形勢下，利用現(xiàn)代信息管理技術(shù)實現(xiàn)檔案管理智慧化未來檔案界發(fā)展的歷史必然。悄然興起的智慧城市建設(shè)大環(huán)境下，檔案管理信息化建設(shè)已是時不我待。智慧城市建設(shè)與檔案管理信息化建設(shè)二者關(guān)系緊密，是互為條件、互為促進、互為補充、相互依存、相互作用的關(guān)系，是局部和全局的關(guān)系，不可或缺。檔案管理信息化是對信息資源、歸檔文件、檔案內(nèi)容，運用現(xiàn)代信息技術(shù)進行的采集、加工、維護、數(shù)字化處理、共享服務(wù)等的檔案信息化管理水平提升的過程。當(dāng)下，各地廣泛興起的智慧城市建設(shè)，使龐大的信息量充斥到社會的各個角落，這也使檔案管理信息化建設(shè)成為可能。智慧城市建設(shè)涉及面寬，是一個系統(tǒng)工程，而檔案管理信息化建設(shè)又是智慧城市建設(shè)重要的組成部分，智慧城市建設(shè)對檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展起到強力助推作用。

一、檔案管理信息化建設(shè)與智慧城市建設(shè)的關(guān)系

（一）檔案管理信息化建設(shè)市智慧城市建設(shè)最重要工作之一

檔案管理信息化建設(shè)市智慧城市建設(shè)最重要內(nèi)容。首先，在工作層面，檔案管理信息化建設(shè)工作者是智慧城市建設(shè)和發(fā)展參與者。例如，在城市智慧化、現(xiàn)代化、信息化建設(shè)與發(fā)展中，一定會自然形成海量的反映城市建設(shè)與發(fā)展方面的檔案，這些檔案都將成為智慧城市建設(shè)的檔案信息資源。推進檔案信息和城市建設(shè)自愿深度融合，把城市建設(shè)檔案信息放進智慧檔案館的信息資源庫中，就可以在黨和政府決策時提供條件和參考，從而實現(xiàn)經(jīng)濟、社會、文化大發(fā)展大繁榮。其次，檔案信息資源是智慧城市建設(shè)的重要信息庫，是最為真實和最為可靠的信息資源，所以也是智慧城市建設(shè)與發(fā)展的重要根據(jù)。智慧城市建設(shè)的信息資源寓于龐大的檔案信息資源中，是廣義的檔案資源非常重要的組成部分。智慧城市建設(shè)非常依賴各類信息資源，檔案信息可以成為智慧城市建設(shè)和發(fā)展最為重要的信息依托。再次，檔案管理信息化建設(shè)是智慧城市建設(shè)的重要基礎(chǔ)保障。準(zhǔn)確而海量的檔案信息資源是幫助政府部門順利完成決策部署的最基本的依據(jù)。檔案管理信息化建設(shè)的最大功能之一就是將諸多原始檔案信息資源集中形成統(tǒng)一的信息資源系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，通過科學(xué)存儲和梳理，使之具備服務(wù)于智慧城市建設(shè)的技術(shù)能力，繼而也為智慧城市建設(shè)提供了基礎(chǔ)性保障。

（二）檔案管理信息化建設(shè)制約和影響智慧城市公共服務(wù)能力提升

檔案管理信息化建設(shè)是實現(xiàn)智慧城市建設(shè)發(fā)展目標(biāo)、任務(wù)的根本所在，檔案管理信息化建設(shè)最重要之處就是用先進技術(shù)整合豐富的檔案信息資源，為經(jīng)濟、政治、社會、文化和生態(tài)建設(shè)尤其是人們的實際需求提供專業(yè)化檔案利用服務(wù)。實踐中，明顯表現(xiàn)就是檔案管理信息化建設(shè)嚴重影響和制約城市智慧化建設(shè)層次和水平，直接影響智慧城市公共服務(wù)能力的提升幅度。因此，加強檔案管理信息化建設(shè)，目的就是提升智慧城市建設(shè)水平，提升智慧城市公共服務(wù)能力，繼而展示智慧檔案館在提高智慧城市建設(shè)層次、公共服務(wù)水平等方面的能力和價值。

（三）智慧城市建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的前提和保障

基礎(chǔ)設(shè)施方面的保障十分重要。首先，檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展基礎(chǔ)設(shè)施保障是城市的智慧化建設(shè)，沒有城市的智慧化建設(shè)，檔案管理信息化建設(shè)也就無從談起。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)十分重要，是智慧城市建設(shè)的根基，智慧城市建設(shè)的根基打牢了，檔案管理信息化、智慧化也就具備了基礎(chǔ)條件。近幾年來，國家一些支持政策的出臺，為智慧城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和發(fā)展和檔案管理信息化建設(shè)提供了條件和基本保障。其次，智慧城市建設(shè)也為檔案管理和龐大信息資源整合提供了技術(shù)保障。比如，廣泛應(yīng)用的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)讓檔案案卷諸多信息實現(xiàn)了精準(zhǔn)識別、讀取以及實時監(jiān)控，檔案信息資源的安全性得到了保障。大數(shù)據(jù)分析技術(shù)對于檔案信息資源進行深刻分析和深入挖掘，有利于檔案資源價值的深度開發(fā)和廣泛利用。同時，智慧城市建設(shè)也檔案資源信息化縱深開發(fā)利用得到了保障。確保了高效共享與整合檔案信息資源。云計算技術(shù)的應(yīng)用，給檔案信息資源的共享帶來了極大的便利條件，也為檔案信息資源整合與高效利用提供了技術(shù)保障。

總之，智慧城市建設(shè)與檔案管理信息化建設(shè)二者關(guān)系緊密，是互為條件、互為促進、互為補充、相互依存、相互作用的關(guān)系，是局部和全局的關(guān)系，不可或缺。智慧城市建設(shè)和檔案管理信息化建設(shè)建設(shè)有著最為廣泛、最為共通的契合點，從這種意義上講，智慧城市與檔案管理信息化建設(shè)建設(shè)和發(fā)展中，屬于相互促進和相互依存的戰(zhàn)略關(guān)系。檔案管理信息化建設(shè)也將以最新的理念和手段，為智慧城市建設(shè)增添新的內(nèi)容和服務(wù)。

二、檔案管理信息化建設(shè)建設(shè)與發(fā)展存在的問題分析

新時代，人們都有隨時隨地獲取信息的需求，特別需要信息之間的互聯(lián)互通。智慧城市建設(shè)和檔案管理信息化建設(shè)都是新生事物，尚處在發(fā)展的初級階段。其建設(shè)和發(fā)展經(jīng)驗不足，存在建設(shè)理念不新、建設(shè)思路不清、規(guī)劃不力、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)較差、高端人才缺乏、信息孤島局面嚴峻、資源無端浪費嚴重、信息安全風(fēng)險大、政府投入和支持力度不大等諸多問題，這些問題需要我們盡快解決。

（一）建設(shè)思路不清晰

目前，檔案管理信息化建設(shè)建設(shè)還存在許多問題。比如，發(fā)展思路不清晰問題。新時代，全社會對檔案管理信息化建設(shè)有了更高的要求，檔案管理信息化建設(shè)和智慧城市建設(shè)是我們?nèi)娼ǔ尚】瞪鐣钠惹幸?，是實現(xiàn)兩個百年奮斗目標(biāo)的根本要求，這些都需要我們具備明確的發(fā)展思路。在我國，檔案管理信息化建設(shè)建設(shè)研究也僅僅處于起步階段，檔案部門尚處于起步和探索階段，沒有依照檔案管理信息化建設(shè)實際進行頂層設(shè)計，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和建設(shè)路徑模糊不清，沒有把檔案管理信息化建設(shè)建設(shè)放在智慧城市建設(shè)大環(huán)境中去設(shè)計和規(guī)劃。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不力

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不力是新時代檔案管理信息化建設(shè)最為顯性的問題。檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施包括三個方面內(nèi)容，即網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、軟件設(shè)施、硬件設(shè)施三方面。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)表現(xiàn)為檔案信息數(shù)字化，對檔案數(shù)據(jù)分析和深加工不足。比如，公眾網(wǎng)略功能不齊全，致使公眾不能更好地進行檔案信息查詢。另外，還存在重視設(shè)備數(shù)量，忽視質(zhì)量問題，比如，忽視計算機設(shè)備型號不同、檔次不統(tǒng)一問題等等。在軟件系統(tǒng)開發(fā)方面，忽視軟件設(shè)置的數(shù)據(jù)類型和標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，使信息資源數(shù)據(jù)不能兼容和共建共享。

（三）信息安全風(fēng)險巨大

現(xiàn)實表明，由于網(wǎng)絡(luò)黑客等頻繁出現(xiàn)，當(dāng)下如何解決好檔案信息安全問題極為緊迫。比如，在云計算的環(huán)境下，檔案信息數(shù)據(jù)調(diào)用、數(shù)據(jù)丟失和泄密的可能性較大，檔案信息安全風(fēng)險劇增。在智城市建設(shè)大環(huán)境下，數(shù)據(jù)信息的泄露會影響到經(jīng)濟、社會政治、文化發(fā)展的各個層面發(fā)展，有的甚至可能會危及到國家安全。鑒于此，怎樣避免檔案信息泄露、丟失、人為破壞等等檔案信息安全問題尤為重要。

（四）缺乏高端復(fù)合型專業(yè)人才

現(xiàn)階段，多數(shù)檔案館都缺乏高端復(fù)合型專業(yè)人才，這也是一個共性問題。調(diào)查表明，在實際工作中，有許多檔案部門人員專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力偏低，專業(yè)人才相當(dāng)匱乏，從業(yè)人員既缺乏專業(yè)管理知識和信息處理能力，也缺乏把新一代信息技術(shù)應(yīng)用能力，大多數(shù)工作人員只會從事傳統(tǒng)的檔案分卷、整理、裝訂、歸檔等具體工作，對于新技術(shù)感到漠然。對于檔案工作，往往使用老辦法、老套路、傳統(tǒng)技術(shù)，這樣勢必會影響了檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新發(fā)展。

（五）政府資金投入嚴重不足

檔案管理信息化建設(shè)過程中，必然存在資金投入問題，比如，設(shè)備維護、軟件和硬件的投入、后期維護與更新等方面的投入，如果缺乏資金的投入就會成為“無源之水，無本之木”。因為，在智慧城市建設(shè)和檔案管理智慧化、信息化建設(shè)過程中，資金支持力度不夠、投入不足等一直都是桎梏智慧城市建設(shè)和檔案管理信息化建設(shè)健康發(fā)展的重要因素之一。實踐過程中，資金不足或建設(shè)資金不到位，使檔案管理信息化建設(shè)建設(shè)處于困頓和停滯的局面。

三、智慧城市建設(shè)環(huán)境下檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展對策

（一）切實強化頂層高端設(shè)計

無論是城市建設(shè)還是檔案信息化建設(shè)都離不開設(shè)計方案，尤其是高端頂層設(shè)計更為重要。在智慧城市建設(shè)的大背景下，檔案管理信息化建設(shè)的綜合規(guī)劃、高端設(shè)計、施工建設(shè)、執(zhí)行能力、績效評估等方面缺一不可，尤其是高端設(shè)計方案更為重要。各級各類檔案部門應(yīng)從檔案管理信息化建設(shè)的各個層次，明確檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展的目標(biāo)，深化頂層設(shè)計，全方位規(guī)劃、科學(xué)協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌管理、扎實推進檔案管理信息化建設(shè)工作。同時，建立科學(xué)合理的項目小組考評體系，這樣有利于對檔案管理信息化建設(shè)的工作進行監(jiān)督和管理。

（二）加強和完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是一座城市發(fā)展的首要任務(wù)，也是前提和保障。檔案管理信息化發(fā)展過程中，檔案部門加快進行內(nèi)網(wǎng)建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展的根本問題，實現(xiàn)信息資源共享，加強部門之間的數(shù)據(jù)共享，有利于檔案數(shù)據(jù)更好地實現(xiàn)利用價值和服務(wù)水平提升。加強合作，提高檔案部門的服務(wù)功能，檔案部門要積極拓展網(wǎng)站特色服務(wù)功能，達到查詢快捷自如，對同一型號的設(shè)備使用信手拈來。實踐中，在硬件設(shè)施方面，完善的檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)有利于檔案數(shù)據(jù)的共享和傳輸；軟件系統(tǒng)方面，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案數(shù)據(jù)卡，改進服務(wù)模式，更好地為用戶提供檔案信息資源的共享利用。

（三）全力搞好檔案信息資源體系建設(shè)

搞好檔案信息資源體系建設(shè)作用重大。區(qū)域內(nèi)廣泛征集、動態(tài)監(jiān)控、互聯(lián)共享各類檔案信息資源，并對這些資源進行感知、分析、集成極為必要。做到這些，便能最大限度地滿足公眾及城市管理對檔案信息的實際需求。利用信息技術(shù)建立檔案信息共享平臺，加強檔案部門之間的互相合作，全力搞好檔案信息資源體系建設(shè)就能來獲取其所需要的各類檔案信息資源，真正形成無縫連接，大大提高檔案信息的利用率，實現(xiàn)檔案信息與社會信息高效共存。

（四）加強信息安全防護體系建設(shè)

檔案信息安全方面無小事。對于檔案管理、檔案使用安全以及檔案風(fēng)險問題，都是當(dāng)下智慧城市建設(shè)環(huán)境下應(yīng)當(dāng)高度注重的事情，這對于加強信息安全防護體系有著不可忽視的作用，必須把技術(shù)支撐作為考量重點，通過相關(guān)技術(shù)確保檔案信息的整體安全和有效防護。因此，在具體實踐路徑上，檔案館及檔案相關(guān)部門通過采用新一代信息技術(shù)，如應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)、云計算及大數(shù)據(jù)等新技術(shù)，全方位、全時空監(jiān)控檔案信息和數(shù)據(jù)從記錄、存儲、查詢等全程追溯，精準(zhǔn)識別檔案整體信息內(nèi)容，建立健全一整套嚴格的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，促使其強化管理意識，規(guī)范操作流程，實現(xiàn)檔案信息安全管理的健康化、良序化運行，使之從整體上確保檔案信息的安全防護，降低風(fēng)險指數(shù)，為更好地保護檔案信息做好安全性和技術(shù)性的保障。

（五）建設(shè)多層次人才流動體系

現(xiàn)代社會是智慧化、信息化的社會，對人才的需求是十分強烈的，尤其是那種復(fù)合型人才，更是當(dāng)前社會所渴望需求的。因此，在構(gòu)建檔案管理信息化建設(shè)路徑上，應(yīng)當(dāng)建設(shè)多層次、多元化人才流動體系，尤其是加強對復(fù)合型人才的培養(yǎng)力度，促使檔案管理人員能夠努力提升自身技能和業(yè)務(wù)水平，掌握一定實踐經(jīng)驗，更好地應(yīng)用檔案信息管理工作。同時，還應(yīng)當(dāng)加強對從事檔案管理工作的人員進行定期和不定期的培訓(xùn)，健全專業(yè)化高級檔案管理信息化建設(shè)管理人才的考核標(biāo)準(zhǔn)，督促從事檔案管理工作的人員不斷加強學(xué)習(xí)，增強自身信息化素養(yǎng)和創(chuàng)新意識培育，甚至還打破傳統(tǒng)人才流動限制，設(shè)置關(guān)于人才流動的綠色通道，吸引更多高級專業(yè)人才，投身到檔案管理信息化建設(shè)進程中，為現(xiàn)代化的檔案管理注入新鮮血液和活力。

（六）加大政府資金投入力度

在智慧化建設(shè)背景下，政府應(yīng)當(dāng)強化自身服務(wù)意識，加大對檔案管理信息化建設(shè)的資金投入力度，確保檔案信息建設(shè)能夠呈現(xiàn)正態(tài)運行，全方位地提升檔案管理工作水平。同時，強化政府的公信度，充分發(fā)揮政府職能，確保檔案管理建設(shè)的安全性，從而更好地推進檔案管理工作進展。在具體實踐中，積極采用相應(yīng)對策，將檔案管理信息化建設(shè)基礎(chǔ)建設(shè)、維護費用以及應(yīng)用進行服務(wù)外包或合作開發(fā)，努力強化其硬件建設(shè)。同時，還要加強軟件開發(fā)，充分利用現(xiàn)有技術(shù)水平，強化對其不斷更新，打造檔案管理軟件的新版本，努力地為檔案管理工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，促使檔案信息建設(shè)充分發(fā)揮效用。

〔參 考 文 獻〕

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〔2〕王娜.檔案管理的信息化技術(shù)創(chuàng)新〔J〕.黑龍江科學(xué)，2018，（10）.

〔3〕葉生葳.關(guān)于加強檔案管理信息化建設(shè)的幾點思考〔J〕.辦公室業(yè)務(wù)，2018，（03）.

〔4〕吳麗麗.大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的變革與創(chuàng)新〔J〕.環(huán)渤海經(jīng)濟瞭望，2018，（01）.

〔5〕張彬.人事檔案管理信息化建設(shè)的問題與對策〔J〕.蘭臺內(nèi)外，2018，（03）.

〔責(zé)任編輯：譚 蕊〕