探析事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略

文/菏澤市成武縣永昌街道辦事處社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心 李建斌

在事業(yè)單位中所積累并保存的檔案全面且細(xì)致地記錄并反映了事業(yè)單位的現(xiàn)實(shí)發(fā)展?fàn)顩r與一些數(shù)據(jù)資料，這是事業(yè)單位重要的信息來(lái)源，其對(duì)事業(yè)單位的持續(xù)、全面發(fā)展有著重要的作用。而筆者是街道辦事處的一名工作人員，所接觸的工作內(nèi)容也與檔案管理有關(guān)，對(duì)事業(yè)單位中的檔案管理工作有著一定的感想。在此，筆者認(rèn)為在信息化與多媒體技術(shù)不斷發(fā)展的今天，對(duì)事業(yè)單位中的檔案管理工作進(jìn)行一定的優(yōu)化與創(chuàng)新是很有必要的。

一、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的必要性

（一）順應(yīng)信息化發(fā)展的要求。在當(dāng)今信息化與多媒體技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，不管是企業(yè)還是事業(yè)單位都必須順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，積極地就內(nèi)部管理手段與技術(shù)進(jìn)行全面的優(yōu)化與創(chuàng)新，這樣才能更好地提高生產(chǎn)力，促進(jìn)企業(yè)或事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展。尤其是針對(duì)檔案管理工作而言，其是屬于人力資源管理工作大類中的一個(gè)部分，事業(yè)單位的檔案管理工作水準(zhǔn)的高低在一定程度上也是該單位人力資源管理與控制水平的體現(xiàn)。因此，積極優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作是很有必要的。

（二）提高檔案管理工作效率。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，其主要的工作內(nèi)容在于對(duì)事業(yè)單位的歷史發(fā)展資料、數(shù)據(jù)信息等進(jìn)行全面的整理與歸納。同時(shí)，隨著社會(huì)的發(fā)展，不少事業(yè)單位的業(yè)務(wù)量也達(dá)到了一定頂峰，這時(shí)所需整理的歷史發(fā)展資料與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等也是較多的。若運(yùn)用傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行整理與歸納，勢(shì)必會(huì)影響管理效果。而進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作方法與手段，借助新興的信息化技術(shù)與設(shè)備實(shí)施管理，可以很好地提高檔案管理的工作效率。

二、事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）檔案管理制度與體系不完善。在我國(guó)大多數(shù)地區(qū)的事業(yè)單位中，不少檔案管理部門的管理制度與體系較不完善。在不完善的管理制度影響下，不少管理人員難以按照正確流程工作，這會(huì)對(duì)檔案管理的工作質(zhì)量帶來(lái)一定的影響。最常見(jiàn)的問(wèn)題是對(duì)一些檔案資料進(jìn)行歸檔時(shí)，不少工作人員會(huì)“跳步驟”或“按照自己的想法”來(lái)操作，這明顯不符合歸檔的流程規(guī)范。同時(shí)，在檔案資料的分類與保存方面，不少工作人員也沒(méi)有按照規(guī)定的管理規(guī)章與制度進(jìn)行操作，這會(huì)使檔案的日常管理工作雜亂無(wú)章。

（二）檔案管理工作人員工作技能與專業(yè)素養(yǎng)不足。檔案管理工作人員的工作技能與專業(yè)素養(yǎng)不足會(huì)對(duì)該單位檔案管理工作的效率與質(zhì)量帶來(lái)一定的不利影響?，F(xiàn)如今，在大多數(shù)事業(yè)單位中，不少檔案部門的管理人員不具備專業(yè)的管理技能，也沒(méi)有受過(guò)系統(tǒng)、全面的工作培訓(xùn)，在檔案的整理、分類、保存與歸檔方面常會(huì)出錯(cuò)，且也沒(méi)有全面協(xié)調(diào)好各個(gè)工作流程之間的關(guān)系，只會(huì)流于形式，忽略了檔案管理工作的重要性。

三、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的科學(xué)策略

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度與體系的監(jiān)督與完善。在加強(qiáng)檔案管理制度與體系的完善方面，筆者認(rèn)為首先要從根本上要求工作人員樹(shù)立起正確的檔案管理意識(shí)，并認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的重要性。其次，就單位領(lǐng)導(dǎo)而言，也應(yīng)積極加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門的重視與監(jiān)督，要根據(jù)單位內(nèi)部檔案資料的實(shí)際狀況設(shè)置相應(yīng)的專業(yè)人員進(jìn)行管理，并根據(jù)單位內(nèi)部檔案資源的使用需求來(lái)清楚地明確檔案管理工作的各類規(guī)范與制度。同時(shí)，在面對(duì)不同種類的檔案數(shù)據(jù)與資料時(shí)，也應(yīng)根據(jù)不同種類的資料制定不同的管理方案與計(jì)劃，進(jìn)一步明確檔案管理工作的各項(xiàng)要求與規(guī)范。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)與教育。除了需加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度與體系的監(jiān)督與完善之外，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)與教育，使其掌握科學(xué)的檔案管理技能與方法，并能全身心地投入事業(yè)單位的檔案管理工作中。在此，筆者認(rèn)為事業(yè)單位在招錄檔案管理人員的時(shí)候，應(yīng)提高應(yīng)職門檻，選取專業(yè)型的檔案管理人才，并著重挑選有管理經(jīng)驗(yàn)、具備較強(qiáng)管理能力的人員。同時(shí)，還應(yīng)積極地定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教育與培訓(xùn)，可以通過(guò)開(kāi)設(shè)講座、視頻教學(xué)與參加競(jìng)賽等方式來(lái)提高管理人員的工作技能與專業(yè)素養(yǎng)。

（三）利用信息化技術(shù)加強(qiáng)對(duì)檔案管理手段與方法的創(chuàng)新。現(xiàn)如今，社會(huì)大力發(fā)展信息化與多媒體技術(shù)，這些新興的科學(xué)技術(shù)在事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮了重要作用。因此，筆者認(rèn)為，要想更好地優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理工作，應(yīng)積極地運(yùn)用信息化技術(shù)加強(qiáng)對(duì)檔案管理手段與方法的創(chuàng)新。將信息化的管理技術(shù)融入事業(yè)單位日常的檔案管理工作中，不僅可以提高檔案管理工作的效率，還能實(shí)現(xiàn)檔案資料的全面監(jiān)督與管理，也便于事業(yè)單位獲取相應(yīng)的資料與數(shù)據(jù)。

四、結(jié)語(yǔ)

總結(jié)而言，要想進(jìn)一步優(yōu)化并促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展，首先就必須要從事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r入手，如筆者所任職的街道辦事處，則可以就檔案管理工作流程與所產(chǎn)生的問(wèn)題進(jìn)行全面的收集，并作一定的分析，哪些問(wèn)題已經(jīng)得到解決并有所總結(jié)，哪些問(wèn)題還會(huì)遇到需做好進(jìn)一步的防范等。其次，要在日常的檔案管理工作中大膽地引進(jìn)并運(yùn)用當(dāng)前新興的信息化技術(shù)，滿足事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展需求，提高檔案管理工作效率。