淺析中小企業(yè)人力資源管理外包的風(fēng)險及規(guī)避

張俊英

作為一種新的管理方式，人力資源管理外包是指在企業(yè)內(nèi)部資源有限的情況下，為獲取更大的競爭優(yōu)勢，根據(jù)自身需要將一項或幾項人力資源管理工作或職能通過合約的方式委托給比自己更具成本優(yōu)勢和專業(yè)知識的企業(yè)，達到降低成本、提高效益、增強核心競爭力的一種管理模式。

一、人力資源管理外包對企業(yè)的重要性

（一）有助于企業(yè)“瘦身”管理成本

人力資源管理的外包直接減少了企業(yè)本來分配在行政事務(wù)性、非經(jīng)常性人力資源活動上的資源，使得人力資源管理的開支大大降低；而且對企業(yè)來講，通過外包，從專業(yè)外包機構(gòu)那里獲取高質(zhì)量的服務(wù)，遠比企業(yè)自身擁有龐大繁雜的人力資源管理隊伍更能節(jié)約成本。

（二）有利于企業(yè)集中資源發(fā)展核心競爭力

市場經(jīng)濟條件下，激烈的競爭環(huán)境使得企業(yè)面臨非常大的壓力。有限的資源直接限制了企業(yè)成為“多面手”，這就需要企業(yè)有側(cè)重點的把握資源的分配，集中核心業(yè)務(wù)，通過比較優(yōu)勢獲得盈利。對于本身資源就捉襟見肘的中小企業(yè)來說，更有把弱勢的人力資源管理項目外包出去，集中資源發(fā)揮其本身優(yōu)勢的必要。企業(yè)將一些瑣碎的事務(wù)性工作如招聘、培訓(xùn)等外包，可以專注于培養(yǎng)具有核心競爭力的業(yè)務(wù)，更有助于贏得長遠的競爭優(yōu)勢。

（三）有助于促進企業(yè)人力資源管理戰(zhàn)略職能的轉(zhuǎn)變

知識經(jīng)濟時代，人力資源部門越來越多地參與企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃中，擔(dān)當(dāng)協(xié)調(diào)者、變革促進者和倡議者角色。而目前國內(nèi)中小企業(yè)的人力資源管理現(xiàn)狀表明，人力資源管理者的精力大多都放在了事務(wù)性的工作上，充當(dāng)?shù)母嗍切姓⒖倓?wù)、后勤委員會等角色，基本無暇關(guān)心戰(zhàn)略問題。如果選擇將這些事務(wù)性工作外包出去，企業(yè)的人力資源管理部門就可以聚焦與戰(zhàn)略相關(guān)的活動，有更多的時間去充當(dāng)學(xué)習(xí)型組織、教育的推動者、高層主管咨詢顧問、戰(zhàn)略業(yè)務(wù)伙伴、管理職能專家和變革倡導(dǎo)者，實現(xiàn)人力資源管理的戰(zhàn)略職能轉(zhuǎn)變。

二、中小企業(yè)人力資源管理外包存在的風(fēng)險

（一）外包成本錯誤估計的風(fēng)險

降低成本是業(yè)務(wù)外包最原始的動機，中小企業(yè)利用外包服務(wù)商的專業(yè)化和規(guī)模效應(yīng)可以起到降低企業(yè)運營成本的目的，但在達成外包協(xié)議之前，應(yīng)該對企業(yè)自身即將產(chǎn)生的成本進行科學(xué)的預(yù)測核算。企業(yè)通常都能夠?qū)︼@性成本進行比較全面的估算和分析，但對部分隱性成本卻難以把握或重視程度不夠，如維護與服務(wù)商的良好關(guān)系、企業(yè)員工對外包工作完成的滿意度等，以上原因都會造成企業(yè)在進行外包時做出錯誤的決定。

（二）外包內(nèi)容的決策風(fēng)險

企業(yè)實施人力資源管理外包，目的不盡相同，有的是為了降低成本、節(jié)約人力和物力，有的是為了轉(zhuǎn)變?nèi)肆Y源部門職能，減少事務(wù)性工作，增強對企業(yè)的統(tǒng)籌管理。在實現(xiàn)這些目的的同時，外包也意味著企業(yè)對這項業(yè)務(wù)的控制權(quán)降低。因此，在實施人力資源管理外包前，企業(yè)首先必須明確目的，確定何種業(yè)務(wù)可以外包，何種業(yè)務(wù)不能外包，不能單純地效仿甚至跟風(fēng)。如若外包內(nèi)容選擇不慎，將會造成人力資源管理混亂，不但不能起到既定目的，反而適得其反。

（三）外包商選擇的風(fēng)險

企業(yè)實施外包前應(yīng)當(dāng)對外包市場和外包商做全面而充分的了解，否則可能存在“逆向選擇”的風(fēng)險，所以在選擇外包商的時候需要對外包商做詳盡的調(diào)查。但調(diào)查者的失職、不夠?qū)I(yè)或者缺乏責(zé)任心等不確定因素，都將導(dǎo)致不能客觀了解外包服務(wù)商的相關(guān)信息，使企業(yè)與外包服務(wù)商之間形成信息不對稱，存在商業(yè)秘密泄露的風(fēng)險。

（四）外包過程中經(jīng)營安全的風(fēng)險

一旦實施人力資源管理外包，為了從外包商那里獲得適合本企業(yè)的服務(wù)，企業(yè)難免會向服務(wù)商提供一些內(nèi)部信息，這些信息中可能會有相當(dāng)一部分是本企業(yè)的商業(yè)機密，例如企業(yè)戰(zhàn)略、經(jīng)營指標(biāo)、人力資源管理現(xiàn)狀、銷售模式等方面的信息，這些信息一旦泄露將會給企業(yè)帶來無法挽回的損失。而且我國目前尚無完善的法律法規(guī)來規(guī)范、約束人力資源外包行業(yè)的運作，外包市場的不成熟和不規(guī)范，都將使企業(yè)在外包運作過程中承擔(dān)著巨大的安全風(fēng)險。

三、中小企業(yè)降低人力資源管理外包風(fēng)險的措施

人力資源管理外包的工作流程應(yīng)包括四個階段：決策階段、實施階段、評估階段、退出階段。外包的成功與否，很大程度上取決于對全流程的動態(tài)規(guī)范化管理。因此，建立完善的人力資源外包流程，實行動態(tài)規(guī)范化管理，有助于對不同階段的風(fēng)險進行管控規(guī)避。

（一）決策階段

企業(yè)在進行人力資源外包時，應(yīng)審慎選擇外包的內(nèi)容，并重視外包商的選擇。

1.審慎考慮外包項目。根據(jù)企業(yè)核心業(yè)務(wù)和管理發(fā)展的需要，定位企業(yè)的核心競爭力，明確外包目的，做好分析評估工作，選擇適合外包的內(nèi)容，避免外包涉及企業(yè)商業(yè)秘密等核心業(yè)務(wù)。經(jīng)驗表明，員工職業(yè)生涯規(guī)劃、企業(yè)文化建設(shè)、人力資源規(guī)劃等增值性工作不適合外包；而員工招聘、員工培訓(xùn)拓展、員工檔案管理等非增值性的工作則可考慮外包。但這也應(yīng)當(dāng)建立在企業(yè)充分研究自身優(yōu)劣勢的基礎(chǔ)上，充分評估企業(yè)所處的行業(yè)狀況、發(fā)展階段、企業(yè)規(guī)模等因素，綜合判斷是否適合外包，避免涉及企業(yè)商業(yè)秘密或威脅核心業(yè)務(wù)的競爭能力。

2、挑選合適的外包服務(wù)商。在進行外包服務(wù)商選擇時，應(yīng)制定詳細的目標(biāo)計劃，廣泛搜集外包服務(wù)商信息，建立數(shù)據(jù)資料庫，重點對外包商的專業(yè)背景、服務(wù)客戶群體、專業(yè)水平、服務(wù)質(zhì)量、財務(wù)狀況、可靠性、服務(wù)價格等方面進行全面綜合的了解，選擇實力雄厚、信用良好的公司。由于企業(yè)與外包服務(wù)商不屬于隸屬關(guān)系，還應(yīng)與外包服務(wù)商簽訂外包合同，以便約束雙方行為，保證外包質(zhì)量。外包合同的內(nèi)容應(yīng)注意約定好雙方的具體業(yè)務(wù)、服務(wù)價格、權(quán)責(zé)范圍、期限、進度、預(yù)期目標(biāo)、違約條款及爭端解決機制等各項內(nèi)容。涉及企業(yè)核心利益或商業(yè)機密的，還應(yīng)補充專門的保密條款對雙方行為加以限制。

（二）實施階段

在外包實施過程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)保證自身的參與度和監(jiān)控能力。人力資源業(yè)務(wù)外包，雖然一定程度上減輕了企業(yè)的負擔(dān)，但也應(yīng)做好人力部門在企業(yè)中的定位。為保證外包的效果，同時保持和提高人力資源管理能力，企業(yè)應(yīng)指派具體人員參與外包方案的執(zhí)行，一方面可以使企業(yè)員工參與外包項目，與外包商之間進行交流學(xué)習(xí)，提高自身業(yè)務(wù)水平和管理水平；另一方面企業(yè)可以隨時了解項目進展，對相關(guān)問題和潛在風(fēng)險及時察覺并做出反應(yīng)，以此達到強化自身能力和實施監(jiān)控的雙重目的。同時在實施過程中，雙方還應(yīng)加強聯(lián)系，做好溝通，做好激勵，形成利益共享，風(fēng)險共擔(dān)的利益共同體。

（三）評估階段

人力資源管理外包之后，企業(yè)人力資源部門除根據(jù)企業(yè)定位開展工作外，還需承擔(dān)對外包項目的評估職能，對項目執(zhí)行情況進行檢查和反饋，及時發(fā)現(xiàn)外包過程中存在的問題，并采取相應(yīng)措施加以解決，同時根據(jù)雙方合同約定，對外包商履行合同情況及員工對外包商提供服務(wù)的滿意度進行考核評估，并及時反饋，督促外包商不斷提升和完善服務(wù)。

四、退出階段

企業(yè)外包服務(wù)的開展，使外包商收集了企業(yè)的相關(guān)數(shù)據(jù)，建立了相關(guān)的數(shù)據(jù)庫。當(dāng)外部客觀環(huán)境和企業(yè)實際需要發(fā)生改變時，需要與外包商解除合作關(guān)系，企業(yè)必須建立完善的退出機制，并妥善處理好可能因此帶來的一些問題，比如責(zé)任的清償、企業(yè)信息保護等問題，要確保公司利益不受損害。

總而言之，人力資源管理外包的優(yōu)越性在很大程度上解決了中小企業(yè)資源限制的困擾，但其本身存在的缺陷又給企業(yè)帶了很大隱患。在整個人力資源管理外包過程中，企業(yè)如果能夠在決策階段—實施階段—評估階段—退出階段做到審慎選擇外包的內(nèi)容，選擇合適的外包商，簽訂完善的外包合同，并不斷參與，積極溝通，加強過程控制，進行動態(tài)規(guī)范管理，就可以很好地規(guī)避風(fēng)險，實現(xiàn)降低管理成本、轉(zhuǎn)變?nèi)肆Y源管理戰(zhàn)略職能及集中資源發(fā)展核心競爭力的目標(biāo)。