從管理方式方法的轉(zhuǎn)變談人力資源檔案信息化

孫春英

（安徽省兒童醫(yī)院，合肥 230001）

1 傳統(tǒng)人力資源檔案管理模式存在的不足

1.1 檔案管理意識(shí)淡薄

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的背景下，很多單位的檔案管理意識(shí)淡薄，錯(cuò)誤地認(rèn)為只要人才有能力，實(shí)際表現(xiàn)也不差，就可以被選用，其檔案中的經(jīng)歷與事跡并不重要，從而也就不太重視人事檔案了。還有一些單位認(rèn)為，檔案管理不會(huì)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，從而也就不會(huì)重視檔案管理。

1.2 檔案管理的機(jī)制、方法滯后

就當(dāng)前的人事檔案管理機(jī)制而言，其還是以長(zhǎng)期形成的“計(jì)劃管理”為主，“計(jì)劃”的側(cè)重比較大，色彩過(guò)強(qiáng)，因而在具體施行中缺少必要的活力和生機(jī)，顯然落后的管理機(jī)制已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)下檔案管理工作的發(fā)展。并且，傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制在對(duì)員工離任審計(jì)以及任前公示的材料收集等方面的注意事項(xiàng)上并沒(méi)有具體說(shuō)明，實(shí)踐的可操作性有待加強(qiáng)。此外，現(xiàn)今一些企業(yè)的人事檔案管理方法都只是局限在“看堆式”的管理，過(guò)于注重管理而忽視了服務(wù)的重要性，且管理的方法煩瑣，可操作性欠佳，實(shí)際效果不明顯。

1.3 檔案管理較為封閉、更新不及時(shí)

過(guò)去，事業(yè)單位在進(jìn)行內(nèi)部管理時(shí)，通常都會(huì)自動(dòng)地忽略掉人力資源檔案管理，多數(shù)都認(rèn)為檔案的管理方法無(wú)外乎記錄員工的個(gè)人信息、業(yè)務(wù)活動(dòng)以及業(yè)績(jī)情況等。因而，各單位在具體施行檔案管理的時(shí)候都只是在做好內(nèi)部的管理工作，而忽視了檔案管理與外部因素的關(guān)聯(lián)，從而造成管理較為封閉、更新不及時(shí)。而人力資源檔案管理與人力資源變動(dòng)有直接關(guān)系，單位員工變動(dòng)較為頻繁、時(shí)常調(diào)整，若不與時(shí)俱進(jìn)、及時(shí)更新，難以保障檔案信息的真實(shí)性與準(zhǔn)確性。

1.4 管理單位的審核、查驗(yàn)不到位

在員工填寫了入職信息之后，不少單位都不會(huì)進(jìn)行后續(xù)的審核與查驗(yàn)工作，只是直接入檔，準(zhǔn)確性有待提升。同時(shí)，管理人員配置不足，在人力資源檔案管理的過(guò)程中，本應(yīng)需要信息登記人員、資料整理人員以及審核查驗(yàn)人員等，但很多單位的檔案人員度配備不齊，僅有記錄整理人員，導(dǎo)致工作效率和整理效果欠佳。

2 人力資源檔案管理的電子表格數(shù)據(jù)庫(kù)管理模式

2.1 電子表格數(shù)據(jù)庫(kù)的實(shí)施背景

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)也已經(jīng)被應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，各事業(yè)單位也開(kāi)始使用計(jì)算機(jī)對(duì)人力資源的檔案進(jìn)行電子表格管理，再讓檔案的管理人員對(duì)信息進(jìn)行收集、整理與核對(duì)，逐漸形成了以計(jì)算機(jī)電子表格為創(chuàng)新基礎(chǔ)的人力資源檔案管理方式。為了切實(shí)提高檔案管控的工作效率，不少事業(yè)單位還加設(shè)了專門的員工績(jī)效考核檔案模式，除了將員工的基本信息記錄在電子表格中，表格的內(nèi)容還包括：資格證、畢業(yè)證、論文、聘書(shū)、專利、成果、履歷、特長(zhǎng)以及職稱職位等，相較于傳統(tǒng)的管理方式，其豐富的內(nèi)容已經(jīng)使檔案管理便捷多了。

2.2 電子表數(shù)據(jù)庫(kù)的信息類別

電子表格中收集的數(shù)據(jù)信息類別主要包含以下內(nèi)容：姓名、性別、出生地點(diǎn)、科室、人員類別、入職時(shí)間和方式、身份證號(hào)、年度考核次以及手機(jī)號(hào)碼等多個(gè)項(xiàng)目。為了緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，檔案的內(nèi)容需要不停地更新，適當(dāng)增減條目，以保證檔案的真實(shí)性與完美性。此種檔案改革方式的科學(xué)意義較為明顯，其能夠?yàn)閱挝话l(fā)展提供較為具體的科學(xué)數(shù)據(jù)，且在配置人力資源以及培養(yǎng)人才領(lǐng)域具有重要的作用。

2.3 電子表格數(shù)據(jù)庫(kù)的運(yùn)用

電子表數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用步驟是：先選取所要運(yùn)用的數(shù)據(jù)庫(kù)，然后將其復(fù)制，再創(chuàng)建一個(gè)新數(shù)據(jù)庫(kù)。具體來(lái)說(shuō)，管理人員在新庫(kù)中先設(shè)置好內(nèi)容的字體型號(hào)，按照相關(guān)要求排好序（可以先按員工的崗位分類，如醫(yī)生、護(hù)士、行政后勤，再按入職時(shí)間排序），設(shè)置字號(hào)和排序的時(shí)候都要以所要保存的個(gè)人數(shù)據(jù)信息為依據(jù)。此后，管理人員可以充分利用Microsoft Office Excel中的所有功能，對(duì)電子表格中的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行智能化管理。

2.4 電子表格數(shù)據(jù)庫(kù)方式的不足

用電子表格數(shù)據(jù)庫(kù)的方式對(duì)人力資源檔案進(jìn)行管理存在明顯的不足：在分析檔案數(shù)據(jù)時(shí)發(fā)現(xiàn)有限制，只能以所需內(nèi)容為依托獲取相關(guān)資料，之后再對(duì)獲得的資料進(jìn)行分析整理。而單位員工并不是完全固定的，尤其是編外聘用人員，有著較大的流動(dòng)性，這也是近幾年事業(yè)單位發(fā)展中普遍存在的現(xiàn)象之一，只要員工一有變動(dòng)，管理人員就需要對(duì)檔案中的信息進(jìn)行重新整理與記錄，常年不斷地重復(fù)操作，基本和新人入職時(shí)的情況一樣，導(dǎo)致檔案的實(shí)際管理效果較差，且信息的錄入欠缺真實(shí)性與準(zhǔn)確性。

3 人力資源檔案管理的新階段——人事信息管理系統(tǒng)

人力資源檔案管理的信息化管理模式，簡(jiǎn)稱人事信息管理系統(tǒng)，是現(xiàn)階段最新的人力資源檔案管理方式，以下是對(duì)其的具體探析.

3.1 系統(tǒng)成立的背景與時(shí)間

目前，信息化建設(shè)已走在國(guó)家發(fā)展的前列，引領(lǐng)著我國(guó)大部分單位的發(fā)展進(jìn)步。在大數(shù)據(jù)的背景下，信息化的建設(shè)管理為單位的決策、內(nèi)部管控以及風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)等方面都提供了較為科學(xué)的數(shù)據(jù)支持。所以，在順應(yīng)歷史潮流的過(guò)程中，事業(yè)單位需要建立一套完善的信息化人力資源檔案管理系統(tǒng)，以切實(shí)推動(dòng)人力資源檔案管理模式的數(shù)字化與信息化。

3.2 做法

為了有效實(shí)現(xiàn)人力資源檔案的信息化和數(shù)據(jù)化管理，單位可以先在內(nèi)部召開(kāi)有關(guān)人事信息管控的專題會(huì)議，做好人員部署工作。然后，由人力資源部門的工作人員牽頭，相關(guān)部門配合將單位工作人員的證件照片和電子表格中的數(shù)據(jù)信息共同導(dǎo)入人力資源檔案的信息管控系統(tǒng)中，之后由人力資源部門安排專門的工作人員對(duì)所有員工的資格證書(shū)、畢業(yè)證書(shū)、聘書(shū)以及上崗證等證書(shū)證件進(jìn)行嚴(yán)格地掃描，掃描后再將其導(dǎo)入系統(tǒng)。同時(shí)，信息系統(tǒng)要向全體員工開(kāi)放，使每個(gè)員工都以自己的工號(hào)作為用戶名，讓員工憑借自己的工號(hào)和身份證密碼登錄系統(tǒng)完善個(gè)人的信息。員工編輯個(gè)人信息的方法與步驟如下：輸入用戶名和密碼→系統(tǒng)登錄→職工檔案管理→職員檔案維護(hù)→保存。最后，再由人力資源部門專門人員對(duì)員工的修改內(nèi)容做進(jìn)一步的審核工作，以加強(qiáng)信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性管理。

3.3 信息系統(tǒng)的條目

人力資源檔案信息管理系統(tǒng)的條目通常包括：基本信息管理、職員檔案維護(hù)、工作履歷信息管理、學(xué)歷信息管理、家庭成員信息管理、證書(shū)管理、獎(jiǎng)懲記錄管理、論文管理、人員信息查看和科室職員查看等，其中基本信息管理包括：基礎(chǔ)信息、檔案信息、薪資信息、職稱崗位信息、銀行卡信息、工作履歷、學(xué)歷信息、家庭成員信息、證書(shū)信息、歷史職稱信息、獎(jiǎng)懲信息和論文信息等。基礎(chǔ)信息包括：?jiǎn)T工的姓名、性別、年齡、學(xué)歷、員工類別、職稱、編制和政治面貌等，另外，還有每個(gè)月的員工入職、在職和離職的人數(shù)等。信息系統(tǒng)的配置包含：?jiǎn)T工管理界面、信息導(dǎo)入、崗位管控、排班情況和年度考核等。在員工管理的內(nèi)部，還設(shè)有職工查詢的鏈接，能夠從中了解到任一員工的科室、入職、技術(shù)檔案等信息，管理信息方便又一目了然。

3.4 系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)

此信息管理系統(tǒng)能將選擇的內(nèi)容以電子表格的形式導(dǎo)出，每次輸入的信息都可長(zhǎng)久保存，信息數(shù)據(jù)更加全面，使用或抽調(diào)都較為便捷。此外，若無(wú)特殊的要求，通常不會(huì)調(diào)閱職員的檔案信息，檔案管理起來(lái)效率較高。

4 結(jié) 語(yǔ)

作為推動(dòng)事業(yè)單位發(fā)展以及制定決策的主要依據(jù)，人力資源檔案管理是一項(xiàng)優(yōu)化事業(yè)單位人力資源配置以及提升員工整體素質(zhì)的關(guān)鍵因素。如今，在新時(shí)代的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，單位若想獲得進(jìn)一步的發(fā)展，就必須要改革與完善人力資源管理，切實(shí)提升人力資源的管控質(zhì)量。在新的社會(huì)環(huán)境下，現(xiàn)代化、智能化、信息化和自動(dòng)化以及數(shù)字管理模式都已脫離曾經(jīng)的試用階段，逐漸獲得了發(fā)展，且被廣泛應(yīng)用到了越來(lái)越多的行業(yè)中，使用效果非常好。所以，人力資源的信息化管理已成為推動(dòng)事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展的一大動(dòng)力。

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