淺談如何加強事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)

李小軍

呂梁市城市管理綜合行政執(zhí)法隊 山西呂梁 033000

事業(yè)單位作為社會經(jīng)濟持續(xù)增長的重要組成部分，隨著事業(yè)單位改革和發(fā)展下，檔案總量逐漸增長。作為事業(yè)單位內(nèi)部管理工作的主要內(nèi)容，檔案管理借助信息技術(shù)開展工作，可以有效提升檔案管理信息化水平，降低人工勞動強度，提升檔案管理工作效率和質(zhì)量，為事業(yè)單位管理和決策提供可靠依據(jù)。尤其是計算機技術(shù)快速發(fā)展，逐漸衍生出眾多先進的檔案管理軟件，促使事業(yè)單位檔案管理工作逐漸朝著信息化和技術(shù)化方向發(fā)展。加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，可以為后續(xù)工作提供支持，帶來更大的經(jīng)濟效益。

1 檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

檔案信息化建設(shè)是利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立、管理、利用檔案的過程。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展使檔案的利用、管理等工作事半功倍。這一過程能夠提高檔案信息的社會化服務(wù)程度，為檔案工作中出現(xiàn)的問題提供了新的解決方法和思路，為事業(yè)單位的檔案管理工作提供了新模式，新觀念，這有利于提高事業(yè)單位文書檔案管理的現(xiàn)代化水準(zhǔn)。一般而言，檔案信息化建設(shè)包括三個部分：檔案信息的數(shù)字化建設(shè)、檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、圖書館檔案建設(shè)。檔案網(wǎng)站是檔案信息化建設(shè)落實的具體表征，其運用不可忽視。檔案網(wǎng)站包括宣傳、服務(wù)、和交流功能。數(shù)字檔案館能夠為使用者提供一種方便快捷的查閱檔案信息的途徑，是指通過網(wǎng)絡(luò)遠程獲取檔案。目前來看，檔案信息化建設(shè)技術(shù)并不夠成熟，且未能與市場緊密結(jié)合。

2 檔案信息化建設(shè)背景下優(yōu)化檔案管理的建議

在檔案信息化背景下，合理組織開展檔案管理工作，要結(jié)合信息時代的影響制定各項管理措施，構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理模式，為檔案信息化管理的優(yōu)化發(fā)展提供相應(yīng)的支持。在檔案信息化建設(shè)的背景下，對檔案管理進行優(yōu)化創(chuàng)新可以從以下方面入手加以解讀。

2.1 調(diào)整管理方式，健全信息資源管理體系

在初步認識到檔案信息化建設(shè)重要性的情況下，各單位要想促進檔案信息化建設(shè)實現(xiàn)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，提高綜合建設(shè)效果，就應(yīng)該結(jié)合具體的情況分析檔案管理工作的基本情況，并制訂科學(xué)的管理方案，不斷提高管理信息化程度。通過分析檔案信息化建設(shè)背景下的檔案管理改革工作，能夠看出檔案管理信息化建設(shè)與傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理工作存在明顯的差異。在具體建設(shè)實踐中，各單位需要結(jié)合電子檔案和數(shù)字檔案的實際情況對管理工作加以調(diào)整，進而構(gòu)建更加完善的管理體系，不斷提升綜合管理效能。一方面，各單位要結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)的工作需求不斷完善管理制度，并結(jié)合制度規(guī)范制訂相應(yīng)的管理方案，對管理流程加以明確，確保在信息化管理模式下，如果其中一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了管理問題，能結(jié)合實際情況對各項管理措施加以調(diào)整，避免各環(huán)節(jié)問題影響信息檔案的完整性，為檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。另一方面，各單位要不斷完善檔案信息管理制度以及法制化發(fā)展進程，創(chuàng)新檔案綜合管理工作，在完善制度體系的前提下提高檔案管理工作的基本效能，保障檔案管理工作的綜合發(fā)展成效。

2.2 推動傳統(tǒng)檔案管理手段和信息技術(shù)整合

我國當(dāng)前事業(yè)單位在檔案管理工作中，傳統(tǒng)檔案管理手段仍然占據(jù)主體，通常是以紙質(zhì)檔案和電子檔案并存為主，只有推動傳統(tǒng)檔案管理手段和信息技術(shù)整合，才可以有效提升檔案管理信息化水平。盡管當(dāng)前信息技術(shù)不斷推陳出新，檔案管理逐漸朝著復(fù)雜化和多樣化方向發(fā)展。故此，應(yīng)該推動檔案管理手段拓展和創(chuàng)新，定期組織檔案管理人員培訓(xùn)和考核，幫助檔案管理人員可以充分掌握相關(guān)軟件和硬件，學(xué)習(xí)相關(guān)設(shè)備維護知識，充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理和信息化檔案管理有機結(jié)合，提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。

2.3 完善檔案信息化安全監(jiān)督制度

在執(zhí)行事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的過程中，要重點關(guān)注檔案信息的安全問題，保證其在嚴(yán)格的監(jiān)管與監(jiān)督機制下順利進行。首先要設(shè)置檔案讀取的訪問限制，將事業(yè)單位工作人員的身份信息錄入檔案信息系統(tǒng)中，對于不明身份的外部訪問者要統(tǒng)一進行攔截并核對其IP地址與身份，務(wù)必做好檔案信息的保密工作。其次要注意內(nèi)部工作人員的訪問，將每一個訪問者的身份、時間、檔案讀取與操作處理都進行記錄并上傳，避免部分領(lǐng)導(dǎo)或工作人員借用職務(wù)之便隨意篡改或泄露他人的信息與重要檔案內(nèi)容，杜絕不法行為與私自牟利行為的發(fā)生。最后，要做好檔案信息化管理工作的對應(yīng)監(jiān)督工作，讓管理人員處于有力監(jiān)督下，既能起到制約規(guī)范作用，還能夠提高檔案管理人員的工作效率，實現(xiàn)檔案信息化系統(tǒng)的高效運轉(zhuǎn)。

2.4 整合檔案信息資源，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

推動檔案信息化建設(shè)，首要一點是完善相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，打造一支數(shù)字化檔案館。檔案館建設(shè)中，應(yīng)該配備專門的檔案干部隊伍，豐富檔案館館藏，借助檢索工具來提升檔案資源的利用效率，有助于提升大感官的信息化水平。同時，檔案管理部門需要結(jié)合實際情況選擇合理的方法管理電子檔案，加大資金投入力度，不斷完善硬件和軟件設(shè)施，促進檔案管理系統(tǒng)不斷更新和完善，建立操作性較強的實施平臺。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，可以逐步電子化錄入到系統(tǒng)，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案資料和電子檔案資料并存，整合檔案信息資源，推動事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。

3 結(jié)語

我國事業(yè)單位文書檔案信息化還有很大的發(fā)展空間，在推進檔案信息化的過程中會遇到的各種各樣的問題和挑戰(zhàn)，我們應(yīng)迎難而上，不斷探索新方法，用以解決新問題，不斷推進事業(yè)單位文書檔案的信息化建設(shè)。