建立精細化合同管理模式 推動醫(yī)院內(nèi)控建設(shè)

趙 欣

（山東大學(xué)齊魯醫(yī)院，濟南 250012）

在醫(yī)院的內(nèi)部控制中，合同管理是核心內(nèi)容。醫(yī)院在合同管理中采用精細化管理的方式，在一定程度上可以提升醫(yī)院內(nèi)部控制的效果，確保醫(yī)院的各項經(jīng)濟活動能夠正常開展，使國有資產(chǎn)得到充分保護。本文針對醫(yī)院的合同管理進行了探討。

1 醫(yī)院合同管理

1.1 內(nèi)涵分析

醫(yī)院合同主要指的是醫(yī)院與平等主體之間進行設(shè)立、變更和終止權(quán)利和義務(wù)的協(xié)議。合同是醫(yī)院進行各項經(jīng)濟活動和內(nèi)部控制的重要方式，醫(yī)院通過完善合同管理在一定程度上可以完善內(nèi)部控制體系，使醫(yī)院的職能得到充分發(fā)揮，從而能夠有效抵御外界的各類風(fēng)險，提升國有資產(chǎn)的安全性。所以，合同管理在醫(yī)院管理中發(fā)揮著重要的作用，不僅涉及簽訂和履行環(huán)節(jié)，也包括預(yù)算、審核等環(huán)節(jié)。

1.2 合同管理的目標

醫(yī)院合同管理的目標在于確保醫(yī)院的各項經(jīng)濟活動合法，提升資產(chǎn)的安全性，確保財務(wù)信息的準確性，有效預(yù)防徇私舞弊行為，切實提升醫(yī)院公共服務(wù)的能力。醫(yī)院合同管理是內(nèi)部體系的主要內(nèi)容，醫(yī)院的一切工作應(yīng)該確保合法合規(guī)。同時，在合同管理環(huán)節(jié)中，醫(yī)院要確保資源能夠得到優(yōu)化配置。

1.3 醫(yī)院合同管理的特征

其一，醫(yī)院的合同非常復(fù)雜，不僅包括設(shè)備和藥品的采購，而且還包括很多服務(wù)和科研課題等。其二，合同非常專業(yè)，不僅涉及采購，還涉及審查和擬定等。其三，合同的風(fēng)險比較大，當(dāng)一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題后，都會違反國家法律的規(guī)定，甚至?xí)媾R司法的處罰，使醫(yī)院面臨潛在的經(jīng)營風(fēng)險。

2 傳統(tǒng)合同管理中存在的問題

（1）缺乏歸口管理。目前，醫(yī)院在進行合同管理時，不能進行歸口管理，從而導(dǎo)致醫(yī)院的合同非常零散，不能有序地進行編號，也不能進行全面登記。同時，由于缺乏歸口管理，合同管理中不能進行統(tǒng)一的指導(dǎo)，也沒有人專業(yè)負責(zé)，從而不能及時發(fā)現(xiàn)合同中存在的問題，常常會陷入糾紛中。

（2）合同管理不規(guī)范。醫(yī)院采購常常采用公開招標、談判等方式，由于合同管理不夠規(guī)范，在很多采購中，醫(yī)院不能走正規(guī)的程序，在完成了采購后卻發(fā)現(xiàn)沒有嚴格執(zhí)行合同中的內(nèi)容。

（3）不能充分發(fā)揮財務(wù)預(yù)算和付款等功能。預(yù)算管理在醫(yī)院財務(wù)管理中非常重要，在財務(wù)執(zhí)行階段，付款功能是關(guān)鍵。由于醫(yī)院財務(wù)部門不能參與到合同管理中，導(dǎo)致預(yù)算管理不全面，使醫(yī)院的經(jīng)營情況產(chǎn)生波動，不能合理地安排資金，從而不能充分發(fā)揮財務(wù)預(yù)算和付款等功能。

（4）院內(nèi)審核流程非常長。很多醫(yī)院的合同審核流程很長，且涉及多個部門，從采購到合同的簽訂，需要多個部門的工作人員簽字，從而會消耗很多時間。

（5）無制式合同。醫(yī)院的合同沒有制式的合同作為參考，導(dǎo)致在采購和談判環(huán)節(jié)中不能把握主動權(quán)。在這種情況下，醫(yī)院會直接使用商家的合同模板，導(dǎo)致醫(yī)院不能切實維護自身的利益。

3 完善醫(yī)院精細化合同管理模式的途徑

3.1 組織結(jié)構(gòu)方面

（1）要實現(xiàn)三級管理和內(nèi)外聯(lián)動的方式。醫(yī)院內(nèi)要完善法人治理的方式，確保理事會能夠?qū)χ卮笫马椷M行決策，并對各個管理部門的職能進行劃分，完善合同的歸口管理。同時，醫(yī)院內(nèi)應(yīng)該聘請有經(jīng)驗的律師進行指導(dǎo)，其也要參與醫(yī)院重大事件的決策。

（2）確保部門的分工明確。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)全面負責(zé)，醫(yī)院管理研究室負責(zé)醫(yī)院合同的全面管理，審計處和財務(wù)處進行財務(wù)監(jiān)督工作，在合同管理中形成權(quán)責(zé)框架。同時，醫(yī)院管理研究室應(yīng)該有專門的負責(zé)人進行合同管理，會審部門應(yīng)該有專員負責(zé)合同檢查。醫(yī)院合同管理中責(zé)任要落實到個人，從而確保各個部門能夠有效配合。

3.2 制度建設(shè)方面

（1）醫(yī)院內(nèi)部要完善相關(guān)的規(guī)章制度，對采購和合同管理進行明確。采購管理條例中應(yīng)該明確采購的流程，進行預(yù)算管理，并且加大監(jiān)督和檢查的力度。同時，在合同管理中，醫(yī)院應(yīng)該明確各類法律責(zé)任，履行合同變更、補充和解除等事項。

（2）簽訂法律顧問服務(wù)協(xié)議。合同精細化管理需要公立醫(yī)院同法律顧問簽訂服務(wù)協(xié)議，由法律顧問對醫(yī)院的合同進行審核修改，參與合同的制作以及合同糾紛的處理等，并為醫(yī)院員工提供法律培訓(xùn)的服務(wù)。因此，醫(yī)院應(yīng)通過招標的方式聘請有經(jīng)驗的法律顧問進行各項操作，定期參加項目會議和商務(wù)談判工作，針對糾紛和訴訟進行及時處理。

（3）完善內(nèi)部控制制度。在確定了內(nèi)部控制各層級人員后，醫(yī)院要對內(nèi)部控制體系的范圍進行分析，提升內(nèi)部控制的全面性，從而突出重點，結(jié)合全面性原則，完善內(nèi)部控制制度。在管理范圍上醫(yī)院應(yīng)該貫穿所有業(yè)務(wù)，從決策、執(zhí)行到監(jiān)督，實現(xiàn)全過程管理。針對重要性原則，醫(yī)院在內(nèi)部控制中應(yīng)該突出重點，針對高風(fēng)險的領(lǐng)域，應(yīng)該更加嚴格控制，完善相關(guān)制度。醫(yī)院層面應(yīng)該完善各個業(yè)務(wù)流程，形成系統(tǒng)的控制體系。此外，由于醫(yī)院內(nèi)部控制中各個部門的制度存在局限性，很難做到各個部門融會貫通，所以在內(nèi)控體系制度建設(shè)環(huán)節(jié)中，醫(yī)院應(yīng)該打破各個部門的局限性，完善流程引導(dǎo)，結(jié)合法務(wù)部門的操作，完善合同簽訂，對首付款進行嚴格監(jiān)督，從而不斷完善內(nèi)控制度。

3.3 健全全面預(yù)算和資金收支管理

在合同簽訂和采購環(huán)節(jié)中，醫(yī)院要結(jié)合全面預(yù)算管理的方式，完善預(yù)算的編制、審核和執(zhí)行等步驟，有效地對醫(yī)院的經(jīng)濟活動進行控制。同時，各個部門在采購中應(yīng)該按照預(yù)算進行，按照合同管理辦法執(zhí)行。在預(yù)算外的采購項目中，醫(yī)院應(yīng)該經(jīng)過相關(guān)部門的審批，審批通過后才能執(zhí)行。此外，在資金的收支管理環(huán)節(jié)中，醫(yī)院要對合同的履行情況進行合理的監(jiān)督，根據(jù)合同的條款和審批流程開展相關(guān)工作。當(dāng)申請獲得批準后，工作人員要將合同和審批報告交給財務(wù)部，財務(wù)部在了解合同條款并審批通過后，才能進行下一步操作。

3.4 制式合同庫方面

醫(yī)院的合同內(nèi)容比較繁雜，而且涉及的領(lǐng)域比較廣，但是不同的合同還是很容易區(qū)分的。合同歸口管理部門應(yīng)該提供各類合同簽訂的范本，并建立制式合同庫?，F(xiàn)在制式合同的種類有30多種，不僅與醫(yī)院的運行有關(guān)，而且也涉及對外合作項目。同時，制式合同應(yīng)該結(jié)合國家的法律法規(guī)進行各項操作，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，對各項項目的風(fēng)險進行分析。主管部門與合作方應(yīng)該結(jié)合合同的范本，進行談判，針對談判結(jié)果簽訂合同。

3.5 信息系統(tǒng)OA無紙化審核

醫(yī)院應(yīng)該充分借助信息化方法，完善電子版的合同，而會審部門應(yīng)該在網(wǎng)上進行在線審核，提升審核的效率。同時，醫(yī)院要采用制作簽章系統(tǒng)和密鑰系統(tǒng)，使合同在審核環(huán)節(jié)中可以及時找到。

3.6 存檔管理方面

合同的存檔工作非常重要，醫(yī)院要做好合同的編號工作，從而方便查找合同。合同要完善四級編號的形式，按院區(qū)號、部門號、年號和合同號進行編寫，在確定編號后不能更換。合同發(fā)起部門應(yīng)該接受歸口部門的監(jiān)督，及時對發(fā)起的合同進行編號。在存檔工作中，各個部門都要負起相應(yīng)的責(zé)任，從采購到合同的執(zhí)行，所有的資料都應(yīng)該進行合理保存，并且將合同的紙質(zhì)版及時送往院辦，經(jīng)過電子掃描后永久保存。

4 結(jié) 語

醫(yī)院的合同涉及的內(nèi)容比較多，與醫(yī)院的內(nèi)部控制有密切聯(lián)系。因此，醫(yī)院應(yīng)該注重合同管理，采用精細化管理的方式，不斷提升醫(yī)院的內(nèi)控水平，促進醫(yī)院實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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