電子檔案管理研究

文/山西省陽泉市職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)中心 趙欣

自動化辦公已不陌生，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案也充斥到工作的各個環(huán)節(jié)。隨著電子政務(wù)和電子商務(wù)的支持力度加大，推動了電子檔案的發(fā)展和應(yīng)用。而電子檔案在應(yīng)用過程中出現(xiàn)的保存和利用問題，需引起我們的高度重視。本文主要從電子檔案的定義及特點，以及面臨問題與對策分析等幾方面加以論述，最終達到規(guī)范管理的目的。

一、電子檔案的定義及特點

電子檔案是按照檔案管理規(guī)范有目的地保存起來的具有參考憑證價值的、包含背景信息的、采用一定的形式封裝起來的電子文件。從它的定義可以看出，電子檔案不同于一般的電子文件，它對于企業(yè)、事業(yè)單位的管理和社會的有序發(fā)展具有十分重要的意義。

電子檔案雖然功能與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案基本相同，但由于它的載體設(shè)備是電子元器件，因此具有以下特點：

（一）電子檔案是通過運用電子設(shè)備和電子技術(shù)等相關(guān)工具，把紙質(zhì)版檔案用數(shù)字信息的形式存儲的檔案。電子檔案主要存儲在某種電子信息存儲介質(zhì)上，它具有紙質(zhì)檔案的直觀文字圖形表現(xiàn)形式，還實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案不能實現(xiàn)的將一定的語音視頻信息存儲的功能。電子檔案存儲以數(shù)字編碼的形式存在，只有在讀取、傳輸和保存時才進行解碼并轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的數(shù)字表現(xiàn)形式，這也決定了電子檔案對于相關(guān)電子設(shè)備和軟件的依賴性很強。

（二）電子檔案信息與載體分離。紙質(zhì)檔案的數(shù)字信息和相關(guān)載體密不可分、同生共滅。但是電子檔案的內(nèi)容可以從一個載體傳輸?shù)蕉鄠€載體，保證內(nèi)容信息不發(fā)生變化。這表明電子檔案具有很方便的共享性，它可以擺脫時間和空間的限制，很方便地在網(wǎng)絡(luò)上進行傳輸，這就給電子檔案的安全保管帶來了很大的難度。

（三）電子檔案存儲密集，操作高效、快捷。電子檔案存儲體積小、容量大，一張容量為700M的CD可以存儲1—2萬頁A4幅面的圖像文件，一張同樣大小的DVD光盤容量大約是CD的7倍，容量更大的光盤也已經(jīng)研制出來，這大大方便了檔案的搬運與存儲。此外，電子檔案檢索方便快捷，工作人員在查詢內(nèi)容時不需要翻閱大量的紙質(zhì)檔案，只需要在計算機上進行簡單的操作就可以找到需要的信息。

二、電子檔案存放管理面臨的問題

由于開發(fā)自動化辦公系統(tǒng)與檔案管理人員不是同類人員，使得在系統(tǒng)軟件開發(fā)和具體檔案管理無法完全匹配，使得電子檔案文件的生成到存放存在著一些問題，經(jīng)過科學(xué)梳理，主要歸納如下：

（一）電子檔案的原件易受到篡改。一般來說，紙質(zhì)檔案的原件大家很好確認，檔案的原始性和真實性很容易得到識別，而電子文件檔案則不然，文件檔案的形成初期和之后的任意一個時期都一致，所以電子檔案在形成存儲過程中相關(guān)信息的修改、刪除等操作就不易被發(fā)覺和發(fā)現(xiàn)，并且電子檔案的載體和存儲介質(zhì)的可分離性，也使電子檔案原始性和真實性容易遭到破壞。

（二）電子檔案因技術(shù)進步不易長久保存。隨著電子信息技術(shù)的不斷進步，電子檔案所用到的硬件設(shè)備、軟件設(shè)備和服務(wù)系統(tǒng)也在不斷更新，而電子檔案的產(chǎn)生、傳輸和利用要受到技術(shù)系統(tǒng)和數(shù)字環(huán)境的制約，電子檔案的存儲載體也因環(huán)境變化，如出現(xiàn)病毒入侵、電壓不穩(wěn)、黑客攻擊等情況，相應(yīng)的電子檔案信息數(shù)據(jù)也會不同程度的丟失或者損壞，因此，信息數(shù)據(jù)的難以保存。

（三）電子檔案信息安全問題日益突出。自20世紀以來，因特網(wǎng)的迅猛發(fā)展，隨之而來實現(xiàn)了信息的全球性、動態(tài)性、共享性發(fā)展，任何人可以在世界任何地方任何時間隨時登錄因特網(wǎng)，查看到對自己有用的信息。電子檔案類信息的傳輸基本上都依賴于因特網(wǎng)，在整個過程中，很容易受到竊聽、泄密、篡改和偽造，加上電子檔案在發(fā)送、接收、保管、歸檔時又面臨病毒的入侵，網(wǎng)絡(luò)安全越來越顯得重要。

三、電子檔案管理存在問題對策

當電子檔案問題不斷暴露的同時，許多檔案工作人員針對存在的現(xiàn)實問題展開了深入研究，從中找到了一些解決此類問題的方法和措施，盡可能避免了電子檔案的原始性和真實性被破壞。

（一）建立規(guī)范統(tǒng)一的電子檔案基本結(jié)構(gòu)標準。隨著現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案成了檔案存儲的主導(dǎo)，作為檔案管理部門，無形中增加了對電子檔案信息內(nèi)容的原始性和真實性的科學(xué)鑒定工作量。為方便工作，我們應(yīng)借鑒國外的一些先進國家的檔案管理經(jīng)驗，比如挪威等國的“NOARK文件登記簿標準”，并結(jié)合我們的實際情況，科學(xué)制定合理的電子文件檔案基本結(jié)構(gòu)標準，從電子文件檔案的形成、收集、整理、歸檔、利用、統(tǒng)計等各個過程去規(guī)范電子文件檔案。

（二）采取多種手段管理存儲電子檔案。1.保證電子檔案的真實性和原始性。在電子檔案形成初期，應(yīng)對每份電子檔案實行備份，至少存儲媒介保存兩份以上的電子文件檔案。2.做到電子檔案計算機專機專用，以保證電子檔案的安全性和獨立性。3.實行重要檔案分布式雙機備份，以保證電子檔案的真實可靠性。

（三）進一步加強電子檔案的立法工作。目前紙質(zhì)檔案已得到了大家的認可，而電子檔案的使用還存在一些缺陷，還沒有廣泛地被大眾所肯定，為此，強化電子檔案的立法工作成為必要，確保電子文件檔案的法律效力，使電子文件檔案具有充分的證明力，在這條路上還需要下功夫，只有通過立法的形式，確立電子檔案的法律效力，明確電子檔案法律地位，實現(xiàn)電子檔案的合法化、科學(xué)化、規(guī)范化。