試論檔案管理的標準化與創(chuàng)新

劉繼志

摘要：本文對檔案管理的標準化與創(chuàng)新問題進行了探討，文章從闡述檔案管理標準化的內容入手，進一步分析了檔案標準化建設中存在的問題，最后提出了加快單位檔案管理標準化建設的幾點建議。

關鍵詞：檔案管理 標準化 創(chuàng)新 內容 存在問題 幾點建議

前言

在現(xiàn)代社會體系工作中，檔案管理已經(jīng)成為企業(yè)內部管理結構中非常重要的一個組成部分，為了保證檔案管理工作的順利運行，需要做好一系列工作，包括信息化建設等等。而在新的時代背景下，信息技術成為促進各行各業(yè)發(fā)展的，必不可少的動力，是檔案管理工作必不可少的技術基礎。利用先進技術，是促進檔案管理工作的現(xiàn)代化、標準化運行，實現(xiàn)工作創(chuàng)新的重要前提。

一、檔案管理標準化的內容

單位信息系統(tǒng)本身往往具有一定的復雜性，檔案資料數(shù)量多，檔案管理工作牽涉廣泛，加上多方力量參與，也增大了彼此協(xié)調的難度。其中，單位管理層是非常重要的角色，由其負責對關鍵檔案管理人員的資質進行，必要的審核，并且對管理的質量進行必要的督促。具體的崗位員工則需要對項目整體負起具體責任，對資料搜集、信息溝通等等工作進行持續(xù)性跟進。以此類推，信息技術操作人員、網(wǎng)站建設人員等等不同的參與方都能夠在檔案管理工作體系中發(fā)揮巨大的重要，各方需要彼此協(xié)調，避免矛盾沖突。

而管理標準則是指用一致性的要求和規(guī)范對管理工作進行制約和引導，比如明確各種文件的歸檔范圍、要求及資料保管時限等等。而這種行為標準在特定的情況和時間內往往會維持一段的穩(wěn)定性。此外，工作標準則是針對單位內的檔案室、部門員工等提出的科學標準。在新的時代背景下，檔案管理工作的開展面臨著更高的要求，辦事標準也因此得到了持續(xù)的調整和完善。

二、檔案標準化建設中存在的問題

（一）缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡化協(xié)調機構

在當前情況下，因為不同單位在管理制度和運行規(guī)律上的不同影響，許多單位的檔案管理工作都變成了條塊切割、各成一系的格局。雖然許多檔案部門漸漸認識到了資源共享的意義，但尚且缺少部門彼此合作的重要行動。國家也缺少統(tǒng)一的組織機構來進行整體統(tǒng)籌，因此各單位的檔案館網(wǎng)絡化建設事業(yè)也長期得不到突破性進展。

（二）經(jīng)費投入不足

在檔案標準化發(fā)展的歷程中，需要引進先進的信息技術，搭建完善的網(wǎng)絡操作平臺，配備足夠的設備，并且優(yōu)化設備維護體系，因此，必然需要大量的資金支持。但是在現(xiàn)實中，因為許多單位尚且未能真正意識到加強檔案管理標準化發(fā)展的重要意義，因此在經(jīng)費投入方面還存在巨大的不足，這也是影響國內企事業(yè)單位檔案管理標準化進步的不利因素。

（三）檔案管理隊伍人員素質較低

在檔案標準化發(fā)展過程中，人才是最核心的要素，單位必須聘請綜合型人才參與管理工作，包括能夠掌握計算機、通訊等不同技術的員工，能夠高效辦理檔案業(yè)務的高素質員工。但是，當前國內許多檔案管理工作者的素質整體不高，而且缺少學術、史料研究的重要才能，無法達到計算機技術高速發(fā)展所提出的要求，因此難以滿足檔案網(wǎng)絡化發(fā)展的要求。

三、加快檔案管理標準化建設的幾點建議

（一）加快檔案信息化建設

在市場經(jīng)濟不斷完善、企事業(yè)單位快速進步的情況下，各項工作在進行中所形成的歸檔材料也更加豐富，檔案管理模式也漸漸向數(shù)字化轉變，從而使得檔案信息的接收、傳送、儲存環(huán)節(jié)實現(xiàn)高度一體化，進而保證檔案信息得到高效共享。在這一背景下，單位的檔案管理人員需要緊緊抓住時代機遇，做好檔案的信息化建設工作。

（二）促進檔案信息利用的社會化

檔案管理部門要在確保其整體效益不受損的基礎上，更廣泛地為社會各領域打造優(yōu)質的檔案信息服務。而單位內部眾多的檔案工作者也，必須形成正確的服務意識，突破單位內部可能存在的黨政管理、單純注重生產(chǎn)等等傳統(tǒng)模式的限制。檔案管理工作是企事業(yè)單位運行過程中非常重要的一部分。做好檔案管理工作，要求員工在兼顧質量、進程、成本和風險控制等等多個指標的基礎上，做好全面管理。以此為基礎。企事業(yè)單位需要不斷強化自身的服務能力。

（三）加強檔案管理現(xiàn)代化軟硬件基礎設施

在新的時代背景下，各單位加強對檔案管理部門的投入，變成了促進檔案管理信息化、標準化發(fā)展的重要條件。打造扎實的軟硬件基礎設施體系，構成了企事業(yè)單位做好檔案現(xiàn)代化管理的重要前提。所以，單位必須關注資金的投入量，保證基礎設施得到順利建設。在硬件的問題上，單位需要做好財力支撐；在網(wǎng)絡和軟件問題上，檔案部門則要利用好檔案網(wǎng)信息網(wǎng)的平臺價值，吸引和運用院內計算機、信息等學科的技術、人才力量，以高性能軟硬件基礎設施為檔案管理系統(tǒng)提供保障。

（四）優(yōu)化檔案管理隊伍

檔案工作人員整體素質如何關系到檔案信息的整理、利用和開發(fā)，關系到檔案工作標準化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的進程。要優(yōu)化檔案管理隊伍，一方面充分發(fā)揮單位設施齊全、科研水平高等優(yōu)勢，培養(yǎng)高層次檔案信息化管理人才。另一方面通過繼續(xù)教育的形式，普及信息化管理知識。通過專題培訓和實際操作，提高現(xiàn)有檔案管理工作者的工作水平。要不斷補充青年檔案管理人員來充實隊伍，從而使檔案管理隊伍的年齡結構得到優(yōu)化。

四、結語

綜上所述，加強對檔案管理的標準化與創(chuàng)新的探討，對于促進單位的正常運行有著極其重要的意義。相關工作人員需要明確檔案管理標準化的內容；同時把握檔案標準化建設中存在的問題嗎，如缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡化協(xié)調機構、經(jīng)費投入不足、檔案管理隊伍人員素質較低等等；在此基礎上，提出加快單位檔案管理標準化建設的幾點建議，加快檔案信息化建設，促進檔案信息利用的社會化，加強檔案管理現(xiàn)代化軟硬件基礎設施，優(yōu)化單位檔案管理隊伍。