淺談醫(yī)院人事檔案管理信息化

肖 坡，張 志，朱俊迪

（泰安市腫瘤防治院，山東 泰安 271000）

1 醫(yī)院人事檔案管理信息化的特點

醫(yī)院人事檔案管理信息化是以系統(tǒng)論等現(xiàn)代管理科學為指導，運用現(xiàn)代管理方法和手段，采用先進的管理技術與設備，充分發(fā)揮人事檔案管理人員的主動性、積極性和創(chuàng)造性，對檔案管理的傳統(tǒng)方式進行改革，加快實現(xiàn)其系統(tǒng)化、定量化、信息化、智能化管理。例如，利用計算機將人事檔案進行輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計、檢索、查詢、刪除等，同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能，可進行檔案的鑒定工作，利用縮微照相技術對紙質載體的重要檔案進行縮微復制等。檔案管理信息化具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、速度快、保密性強等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了效率。電子文件作為新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領域，逐步替代傳統(tǒng)的紙質檔案載體已經(jīng)成為一種必然趨勢。檔案管理實現(xiàn)計算機管理，已經(jīng)成為檔案管理信息化的重要途徑和手段，具有速度快、系統(tǒng)性強、效率高、保存時間長、資源共享、便于檢索和利用等優(yōu)越性。

2 檔案管理現(xiàn)代化進程中存在的問題

2.1 檔案管理方式落后、缺乏保密性

醫(yī)院人事檔案管理最大的特點就是其嚴格保密性、數(shù)量眾多，需要專業(yè)的人員管理，但醫(yī)院又是一個公共場合，一定程度上降低了檔案管理的保密性。很多醫(yī)院沒有真正地合理利用現(xiàn)代信息技術和網(wǎng)絡技術，檔案管理人員只能按照傳統(tǒng)的方式對人事檔案進行管理，使得檔案管理工作方式落后、管理效率低，需要耗費大量的人力、物力，容易出現(xiàn)差錯。

2.2 人事檔案信息化程度低、更新率低

當前形勢下，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式顯然已過時，在實際操作中，檔案基本都是一次性入檔，不會根據(jù)人員檔案進行補充和完善，更新率低，給每位醫(yī)護工作者發(fā)揮自身能力帶來了影響。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，即依靠紙張、依靠人工記錄的模式無法實現(xiàn)醫(yī)護人員檔案的更新和維護。目前，隨著醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展，醫(yī)護人員的流動性增強，新進人員及離開人員的檔案只是在需要的時候才整理，日常工作中所獲得的獎勵及科研創(chuàng)新取得的成績不能及時在檔案中體現(xiàn)出來，人事檔案存在信息不完整、不真實等情況，給醫(yī)院對醫(yī)護人員的合理配置帶來影響，不能提高醫(yī)療系統(tǒng)的人才競爭力。信息化管理是大勢所趨，符合當前人事管理的趨勢。

2.3 缺乏高級管理專業(yè)人員

現(xiàn)代檔案管理人員可以分為檔案管理輔助人員、檔案管理專業(yè)人員和高級檔案管理專業(yè)人員3個等級層次。高級檔案管理專業(yè)人員應具有較高的政治理論和政策水平，較高的文化素質和現(xiàn)代管理技術水平，精通檔案業(yè)務，能科學地制訂政策和檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，有較強的組織協(xié)調能力和決策能力，在學術理論研究上有很高的造詣。目前，檔案工作信息化和網(wǎng)絡化對檔案管理人員素質的要求越來越高，而檔案管理人員群體學歷層次偏低，缺乏掌握現(xiàn)代化技術的高級管理人才，特別是既懂檔案管理和現(xiàn)代化科學技術，又懂社會科學和經(jīng)濟管理的復合型人才更是奇缺。檔案管理人員素質不高，直接導致新技術、新方法難以在檔案管理中使用和推廣，無法解決在工作中遇到的新情況和新問題。檔案管理人員群體結構配置不合理，檔案管理人員個體素質偏低，檔案群體結構失衡，不僅已成為制約檔案事業(yè)發(fā)展的一個重要因素，而且也在一定程度上影響了單位各項工作的順利開展。

3 提高醫(yī)院人事檔案管理信息化建議

3.1 提高檔案管理人員的素質

現(xiàn)代信息化社會，負責人事檔案管理的工作人員要有很強的信息處理和分析能力，并且還應具備對檔案數(shù)據(jù)庫進行及時更新的能力，醫(yī)院還應指定專門的計算機負責人員對計算機等基礎設備進行維修和升級。所以醫(yī)院人事檔案管理人員要不斷更新自己的管理觀念，加強檔案管理隊伍建設，提升工作人員的專業(yè)知識和工作技能。

3.2 加大經(jīng)費投入

任何醫(yī)院管理人員的管理工作非常重要，但檔案管理往往會被領導忽視，甚至有些檔案沒有收集，上級檢查后才要求檔案管理人員編排檔案。只有充分發(fā)揮信息化檔案的優(yōu)勢，對信息進行分類，提高效率，才能為領導決策提供有價值的參考信息。為此，應提高醫(yī)院人事檔案工作在人們心目中的地位，引起領導的高度重視，爭取資金和政策上的支持。

3.3 創(chuàng)新人事檔案管理的體制機制

醫(yī)院要對整個檔案信息收集、整理和提取的過程有一體化的控制，對檔案管理的全過程要進行記錄和監(jiān)控，實現(xiàn)對其全過程的管理，確保人事檔案的安全性、保密性。

總之，醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院整體管理中必不可少的重要組成部分，能為各項人事工作提供重要的客觀依據(jù)。因此，醫(yī)院要切實重視人事檔案管理工作，嚴格貫徹執(zhí)行人事檔案管理制度，聘用高素質的專業(yè)檔案管理人員，加強培訓學習，采用先進的設備和技術，實現(xiàn)信息化的人事檔案管理。

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