淺談企業(yè)備用金管理多維度防范風(fēng)險之實(shí)踐

蔣晉

【摘 要】備用金管理是企業(yè)資金管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，但由于其涉及內(nèi)容與管理程序相對比較簡單，使之容易被忽視。在備用金日常管理中，由于備用金管理制度執(zhí)行不到位，常會出現(xiàn)超過規(guī)定期限多次催收未果、舊欠未還借新款、原借原還以及非正式職工借支備用金的情況，不僅會占用企業(yè)資金，甚至可能引發(fā)違法亂紀(jì)事件。作者基于多年財(cái)務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合企業(yè)備用金管理實(shí)際情況、存在的現(xiàn)實(shí)問題以及管理難點(diǎn)，以備用金風(fēng)險防范為落腳點(diǎn)，多維度地探索備用金管理的主要方法，不僅用于防范資金風(fēng)險，同時也有利于防范經(jīng)營風(fēng)險，供借鑒。

【關(guān)鍵詞】備用金管理；財(cái)務(wù)管理方法；風(fēng)險防范

企業(yè)備用金管理難度不大，相應(yīng)管理制度也比較健全完善，其管理風(fēng)險主要來源于企業(yè)對備用金管理制度理解不透徹、把關(guān)不嚴(yán)、執(zhí)行力不強(qiáng)，可能引發(fā)相關(guān)風(fēng)險。

一、落實(shí)借款身份管理，防范企業(yè)風(fēng)險

在備用金管理制度中，明確規(guī)定了企業(yè)備用金借款主體系職能部門或企業(yè)員工。但在實(shí)際工作中，通常僅有企業(yè)人力資源部才能掌握企業(yè)全部員工的準(zhǔn)確信息，而管理層及財(cái)務(wù)人員均難以掌握所有員工身份信息，這便在一定程度上影響到備用金借支的審批控制效果。因此，在備用金借支審批流程中，應(yīng)當(dāng)增加人力資源部審核崗，以保證對借款人身份的有效認(rèn)證。

備用金管理制度之所以需要明確備用金借款人身份，主要系由于企業(yè)管理制度或內(nèi)部控制制度對編外人員的約束力不強(qiáng)，可能出現(xiàn)備用金使用不當(dāng)、挪作他用和不能正常歸還，甚至出現(xiàn)壞賬而給企業(yè)造成損失等風(fēng)險。實(shí)際工作中，應(yīng)明確備用金借款部門負(fù)責(zé)人和人力資源部對備用金借款人的身份認(rèn)證職責(zé)。因此，在備用金審批流程中，應(yīng)當(dāng)配置部門負(fù)責(zé)人與人力資源部的審批崗，以保證流程與制度規(guī)定職能的匹配性，保證制度條款規(guī)定的管理職能落實(shí)到流程操作過程中。

二、精細(xì)化備用金借款額度控制，提高資金運(yùn)營效率

隨著企業(yè)管理日趨完善，備用金不合理占用事件越來越少；但隨著企業(yè)發(fā)展與經(jīng)營規(guī)模擴(kuò)張，備用金使用范圍與頻次也會相應(yīng)增加。因此，從長遠(yuǎn)規(guī)范考慮，企業(yè)應(yīng)推行精細(xì)化備用金額度控制。在我們的制度中，常會出現(xiàn)備用金借款不得超過3萬元或5萬元，這樣的規(guī)定太過于籠統(tǒng)，不能保證把備用金借支額度控制在一個合理且科學(xué)的區(qū)間范圍之內(nèi)，一定程度上會影響到資金運(yùn)營管理效果或增加備用金不合理占用。

備用金額度控制系備用金管理的缺點(diǎn)，其合理與否會影響到后續(xù)一系列的管理動作。立足于業(yè)務(wù)管理需要與長遠(yuǎn)考慮，企業(yè)業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)結(jié)合企業(yè)各類業(yè)務(wù)，結(jié)合實(shí)際管理與工作經(jīng)驗(yàn)，依據(jù)業(yè)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范和經(jīng)驗(yàn)判斷，密切聯(lián)系實(shí)際，建立區(qū)分不同類型業(yè)務(wù)且體現(xiàn)差異化管理的備用金借支區(qū)間控制額度，盡量保證其合理性和科學(xué)性，以達(dá)到從源頭壓降備用金管理風(fēng)險的目的。

在實(shí)際工作中，建立差別化的備用金借款控制額度，應(yīng)當(dāng)以業(yè)務(wù)部門為主、財(cái)務(wù)部門為輔，協(xié)同完成建設(shè)工作。在額度控制上，各部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部以及公司領(lǐng)導(dǎo)履行共同審核審批的管理職責(zé)。

三、強(qiáng)化備用金業(yè)務(wù)真實(shí)性管控，保證資金運(yùn)營安全

企業(yè)備用金無論用于哪一個方面，都應(yīng)當(dāng)遵循業(yè)務(wù)發(fā)生客觀真實(shí)原則。在備用金借支使用真實(shí)性保障上，主要依靠業(yè)務(wù)部門及管理層予以保證，而備用金使用部門或單位的負(fù)責(zé)人為首要控制責(zé)任人。

借支備用金審批依據(jù)為借款申請單，不同用途的備用金，其所需填制內(nèi)容不應(yīng)該完全相同。用于工程施工備用金，企業(yè)應(yīng)對其申請單從借款人、工程項(xiàng)目名稱、施工期限、參與人員、借款用途、借款期限、預(yù)支金額等進(jìn)行規(guī)范和控制；用于出差或辦理其他公務(wù)事項(xiàng)，應(yīng)由借款人依據(jù)其出差或公務(wù)事項(xiàng)的具體內(nèi)容，規(guī)范填制申請單。在實(shí)際工作中，備用金借支用于業(yè)務(wù)客觀真實(shí)性保證的控制節(jié)點(diǎn)分別為、申請單、審批人以及佐證附件材料。通常情況下，規(guī)范完整填制備用金借支申請單是基本保證，業(yè)務(wù)部門和管理層對其審核審批控制是一種權(quán)力約束。企業(yè)還可以考慮在申請單后附相關(guān)業(yè)務(wù)合同、協(xié)議及相關(guān)文件或單據(jù)等佐證資料以確保其真實(shí)性。

四、嚴(yán)控備用金原借原還，預(yù)防挪用資金風(fēng)險

企業(yè)備用金原借原還現(xiàn)象，從外在形式上看似乎并無不妥之處，但這種情況若不去嚴(yán)肅認(rèn)真對待，有可能引發(fā)比較嚴(yán)重的后果。備用金原借原還，可能由于不同原因造成：其一，企業(yè)備用金管理制度未作明確規(guī)定，可能導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部在前端借支備用金管理的隨意性，發(fā)生原借原還問題；其二，企業(yè)備用金管理制度明確規(guī)定，但在制度執(zhí)行過程中，沒有得到足夠重視，實(shí)際操作將費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)與備用金歸還業(yè)務(wù)強(qiáng)行分離開來，造成外在形式上的原借原還；其三，也是最嚴(yán)重的情況，企業(yè)借支備用金管控不當(dāng)，未能從備用金借支使用的客觀真實(shí)性上進(jìn)行把控，導(dǎo)致備用金被用于家庭資金周轉(zhuǎn)、投資或者購置其他私自物品等，而后在財(cái)務(wù)催促清理壓力下，被迫原借原還備用金。

原借原還備用金，內(nèi)在隱藏著公款私用風(fēng)險，而部分領(lǐng)導(dǎo)對這種情況未能足夠重視，甚至主觀認(rèn)為，能收回備用金總比不能收回要好。公款私用，超過法定期限，就可能構(gòu)成挪用公款或侵占資金，性質(zhì)比較嚴(yán)重，而很多員工對這些法律規(guī)定，并不清楚。所以，嚴(yán)格控制原借原還，不僅系企業(yè)備用金管理需要，也是保護(hù)企業(yè)職工之需。

五、實(shí)行備用金常態(tài)化管理，保障制度全面落地

實(shí)行備用金常態(tài)化管理，主要應(yīng)從制度健全性、流程執(zhí)行性和財(cái)務(wù)管理常態(tài)化三個方面進(jìn)行。制度健全性是管理標(biāo)桿，流程執(zhí)行性是效果體現(xiàn)，財(cái)務(wù)管理常態(tài)化是風(fēng)險控制的必要補(bǔ)充。

首先，無論是管理制度還是內(nèi)部控制制度，都是需要隨著外在環(huán)境和內(nèi)在要求的變化而不斷調(diào)整、完善和補(bǔ)充。企業(yè)備用金管理制度，也應(yīng)當(dāng)隨著外部檢查監(jiān)管力度的加大，以及企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)范圍擴(kuò)大、管理要求提升等情況，而不斷進(jìn)行建設(shè)完善。同時企業(yè)應(yīng)當(dāng)促進(jìn)制度條款約束精細(xì)化建設(shè)，以提高制度可操作性。

其次，要明確流程是管理的手段或方法。備用金管理制度明確的各部門及相關(guān)崗位的管理職能或職責(zé)分工，均要配置在備用金管理的相關(guān)控制流程節(jié)點(diǎn)上，若不能實(shí)現(xiàn)此功能，備用金管理效果會大打折扣。只有將制度規(guī)定和管理思想，合理配置到對應(yīng)的流程上，實(shí)現(xiàn)流程對備用金過程管控功能，才能體現(xiàn)制度控制與約束作用。

最后，制度的健全完善和流程的過程管控，一定程度上保證了備用金管理效果，但是，卻不能說百分百的保證，因此，財(cái)務(wù)部門需要發(fā)揮財(cái)務(wù)管理和監(jiān)督作用，對其產(chǎn)生或遺漏的一些負(fù)面效果予以補(bǔ)充。財(cái)務(wù)部門應(yīng)通過按月檢查和分析備用金情況，確保備用金未跨期超過一個月未歸還；通過對臨近一個月可能存在備用金跨期未能報(bào)銷歸還的借款人予以提醒；通過對已跨期一個月未能報(bào)銷歸還的情況，及時掌握情況，催促業(yè)務(wù)部門協(xié)同清理備用金欠款。

總而言之，備用金雖然是企業(yè)經(jīng)營管理過程中一個不起眼的環(huán)節(jié)，但由于涉及資金，其管理不善的風(fēng)險程度相當(dāng)高，應(yīng)當(dāng)引起企業(yè)的重視，尤其是財(cái)務(wù)部門與企業(yè)管理層。作者從實(shí)際出發(fā)，結(jié)合自身管理經(jīng)驗(yàn)，以存在的問題為起點(diǎn)，以風(fēng)險防范為導(dǎo)向，重點(diǎn)闡述備用金管理的重要方法及措施，以供財(cái)務(wù)同行借鑒應(yīng)用，促進(jìn)企業(yè)備用金管理日臻完善、管理效果逐步提升。