醫(yī)院人事檔案信息化管理的問題分析

黃震蓉

摘要：信息化管理技術(shù)的普及和應(yīng)用在醫(yī)院管理工作中日益推廣，使醫(yī)院診療水平和辦公自動化上了新臺階，也成為現(xiàn)代化醫(yī)院管理中必不可少的基礎(chǔ)設(shè)施與技術(shù)支撐。與此相適應(yīng)的，人事檔案管理僅限于紙質(zhì)檔案遠遠不夠，應(yīng)把人事檔案和人力資源管理軟件相結(jié)合，利用現(xiàn)代化管理理念，在實踐中不斷總結(jié)、摸索，探索出一條適合于本單位的人事檔案信息化管理的發(fā)展之路。面對日益深化的醫(yī)療改革和人事制度改革，如何實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息化管理，適應(yīng)新的挑戰(zhàn)和機遇，更好地為醫(yī)院管理服務(wù)是目前各級醫(yī)院所要面對的新任務(wù)、新課題。人事檔案管理工作作為醫(yī)院管理中的一個重要組成部分，必須具有創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力。醫(yī)院應(yīng)從實際工作出發(fā)，結(jié)合本單位的特色，改革陳舊的管理理念和管理方式，創(chuàng)造條件，努力實現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)化、信息化，促進人力資源現(xiàn)代化管理，提高醫(yī)院的管理質(zhì)量，進一步推進現(xiàn)代化醫(yī)院的發(fā)展進程。

關(guān)鍵詞：人事檔案 信息化管理 問題分析

人事檔案是一種特殊檔案，是在人事管理活動中形成的、記錄和反映職工個人經(jīng)歷和德能勤績綜合素質(zhì)的直接記載。它的作用在于為人力資源管理工作服務(wù)，是全面了解人才、選拔人才的基礎(chǔ)，是領(lǐng)導(dǎo)決定用人的重要參考依據(jù)，也是用人單位人才開發(fā)的重要信息資源。

部分事業(yè)單位職工的人事檔案在上級相關(guān)部門保管，比如目前我院事業(yè)性質(zhì)人員的人事檔案在區(qū)衛(wèi)生局保管，合同制人員的人事檔案在區(qū)人力資源服務(wù)中心托管，日常調(diào)閱十分不便。加上上級部門的檔案工作量大、沒有專職人員管理、人員流動性強等種種原因，人事檔案資料收集不全或得不到及時整理，個人檔案不完整。因此，各用人單位要重視人力資源的開發(fā)與管理，結(jié)合本單位實際建立和完善人事檔案管理體系。

信息化管理技術(shù)的普及和應(yīng)用在醫(yī)院管理工作中日益推廣，使醫(yī)院診療水平和辦公自動化上了新臺階，也成為現(xiàn)代化醫(yī)院管理中必不可少的基礎(chǔ)設(shè)施與技術(shù)支撐。與此相適應(yīng)的，人事檔案管理僅限于紙質(zhì)檔案遠遠不夠，應(yīng)把人事檔案和人力資源管理軟件相結(jié)合，利用現(xiàn)代化管理理念，在實踐中不斷總結(jié)、摸索，探索出一條適合于本單位的人事檔案信息化管理的發(fā)展之路。本文就人事檔案信息化管理中存在的問題及建議，談些淺見。

1.管理意識淡薄。做好人事檔案信息化管理工作必須要有領(lǐng)導(dǎo)的重視和全院各部門的積極配合。歷史年代中人事檔案能主宰一個人的政治前途，在那段時間人事檔案還是比較受到重視和關(guān)注的。隨著我國社會主義建設(shè)的重點轉(zhuǎn)移到經(jīng)濟建設(shè)上，社會上對“檔案”的概念減少，人事檔案在人們生活中意義不大了，人們不十分關(guān)心人事檔案。有些醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案信息化管理在醫(yī)院管理中的重要性和必要性認識不足，認為在市場經(jīng)濟中醫(yī)院應(yīng)注重投入經(jīng)費購置高精尖設(shè)備，可以立竿見效益。檔案工作的作用是間接的，沒有顯性的經(jīng)濟效益，所以難以被重視。大多數(shù)單位的人事檔案工作仍然采取傳統(tǒng)的工作方法，嚴(yán)重影響了檔案管理的現(xiàn)代化進程。醫(yī)院內(nèi)其他部門也普遍存在“人事檔案管理是檔案工作人員的事情，與己無關(guān)”的錯誤認識。

2.專職管理人員不足。實現(xiàn)人事檔案信息化管理，要求檔案人員既要掌握先進的科學(xué)技術(shù)知識，能夠進行計算機操作技術(shù)及相關(guān)軟件設(shè)備的日常使用和維護，還要具有先進的管理技能和較高的文化素養(yǎng)。從目前現(xiàn)狀來看，從事人事檔案管理工作的人員往往半路出家或身兼多職，業(yè)務(wù)繁忙，平時也不注重檔案管理知識的學(xué)習(xí)，專業(yè)管理能力和素質(zhì)欠佳，不能適應(yīng)人事檔案管理工作發(fā)展的需要。大多數(shù)人事檔案管理工作仍停留在收發(fā)、查找的階段，缺乏現(xiàn)代化管理的意識和基本知識，沒有掌握現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能。懂檔案管理的人，不懂計算機應(yīng)用；或者懂計算機應(yīng)用的人，不懂檔案管理。

3.標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有待提高。人事檔案信息化管理的理論研究有待進一步加強。檔案信息化管理是一個系統(tǒng)工程，是由許多方面的因素相互協(xié)調(diào)、相互制約構(gòu)成的總體工作。專職或兼職檔案人員的工作責(zé)任心不強，平時不注重收集、不清楚收集哪些資料、不及時歸檔、管理不善遺失或毀壞等諸多因素均會導(dǎo)致檔案資料收集不齊全，檔案信息不完整，從而檔案失真，不能全面、準(zhǔn)確地反映一個人的綜合情況。

4.管理軟件、設(shè)備不先進。首先，人事檔案信息化管理的軟件是否適用于本單位工作。目前，大多數(shù)軟件公司開發(fā)的人事管理軟件偏向于企業(yè)管理，并不適合醫(yī)院；而用于醫(yī)院管理的信息管理系統(tǒng)（HIS系統(tǒng)）著重于醫(yī)療工作，不包含人力資源管理軟件，而實際上，適合醫(yī)院實際、可直接運用的、現(xiàn)成的人事檔案管理軟件也很少。人事檔案信息化管理不僅僅是只需要管理軟件，還需配置相關(guān)設(shè)備，如有足夠運行速度和存儲空間的計算機、移動硬盤、掃描儀、打印機、照相機等等。這就需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的高度重視、資金投入和各方面的大力支持，更需要相關(guān)部門人員的通力合作。

面對日益深化的醫(yī)療改革和人事制度改革，如何實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案現(xiàn)代化管理，適應(yīng)新的挑戰(zhàn)和機遇，更好地為醫(yī)院管理服務(wù)是目前各級醫(yī)院所要面對的新任務(wù)、新課題。本人針對目前存在的問題以及人事檔案信息化管理應(yīng)具備的前瞻性意識，提出以下幾點解決思路：

⒈增強現(xiàn)代化管理意識。實現(xiàn)人事檔案信息化管理，需通過多渠道、多途徑地加大宣傳力度，強化全院職工特別是院領(lǐng)導(dǎo)的人事檔案管理意識，樹立人事檔案管理人人有責(zé)的觀念。通過檔案利用的典型事例，加深了解檔案工作在醫(yī)院工作中的地位和作用，認識到人事檔案信息化管理的潛在經(jīng)濟效益，從而提高各科室及全院職工參與人事檔案管理的積極性和主動性。

2.提高檔案人員的素質(zhì)。檔案信息化管理是不斷完善深化的過程，在這一過程中，始終依賴于檔案工作人員的素質(zhì)，包括思想認識、知識結(jié)構(gòu)和操作技能等方面。每位檔案工作人員應(yīng)具有高尚的思想品格、過硬的業(yè)務(wù)能力和嚴(yán)格的組織原則性。既要懂專業(yè)知識，又要懂計算機應(yīng)用技術(shù)。因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)盡快培養(yǎng)具有綜合工作能力的檔案管理人員。而人事檔案管理現(xiàn)代化的形勢也迫使檔案工作者發(fā)奮工作、刻苦學(xué)習(xí)，不斷更新自身檔案管理知識，掌握計算機管理技能，全面提高科學(xué)管理檔案的綜合水平，更好地為人力資源管理服務(wù)。

⒊重視檔案資料的收集。人事檔案管理工作涉及的面很廣，人力資源管理對人事信息管理工作的要求越來越高，醫(yī)院應(yīng)把人事檔案信息化管理提升到重要位置，并建立健全和完善人事檔案管理相關(guān)制度。平時注重收集，加強各環(huán)節(jié)管理，克服檔案資料分散的弊端，保證檔案的齊全完整。醫(yī)院人事檔案的準(zhǔn)確性、完整性直接影響人力資源管理工作，檔案記載內(nèi)容的真實性、全面性直接關(guān)系人事檔案的利用效果，因此必須重視人事檔案資料的收集，這也是人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)工作和重要保證。

⒋實行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。醫(yī)院檔案信息化管理不是檔案的集中保管和簡單上傳，而是一項實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化的系統(tǒng)工程。醫(yī)院檔案部門應(yīng)加強標(biāo)準(zhǔn)化管理，為實施、推進信息化管理創(chuàng)造條件。檔案管理必須有章可循、有法可依，在各個環(huán)節(jié)、各個步驟，從收集、分類、整理、歸納到最后錄入、統(tǒng)計、利用，都要做到條理清晰、目的明確，才能保證檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化進行。因此，醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)嚴(yán)格依照國家和省級標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位具體情況制定管理實施細則、規(guī)章制度、崗位職責(zé)和規(guī)范的人事檔案收集的標(biāo)準(zhǔn)目錄以及專兼職檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)等，確保檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化落到實處。

5.選擇合適的軟件設(shè)備。我院從2014年開始著手準(zhǔn)備人事檔案信息化管理工作。首先，對周邊多家醫(yī)院人事檔案管理軟件的使用情況作了充分的調(diào)研，聽取了各家醫(yī)院的建議。醫(yī)院人員有它的獨特性，人員性質(zhì)、職稱類別、工作班次復(fù)雜，內(nèi)部崗位調(diào)動頻繁，并沒有完全適合我們醫(yī)院且價格適中的軟件。經(jīng)過幾家公司的軟件操作功能演示，反復(fù)論證，最終選擇用友軟件公司。用友公司研發(fā)過成功的企業(yè)人力資源管理軟件，在泰州地區(qū)并未投入醫(yī)院人事管理軟件，對醫(yī)院相關(guān)管理流程、制度不完全熟悉，但他們有過硬的軟件開發(fā)能力。我院的財務(wù)管理系統(tǒng)也是他們開發(fā)的，相關(guān)數(shù)據(jù)對接和資源共享會很方便，用友在泰州有分公司，售后也能及時。

博眾家之長，與用友工程師進行了幾個月的反復(fù)討論和協(xié)調(diào)，對軟件進行反復(fù)修改，形成了具有我院特色的人事檔案管理軟件。目前涉及到組織架構(gòu)、人員信息（基本情況、學(xué)歷變動、職務(wù)變遷、職稱晉升、獎懲情況等）、合同管理、工資薪酬、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析等幾個模塊，已完成基礎(chǔ)信息工作，正式啟動運行。每位職工的信息一目了然，查閱統(tǒng)計便捷，能及時為領(lǐng)導(dǎo)提供決策，充分發(fā)揮了人力資源現(xiàn)代化管理的作用。人事檔案信息化管理的最終目的就是利用，發(fā)揮它潛在的價值。我院以后會逐步增加考勤管理、技術(shù)檔案、繼續(xù)教育培訓(xùn)等其它模塊，全面提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。

6.正確認識信息化管理。實現(xiàn)人事檔案信息化管理不可能一蹴而就，是一個循序漸進的過程，也需要做大量的基礎(chǔ)工程，如檔案資料的收集、整理、掃描、復(fù)制等。在這個過程中，手工操作與現(xiàn)代化管理將是并存的，檔案管理現(xiàn)代化不代表放棄傳統(tǒng)的手工操作。因此，我們既要積極引進現(xiàn)代化新技術(shù)，也要重視傳統(tǒng)技術(shù)的研究和改進，使傳統(tǒng)技術(shù)與現(xiàn)代化技術(shù)有機結(jié)合起來。

隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，檔案工作也隨之進入信息化、現(xiàn)代化時代，這是檔案事業(yè)管理的必然趨勢。人事檔案管理工作作為醫(yī)院管理中的一個重要組成部分，必須具有創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力。醫(yī)院應(yīng)從實際工作出發(fā)，結(jié)合本單位的特色，改革陳舊的管理理念和管理方式，創(chuàng)造條件，努力實現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)化、信息化，促進人力資源現(xiàn)代化管理，提高醫(yī)院的管理質(zhì)量，進一步推進現(xiàn)代化醫(yī)院的發(fā)展進程。