企業(yè)合同管理相關(guān)問(wèn)題的思考

冷易木

摘要：本文針對(duì)目前企業(yè)合同管理簽署階段、履行階段存在的問(wèn)題進(jìn)行了風(fēng)險(xiǎn)和管理剖析，并針對(duì)這些問(wèn)題提出了相應(yīng)的管理建議和對(duì)策。

關(guān)鍵詞：合同管理 問(wèn)題 對(duì)策

合同是商品經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物，是商品交流的法律表現(xiàn)方式。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是法制經(jīng)濟(jì)，說(shuō)到底是契約經(jīng)濟(jì)，由于在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)產(chǎn)品的買賣都是經(jīng)過(guò)合同方式進(jìn)行的。企業(yè)運(yùn)營(yíng)成敗與合同及管理有著親密關(guān)系，因而，企業(yè)必需非常注重合同及合同管理。

一、合同管理概述

合同管理是當(dāng)事人雙方或數(shù)方確定各自權(quán)利和義務(wù)關(guān)系的協(xié)議，雖不等于法律，但依法成立的合同具有法律約束力，工程合同屬于經(jīng)濟(jì)合同的范疇，受經(jīng)濟(jì)和刑法法則的約束，合同管理主要是指項(xiàng)目管理人員根據(jù)合同進(jìn)行工程項(xiàng)目的監(jiān)督和言理，是法學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)理論和管理科學(xué)在組織實(shí)施合同中的具體運(yùn)用。

在項(xiàng)目管理中，合同管理是一個(gè)較新的管理職能。在國(guó)外，從二十世紀(jì)七十年代初開(kāi)始，隨著工程項(xiàng)目管理理論研究和實(shí)際經(jīng)驗(yàn)的積累，人們?cè)絹?lái)越重視對(duì)合同管理的研究。在發(fā)達(dá)國(guó)家，八十年代前人們較多地從法律方面研究合同；在八十年代，人們較多地研究合同事務(wù)管理（Contract Administration）；從八十年代中期以后，人們開(kāi)始更多地從項(xiàng)目管理的角度研究合同管理問(wèn)題。近十幾年來(lái)，合同管理已成為工程項(xiàng)目管理的一個(gè)重要的分支領(lǐng)域和研究的熱點(diǎn)。它將項(xiàng)目管理的理論研究和實(shí)際應(yīng)用推向新階段。

二、企業(yè)合同管理中存在的主要問(wèn)題

1.合同簽署階段的問(wèn)題

1.1 合同主體不合格

合同當(dāng)事人主體合格，是合同得以有效成立的前提條件之一，而合格的主體，首要條件應(yīng)當(dāng)是具有相應(yīng)的民事權(quán)益才能和民事行為才能的合同當(dāng)事人。合同主體不合格主要表現(xiàn)為：一種是固然具有上述兩種才能，但不是合同當(dāng)事人，即當(dāng)事人錯(cuò)位；一種是固然是合同當(dāng)事人，但卻不具有上述兩種才能。一些不法商人應(yīng)用這種規(guī)則，成心制造合同主體不合格，進(jìn)行詐騙，給當(dāng)事人形成法律風(fēng)險(xiǎn)。

1.2 合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)

依法訂立的有效的合同，應(yīng)當(dāng)表現(xiàn)雙方的真實(shí)意義。而這種表現(xiàn)需求靠精確明晰的合同文字作載體。合同用詞要精確，考究咬文嚼字，特別應(yīng)留意多音字的運(yùn)用，容易發(fā)作歧義和誤解招致合同難以實(shí)行或惹起爭(zhēng)議。

1.3 合同條款不完善

合同條款是規(guī)則雙方當(dāng)事人權(quán)益義務(wù)的詳細(xì)條文。主要表現(xiàn)為：一是條款定性，不定量；二是義務(wù)條款不詳細(xì)，過(guò)于籠統(tǒng)；三是漏掉違約處分或處分不明白；四是只講好話，不講丑話；只講正面的，不講背面的。

1.4 無(wú)效合同

違背法律、行政法規(guī)的強(qiáng)迫性規(guī)則簽署的合同屬于無(wú)效合同，而無(wú)效合同是不受法律維護(hù)的。一些企業(yè)以合法方式掩蓋非法目的，簽定的合同，其本質(zhì)是無(wú)效合同?！逗贤ā芬?guī)則，無(wú)效合同自始至終不受法律維護(hù)。

2.合同履約階段的問(wèn)題

2.1 應(yīng)變更合同的沒(méi)有變更

合同在履約中，依據(jù)情形的變化，可依法進(jìn)行變更。合同變更的目的是經(jīng)過(guò)對(duì)原合同的修正，保證合同更好實(shí)行。因而對(duì)應(yīng)當(dāng)變更的合同一定要及時(shí)精確變更。

2.2 應(yīng)當(dāng)發(fā)出的書(shū)函（會(huì)議紀(jì)要）沒(méi)有發(fā)出

在履約過(guò)程中及時(shí)地發(fā)出必要的書(shū)函，是合同動(dòng)態(tài)管理的需求，也是履約的一種手腕，同時(shí)也是自我維護(hù)的一種招數(shù)，這一點(diǎn)常常被無(wú)視。

2.3 應(yīng)鑒證確認(rèn)的沒(méi)有辦理鑒證確認(rèn)

履約過(guò)程中的鑒證是一種正常行為。但有些企業(yè)的合同管理人員對(duì)此并不注重。

2.4 不注重合同訴訟時(shí)效

如關(guān)于借貸的相關(guān)合同，法律規(guī)則主張債權(quán)的訴訟時(shí)效為兩年，超越了訴訟時(shí)效等于放棄債權(quán)主張，等于權(quán)益人放棄了勝訴權(quán)。有的企業(yè)合同管理義務(wù)不明，對(duì)一些拖欠沒(méi)有及時(shí)訴諸法律，直到起訴時(shí)才發(fā)現(xiàn)已超越了兩年的訴訟時(shí)效，無(wú)法挽回?fù)p失。

2.5 不注重應(yīng)當(dāng)行使權(quán)益

《合同法》賦予了合同當(dāng)事人的在再現(xiàn)規(guī)則情形下能夠行使抗辯權(quán)，但一些企業(yè)對(duì)合同管理不標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)這一規(guī)則不知或者不會(huì)行使，不能主動(dòng)防止客觀上可能給本身企業(yè)形成的損失，且發(fā)作問(wèn)題也更難處理。

2.6 不注重證據(jù)（材料）的法律效能

證據(jù)（材料）是企業(yè)合同管理中必需高度注重的法律文件，，原件的、與事實(shí)有關(guān)的、有蓋章和簽名的、有明白內(nèi)容的、未超越期限的是有效的證據(jù)。

總之，一旦發(fā)作合同糾葛，無(wú)法用法律手腕維權(quán)，給企業(yè)帶來(lái)無(wú)法挽回的損失。

三、處理企業(yè)合同管理中存在問(wèn)題的對(duì)策

1.設(shè)立合同管理機(jī)構(gòu)，標(biāo)準(zhǔn)管理形式

合同自身的特征，決議了合同不同于企業(yè)內(nèi)部的消費(fèi)、人事、財(cái)務(wù)等管理工作，已超越了企業(yè)本身的標(biāo)準(zhǔn)界線，而是一種受法律標(biāo)準(zhǔn)、調(diào)整的社會(huì)關(guān)系，觸及大量的法律專業(yè)問(wèn)題。因而，企業(yè)應(yīng)當(dāng)有特地的法律管理機(jī)構(gòu)，聘用專職企業(yè)法律參謀。

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理程序很多，一個(gè)合同的訂立和執(zhí)行可能會(huì)牽涉到多個(gè)部門(mén)，這樣的情形決議了，企業(yè)的合同管理應(yīng)采取企業(yè)法律參謀部門(mén)統(tǒng)一歸口管理和各業(yè)務(wù)部門(mén)、各單位分口管理的形式。

2.樹(shù)立合同管理新形式

2.1 健全合同管理制度

合同的歸口管理；合同資信調(diào)查、簽署、審批、會(huì)簽、檢查、注銷、備案；法人受權(quán)拜托方法；合同示范文本管理；合同專用章；合同實(shí)行與糾葛處置；合同定期統(tǒng)計(jì)與考核檢查等為合同管理制度的主要內(nèi)容。企業(yè)的合同管理制度必需依據(jù)我國(guó)的《合同法》和相關(guān)的法規(guī)，以及企業(yè)的實(shí)踐狀況來(lái)樹(shù)立。企業(yè)經(jīng)過(guò)樹(shù)立合同管理制度，做到管理層次分明、職責(zé)明白、程序標(biāo)準(zhǔn)，從而使合同的簽署、實(shí)行、考核、糾葛處置都處于有效的控制狀態(tài)。

2.2 增強(qiáng)合同管理人員的培訓(xùn)

合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的上下，直接影響著合同管理的質(zhì)量。定期對(duì)合同管理人員的培訓(xùn)，使合同管理人員控制合同法律學(xué)問(wèn)和簽約技巧，堅(jiān)持持證上崗和年檢考核制度，這有利于加強(qiáng)合同管理人員的義務(wù)感，并持續(xù)進(jìn)步其合同法律認(rèn)識(shí)。

2.3 嚴(yán)重合同檢查管理

企業(yè)嚴(yán)重合同主要有：企業(yè)購(gòu)并合同、聯(lián)營(yíng)合同，獨(dú)家代理協(xié)議、嚴(yán)重技術(shù)改良或技術(shù)引進(jìn)合同、觸及擔(dān)保的合同等。把這些對(duì)企業(yè)的消費(fèi)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)效益影響大的合同挑出來(lái)，做為合同的重點(diǎn)管理對(duì)象，從合同的項(xiàng)目論證、對(duì)方當(dāng)事人資信調(diào)查、合同會(huì)談、文本起草、修正、簽約、實(shí)行或變更解除、糾葛處置的全過(guò)程，都必需有企業(yè)法律參謀部門(mén)參與，嚴(yán)厲管理和控制，預(yù)防合同糾葛的發(fā)作，有效維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。

2.4 實(shí)行監(jiān)視和結(jié)算管理

簽約的目的主要是保證合同的及時(shí)有效實(shí)行，避免違約行為的發(fā)作，所以，企業(yè)法律參謀對(duì)合同的實(shí)行進(jìn)行監(jiān)視是非常必要的。經(jīng)過(guò)監(jiān)視能夠曉得企業(yè)各類合同的實(shí)行狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)影響實(shí)行的緣由，以便隨時(shí)向各部門(mén)反應(yīng)，掃除障礙，避免違約的發(fā)作。

2.5 違約糾葛的及時(shí)處置

合同關(guān)系是一種法律關(guān)系，違約行為是一種違法行為，要承當(dāng)支付違約金、賠償損失或強(qiáng)迫實(shí)行等法律結(jié)果。法律參謀部門(mén)檢查合同時(shí)選擇適宜的違約條款和糾葛處置條款顯得很重要，一旦發(fā)作違約情形，法律參謀要區(qū)別狀況，及時(shí)采用協(xié)商，仲裁或訴訟等方式，積極維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，減少企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。

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