大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討

滕顏尼

摘要：大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了巨大的變化，本文立足于大數(shù)據(jù)思維，客觀分析了大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下檔案管理的主要優(yōu)勢，并進(jìn)一步詳細(xì)探討了關(guān)于有效提升檔案管理價(jià)值的有效策略，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)研究提供可靠的參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理

引言：信息化社會(huì)的發(fā)展給各行各業(yè)的發(fā)展都提供了機(jī)會(huì)，隨之也帶來了較大的挑戰(zhàn)，檔案管理活動(dòng)也是如此。檔案管理活動(dòng)的關(guān)鍵性是不言而喻的，檔案內(nèi)的各種資料均要得到妥善保管，而且，資料還應(yīng)當(dāng)?shù)玫竭M(jìn)一步更新與再次保存，便于及時(shí)查找與翻閱。

一、大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下檔案管理工作體現(xiàn)出的優(yōu)勢

提高了檔案管理的效率。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，不僅提高了檔案工作人員對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理分析的速度，還明顯降低了檔案管理工作的運(yùn)行成本。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，各行業(yè)在運(yùn)營過程中所產(chǎn)生的檔案資料和文件信息也越來越多，如果仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄方式，勢必會(huì)造成人力資源和紙質(zhì)資源的大量浪費(fèi)，不利于企業(yè)整體經(jīng)營水平的提升。而利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案資料進(jìn)行分類處理，則可以在短時(shí)間內(nèi)將數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)信息資源庫中，極大地提高了工作人員的管理效率。

大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)了檔案管理活動(dòng)的數(shù)字化。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，要處理好檔案管理工作，必須充分發(fā)揮出每個(gè)部門的作用，突破以往的管理模式，進(jìn)一步革新管理方式，基于大數(shù)據(jù)的功能，充分調(diào)動(dòng)檔案管理者的主動(dòng)性與積極性，提高檔案管理的質(zhì)量及效率，促進(jìn)檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展。

提升了檔案存儲(chǔ)的質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案管理工作模式下，管理人員主要是采取紙質(zhì)記錄的方式來對檔案資料進(jìn)行整理儲(chǔ)存，這種存儲(chǔ)模式存在明顯的弊端，一旦遇到火災(zāi)、水災(zāi)等突發(fā)事故很容易損壞，或者隨著時(shí)間的流逝會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)老化的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致字跡模糊，無法為檔案使用者提供所需的服務(wù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，便不會(huì)出現(xiàn)這種問題，所有資料都以電子數(shù)據(jù)的形式儲(chǔ)存，并且均拷貝在單獨(dú)的硬盤當(dāng)中，即便系統(tǒng)出現(xiàn)故障，也依然可以從備用庫中查找所需信息，極大地提升了檔案管理的質(zhì)量水平。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下提高檔案管理質(zhì)量的途徑

1.建立完善的檔案管理機(jī)制

大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理工作有了更廣闊的進(jìn)步空間，但是管理者與數(shù)據(jù)資料的安全還存在諸多問題。大數(shù)據(jù)的到來革新了檔案管理模式，但因?yàn)橐?guī)章機(jī)制不健全，造成檔案管理過程責(zé)任與義務(wù)混亂，降低了檔案管理工作效率，由此，建立完善的檔案管理機(jī)制是提高檔案管理效果的重要途徑。在檔案管理工作中，管理層要積極創(chuàng)建完善的數(shù)據(jù)準(zhǔn)入機(jī)制與監(jiān)控管理機(jī)制等，按照規(guī)章機(jī)制劃分和管理責(zé)任。采用數(shù)據(jù)準(zhǔn)入機(jī)制，檔案管理者可以更加清楚數(shù)據(jù)的關(guān)鍵性及該數(shù)據(jù)是否具備可使用性，由此在最大限度上降低管理人員的工作負(fù)擔(dān)。相關(guān)的責(zé)任及時(shí)能夠?qū)芾砣藛T展開詳細(xì)的責(zé)任和義務(wù)劃分，避免在檔案管理過程產(chǎn)生混亂現(xiàn)象。同時(shí)能在問題發(fā)生后及時(shí)追蹤相關(guān)責(zé)任主體，提高檔案管理人員的責(zé)任感和職業(yè)素質(zhì)。監(jiān)控管理機(jī)制能夠嚴(yán)格監(jiān)督檔案管理人員的行為，減少檔案管理者不作為和失職行為的產(chǎn)生，對信息保護(hù)及提升管理效率有著顯著作用。

2.統(tǒng)一規(guī)劃檔案資源

大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，使得統(tǒng)一備份、存儲(chǔ)和處理海量數(shù)據(jù)成為可能。目前，我國已有部分區(qū)域建立了一定規(guī)模的數(shù)據(jù)庫產(chǎn)業(yè)園，主要用來進(jìn)行數(shù)據(jù)收集、處理、分析等工作，對于促進(jìn)區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到了十分積極的作用。受各地?cái)?shù)據(jù)庫建設(shè)的啟發(fā)，企業(yè)也應(yīng)當(dāng)對檔案資源實(shí)施統(tǒng)一化的管理，以有效維護(hù)檔案文件的安全。為此，檔案管理工作者需盡快構(gòu)建一個(gè)完善的檔案資料備份中心，將企業(yè)管理運(yùn)營過程中所產(chǎn)生的各類檔案信息集中起來，嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行統(tǒng)一的開發(fā)與管理，全面降低檔案管理工作的風(fēng)險(xiǎn)性，保證企業(yè)檔案管理資源的使用價(jià)值。

3.引進(jìn)檔案管理技術(shù)

從傳統(tǒng)的管理模式向大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息化管理模式轉(zhuǎn)變，難免會(huì)遇到各種困難和問題，因此，檔案管理者應(yīng)重視先進(jìn)的檔案管理技術(shù)的引進(jìn)和開發(fā)。借鑒國外優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)，引進(jìn)成熟的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的安全轉(zhuǎn)換。在實(shí)際的檔案管理過程中，可以先利用基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)處理軟件如EXCEL軟件對原有紙質(zhì)資料信息進(jìn)行存儲(chǔ)和備份，建立起基本的檔案資料數(shù)據(jù)庫，之后根據(jù)數(shù)字化軟件執(zhí)行情況進(jìn)行更新和優(yōu)化，開發(fā)新的面向服務(wù)對象的檔案應(yīng)用范圍，通過提升檔案資料對于公眾及社會(huì)的服務(wù)功能，不斷強(qiáng)化其應(yīng)用價(jià)值。

4.加強(qiáng)培育檔案管理高質(zhì)量人才

人才是檔案管理活動(dòng)順利進(jìn)行的重要條件。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理活動(dòng)要想順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展潮流，就一定要加強(qiáng)培育專業(yè)性高素質(zhì)人才，需要注意的是，有很多檔案管理機(jī)構(gòu)僅僅簡單地更新儀器設(shè)施，并未及時(shí)改進(jìn)知識觀念，如此是無法和大數(shù)據(jù)背景相融合的。以往的檔案管理者對大數(shù)據(jù)的專業(yè)理論比較缺乏，根本無法滿足管理的基本要求，所以要注重培育可以熟練使用大數(shù)據(jù)開展檔案管理活動(dòng)的高素質(zhì)人才。為了培育出現(xiàn)代化檔案管理者，企業(yè)可以和高校設(shè)立跨學(xué)科的內(nèi)容，便于高校能夠直接為其培育并傳輸專業(yè)性人才。而且，企業(yè)還能夠引入國內(nèi)外有豐富經(jīng)驗(yàn)的信息管理者，使之指導(dǎo)以往的檔案管理者，并采取培訓(xùn)模式把以往的檔案管理者培育成高素質(zhì)的檔案管理者。

5.更新檔案管理理念

大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理工作，首先要更新管理理念，與社會(huì)發(fā)展同步，在這個(gè)基礎(chǔ)上才能夠真正做到利用信息化手段和大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢進(jìn)行檔案管理。檔案管理人員應(yīng)在深入分析當(dāng)下工作中存在的問題的基礎(chǔ)上，學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)時(shí)代應(yīng)掌握的檔案信息化管理知識，對傳統(tǒng)的檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)、分析和整理。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高數(shù)字化管理設(shè)備的使用技能，如服務(wù)器等硬件設(shè)施及檔案管理軟件等。

結(jié)束語：綜上所述，大數(shù)據(jù)的發(fā)展給檔案管理工作帶來了巨大的優(yōu)勢，企業(yè)需充分把握這一機(jī)遇，及時(shí)樹立大數(shù)據(jù)的檔案管理意識，并加強(qiáng)合作建立網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的研發(fā)力度，以實(shí)現(xiàn)對檔案資源的統(tǒng)一規(guī)范化管理，從而有效提升檔案管理的資源價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)整體運(yùn)營效益的增長。

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