事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探討

楊小蘭

摘要：近年來，隨著我國信息技術(shù)的高速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)的生產(chǎn)和管理當(dāng)中，事業(yè)單位的檔案管理中也逐漸從傳統(tǒng)的檔案管理的模式逐漸的發(fā)展為信息化管理模式。在事業(yè)單位的日常管理中檔案管理是非常重要的工作內(nèi)容，能夠影響到事業(yè)單位工作的順利開展。檔案管理信息化管理可以使得檔案管理變得更加的高效、便捷，也更加能夠適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求。本文主要對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行了分析和探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 信息化建設(shè)

隨著我國事業(yè)單位管理現(xiàn)代化建設(shè)的不斷發(fā)展，在事業(yè)單位的日常工作和管理中也逐步的實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化、信息化的管理。檔案管理是事業(yè)單位管理工作非常重要的組成部分，但是目前很多的事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)卻非常的不樂觀，尤其是信息化建設(shè)還相對(duì)落后，這也使得事業(yè)單位的檔案管理無法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的要求，不利于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的管理，對(duì)于事業(yè)單位的正常工作的開展也具有一定的影響。因此，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的研究是非常具有現(xiàn)實(shí)意義的。

一、事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)的重要性

（一）優(yōu)化檔案管理的環(huán)境

事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理的模式，大多以紙質(zhì)檔案管理為主，由于受到自身?xiàng)l件的限制，很多的紙質(zhì)檔案在保存在過程中容易受到環(huán)境的影響造成損壞，這也就使得檔案無法進(jìn)行長期的保存，使得檔案的安全性和完整性都受到了嚴(yán)重的影響，并且還需要耗費(fèi)大量的人力和物力來進(jìn)行檔案管理工作[1]。檔案管理信息化建設(shè)，可以將檔案已電子形式進(jìn)行保存，這樣一來就可以有效的避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中不易保存等缺點(diǎn)，同時(shí)也增強(qiáng)了檔案的安全性和完整性。此外，電子檔案也方便檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行查閱和保存，極大的節(jié)省了檔案管理的人力，優(yōu)化了檔案管理的環(huán)境。

（二）促進(jìn)事業(yè)單位信息化建設(shè)

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)不僅可以使得檔案管理更加的高效、便捷，還能夠使得在檔案管理信息建設(shè)的過程中，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的大量使用，也可以有效的促進(jìn)事業(yè)單位信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展，保障了事業(yè)單位檔案資源的安全性，同時(shí)也提高了事業(yè)單位的工作和管理的水平，推動(dòng)了事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展。

（三）檔案管理更加的便捷

事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理的流程較多，檔案的分類、整理和儲(chǔ)存工作量龐大且復(fù)雜，這也加大了檔案管理人員的管理難度。此外，在查閱和借閱檔案時(shí)也需要非常復(fù)雜的流程，并且檔案管理人員需要耗費(fèi)大量的時(shí)間查詢檔案和歸還檔案，嚴(yán)重加大了檔案管理人員的工作量。檔案信息化建設(shè)就可以有效的解決這些問題，檔案管理信息化之后在可以快速的查閱檔案，優(yōu)化了檔案管理的環(huán)節(jié)，節(jié)省了檔案管理的時(shí)間，極大的提高了檔案管理的工作效率，同時(shí)也保障了檔案的完整性。

二、事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)的具體措施

（一）認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性

事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，首先需要讓事業(yè)單位的全體人員意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，這樣才能夠確保檔案管理信息建設(shè)順利的開展。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息建設(shè)的重視，關(guān)注檔案管理工作。檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理的思維模式，積極配合檔案管理信息建設(shè)的相關(guān)工作[2]。此外，還需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的信息化管理的培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員的信息技術(shù)的應(yīng)用水平，這樣檔案管理人員才能夠更好的運(yùn)用信息化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，提高檔案管理的信息化水平。同時(shí)還需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)如：鑒定評(píng)估的能力以及信息獲取的能力等，這些都是信息化檔案管理中管理人員必須要具備的能力。

（二）加大設(shè)備支持

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)離不開相應(yīng)的硬件和軟件等設(shè)備的支持，因此，在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的過程中，必須要加強(qiáng)對(duì)其的設(shè)備支持，配備相應(yīng)的設(shè)備如：計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)以及光盤刻錄機(jī)等先關(guān)的硬件設(shè)備，還有檔案管理操作系統(tǒng)等相關(guān)的軟件等，只有這樣才能夠使得檔案資料長期有效的保存。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)還需要提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度，充分的意識(shí)到檔案管理信息建設(shè)的重要性，加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的資金投入，積極的引進(jìn)現(xiàn)代化管理設(shè)備和技術(shù)，不斷的加大電子檔案的存儲(chǔ)量，并按照檔案法對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，讓他們能夠在工作的過程中履行相應(yīng)的職責(zé)，這樣才能夠使得這些設(shè)備的功能被充分的發(fā)揮出來。此外，還需要對(duì)現(xiàn)有的設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保硬件設(shè)施的穩(wěn)定性，避免出現(xiàn)故障，這樣才能夠確保檔案管理信息化的安全性。

（三）加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化管理平臺(tái)的建設(shè)

在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中，信息技術(shù)是非常關(guān)鍵的，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理效率的提高具有非常重要的促進(jìn)作用。構(gòu)建信息化管理平臺(tái)是事業(yè)單位檔案管理信息化的重點(diǎn)內(nèi)容，這是檔案管理的主要載體。檔案管理工作中的錄入、檢索和保存都離不開信息化管理平臺(tái)的支持。另外，檔案信息化管理平臺(tái)的建立也可以增強(qiáng)事業(yè)單位內(nèi)的信息交流和資源共享，同時(shí)也能夠更好的滿足單位人員對(duì)于檔案方面的需求。檔案管理信息管理平臺(tái)主要包括以下幾個(gè)主要功能：以網(wǎng)頁的形式為檔案管理人員提供檔案信息服務(wù)、網(wǎng)上檔案查詢、下載和整理電子檔案以及設(shè)置各級(jí)權(quán)限等。另外，事業(yè)單位還需要不斷的提高檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)功能，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，這樣才能夠使得事業(yè)單位的檔案管理更加的適應(yīng)新時(shí)代下檔案管理的發(fā)展趨勢[3]。此外，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)要積極的引進(jìn)國內(nèi)外先進(jìn)的硬、軟件技術(shù)，和實(shí)力較強(qiáng)的信息技術(shù)公司合作，為事業(yè)單位量身打造一套能夠完全適應(yīng)事業(yè)單位發(fā)展的檔案管理操作系統(tǒng)，從而有效的提高檔案信息更新?lián)Q代的頻率，提高事業(yè)單位對(duì)數(shù)據(jù)信息管理的水平。

（四）明確檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的過程中，要想充分的發(fā)揮出檔案管理的作用，那么就必須要先明確檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，只有這樣才能夠更好的推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)工作的有序開展。運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，才能夠使得事業(yè)檔案的檔案管理更加的使用未來社會(huì)發(fā)展的趨勢，更能夠更加高效的完成檔案管理的工作，提高事業(yè)單位的管理工作的效率和水平，推動(dòng)事業(yè)單位的不斷發(fā)展，同時(shí)這對(duì)于社會(huì)的發(fā)展也具有非常重要的促進(jìn)作用。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要結(jié)合自身的實(shí)際情況，制度相應(yīng)的內(nèi)部管理的標(biāo)準(zhǔn)體系。在建立事業(yè)單位檔案目錄數(shù)據(jù)庫的時(shí)候，需符合國家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并且還需要便于實(shí)際的操作。另外，在檔案的內(nèi)容、數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)和格式以及著錄項(xiàng)目都需要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)還需要對(duì)檔案數(shù)據(jù)的文檔格式以及數(shù)據(jù)指標(biāo)進(jìn)行規(guī)范，這樣才能夠更好的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享。此外，事業(yè)單位還需要使用統(tǒng)一的檔案管理的軟件，這樣一來可以有效的避免的管理的工作中數(shù)據(jù)無法轉(zhuǎn)換等問題，確保檔案數(shù)據(jù)的正常讀取。

（五）建立完善的檔案管理制度

只有科學(xué)的管理制度才能夠確保事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的順利開展。因此，事業(yè)單位必須要結(jié)合自身的實(shí)際情況，建立科學(xué)、完善的檔案管理制度，這樣才能夠使得檔案管理工作變得更加的科學(xué)化、規(guī)范化和信息化，從而促進(jìn)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。對(duì)于檔案管理人員來說，只有健全的制度，才能夠更好的指導(dǎo)和監(jiān)督他們的工作，讓他們認(rèn)真的做好檔案的收集、整理、歸檔、保存和查閱等相關(guān)的檔案管理的工作[5]。另外，還需要完善對(duì)檔案管理人員的績效考核制度、獎(jiǎng)懲制度。責(zé)任追究制度等，提高檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作的重視程度，激發(fā)員工的工作熱情，提高檔案管理的工作效率，從而使得檔案管理能夠在事業(yè)單位的日常運(yùn)行中充分的發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值和作用，為事業(yè)單位今后的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

（六）將檔案管理系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的相結(jié)合

在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，將檔案管理系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相結(jié)合是非常重要的，將這二者進(jìn)行有效的結(jié)合可以將辦公自動(dòng)化過程中所產(chǎn)生的電子文件和信息直接轉(zhuǎn)化為電子檔案，這樣一來可以大幅度的提升檔案管理的工作效率，并且還可以實(shí)現(xiàn)文件的集成以及紙質(zhì)文件和電子文件同步管理等功能。事業(yè)單位內(nèi)部可以通過檔案管理軟件來對(duì)各個(gè)部分的信息進(jìn)行收集、整理、分類、儲(chǔ)存、檢索等，并且還可以利用計(jì)算機(jī)來對(duì)不同格式和不同來源的電子檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的有效結(jié)合，進(jìn)一步提高事業(yè)單位工作和管理的效率。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不但進(jìn)步，對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作也提出了更高的要求，檔案管理信息化建設(shè)可以有效的提高事業(yè)單位檔案管理的水平，優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理的環(huán)境，提高檔案的安全性和完整性使，得事業(yè)單位的檔案管理更加適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。因此，在事業(yè)單位的檔案管理中應(yīng)當(dāng)要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，明確檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合現(xiàn)代信息化技術(shù)，構(gòu)建科學(xué)的信息化管理平臺(tái)，從而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：廣靈縣企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)管理中心）