高校學(xué)籍檔案信息服務(wù)研究

摘 要：根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》第三十二條規(guī)定：高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)。由于學(xué)籍檔案具有無可替代的憑證作用，在當(dāng)下面對復(fù)雜的檔案利用需求，以及當(dāng)前對檔案利用需求的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、便捷性，高校學(xué)籍檔案管理部門應(yīng)如何提升學(xué)籍檔案信息服務(wù)效率及質(zhì)量值得我們高校學(xué)籍檔案管理人員去研究。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)籍檔案服務(wù)；模式；建立

高校學(xué)籍檔案記錄了高校學(xué)生從入學(xué)直至畢業(yè)（結(jié)業(yè)或肄業(yè)）期間在校的學(xué)習(xí)情況，思想表現(xiàn)和生活狀況。作為一手的原始記錄，它主要包括：一是高校學(xué)生的基本信息，即：高考檔案（或新生錄取名冊）、新生入學(xué)登記表、學(xué)籍卡和在校期間的成績單。二是學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級、退學(xué)、升學(xué)、參軍保留學(xué)籍等學(xué)籍變更情況。三是學(xué)生獎(jiǎng)懲情況：獎(jiǎng)勵(lì)獎(jiǎng)學(xué)金材料、優(yōu)秀學(xué)生、處分材料等。四是畢業(yè)情況：畢業(yè)生鑒定、思想考核等。高校學(xué)籍檔案是高校檔案的重要組成部分，具有一定的社會性及法律憑證作用。近年來隨著學(xué)生助學(xué)金申請、招考、考證、個(gè)人職稱評聘、深造、資格審查、提職、調(diào)動、晉級社會保障都需要對畢業(yè)生在校期間有一個(gè)更加全面的了解，因此，高校學(xué)生無論是在校生還是畢業(yè)生對學(xué)籍檔案的重視和利用都有了很大的增加，同時(shí)企事業(yè)單位也重視和利用高校畢業(yè)生在學(xué)校期間的學(xué)籍檔案信息，需對其做一個(gè)深入、科學(xué)的評價(jià)。

一、高校學(xué)籍檔案信息服務(wù)現(xiàn)有模式

目前大部分高校學(xué)籍檔案利用模式是用戶提出申請，管理人員獲取信息并根據(jù)用戶需求進(jìn)行檢索、調(diào)檔、閱檔或者出具證明的流程辦理，整個(gè)辦理過程不僅耗時(shí)較長，而且一般還不能遠(yuǎn)程操作，需要親臨現(xiàn)場辦理。提供信息方式以單一的人工服務(wù)為主；溝通主要以面對面溝通為主；部分高校進(jìn)行了個(gè)別項(xiàng)目學(xué)籍檔案資料信息自助打印。但是在學(xué)籍檔案信息服務(wù)中半自助、自助和自動式的信息服務(wù)尚未展開。高校學(xué)籍檔案服務(wù)對象包括在校生、已畢業(yè)學(xué)生、企事業(yè)單位相關(guān)人員，其中畢業(yè)生是學(xué)籍檔案服務(wù)的主要對象。對于在校生而言現(xiàn)場辦理相關(guān)手續(xù)相對便利，不需要額外的付出大量的時(shí)間。而對于畢業(yè)生來說，他們遍布全國甚至國外，回校辦理學(xué)籍檔案等證明需要耗費(fèi)的時(shí)間成本和金錢成本就高得多。對于企事業(yè)單位相關(guān)人員而言他們所從事的行業(yè)、需求各不相同。此外，不論是在校生還是畢業(yè)生、企事業(yè)單位相關(guān)人員他們的檔案意識薄弱，缺乏檔案學(xué)知識，欠缺全面的檔案利用知識和相關(guān)的法律法規(guī)。目前高校學(xué)籍檔案管理模式既不能滿足高校學(xué)生和社會企業(yè)和機(jī)構(gòu)信息需求的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和便利性的特點(diǎn)，也缺乏解決此問題的有效途徑。

二、高校學(xué)籍檔案信息服務(wù)新模式的建立

（一）建立完備的學(xué)生學(xué)籍電子檔案

高校應(yīng)對學(xué)生的各類學(xué)籍檔案建立與紙質(zhì)文檔相匹配的完備的電子檔案，對學(xué)生各類檔案進(jìn)行掃描以圖片形式進(jìn)行保存，并將學(xué)籍中的重要信息錄到電子檔案系統(tǒng)中，建立與紙質(zhì)檔案同步的電子檔案，建立相應(yīng)的檢索字段，便于快速有效檢索，這是基于以下幾個(gè)原因。

一是，由于高校之間在辦學(xué)有不同的層次，辦學(xué)形式也存在多樣化的特點(diǎn)，因此學(xué)生學(xué)籍檔案往往具有不同的類別。例如：既有全日制學(xué)生學(xué)籍檔案和成人教育學(xué)生學(xué)籍檔案的分類，還存在同一個(gè)學(xué)生擁有多種類別的學(xué)籍檔案的現(xiàn)象。而這些學(xué)籍檔案材料由于分屬于不同的院系和部門，存在分散的特點(diǎn)，沒有集中統(tǒng)一的管理。而這些學(xué)籍檔案管理部門又缺乏統(tǒng)一的、規(guī)范的管理模式，這樣容易造成同一學(xué)生的檔案資料不齊、不完整，或者需要辦理檔案證明等事項(xiàng)時(shí)需跑多個(gè)部門，辦事效率低下等情況發(fā)生。建立完備的學(xué)籍電子檔案，有利于將同一學(xué)生學(xué)籍信息歸總，避免出現(xiàn)遺漏、遺失等情況。

二是，利用現(xiàn)有的學(xué)籍檔案管理模式檢索同一個(gè)學(xué)生分散于多個(gè)案卷，對應(yīng)多個(gè)檔號和案卷的學(xué)籍檔案信息時(shí)，存在這很大的不方便。有時(shí)為了查證一個(gè)問題需要調(diào)閱多個(gè)不同檔案案卷，才能查實(shí)相關(guān)信息。消耗大量的時(shí)間、人力、物力，辦事人員不滿意，工作人員無動力，從而影響檔案查詢效率、準(zhǔn)確率。建立完備的學(xué)籍電子檔案，有利于快速完成檢索，既方便服務(wù)對象，提高工作效率，也能減輕檔案工作人員工作強(qiáng)度，提升工作愉悅度。

三是，頻繁地翻閱、復(fù)印紙質(zhì)材料也不利于實(shí)體檔案的保護(hù)。特別是年代久遠(yuǎn)的檔案，由于是手寫，多次復(fù)印或者翻閱字跡淡化，紙張破損，為后面的檔案查閱帶來困難。建立完備的學(xué)籍電子檔案，有利于加強(qiáng)對原始檔案的保護(hù)，特別是對一些年代久遠(yuǎn)、重要檔案的保護(hù)。

（二）強(qiáng)化學(xué)籍檔案意識

一直以來學(xué)生及民眾對檔案的性質(zhì)、地位、作用、重要性認(rèn)識模糊，檔案相關(guān)知識缺乏，沒有檔案觀念，不能正確認(rèn)識到學(xué)籍檔案就是人事檔案的一部分，是高校學(xué)生在校期間生活、學(xué)習(xí)及各種社會實(shí)踐的真實(shí)記錄。有些學(xué)生對于進(jìn)入檔案的資料隨意填寫，隨意涂改，造成今后檔案查詢時(shí)存在疑點(diǎn)；也有學(xué)生畢業(yè)時(shí)疏忽檔案的存放，不及時(shí)跟蹤自己檔案去向，工作幾年后需用檔案時(shí)再查詢時(shí)檔案已不知去向，檔案遺失情況時(shí)有發(fā)生。檔案管理部門應(yīng)通過校園宣講、網(wǎng)站開辟專欄等途徑加強(qiáng)檔案知識和相關(guān)法律法規(guī)的宣傳。強(qiáng)化在校生及畢業(yè)生的檔案意識。讓他們了解什么是學(xué)籍檔案，學(xué)籍檔案記載哪些內(nèi)容，學(xué)籍檔案能發(fā)揮哪些作用，通過實(shí)際案例分析在利用檔案信息時(shí)自己有哪些權(quán)利和義務(wù)，檔案不完善或者“棄檔”會帶來哪些實(shí)際的困難和麻煩，畢業(yè)生應(yīng)及時(shí)跟蹤自己檔案去向，及時(shí)把檔案轉(zhuǎn)入相應(yīng)的單位或者人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)，確保自身的合法權(quán)益和應(yīng)有待遇得到保障。

（三）學(xué)籍檔案信息服務(wù)

就目前在校生、已畢業(yè)學(xué)生及企事業(yè)單位對于學(xué)籍檔案利用主要集中在以下幾個(gè)方面：一是學(xué)生入學(xué)取得學(xué)籍之后，需要之后申請獎(jiǎng)助學(xué)金等需要學(xué)籍證明；二是找工作招考等需要在學(xué)期間成績單或者資格證明等；（下轉(zhuǎn)第259頁）三是畢業(yè)生繼續(xù)深造學(xué)習(xí)等需要在學(xué)習(xí)期間學(xué)習(xí)成績，或需要證明自己畢業(yè)情況，驗(yàn)證其學(xué)歷情況等；四是企事業(yè)單位核實(shí)畢業(yè)生的相關(guān)資料、資格情況等。五是因一些特殊需要查詢個(gè)人相關(guān)學(xué)籍信息的。不同的情況，都需要高校學(xué)籍檔案管理部門能準(zhǔn)確、及時(shí)、便捷地為需求人員服務(wù)。

而要實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確、及時(shí)、便捷地為需求人員服務(wù)這一目標(biāo)，高校檔案管理就需建立一套完備的、與時(shí)俱進(jìn)的基于全媒體時(shí)代管理的檔案信息管理服務(wù)系統(tǒng)。檔案管理多元化，信息服務(wù)多樣化。改變過去單一的信息服務(wù)手段和服務(wù)平臺，建立與當(dāng)下科技發(fā)展相適應(yīng)的新信息存儲、管理、傳遞、信息溝通新模式。對于學(xué)生、畢業(yè)生而言可以通過在線注冊自己的信息，檔案信息管理系統(tǒng)對其注冊信息進(jìn)行核實(shí)，注冊信息屬實(shí)的，該生能查閱自己的相關(guān)學(xué)籍檔案信息。需要紙媒作為存檔和憑證的再借助實(shí)體空間進(jìn)行傳遞。

（四）注重學(xué)籍檔案信息傳遞個(gè)人隱私保護(hù)

由于學(xué)籍檔案具有無可替代的憑證作用，防偽和避免個(gè)人隱私泄露就非常重要。一是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下要防范身份偽造，加強(qiáng)對申請驗(yàn)證者的身份甄別，要核實(shí)申請者的有效信息，如身份證號，高考報(bào)名號、學(xué)號等。二是檔案信息在傳遞的過程中要注意個(gè)人隱私的保護(hù)，如重要信息不得出現(xiàn)在資料封面等。

總之，學(xué)籍檔案服務(wù)是一個(gè)不斷提升的過程，也是促檔案服務(wù)部門管理更加精細(xì)的過程。建立檔案管理多元化，信息服務(wù)多樣化的學(xué)籍檔案信息服務(wù)模式，既能滿足使用人員準(zhǔn)確、便捷、快速查詢、核實(shí)信息的需求，保護(hù)他們的合法權(quán)益，還能充分提高高校學(xué)籍檔案信息的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率，是各高校學(xué)籍檔案管理努力的目標(biāo)。

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作者簡介：何強(qiáng)（1975- ），男，四川安岳人，副研究員，研究方向：教材、檔案管理。