檔案管理的規(guī)范化思路

文 /張 穎

檔案，歷史的痕跡，在人類歷史發(fā)展中具有舉足輕重的作用，大到一個(gè)國(guó)家，小到一個(gè)家族、一個(gè)單位，檔案都是不可忽視的部分。時(shí)至今日，檔案管理工作已然是推進(jìn)社會(huì)發(fā)展的重要因素，是單位尋求進(jìn)步和發(fā)展的需要，是企業(yè)或個(gè)人發(fā)展歷程的記錄，也是評(píng)價(jià)個(gè)人素養(yǎng)的依據(jù)，檔案管理的重要性不言而喻。

然而，許多單位在實(shí)際工作中對(duì)檔案管理工作不夠重視，缺乏對(duì)檔案的規(guī)范化管理，使得檔案管理的作用得不到充分發(fā)揮。那么，如何有效地推進(jìn)檔案的規(guī)范化管理呢？有的認(rèn)為要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，有的認(rèn)為要實(shí)行檔案法制化，有的認(rèn)為要將檔案管理工作納入部門、個(gè)人年終成績(jī)考核，各有千秋但又流于片面。作者結(jié)合自己的工作實(shí)踐，認(rèn)為要有效地推進(jìn)檔案規(guī)范化管理，必須從以下幾個(gè)方面入手。

對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善

任何工作的開展，制度是關(guān)鍵，制度的完善可以為工作的落實(shí)提供強(qiáng)有力的支撐。因此，在規(guī)范檔案管理工作過程中，必須從完善檔案管理制度入手，對(duì)檔案管理的職責(zé)、具體流程、管理標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行量化確定。同時(shí)，基于新形勢(shì)下的檔案種類不斷增多，檔案管理理念也在不斷地更新，在制度完善中，還需要充分考慮這些方面的因素，不斷地進(jìn)行制度的創(chuàng)新和更改，以此確保檔案管理制度能夠符合實(shí)際，能夠?yàn)闄n案管理人員落實(shí)工作提供具體的參考依據(jù)。

制訂檔案管理方案

當(dāng)前，隨著信息技術(shù)應(yīng)用的日益廣泛，檔案管理工作已經(jīng)步入信息化時(shí)代。在此時(shí)代背景下，一些傳統(tǒng)的檔案管理方式將被逐步淘汰，新時(shí)期的檔案管理需要不斷地創(chuàng)新發(fā)展，形成新的管理方案。在檔案管理方案制定過程中，工作人員必須要將新時(shí)期的檔案管理要求和現(xiàn)階段的檔案管理實(shí)際情況融合起來，總結(jié)出當(dāng)前檔案管理工作的特點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上，確定檔案管理工作的階段性目標(biāo)。這樣一來，制定出的檔案管理方案才是有價(jià)值的，檔案管理的有效性才能充分體現(xiàn)出來。

采用信息化管理方法

在信息化時(shí)代，數(shù)字化的工作方式為我們提高了管理效率。因此，信息化的檔案管理工作方式將逐步替代傳統(tǒng)模式。開展檔案管理工作的各單位，應(yīng)構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，在此數(shù)據(jù)庫(kù)中，將所有的檔案資料集中起來，進(jìn)行分類的存儲(chǔ)，以方便今后的查詢。過去的檔案管理主要是紙質(zhì)檔案管理，紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)方面要求較多，不僅需要寬敞的空間，同時(shí)需要保證內(nèi)部環(huán)境的適宜，一旦保存不當(dāng)，檔案就容易被損壞。因此，采用電子化管理方式以后，不僅存儲(chǔ)方便，而且節(jié)約空間，但需要注意網(wǎng)絡(luò)安全。

開放檔案信息利用

檔案資料有著較高的利用價(jià)值，對(duì)其進(jìn)行合理的利用，可以將其作用最大化地發(fā)揮出來，因此開放檔案信息利用思路是非常重要的。在檔案管理工作實(shí)踐中，應(yīng)創(chuàng)新檔案資料利用的思路，創(chuàng)新現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式，使得檔案管理工作取得更好的效果。例如，在檔案信息快速增長(zhǎng)的情況下，面對(duì)數(shù)量繁多的信息，檔案管理部門應(yīng)采用橫向聯(lián)合、信息資料共享的方式來進(jìn)行檔案信息利用，以此來實(shí)現(xiàn)檔案信息作用最大化的目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化開展。

通過上述分析可以看出，在檔案管理工作開展中，社會(huì)對(duì)檔案管理的要求是在不斷提高的，相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作有著更好的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也面臨著更大的挑戰(zhàn)。因此，在新形勢(shì)下，檔案管理部門應(yīng)深入分析、總結(jié)社會(huì)對(duì)檔案管理的期許，并以此為基礎(chǔ)，對(duì)檔案管理規(guī)范化工作進(jìn)行創(chuàng)新，從檔案制度完善、檔案管理方案重新制定、采用信息化的管理方法以及開放檔案管理信息利用思路等方面入手，更好地促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化。