大數(shù)據(jù)時代下電子信息化檔案管理初探

林青

摘 要：在大數(shù)據(jù)技術(shù)時代下，電子信息化檔案管理已經(jīng)充分應(yīng)用實踐，但在當(dāng)前發(fā)展現(xiàn)狀上，仍有許多亟待解決的問題，比如檔案管理技術(shù)水平不佳、相應(yīng)軟硬件設(shè)施較差、檔案管理從業(yè)人員素質(zhì)參差不齊及現(xiàn)代電子信息化管理理念相對落后等問題。本文立足大數(shù)據(jù)時代背景下，提出對電子信息化檔案管理的初探研究，分析當(dāng)前現(xiàn)狀的成因，并提出相應(yīng)的解決措施，以期能夠助力電子信息化檔案管理工作快速發(fā)展，促使當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作能夠奮力邁上一個嶄新臺階。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；電子信息化檔案；管理

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1009 — 2234（2018）07 — 0162 — 03

大數(shù)據(jù)時代的到來，使得人們傳統(tǒng)生活和工作模式已然發(fā)生了重大變化，尤其是云計算、大數(shù)據(jù)技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各個行業(yè)和領(lǐng)域，使得各個行業(yè)和領(lǐng)域都在面臨著對自身龐雜的數(shù)據(jù)進行有效梳理，檔案管理工作也不例外，也在面臨著大數(shù)據(jù)時代下的新挑戰(zhàn)，能否積極應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代變化，搶先在新一輪技術(shù)革命風(fēng)潮中改變自身，儼然成為當(dāng)下電子信息化管理工作必須面對的緊迫情形，促使自身改變傳統(tǒng)落后的應(yīng)用手段，積極適用新理念、新技術(shù)，使之更好地拓展新的發(fā)展空間和應(yīng)對新的發(fā)展機遇。

當(dāng)前，對大數(shù)據(jù)的定義有著眾多說法，比較權(quán)威的是全球?qū)I(yè)數(shù)據(jù)機構(gòu)麥肯錫給出的定義，他認為大數(shù)據(jù)是指“大小超出了傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫軟件工具的抓取、存儲、管理和分析能力的數(shù)據(jù)群?！睆倪@一定義中可以看出，麥肯錫首次將大數(shù)據(jù)定義為一種大規(guī)模的數(shù)據(jù)集合。利用大數(shù)據(jù)來管理檔案，一方面能夠有效縮短檔案信息的查詢時間，促使檔案管理與服務(wù)更加方便、快捷、準確；另一方面也強化檔案信息的數(shù)字存儲形式，不斷發(fā)展和完善智能化數(shù)字存儲，使之有效降低數(shù)據(jù)信息保管的成本，強化保管與維護檔案信息的安全力度。

一、我國電子信息化檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

縱觀當(dāng)前我國電子信息化檔案管理工作的現(xiàn)狀，最為突出的問題表現(xiàn)在檔案管理技術(shù)、硬件設(shè)施、從業(yè)人員、管理觀念等方面，下面進行詳細展開來講。

（一）檔案管理技術(shù)和硬件設(shè)施較差。

在大數(shù)據(jù)時代下，現(xiàn)代檔案管理工作離不開電子化、信息化的支撐，要想做好電子信息化檔案管理工作，首先必須要有硬件設(shè)備和相關(guān)技術(shù)的投入，通過對基礎(chǔ)要素的投入，才能適應(yīng)當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代下的快速發(fā)展。當(dāng)前有很多單位都有自身的電子信息化檔案系統(tǒng)，但從投入和應(yīng)用程度來看，部分地區(qū)對于電子信息化檔案管理工作的投入程度不夠，主要表現(xiàn)在硬件環(huán)境設(shè)施不夠齊全、相關(guān)技術(shù)手段較為落后，因而很難適應(yīng)當(dāng)前經(jīng)濟社會發(fā)展的需求，致使在當(dāng)前數(shù)據(jù)信息龐雜的情況下，造成檔案信息未能準確完成記錄、存貯、管理等一系列動態(tài)過程，使之從根本上提高電子信息化檔案管理水平，提高檔案管理整體工作效率，努力健全現(xiàn)代電子信息化管理工作機制。

（二）檔案管理從業(yè)人員素質(zhì)水平參差不齊

在新時代下，技術(shù)人才是支撐各項建設(shè)的中堅力量，可以這樣說，人才是維序整個經(jīng)濟社會活動的實踐者、操作者，可我國檔案管理工作人才隊伍中卻缺乏大量懂得擁有現(xiàn)代檔案管理技術(shù)與計算機技術(shù)相配套的復(fù)合型人才。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)逐漸被計算機化所取代，傳統(tǒng)手寫檔案正在向電子信息化檔案轉(zhuǎn)變，這就要求從事檔案管理工作人員不僅要掌握專業(yè)檔案管理知識，還要能熟練操作計算機，熟練應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)、云計算等新技術(shù)。從實踐過程來看，檔案館工作中普遍存在著工作人員在素質(zhì)、技能等方面匱乏的問題，主要原因在于很多從事檔案管理工作的人員大多文化水平層次較低，根本無法掌握現(xiàn)代社會所要求的專業(yè)知識，甚至在技能操作方面也很難掌握，對電子信息化檔案管理工作的了解程度不深。

此外，很多新鮮事物對于年齡結(jié)構(gòu)偏大的同志適用起來較為困難，很多單位工作人員在從事電子信息化檔案管理工作過程中，未能及時全面接受新鮮知識和技能，最突出的問題在于對計算機的應(yīng)用能力較弱，致使不利于電子信息化檔案管理工作進展。比如，在人事檔案管理工作方面，現(xiàn)行檔案管理大都采用傳統(tǒng)手寫記錄的方法和模式，利用計算機設(shè)備去應(yīng)用大數(shù)據(jù)模式來管理人事檔案的程度、水平較低，無法適應(yīng)新時代現(xiàn)代檔案管理工作。與此同時，嚴重的人才流失也導(dǎo)致當(dāng)前檔案管理工作效率緩慢和質(zhì)量下降，不利于電子信息化檔案管理日常工作進展，不能及時快速歸納和處理檔案管理工作，致使檔案材料存在一定程度的漏洞。

（三）檔案管理工作理念相對落后

檔案管理工作對當(dāng)前各個行業(yè)和領(lǐng)域都發(fā)揮著重要作用，通過記錄相關(guān)信息，確保與之能夠有跡可查相關(guān)內(nèi)容。隨著新時代的到來，傳統(tǒng)檔案管理工作已經(jīng)不能勝任當(dāng)前發(fā)展需求，需要匹配跟高層面的智能化、信息化的檔案管理，這樣才能幫助檔案管理工作人員減少查詢資料或信息的時間，全面提高相應(yīng)工作效率。在實踐工作進程中，從事檔案管理工作的人員應(yīng)當(dāng)樹立相應(yīng)理念，尤其是檔案管理工作理念，這樣有助于直接影響檔案管理工作的整體質(zhì)量。但在現(xiàn)階段發(fā)展來看，從事相應(yīng)檔案管理工作人員尚未意識到檔案管理工作的重要性，甚至在一定程度上對檔案管理工作理念存有某種思維誤區(qū)，認為檔案管理工作僅僅就是對檔案材料的收集、整理以及最后的歸納等流程性工作，沒有認識到檔案管理工作所具有的真正價值，致使對檔案管理工作缺乏正確的認知，造成工作當(dāng)中錯誤頻出，相關(guān)措施得不到有效保障，無法完整保障檔案的安全性和準確性，甚至?xí)罄m(xù)工作的展開帶來一定的不良影響，因而使得自身難以滿足現(xiàn)代經(jīng)濟社會對檔案管理工作的實際需求。

（四）尚未健全檔案管理工作制度

無論各行各業(yè)都需要一定的制度來保障，作為檔案管理工作也一樣，需要一定的職務(wù)作為其工作的約束，這樣，才能更好地發(fā)揮檔案管理工作的實際效用。當(dāng)前，在我國部分行業(yè)或領(lǐng)域中，尚未建立健全相應(yīng)的檔案管理工作制度，致使在實際操作過程中，從事檔案管理工作人員頻繁出錯，不僅影響了工作的整體效率、服務(wù)水平低下，而且造成對檔案資料收集和整理的不規(guī)范、不重視。比較明顯的是很多從事檔案管理工作人員都是根據(jù)前人的經(jīng)驗或是自己總結(jié)的理論進行管理檔案，對管理檔案的程序問題并不受到相應(yīng)重視，致使總是出現(xiàn)檔案材料丟失或是檔案信息缺少的現(xiàn)狀。此外，在對檔案做出評估的過程中，由于未能形成一整套合理規(guī)范的評估體系，致使在利用電子化、數(shù)字化手段上對檔案信息缺乏一定的工作經(jīng)驗，很大程度上降低了對檔案材料或信息的使用價值，甚至未能很好地將檔案價值重視起來，因而缺乏一定的科學(xué)性和規(guī)范性。

二、大數(shù)據(jù)時代下電子信息化檔案管理路徑探索

針對當(dāng)前我國檔案管理工作實踐中存在著諸多問題，無論是顯性問題，還是隱形問題，在下一步工作實踐中，都應(yīng)從源頭上轉(zhuǎn)變我國檔案管理工作人員的思想觀念，強化管理人員的綜合素質(zhì)，建立相應(yīng)人員考核制度等方法，培養(yǎng)建立大數(shù)據(jù)時代高水準的檔案管理員隊伍。同時，在提高檔案管理工作質(zhì)量上，應(yīng)當(dāng)完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立大數(shù)據(jù)資源信息平臺，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息資源共享，維護檔案電子信息安全，預(yù)防檔案電子信息的泄露，加強數(shù)字化檔案電子信息資源安全保障體系的建設(shè)等方面發(fā)力，全面提升檔案管理科學(xué)化水平，更好地發(fā)揮檔案管理工作的的實際作用。

（一）提升檔案管理工作人員的素養(yǎng)

從現(xiàn)階段發(fā)展來看，檔案管理工作效率的高低主要取決于從業(yè)人員的素養(yǎng)，良好的職業(yè)素養(yǎng)對檔案管理工作有著積極作用，尤其是對于當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已然不能適應(yīng)當(dāng)今時代的發(fā)展要求。所以，應(yīng)當(dāng)不斷提高檔案管理人員的素養(yǎng)，使其能夠積極應(yīng)對當(dāng)前發(fā)展形式，以此更好地推進大數(shù)據(jù)時代下電子信息化檔案管理工作，促使我國現(xiàn)代化檔案管理工作實現(xiàn)良序、健康、可持續(xù)地運行和發(fā)展。

1.積極應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展要求

現(xiàn)階段，從事檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展要求，不斷更新自己的知識和技術(shù)水平，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作思路，推進電子信息化檔案管理技術(shù)應(yīng)用。同時，在此基礎(chǔ)上，檔案館應(yīng)當(dāng)定期舉行檔案管理人員培訓(xùn)，普及大數(shù)據(jù)技術(shù)，及時更新檔案管理方面的理論，全方位地提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平，強化檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，使之建立健全大數(shù)據(jù)時代下的高素質(zhì)、高水平的檔案管理人員隊伍。

2.建立雙向人才引進與合作機制

人才是當(dāng)下發(fā)展階段中各行業(yè)或領(lǐng)域必爭的關(guān)鍵要素，積極引進專業(yè)技術(shù)人才有助于發(fā)展大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理工作，促進現(xiàn)代信息社會與檔案管理有機結(jié)合，實現(xiàn)檔案信息得到全方位的分析、利用和預(yù)測。同時，在某些專業(yè)設(shè)備和技術(shù)上，單靠自身發(fā)展是無法完成現(xiàn)有工作的，有些技術(shù)涉及一定專業(yè)的技術(shù)，在這樣的問題上，應(yīng)當(dāng)加強檔案管理部門與相關(guān)高校研究人才之間的相互交流、良性互動，通過技術(shù)指導(dǎo)、合作開發(fā)、資源共享，建立長期有效的合作計劃，使之從根本上更好地推進電子信息化檔案管理工作進程。

3.健全檔案人事考核機制

健全檔案人事考核機制，是為了更好地對檔案管理人員進行有效約束，使之從專業(yè)角度定性工作人員的工作態(tài)度，更好地督促從業(yè)人員樹立危機意識，全力推進工作人員自覺主動、接受應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，使之全面提升工作人員的業(yè)績和成效，提高自身的綜合素養(yǎng)。

（二）完善檔案管理大數(shù)據(jù)平臺建設(shè)

現(xiàn)代社會是信息化、數(shù)字化、智能化時代，構(gòu)建大數(shù)據(jù)平臺，對于全面實施電子信息化檔案資源有著積極作用，通過借助大數(shù)據(jù)先進技術(shù)和理念，搭建資源共享平臺，健全人才引進與合作雙向機制，不僅能夠強化檔案管理硬件方面的使用程度，推進大數(shù)據(jù)存儲和數(shù)字化掃描的精確輸入與輸出，而且也能促進現(xiàn)代化大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，加大對文檔管理、人事檔案、事件內(nèi)容等方面的投入，使之更加容易通過系統(tǒng)程序進行檢索和查找，有利于檔案管理工作人員的方便使用，更好地整理和記錄海量的數(shù)據(jù)，并進行有效地存儲和分析。

1.緊密聯(lián)結(jié)各地檔案館之間開放合作

大數(shù)據(jù)時代下，電子信息化檔案管理是建立在一定合作共享平臺上的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，集合了檔案材料與信息的采集、存儲、利用等多功能于一體的軟硬件集合體，是現(xiàn)代社會發(fā)展的最新成果，也更能推進檔案資源的整合與共享，全力打造大數(shù)據(jù)時代下電子信息化檔案的安全性與功能性。在這樣的基礎(chǔ)背景下，電子信息化檔案管理應(yīng)當(dāng)打破地域限制或行業(yè)規(guī)定，搭建各地檔案館資源與信息共享平臺，解除原有單一的“信息荒漠化”或“信息孤島化”的存在現(xiàn)狀，緊密聯(lián)結(jié)各地檔案館之間開放合作，更好地推進我國檔案管理工作的整體進展，發(fā)揮和實現(xiàn)更大范圍、更大程度、更大層面的資源共享與使用效率。

2.建立大數(shù)據(jù)在線查詢平臺

現(xiàn)代社會更多體現(xiàn)著方便性與快捷性，這對于各個行業(yè)和領(lǐng)域來說必然要進行相應(yīng)的大改革和大變革，傳統(tǒng)檔案管理工作也不例外，因此，應(yīng)當(dāng)加強檔案管理數(shù)字化工作進展，編寫相應(yīng)檔案程序和軟件，滿足公眾對電子信息化檔案的需求，促使公眾能夠通過檔案網(wǎng)站或手機在線查詢平臺，及時、快速、有效地瀏覽和查詢館藏資源和信息，更好地推進電子信息化方案館藏在線平臺的使用程度，使其能夠充分發(fā)揮自身貢獻、更好地服務(wù)大眾，適應(yīng)數(shù)字化時代進程的訴求。

（三）建立“用戶需求”為導(dǎo)向的檔案服務(wù)理念

現(xiàn)代社會的飛速發(fā)展，使得公眾的需求量增大，那種以“館藏中心”為導(dǎo)向的傳統(tǒng)服務(wù)模式已然不能更好地使用當(dāng)前社會發(fā)展，公眾對于服務(wù)的追求，更加注重個性化、高效化和便捷化，對于檔案信息來講也不得不緊跟時代潮流，不斷更新發(fā)展理念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)“館藏中心”模式，建立“用戶需求”為導(dǎo)向的現(xiàn)代檔案服務(wù)理念，更多關(guān)注公眾的需求，把檔案網(wǎng)站導(dǎo)航、查詢、索引等人性化服務(wù)作為檔案管理工作的落腳點，有效提升廣大用戶方便、快捷使用地服務(wù)，更好地把提高公眾使用檔案資源的滿意程度做好自身工作衡量的標準。

1.建立健全檔案網(wǎng)站的功能

檔案網(wǎng)站是公眾查找檔案信息的平臺，也是檔案管理工作的重要“門戶”，發(fā)揮著巨大的功效和作用，不僅能夠推介宣傳檔案館的整體實力，也能強化與公眾之間的深度交流，實現(xiàn)公眾能夠方便進行遠程查詢服務(wù)。因此，建立健全檔案網(wǎng)站功能，能夠利用大數(shù)據(jù)技術(shù)支撐檔案網(wǎng)站豐富的資源，有效進行整合和拆分各項館藏內(nèi)容，塑造檔案網(wǎng)站界面的新形象。同時，還可以及時推陳出新，根據(jù)公眾的需求及時作出調(diào)整，無論是網(wǎng)站界面還是檔案內(nèi)容，都可以在這個平臺上進行快速更新，吸引更多的公眾進行關(guān)注，及時了解、查詢檔案通告，強化檔案館的民生建設(shè)，增強檔案館與公眾的互動關(guān)系。

2.提高檔案服務(wù)匹配公眾需求的程度

檔案館的存在就是為了社會發(fā)展，傳承歷史記載，它的受眾群體一定是廣大公眾。因此，檔案館應(yīng)當(dāng)從自身建設(shè)出發(fā)，提高檔案服務(wù)與公眾需求的匹配力度，建立多元化的在線服務(wù)平臺，及時了解公眾所思所想，方便與公眾進行咨詢和交流，強化與公眾的互動程度，促進檔案館大力推進民生工作建設(shè)進程，使公眾能夠真正滿意當(dāng)前的檔案管理工作。

（四）完善電子信息化檔案管理的安全性

現(xiàn)實社會是網(wǎng)絡(luò)時代，那么必然會伴生與電腦安全相關(guān)的信息泄露、數(shù)據(jù)容災(zāi)、病毒植入等涉及網(wǎng)絡(luò)安全的問題，尤其是在大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用下，電腦、手機等硬件與各類APP等軟件構(gòu)成了大數(shù)據(jù)資源的整合與收集，這些在一定程度上面臨著不同程度的黑客攻擊或是信息泄密等安全問題。因此，現(xiàn)代檔案館應(yīng)當(dāng)運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，及時有效處理這些涉及安全隱患的問題，這就需要完善電子信息化檔案管理的安全性問題，通過數(shù)字簽名和設(shè)置防火墻技術(shù)，甚至可以在后臺建立一套備用程序，當(dāng)出現(xiàn)安全問題時啟動“異地容災(zāi)”程序，從根本上有效杜絕檔案管理的不安全因素，更好地為公眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，打造現(xiàn)代電子信息化檔案管理，實現(xiàn)檔案資源與數(shù)據(jù)的可靠性和可安全性保障。

〔參 考 文 獻〕

〔1〕張麗麗.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索與思考〔J〕.人力資源管理.2018，（03）.

〔2〕李曉輝.信息化背景下檔案管理改革初探〔J〕.信息記錄材料.2018，（03）.

〔3〕楊永久.大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式變化研究〔J〕.中國管理信息化.2018，（01）.

〔4〕蔡穎俊.大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作〔J〕.機電兵船檔案.2018，（02）.

〔5〕許秀娟.大數(shù)據(jù)對檔案管理工作的影響與對策〔J〕. 辦公室業(yè)務(wù).2018，（08）.

〔6〕杜淑霞.大數(shù)據(jù)視野下檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變〔J〕.才智.2018，（15）.

〔責(zé)任編輯：譚 蕊〕