醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)過程

徐國(guó)輝

吉林省白城中醫(yī)院 吉林白城 137000

醫(yī)院人事檔案管理主要是全面客觀的認(rèn)真記錄醫(yī)院?jiǎn)T工個(gè)人的基本信息，主要包括影像、文字等等，方便醫(yī)院對(duì)員工做出科學(xué)的人事管理。因此，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化是醫(yī)院人事檔案管理的必然路徑。

1 在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化的意義

1.1 提高管理水平

在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化，可以提高管理水平。相對(duì)于傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理方式而言，數(shù)字化檔案管理中計(jì)算機(jī)運(yùn)算速度相對(duì)較快，并且數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)量較大。同時(shí)，在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化，能夠在短期內(nèi)給人事檔案管理部門的工作人員提供更多的人事資料。結(jié)合實(shí)際情況能夠得知，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以錄入和從查找相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，可以減少因人工操作帶來的偏差，緩解工作壓力，提升工作質(zhì)量。

1.2 提高檔案信息的有效利用率

毋庸置疑，在醫(yī)院人事檔案管理中，醫(yī)院的生存與發(fā)展容易受到資源完整性的影響。并且醫(yī)院的人事檔案管理部門還要不斷為醫(yī)院提供詳細(xì)的數(shù)據(jù)信息，以便于有關(guān)部門進(jìn)行學(xué)習(xí)和借鑒。若采取傳統(tǒng)的檔案管理手段，這樣在查閱數(shù)據(jù)資料時(shí)就會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間、人力和物理。然而采用數(shù)字化人事檔案管理方式，可以在短期內(nèi)通過關(guān)鍵詞找到所需的資料，進(jìn)而在最大限度上提升人事檔案管理的有效利用率。

2 當(dāng)前醫(yī)院人事管理存在的主要問題

2.1 管理體制缺乏創(chuàng)新性

就醫(yī)院的性質(zhì)來講，其本質(zhì)上是一類知識(shí)技術(shù)高度密集和人才集中的單位。最近幾年，醫(yī)療事業(yè)和人事體制改革的進(jìn)一步深化，采用的聘用合同制度已經(jīng)成為依照招聘選人的關(guān)鍵制度依據(jù)[1]。但是因?yàn)槭艿郊彝ヒ约吧畹纫蛩氐挠绊懀话闼x拔的人才在尚未達(dá)到合同日期前就向上級(jí)部門提交辭職申請(qǐng)書，進(jìn)而提高人才的流動(dòng)性，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理存在較大的難度。除此之外，醫(yī)院衛(wèi)生人事體制的不斷改革，使得醫(yī)院構(gòu)建了完善的績(jī)效評(píng)估考核體系，而且將最終績(jī)效考核結(jié)果和醫(yī)院?jiǎn)T工的工資存在密切的聯(lián)系，進(jìn)而造成有些醫(yī)院應(yīng)聘者出現(xiàn)錯(cuò)誤的思想，認(rèn)為醫(yī)療技術(shù)是至關(guān)重要的，而檔案管理是可有可無的，覺得檔案對(duì)自身在部門或者醫(yī)療的發(fā)展沒有任何影響，而只有具備較高的專業(yè)技能和實(shí)際工作成效，才可以有一個(gè)光明的發(fā)展前途，進(jìn)而將記錄自身工作履歷的人事管理轉(zhuǎn)換為死檔。如果人事上發(fā)生變動(dòng)，醫(yī)院就無法彌補(bǔ)檔案的缺陷，使得檔案管理工作進(jìn)度存在一定的滯后性。

2.2 管理者的管理意識(shí)薄弱

當(dāng)前，傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理的管理者自身缺乏較強(qiáng)的管理意識(shí)，也不能準(zhǔn)確意識(shí)到檔案管理的重要性，對(duì)專業(yè)的檔案管理概念是不清楚的，并沒有收到專業(yè)的技能培訓(xùn)和專業(yè)培訓(xùn)。例如：在檔案管理方面，管理人員檔案資源開發(fā)力度不夠，難以達(dá)到檔案的完整性，而檔案管理仍舊一味的停工留在人工操作整理方面，檔案信息保存上是非常有限的，甚至有些醫(yī)院人事檔案管理人員片面的覺得醫(yī)院人事檔案管理不需要詳細(xì)的記錄和保存。這種人事檔案管理者必定會(huì)影響醫(yī)院的有效管理。

3 醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)過程分析

3.1 構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫

要想實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化，首先必須需要成立一個(gè)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。能夠利用云數(shù)據(jù)來存儲(chǔ)相關(guān)的數(shù)據(jù)信息。為了可以從根本上實(shí)現(xiàn)總體的辦公自主化，必須要在運(yùn)輸局的整體管理中應(yīng)用HIS信息管理技術(shù)，而且還需要積極做好信息檔案管理及紙質(zhì)管理的互相交替?，F(xiàn)如今，有些醫(yī)院逐漸實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化檔案管理，既可以運(yùn)用云數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)效果，完成信息檔案的備份，又可以在信息數(shù)據(jù)庫中融入所有的紙質(zhì)檔案，這樣數(shù)據(jù)信息不會(huì)因心痛的不斷更新而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。在采集數(shù)據(jù)信息的圖案時(shí)，應(yīng)該先構(gòu)建一個(gè)完整的信息目錄，再運(yùn)用辦公系統(tǒng)中的Excel和word軟件，對(duì)相關(guān)的資料信息進(jìn)行處理，使檔案數(shù)據(jù)信息更加的清楚化，對(duì)于各個(gè)信息文件的頁數(shù)和分?jǐn)?shù)，必須要與電子檔案是全方面對(duì)應(yīng)的，進(jìn)而達(dá)到理想的設(shè)計(jì)效果。其次，應(yīng)該做好信息系統(tǒng)交互界面的處理工作，其檔案資料信息在經(jīng)過前臺(tái)處理后，通常是相當(dāng)規(guī)范的。最后，后臺(tái)系統(tǒng)的維護(hù)工作人員要在第一時(shí)間上傳檔信息，并且進(jìn)行合理的維護(hù)，確保查閱人員能夠迅速正確的查找到想要的數(shù)據(jù)信息，只有這樣做才可以構(gòu)建完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。

3.2 提升人事檔案管理的現(xiàn)代化認(rèn)識(shí)

提升醫(yī)院人事檔案管理者對(duì)檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，是是縣醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化發(fā)展的基礎(chǔ)。醫(yī)院人事檔案管理者必須要全面認(rèn)識(shí)數(shù)字化檔案管理優(yōu)點(diǎn)的前提下，不斷創(chuàng)新管理觀念，在改革開放的新形勢(shì)中集中所有的重點(diǎn)，通過構(gòu)建醫(yī)院人事改革體制和檔案管理工作之間的關(guān)系，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理的信息化和現(xiàn)代化的意識(shí)，最終得以實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化目標(biāo)。對(duì)于醫(yī)院來說，其也要正確認(rèn)識(shí)到數(shù)字化人事檔案管理對(duì)醫(yī)院人才發(fā)展的重要作用，保證數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的投入力度是足夠的，而且通過積極組織培訓(xùn)課程及座談會(huì)議，加強(qiáng)檔案管理者的數(shù)字化檔案管理技術(shù)與現(xiàn)代化思想，為建立合理的數(shù)字化管理模式創(chuàng)造良好的條件。

3.3 實(shí)時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)庫

檔案信息庫并不是固定不變的，而是不斷變化的，電子檔案的信息化程度不斷加大。因此，醫(yī)院人事檔案管理者必須要實(shí)時(shí)更新電子檔案，增強(qiáng)檔案資料的完整。檔案數(shù)據(jù)庫的更新功能是多層級(jí)的，可以由醫(yī)院各個(gè)科室的負(fù)責(zé)人、內(nèi)部用戶、醫(yī)院上級(jí)、下級(jí)用戶和管理員進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)用，將檔案數(shù)據(jù)信息從各個(gè)系統(tǒng)接口輸入，最終檔案管理人員進(jìn)行審核。因此，認(rèn)識(shí)檔案數(shù)據(jù)也要結(jié)合電子檔案管理的實(shí)際需求，改善有關(guān)的功能，并且由管理者負(fù)責(zé)和軟件系統(tǒng)開發(fā)商進(jìn)行溝通，可以使檔案系統(tǒng)更好地適應(yīng)醫(yī)院的管理模式[2]。

4 結(jié)語

總而言之，與企業(yè)人事檔案管理相比之下，醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)過程是較為復(fù)雜的，但是在整體操作中，必須要構(gòu)建一個(gè)完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，提升人事檔案管理的現(xiàn)代化認(rèn)識(shí)，實(shí)時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)庫，只有這樣才可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化和信息化，進(jìn)而促使醫(yī)院得到更好的發(fā)展。