基于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人視角的教學(xué)研究項(xiàng)目管理模型研究

盧冰

摘 要：隨著國家和各級(jí)政府對(duì)科技創(chuàng)新支持力度的不斷加大，各大繼續(xù)教育機(jī)構(gòu)也越來越重視通過開展教學(xué)研究項(xiàng)目，提升自身的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，培養(yǎng)高水平師資隊(duì)伍。本文從項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的視角出發(fā)，把現(xiàn)代項(xiàng)目管理理論運(yùn)用到教學(xué)研究項(xiàng)目管理之中，將項(xiàng)目管理分解為啟動(dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控、收尾五大項(xiàng)目管理過程組，設(shè)計(jì)整體管理模型，探究每個(gè)過程組中項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的管理內(nèi)容及其成果，進(jìn)一步提升教學(xué)研究項(xiàng)目管理工作，有效推動(dòng)科技創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理；項(xiàng)目負(fù)責(zé)人；教學(xué)研究

中圖分類號(hào)：G726 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、引言

教學(xué)研究項(xiàng)目管理是提高效率的一種重要手段，在每個(gè)項(xiàng)目的有效管理中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的角色尤為關(guān)鍵。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是機(jī)構(gòu)戰(zhàn)略和科研團(tuán)隊(duì)之間的聯(lián)系紐帶，有責(zé)任滿足組織需求、項(xiàng)目任務(wù)需求、科研團(tuán)隊(duì)需求、個(gè)人需求。項(xiàng)目管理不好，很容易導(dǎo)致項(xiàng)目失控，引發(fā)項(xiàng)目延期、成本超支、質(zhì)量無法保證等后果。因此，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人如何規(guī)范管理教學(xué)研究項(xiàng)目，使項(xiàng)目涉及的人、財(cái)、物等資源得到最好的運(yùn)用，從而促進(jìn)項(xiàng)目的預(yù)期研究目標(biāo)得以按時(shí)實(shí)現(xiàn)，成為亟待解決的問題。

二、現(xiàn)代項(xiàng)目管理理論

項(xiàng)目管理是伴隨著技術(shù)進(jìn)步和項(xiàng)目的復(fù)雜化和大型化而逐漸形成的一門管理學(xué)科， 它強(qiáng)調(diào)按照項(xiàng)目的特點(diǎn)和規(guī)律， 綜合應(yīng)用理論和經(jīng)驗(yàn)知識(shí)， 在各種資源約束條件下尋找實(shí)現(xiàn)預(yù)定目標(biāo)最佳的組織安排和管理方法。所謂項(xiàng)目管理（Project Management），“就是以項(xiàng)目為對(duì)象的系統(tǒng)管理方法，通過一個(gè)臨時(shí)性的專門的柔性組織，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行高效率的計(jì)劃、組織、指導(dǎo)和控制，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全過程的動(dòng)態(tài)管理和項(xiàng)目目標(biāo)的綜合協(xié)調(diào)與優(yōu)化?！?/p>

教學(xué)研究項(xiàng)目管理符合現(xiàn)代項(xiàng)目管理的一般定義，都是一種具有計(jì)劃性的組織活動(dòng)，評(píng)價(jià)機(jī)制也具有相通性。因此，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可將現(xiàn)代項(xiàng)目管理理論，綜合運(yùn)用到教學(xué)研究項(xiàng)目管理的實(shí)踐探索中。

三、基于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人視角的教學(xué)研究項(xiàng)目管理

教學(xué)研究項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可采用過程管理的思想，結(jié)合項(xiàng)目自身特點(diǎn)進(jìn)行管理。本文從項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的視角，分別研究五大過程組的管理內(nèi)容以及項(xiàng)目成果，建立了整體管理模型（如圖1），對(duì)項(xiàng)目涉及的全部工作進(jìn)行全過程的綜合、動(dòng)態(tài)管理，有效完成項(xiàng)目總目標(biāo)，并使得資源利用達(dá)到最大化。

（一）項(xiàng)目啟動(dòng)管理

項(xiàng)目啟動(dòng)管理包含定義一個(gè)新項(xiàng)目或現(xiàn)有項(xiàng)目的一個(gè)新階段，授權(quán)開始該項(xiàng)目或階段的一組過程。在項(xiàng)目啟動(dòng)階段，教學(xué)研究項(xiàng)目負(fù)責(zé)人首先須識(shí)別項(xiàng)目干系人，即能影響項(xiàng)目決策、活動(dòng)或結(jié)果的個(gè)人、群體或組織，以及被項(xiàng)目決策、活動(dòng)或結(jié)果所影響的個(gè)人、群體或組織，并分析和記錄他們的相關(guān)信息，包括他們的利益、參與度、相互依賴、影響力以及對(duì)項(xiàng)目成功的潛在影響等。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)項(xiàng)目任務(wù)書啟動(dòng)項(xiàng)目。通過會(huì)議或者其他形式，讓干系人參與項(xiàng)目啟動(dòng)過程，建立對(duì)項(xiàng)目成功標(biāo)準(zhǔn)的共同理解，保證干系人的期望和項(xiàng)目目的的一致性。

（二）項(xiàng)目規(guī)劃管理

項(xiàng)目規(guī)劃管理包含明確項(xiàng)目范圍，定義和優(yōu)化目標(biāo)，為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)制定行動(dòng)方案的一組過程，確定戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)及行動(dòng)方案或路線。項(xiàng)目管理的主導(dǎo)思想是以計(jì)劃為核心，以進(jìn)度為主線。因此，在整個(gè)項(xiàng)目管理中，規(guī)劃過程管理是重中之重。作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人須利用一切可用資源，根據(jù)項(xiàng)目任務(wù)書，結(jié)合事業(yè)環(huán)境因素和組織過程資產(chǎn)做好項(xiàng)目管理計(jì)劃。首先創(chuàng)建三大分解結(jié)構(gòu)：工作分解結(jié)構(gòu)WBS（Work Breakdown Structure），賬戶分解結(jié)構(gòu)ABS（Account Breakdown Structure），組織分解結(jié)構(gòu)OBS（Organization Breakdown Structure），將項(xiàng)目的工作內(nèi)容、資源分配、責(zé)任分工確定下來。其次，進(jìn)行項(xiàng)目的進(jìn)度規(guī)劃管理，這兩步是規(guī)劃過程組中的核心過程，最后，根據(jù)具體情況進(jìn)行項(xiàng)目的質(zhì)量、溝通、人力、溝通、風(fēng)險(xiǎn)、采購和干系人的輔助過程管理。

1.三大分解結(jié)構(gòu)

在項(xiàng)目負(fù)責(zé)人收集完項(xiàng)目相關(guān)需求，定義完項(xiàng)目范圍后，須創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)（WBS），即把項(xiàng)目可交付成果和項(xiàng)目工作分解成較小的、更易于管理的工作包，對(duì)所要交付的內(nèi)容提供一個(gè)結(jié)構(gòu)化的視圖。WBS每向下分解一層，代表著對(duì)項(xiàng)目工作更詳細(xì)的定義。工作分解完成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人便可繪制項(xiàng)目組織圖即OBS，將任務(wù)分配到人。確保每個(gè)工作包都有明確負(fù)責(zé)人，確保全體項(xiàng)目成員都清楚地理解其角色和職責(zé)。同時(shí)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人還應(yīng)將每個(gè)工作包分配到一個(gè)控制賬戶，并根據(jù)“賬戶編碼”為工作包建立唯一標(biāo)識(shí)。這些標(biāo)識(shí)為進(jìn)行成本、進(jìn)度與資源信息的層級(jí)匯總提供了層級(jí)結(jié)構(gòu)。這些控制賬戶對(duì)應(yīng)的層級(jí)結(jié)構(gòu)即ABS?？刂瀑~戶是一個(gè)管理控制點(diǎn)，在該控制點(diǎn)上，把范圍、預(yù)算、決算和進(jìn)度加以整合，并與掙值相比較，以測(cè)量績(jī)效。三大分解結(jié)構(gòu)確定后，項(xiàng)目的職能、權(quán)限、責(zé)任也基本確定下來了。

2.進(jìn)度規(guī)劃

在項(xiàng)目的WBS完成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可根據(jù)項(xiàng)目的內(nèi)容，選用某些進(jìn)度規(guī)劃方法如關(guān)鍵路徑法（CPM）、關(guān)鍵鏈法（CCM）等，進(jìn)行定義活動(dòng)、排列活動(dòng)順序、估算活動(dòng)資源、估算活動(dòng)持續(xù)時(shí)間，結(jié)合用于創(chuàng)建進(jìn)度模型的進(jìn)度編織工具，編制項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃。經(jīng)批準(zhǔn)的最終進(jìn)度計(jì)劃將作為項(xiàng)目基準(zhǔn)，用來控制項(xiàng)目進(jìn)度。

3.其他規(guī)劃

除了上述的項(xiàng)目范圍、成本、人力、進(jìn)度的規(guī)劃，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人還應(yīng)進(jìn)行項(xiàng)目質(zhì)量、溝通、風(fēng)險(xiǎn)、采購以及干系人的規(guī)劃管理。在質(zhì)量規(guī)劃管理中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人須識(shí)別項(xiàng)目及其可交付成果的質(zhì)量要求或標(biāo)準(zhǔn)，并書面描述項(xiàng)目將如何證明符合質(zhì)量要求或標(biāo)準(zhǔn)。在溝通規(guī)劃管理中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人須根據(jù)干系人的信息需要和要求及組織的可用資產(chǎn)情況，制定合適的項(xiàng)目溝通方式和計(jì)劃，識(shí)別和記錄與干系人最有效率且最有效果的溝通方式。在風(fēng)險(xiǎn)規(guī)劃管理中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人須定義如何實(shí)施項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)；判斷哪些風(fēng)險(xiǎn)可能影響項(xiàng)目并記錄其特征；評(píng)估并綜合分析風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生概率和影響，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行優(yōu)先排序，從而為后續(xù)分析或行動(dòng)提供基礎(chǔ)；就已識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)對(duì)項(xiàng)目整體目標(biāo)的影響進(jìn)行定量分析；針對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)，制定提高機(jī)會(huì)、降低威脅的方案和措施等。在采購規(guī)劃管理中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人須記錄項(xiàng)目采購決策、明確采購方法、識(shí)別潛在賣方。在干系人規(guī)劃管理中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人須基于對(duì)干系人需要、利益及對(duì)項(xiàng)目成功的潛在影響的分析，制定合適的管理策略，以有效調(diào)動(dòng)干系人參與整個(gè)項(xiàng)目生命周期。

（三）項(xiàng)目執(zhí)行管理

項(xiàng)目執(zhí)行管理包含完成項(xiàng)目管理計(jì)劃中確定的工作，以滿足項(xiàng)目規(guī)范要求的一組過程。其核心過程是指導(dǎo)和管理項(xiàng)目執(zhí)行，另外還需要一些輔助過程，包括實(shí)施質(zhì)量保證，組建、建設(shè)和管理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，管理溝通，實(shí)施采購以及管理干系人參與。

1.指導(dǎo)和管理項(xiàng)目執(zhí)行

指導(dǎo)和管理項(xiàng)目工作是為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)而領(lǐng)導(dǎo)和執(zhí)行項(xiàng)目管理計(jì)劃中所確定的工作，并實(shí)施已批準(zhǔn)變更的過程，為項(xiàng)目工作提供全面管理。在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人須收集工作績(jī)效數(shù)據(jù)，并進(jìn)行適當(dāng)處理和溝通；同時(shí)還須對(duì)項(xiàng)目所有變更的影響進(jìn)行審查，并實(shí)施已批準(zhǔn)的變更，如采取糾正、預(yù)防措施或進(jìn)行缺陷補(bǔ)救。

2.實(shí)施質(zhì)量保證、團(tuán)隊(duì)建設(shè)和管理

在項(xiàng)目執(zhí)行階段，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需實(shí)施質(zhì)量保證，即審計(jì)質(zhì)量要求和質(zhì)量控制測(cè)量結(jié)果，確保采用合理的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和操作性定義，促進(jìn)項(xiàng)目質(zhì)量過程改進(jìn)。

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可通過必要的人際關(guān)系技能、培訓(xùn)、團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)、基本規(guī)則、集中辦公、認(rèn)可與獎(jiǎng)勵(lì)等手段進(jìn)行團(tuán)隊(duì)建設(shè)，改進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，增強(qiáng)人際技能，激勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員，提高整體項(xiàng)目績(jī)效。另外，可通過觀察和交談、項(xiàng)目績(jī)效評(píng)估、沖突管理、人際關(guān)系技能等手段影響團(tuán)隊(duì)行為，管理沖突、解決問題、并評(píng)估團(tuán)隊(duì)成員的績(jī)效。

3.管理溝通、管理干系人參與、實(shí)施采購

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可通過一定的溝通模型和方法等工具管理溝通，促進(jìn)項(xiàng)目干系人之間實(shí)現(xiàn)有效率且有效果的溝通。管理干系人參與是在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中，與干系人進(jìn)行溝通和協(xié)作，以滿足其需要與期望，解決實(shí)際出現(xiàn)的問題，并促進(jìn)干系人合理參與項(xiàng)目活動(dòng)的過程，把干系人的抵制降到最低，從而顯著提高項(xiàng)目成功的機(jī)會(huì)。實(shí)施采購是獲取賣方應(yīng)答、選擇賣方并授予合同的過程，通過達(dá)成協(xié)議，使內(nèi)部和外部干系人的期望協(xié)調(diào)一致。

（四）項(xiàng)目控制管理

項(xiàng)目控制管理包含跟蹤、審查和調(diào)整項(xiàng)目進(jìn)展與績(jī)效，識(shí)別必要的計(jì)劃變更并啟動(dòng)相應(yīng)變更的一組過程。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人須定期對(duì)項(xiàng)目績(jī)效進(jìn)行測(cè)量和分析，從而識(shí)別與項(xiàng)目管理計(jì)劃的偏差。項(xiàng)目控制管理的核心過程是監(jiān)控項(xiàng)目工作和實(shí)施整體變更控制，還包括確認(rèn)范圍、控制范圍、進(jìn)度、成本、質(zhì)量、溝通、風(fēng)險(xiǎn)、采購和干系人參與的輔助過程。

1.監(jiān)控項(xiàng)目工作、實(shí)施整體變更控制

在整個(gè)項(xiàng)目管理活動(dòng)中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人須始終監(jiān)控項(xiàng)目工作，跟蹤、審查和報(bào)告項(xiàng)目進(jìn)展，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理計(jì)劃中確定的績(jī)效目標(biāo)，同時(shí)讓干系人了解項(xiàng)目當(dāng)前狀態(tài)、已采取的步驟，以及對(duì)預(yù)算、進(jìn)度和范圍的預(yù)測(cè)。

實(shí)施整體變更控制過程貫穿項(xiàng)目始終，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)此負(fù)最終責(zé)任。在實(shí)施整體變更控制中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要審查所有變更請(qǐng)求，批準(zhǔn)變更，管理對(duì)可交付成果、組織過程資產(chǎn)、項(xiàng)目文件和項(xiàng)目管理計(jì)劃的變更，并對(duì)變更處理結(jié)果進(jìn)行溝通，通過否決或批準(zhǔn)變更，來確保只有經(jīng)過批準(zhǔn)的變更才能納入修改后的基準(zhǔn)中。

2.控制范圍、進(jìn)度、成本

在項(xiàng)目控制管理中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)控制好項(xiàng)目的范圍、進(jìn)度和成本，主要包括：1.在整個(gè)項(xiàng)目期間應(yīng)保持對(duì)范圍基準(zhǔn)的維護(hù)，采用偏差分析的手段，監(jiān)督項(xiàng)目和成果的范圍狀態(tài)，管理范圍基準(zhǔn)變更。2. 監(jiān)督項(xiàng)目活動(dòng)狀態(tài)，更新項(xiàng)目進(jìn)展，管理進(jìn)度基準(zhǔn)變更來控制項(xiàng)目進(jìn)度。3. 監(jiān)督項(xiàng)目狀態(tài)，以更新項(xiàng)目成本，管理成本基準(zhǔn)變更來控制項(xiàng)目成本，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)重點(diǎn)分析項(xiàng)目資金支出與相應(yīng)完成的實(shí)際工作之間的關(guān)系，有效成本控制的關(guān)鍵在于對(duì)經(jīng)批準(zhǔn)的成本基準(zhǔn)及其變更進(jìn)行管理。

3.控制質(zhì)量、溝通、風(fēng)險(xiǎn)

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人還須控制項(xiàng)目質(zhì)量、溝通及風(fēng)險(xiǎn)。主要包括：1.監(jiān)督并記錄質(zhì)量活動(dòng)執(zhí)行結(jié)果，以便評(píng)估績(jī)效，并推薦必要的變更。通過控制質(zhì)量可識(shí)別過程低效或產(chǎn)品質(zhì)量低劣的原因，采取相應(yīng)措施消除這些原因；同時(shí)確認(rèn)項(xiàng)目的可交付成果及工作滿足主要干系人的既定需求，足以進(jìn)行最終驗(yàn)收。2.通過溝通進(jìn)行監(jiān)督和控制，隨時(shí)確保所有溝通參與者之間的信息流動(dòng)的最優(yōu)化，以確保滿足項(xiàng)目干系人對(duì)信息的需求。3.在整個(gè)項(xiàng)目中實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)計(jì)劃、跟蹤已識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)、監(jiān)督殘余風(fēng)險(xiǎn)、識(shí)別新風(fēng)險(xiǎn)，以及評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)過程有效性，提高應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的效率，不斷優(yōu)化風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)。

4.控制采購、干系人參與

另外，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人須控制采購和干系人參與，主要包括：1.管理采購關(guān)系、監(jiān)督合同執(zhí)行情況，并根據(jù)需要實(shí)施變更和采取糾正措施，確保買賣雙方履行法律協(xié)議，滿足采購需求。2.全面監(jiān)督項(xiàng)目干系人之間的關(guān)系，調(diào)整策略和計(jì)劃，以調(diào)動(dòng)干系人參與。隨著項(xiàng)目進(jìn)展和環(huán)境變化，維系并提升干系人參與活動(dòng)的效率和效果。

（五）項(xiàng)目收尾管理

項(xiàng)目收尾管理包含完結(jié)所有項(xiàng)目管理過程的所有活動(dòng)，正式結(jié)束項(xiàng)目或階段或合同責(zé)任的一組過程，主要是為了總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，正式結(jié)束項(xiàng)目工作，為開展新工作而釋放組織資源。其中包含結(jié)束采購的過程，把合同和相關(guān)文件歸檔以備未來參考。在結(jié)束項(xiàng)目時(shí)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人須要審查以前各階段的收尾信息，確保所有項(xiàng)目工作都已完成，確保項(xiàng)目目標(biāo)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，獲得項(xiàng)目下達(dá)單位的驗(yàn)收。如果項(xiàng)目在完工前就提前終止，結(jié)束項(xiàng)目或階段過程還需制定程序，來調(diào)查和記錄提前終止的原因，為了實(shí)現(xiàn)上述目的，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)該邀請(qǐng)所有合適的干系人參與本過程。

近年來，在日益強(qiáng)調(diào)科技創(chuàng)新的背景下，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人引入現(xiàn)代項(xiàng)目管理理論和方法進(jìn)行科研項(xiàng)目的規(guī)范管理尤為必要。綜上，本文從項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的視角出發(fā)，對(duì)照教學(xué)研究項(xiàng)目管理的整體模型，將項(xiàng)目管理分解為五大項(xiàng)目管理過程組，設(shè)計(jì)整體管理模型，研究每個(gè)過程組中項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的管理內(nèi)容和形成的管理成果，在確定的時(shí)間范圍內(nèi)和有限的資源條件下，通過項(xiàng)目臨時(shí)組織運(yùn)行機(jī)制，對(duì)項(xiàng)目涉及的全部工作，如范圍、時(shí)間、成本、質(zhì)量、人力資源、溝通、風(fēng)險(xiǎn)、采購、干系人實(shí)現(xiàn)全過程的綜合、動(dòng)態(tài)管理，可有效完成項(xiàng)目總目標(biāo)，并使得資源利用達(dá)到最大化。

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