細化企事業(yè)單位人事檔案管理，促進檔案資源整合

陳旻

摘 要：在高校檔案資源里，人事檔案是重要構成。隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，人事檔案管理工作面臨諸多挑戰(zhàn)。如對人事檔案重視不足，信息化管理手段滯后，服務意識不強等。為此，加強人事檔案資源整合，提升人事檔案服務效能就顯得尤為迫切。

關鍵詞：高校；人事檔案；資源整合

人事檔案是高校檔案資源集群中的重要部分，在新的高校管理背景下，人事檔案管理不可避免地受到諸多挑戰(zhàn)。長期以來，人事檔案管理處于封閉性、地域性狀態(tài)，檔案管理效率低，檔案資源整合力度不夠，尤其是在現(xiàn)代通訊、自動化、軟件技術等背景下，人事檔案資源整合成為重要趨向。因此，立足高校人事檔案實際，著力從人事檔案信息資源共享、整合、利用上，改變封閉、分散、孤立局面，才能提升人事檔案管理效率。

一、當前高校人事檔案管理及整合現(xiàn)狀

高校人事檔案管理多處于封閉保守狀態(tài)，更缺失檔案資源整合與開發(fā)意識，降低了人事檔案管理效能的發(fā)展?，F(xiàn)階段，其問題表現(xiàn)在三方面：一是對人事檔案資源整合人事不夠。在很多院校，人事檔案從屬于其他檔案資源，僅被作為一項輔助性工作。由于在管理上缺乏重視，使得人事檔案資源整合問題較多。如數(shù)字化程度相對較低，人事檔案信息管理分散，人事檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定，制度不完善，特別是多為年齡偏大，非檔案類專業(yè)方向的人員管理，制約了人事檔案管理的規(guī)范化。二是對人事檔案資源開發(fā)意識不強。人事檔案資源整合與開發(fā)，需要從人事檔案資源收集、整理、編研、管理等方面進行協(xié)同推進，而當下很多高校，人事檔案設施設備落后，還有些高校人事檔案仍以紙質文件為主，尚未進行信息數(shù)據錄入，也未建立人事檔案信息數(shù)據庫，這些都制約了人事檔案整合效能的發(fā)揮。三是對人事檔案整合意識不足。事實上，在高校人事檔案管理與整合上，封閉化、分散化管理是突出難題，難以實現(xiàn)人事檔案信息化整合，也無法更好地滿足人事檔案服務需要。如一些院校因經費不足，對人事檔案管理仍停留于傳統(tǒng)管理模式；人事檔案管理人員自身缺乏服務意識，無法推動人事檔案整合與開發(fā)利用。

二、推進高校人事檔案資源整合管理的對策

人事檔案資源的整合與開發(fā)是化解檔案信息封閉、分散，提升人事檔案管理效率的重要途徑。如何整合？如何優(yōu)化管理？主要從以下幾個方面來推進。

1.轉變觀念，重視人事檔案整合管理

在高校檔案資源里，人事檔案占據重要地位。但在人事檔案管理中，問題多，管理效率低下。加強對人事檔案信息資源的整合，提高檔案管理整合意識，必然需要重視人事檔案管理，引入現(xiàn)代信息化技術，實現(xiàn)人事檔案信息的高效整合與利用。解放思想，人事檔案管理人員要認識到檔案整合的價值和意義，要走出“重保管、輕開發(fā)”窠臼，在提升“檔案機密化”管理水平上，應該創(chuàng)新現(xiàn)行管理機制，打破多頭、分散管理局面，構建人事檔案信息化、資源化體系，提升人事檔案的共享水平和服務效能。同時，人事檔案管理者還要加強人力、物力、財力投入，特別是在人事檔案資源信息化、數(shù)據庫建設上，要加強人員配置，提升人事檔案管理人員的綜合業(yè)務水平，勝任并滿足人事檔案信息化管理要求。

2.依托信息化平臺，構建人事檔案整合管理機制

現(xiàn)代信息技術的更新與發(fā)展，對于高校人事檔案管理工作也提供發(fā)展契機。人事檔案信息及人事管理制度改革，必然需要借助于現(xiàn)代信息化平臺，提升人事檔案信息整合利用水平。具體而言，高校人事檔案部門要重視信息化建設工作，加強組織與協(xié)調，加快推進各項人事檔案信息的識別、檢索、分類管理；高校人事檔案管理部門要制定檔案信息整合制度，明確數(shù)字化人事檔案、聲像檔案、紙質檔案類型及規(guī)范化管理制度，明確各單位、各主體能夠共建互通、共享的人事檔案信息平臺，為人事檔案信息資源整合創(chuàng)造條件。同時，高校人事檔案資源整合管理，還要打破院校不同地區(qū)檔案信息分散化管理弊病，要從檔案信息共享、共用管理上，實現(xiàn)跨地域資源整合。

3.注重人事檔案資源整合技術運用，提高資源整合服務效能

人事檔案管理在信息化、檔案資源整合進程中，要積極引進現(xiàn)代信息技術，特別是數(shù)字化、數(shù)據庫技術等，促進人事檔案信息有效交流、共享、規(guī)范運行。考慮到高校人事檔案信息資源的豐富性、時間跨度大，一些檔案信息存在重復性，整合耗時長等實際，需要從檔案信息軟硬件開發(fā)與建設上，配置相應設備，更新和開發(fā)檔案信息資源數(shù)據庫系統(tǒng)。如購置高性能計算機、相機、掃描儀等設備，開發(fā)和引進先進的人事信息數(shù)據庫系統(tǒng)，全面實現(xiàn)高校人事檔案信息化體系，實現(xiàn)教職工、學生等統(tǒng)一化管理。人事檔案信息作為保密性資源，在進行資源整合與開發(fā)過程中，還要加強信息保密與安全管理。同時，提升人事檔案信息服務效能，需要從人事檔案信息資源整合利用入手，做好以下幾項工作：一是加強對人事檔案信息的收集、整理，構建規(guī)范化操作流程，提升人事檔案整合流程工作效率；二是建章立制，以信息化人事檔案資源整合為基礎，建立以用戶為中心的整合理念，提升人事檔案信息資源共享水平，發(fā)揮其在人才開發(fā)中的積極價值；三是注重人事檔案整合個性化建設，特別是針對人事檔案管理特殊性要求，要從檔案管理技術、檔案管理個性化需求分析入手，實現(xiàn)高校人事檔案分類管理。四是引進人事檔案管理優(yōu)秀人才，加強對人事檔案管理人員進行專業(yè)培訓，從挖掘人才優(yōu)勢，用好人才等方面，創(chuàng)新人事檔案服務模式。如可以滿足不同專業(yè)、不同職務等自定義檔案信息檢索；能夠實現(xiàn)跨地域人事檔案信息數(shù)據庫的整合，提高人事檔案管理在高校教育管理中的積極作用。

結語

高校人事檔案管理工作是高校檔案管理的重要內容，在新的形勢下，高校人事檔案資源整合與開發(fā)面臨發(fā)展機遇與挑戰(zhàn)，唯有從信息化建設上，優(yōu)化人事檔案資源結構，整合人事檔案信息數(shù)據庫，因校制宜，轉變理念，構建健全的高校人事檔案整合與管理開發(fā)機制，提升人事檔案信息整合水平，促進高校人力資源工作可持續(xù)發(fā)展。

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