知識(shí)管理在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

李小春

【摘要】檔案作為一種蘊(yùn)含著大量知識(shí)的歷史記錄，是眾多信息源中最基礎(chǔ)的部分。我們只有將知識(shí)管理的理念與方法應(yīng)用到企業(yè)檔案管理中，逐步建立起與知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的檔案知識(shí)管理體系，檔案工作才能跟上社會(huì)發(fā)展、企業(yè)發(fā)展的要求，更好地為企業(yè)服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】知識(shí)管理；企業(yè)檔案；創(chuàng)新

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)因素參與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的程度越來(lái)越高，在以提高競(jìng)爭(zhēng)力為目的的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，知識(shí)取向愈加明顯。在此條件下，建立“知識(shí)型”企業(yè)和各類“知識(shí)型”組織是管理活動(dòng)的客觀需求，并逐步成為社會(huì)的共識(shí)。就企業(yè)檔案管理而言，其發(fā)展只有適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)，融入知識(shí)管理中，才能充分發(fā)揮檔案信息的潛在價(jià)值，實(shí)現(xiàn)全方位效益。

一、檔案知識(shí)管理的必要性

（一）檔案知識(shí)管理是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然選擇。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的顯著特征在于知識(shí)成為最重要的生產(chǎn)要素。企業(yè)知識(shí)管理的主要目標(biāo)是管理顯性知識(shí)，發(fā)掘隱性知識(shí)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享，鼓勵(lì)知識(shí)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的增值，從而提高組織的競(jìng)爭(zhēng)力。傳統(tǒng)檔案管理在企業(yè)最大的價(jià)值是記載“歷史”，而知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理的最大價(jià)值是有效利用，促進(jìn)企業(yè)提升效益。檔案中不僅蘊(yùn)藏著大量顯性知識(shí)，對(duì)企業(yè)的科研生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理等都有重要的作用。而且，也蘊(yùn)藏著大量待開(kāi)發(fā)挖掘的隱性知識(shí)。作為具有豐富知識(shí)資源的檔案，只有按照知識(shí)資源的管理過(guò)程，將它“應(yīng)用”到工作中，“創(chuàng)新”工作，實(shí)現(xiàn)知識(shí)創(chuàng)新和共享，才符合知識(shí)管理的規(guī)律，企業(yè)檔案工作才能“活”的更有意義。

（二）檔案知識(shí)管理將給企業(yè)帶來(lái)新的價(jià)值。知識(shí)管理通過(guò)系統(tǒng)管理知識(shí)資源來(lái)提高組織效率、創(chuàng)新能力和資本價(jià)值。檔案管理走向知識(shí)管理，對(duì)推動(dòng)企業(yè)發(fā)展和科技創(chuàng)新極為重要，將帶給企業(yè)新的價(jià)值。加強(qiáng)檔案知識(shí)管理，把崗位經(jīng)驗(yàn)、業(yè)務(wù)技能知識(shí)準(zhǔn)確地應(yīng)用在工作崗位上，那么員工的學(xué)習(xí)效率、工作效率和企業(yè)的科研生產(chǎn)能力就會(huì)大大提高。另外，企業(yè)的知識(shí)與信息、決策的方法大都蘊(yùn)藏在企業(yè)檔案知識(shí)中。如果按照知識(shí)管理的方法，及時(shí)把相關(guān)的知識(shí)信息配置在決策的各個(gè)環(huán)節(jié)，將極大提高決策質(zhì)量和決策效率，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展指明方向。

（三）檔案知識(shí)管理可以提升檔案智能化服務(wù)水平。提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案知識(shí)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)共享是檔案知識(shí)管理的最終目標(biāo)，也是檔案部門(mén)與其他部門(mén)和外界聯(lián)系的紐帶。檔案知識(shí)智能化服務(wù)可以通過(guò)建設(shè)知識(shí)倉(cāng)庫(kù)，提供知識(shí)導(dǎo)航、知識(shí)咨詢等方式實(shí)現(xiàn)。這種服務(wù)的方式將更容易實(shí)現(xiàn)，尤其在企業(yè)內(nèi)部，檔案知識(shí)管理作為整個(gè)知識(shí)服務(wù)子系統(tǒng)，可以將內(nèi)部原本各自封閉的信息孤島互相連接起來(lái)，有效提升了檔案智能化服務(wù)水平，從而實(shí)現(xiàn)知識(shí)的傳遞和共享，用自己的個(gè)性化知識(shí)服務(wù)滿足企業(yè)需求。

二、知識(shí)管理在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用策略

檔案知識(shí)管理涉及計(jì)算機(jī)科學(xué)、信息科學(xué)、管理科學(xué)和社會(huì)科學(xué)等綜合領(lǐng)域，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要聯(lián)合強(qiáng)有力的跨系統(tǒng)、跨專業(yè)的管理和技術(shù)部門(mén)，進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、逐步推進(jìn)。在實(shí)施工程中要統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)，重點(diǎn)加強(qiáng)以知識(shí)庫(kù)和知識(shí)流為對(duì)象的檔案業(yè)務(wù)管理、以知識(shí)生產(chǎn)和處理技術(shù)為支撐的檔案知識(shí)資源庫(kù)和系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)，以知識(shí)傳播和教育為目標(biāo)的檔案宣傳培訓(xùn)，充分實(shí)現(xiàn)知識(shí)服務(wù)和知識(shí)共享。

（一）提高對(duì)檔案知識(shí)管理的認(rèn)識(shí)。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)，新事物、新技術(shù)及相關(guān)前沿理論的不斷滲透，要求為人們提供知識(shí)服務(wù)的平臺(tái)，這種對(duì)知識(shí)的需求給檔案工作開(kāi)辟了新的天地。企業(yè)的管理者和檔案人員只有認(rèn)識(shí)到檔案知識(shí)管理的必要性、重要性，建立檔案知識(shí)管理的認(rèn)識(shí)和理念，對(duì)檔案知識(shí)管理達(dá)成共識(shí)，后續(xù)工作才能有條不紊地推進(jìn)下去，收到良好的效果。

（二）加強(qiáng)以知識(shí)庫(kù)和知識(shí)流為對(duì)象的檔案業(yè)務(wù)管理。檔案知識(shí)管理不同于傳統(tǒng)的檔案文獻(xiàn)管理，它不僅管理本館擁有的實(shí)體資源，還要對(duì)隱含在各類檔案信息資源中的知識(shí)進(jìn)行收集、加工、組織。在對(duì)傳統(tǒng)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工和電子檔案自動(dòng)采集的基礎(chǔ)上，通過(guò)建立檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、各種專題數(shù)據(jù)庫(kù)等為內(nèi)容的知識(shí)倉(cāng)庫(kù)，使檔案各類信息按一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行系統(tǒng)化集成，積累、保存信息和知識(shí)資產(chǎn)，加快知識(shí)流動(dòng)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享。這是實(shí)施檔案知識(shí)管理的基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作。

（三）建設(shè)以數(shù)字檔案館為基礎(chǔ)的檔案知識(shí)系統(tǒng)。知識(shí)管理和服務(wù)強(qiáng)調(diào)以通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的多種高新技術(shù)的應(yīng)用，需要建設(shè)現(xiàn)代化的知識(shí)信息資源網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。為了實(shí)現(xiàn)知識(shí)在流動(dòng)過(guò)程中的價(jià)值增值，不僅需要建立知識(shí)庫(kù)，還需要在檔案信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，固化與數(shù)字檔案館相關(guān)的各種業(yè)務(wù)和知識(shí)，開(kāi)展包括知識(shí)采集、知識(shí)處理、知識(shí)存儲(chǔ)、知識(shí)共享、知識(shí)服務(wù)和知識(shí)評(píng)價(jià)在內(nèi)的技術(shù)支持系統(tǒng)建設(shè)，最終形成檔案知識(shí)管理體系，促進(jìn)知識(shí)集成、知識(shí)生產(chǎn)、知識(shí)共享和知識(shí)創(chuàng)新，為用戶提供個(gè)性化知識(shí)服務(wù)。

（四）開(kāi)展以知識(shí)傳播和教育為目標(biāo)的檔案宣傳培訓(xùn)。知識(shí)只有在使用中才能更好地創(chuàng)造價(jià)值，知識(shí)的共享和交流是知識(shí)管理的重要組成部分，基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理需要向外拓展，開(kāi)展一系列以知識(shí)傳播和教育為目標(biāo)的宣傳培訓(xùn)活動(dòng)，促進(jìn)知識(shí)傳播和交流，加快檔案知識(shí)管理的外化進(jìn)程，促進(jìn)全方位發(fā)展。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案知識(shí)管理要以促進(jìn)、完善企業(yè)知識(shí)管理，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)共享為總目標(biāo)。通過(guò)統(tǒng)籌規(guī)劃，有步驟地進(jìn)行，逐步將知識(shí)管理這種全新的管理理念與管理方法融入檔案工作領(lǐng)域，參與知識(shí)管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新，檔案工作才能跟上社會(huì)發(fā)展、企業(yè)發(fā)展的要求，才能實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮更大的作用。

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