網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書館檔案管理工作創(chuàng)新途徑分析

文/宿遷市圖書館 趙凱

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為圖書館的生存和發(fā)展帶來了巨大的沖擊，在此背景下，圖書館必須要加強管理工作，而檔案管理工作是圖書館管理工作重要的組成部分。網(wǎng)絡(luò)背景下，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代工作的需要，迫切需要完善和創(chuàng)新。因此，針對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下如何創(chuàng)新圖書館檔案管理工作途徑進行研究具有非常重要的現(xiàn)實意義。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作的變化

（一）創(chuàng)新性。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，圖書館檔案信息資源除了紙質(zhì)檔案資料以外，還包括視頻資料、音頻資料、圖像和圖形資料等，同時，網(wǎng)上檔案信息可以通過網(wǎng)絡(luò)進行閱讀和傳輸，為用戶的使用提供了方便。這就要求圖書館檔案管理工作緊跟時代的步伐，根據(jù)管理對象的變化，創(chuàng)新管理方法，將信息管理與知識管理有機地結(jié)合在一起。例如，利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，進一步推進檔案管理的智能化建設(shè)，提高管理效率。

（二）便捷性。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，為人們獲取信息與知識提供了便捷，通過網(wǎng)絡(luò)人們可以獲得自己需求的信息與知識。同時，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也為圖書館檔案資料的管理提供了便捷，比如，為了妥善保存原始資料，可以借助掃描技術(shù)將紙質(zhì)資料中的內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)閳D片，然后再利用網(wǎng)路對圖片進行傳輸，從而有效地提高了檔案管理的便捷性。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書館檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）時事檔案。時事檔案主要指的是關(guān)于國內(nèi)外學(xué)術(shù)交流內(nèi)容、重大活動以及重要來訪者信息等內(nèi)容的記錄。目前，圖書館檔案管理人員往往忽視了時事檔案的記錄，一方面是因為圖書館日常工作的影響。另一方面則是由于時事檔案的信息量通常比較大。

（二）政文檔案。政文檔案主要包括圖書館規(guī)章制度、日常電話記錄和會議記錄、工作日志、年度計劃、發(fā)展規(guī)劃以及黨政材料等方面的內(nèi)容。圖書館政文檔案往往難以備齊，這主要是由于圖書館工作人員間綜合素質(zhì)存在差異及各部門間發(fā)展不平衡所造成的。

（三）人事檔案。圖書館人事檔案主要包括用戶檔案和工作人員檔案兩個部分。其中，用戶檔案主要包括用戶的個人信息和借閱卡，而工作人員檔案則主要包括圖書館人員配置、人事變動以及工作人員培訓(xùn)記錄、考核情況、業(yè)務(wù)成績、工作考勤等內(nèi)容。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，用戶檔案管理工作的很多操作都需要在計算機上進行，如果工作人員操作不當(dāng)就會使用戶的隱私權(quán)遭到侵犯，甚至有可能會使得用戶的個人信息遭到泄露，給用戶帶來損失。

（四）業(yè)務(wù)檔案。業(yè)務(wù)檔案是指有關(guān)圖書館工作的信息資料，主要包括各種工作的問題、要求及進度等方面的文字記錄，還有關(guān)于工作的圖片影像、論文報告、后期總結(jié)等。許多業(yè)務(wù)檔案都沒有在檔案室進行備案，因此，需要工作人員進行業(yè)務(wù)檔案的回收工作，在一定程度上造成了人力、物力、財力的浪費。

（五）設(shè)備檔案。顧名思義，設(shè)備檔案指的是關(guān)于圖書館各項設(shè)備的記錄，主要包括設(shè)備的招標(biāo)記錄、采購記錄、使用記錄、檢修記錄及處理記錄等內(nèi)容。目前，圖書館的設(shè)備檔案管理工作中還存在著一定的不足，比如，在采購設(shè)備時，指標(biāo)不明確，造成設(shè)備的初始記錄存在漏洞。

三、關(guān)于創(chuàng)新圖書館檔案管理工作的途徑分析

圖書館檔案具有一定的歷史價值，構(gòu)建完善的圖書館檔案管理系統(tǒng)，是時代發(fā)展的必然要求，同時也是反映圖書館發(fā)展軌跡的重要依據(jù)。圖書館檔案中的資料記錄著國家建設(shè)過程中發(fā)生過的各種事件，可以說這些資料是我國建設(shè)的歷史見證。此外，圖書館檔案資料中還具有一定的藝術(shù)啟發(fā)價值，很多現(xiàn)代藝術(shù)創(chuàng)作的靈感就來源于圖書館檔案材料。圖書館檔案資料還是重要的評估依據(jù)，它不僅為檔案管理工作的評估提供了重要的參考價值，而且為圖書館工作業(yè)績的評估及圖書館等級的評定提供了重要的評估依據(jù)。因此，積極探索關(guān)于創(chuàng)新圖書館管理工作的途徑是非常有必要的。

（一）創(chuàng)新工作模式。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用及發(fā)展，極大地改變了圖書館檔案管理工作的環(huán)境，在此環(huán)境背景下，檔案管理人員應(yīng)該迎合時代發(fā)展的需要，以實際情況為依據(jù)，創(chuàng)新工作模式。圖書館傳統(tǒng)的檔案管理模式是以人工為主，不僅效率不高，而且為用戶所提供的信息服務(wù)具有局限性。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，圖書館應(yīng)該充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，構(gòu)建檔案信息化管理模式和網(wǎng)絡(luò)工作平臺，為各部門提供線上服務(wù)。通過線上服務(wù)，提高各部門間信息交流的效率，使各部門間的配合更加緊密，充分發(fā)揮檔案管理的整體優(yōu)勢。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，圖書館檔案管理過程中應(yīng)該加強各類數(shù)字化信息技術(shù)的應(yīng)用，從而將檔案信息資料完整、安全、長期地保存下來。

（二）提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。目前，大多數(shù)圖書館檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待進一步提升，尤其是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，加強管理人員的培訓(xùn)，提高管理人員的專業(yè)知識和技術(shù)水平是非常必要的。管理人員的培訓(xùn)工作主要包括兩個方面：一是專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)。幫助管理人員掌握更多的檔案知識和計算機技術(shù)，尤其是要掌握現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)的操作方法和技巧，從而提高檔案管理工作的效率。二是安全意識的培訓(xùn)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中為人們提供便捷的同時，也帶來了許多安全問題，這就要求不斷提高管理人員的安全防范意識，運用防火墻、電子身份認(rèn)證等技術(shù)保證檔案的安全性。

（三）設(shè)立專項資金。圖書館管理人員應(yīng)該積極與政府相關(guān)部門協(xié)商，申請設(shè)立專項資金用于檔案的管理。圖書館管理人員還可以通過上級補貼、社會捐款等途徑來爭取資金。此外，要加強財政監(jiān)管，檔案管理工作需要用到的設(shè)備，比如溫濕度計、檔案柜、攝像機、掃描儀、照相機和復(fù)印機等要及時申請采購，以保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率，但是，設(shè)備的采購工作一定要嚴(yán)格按照相關(guān)程序進行，防止出現(xiàn)貪污腐敗的現(xiàn)象。

（四）完善檔案管理制度。完善的檔案管理制度是保證檔案管理工作順利開展的重要前提和有效依據(jù)，檔案管理制度主要包括安全保密制度、存放和保護制度、整理收集制度以及責(zé)任劃分制度等。如果沒有一套完善的檔案管理制度，不僅很容易導(dǎo)致檔案資料的混亂，甚至有可能造成一些保密檔案資料的外泄，后果不堪設(shè)想。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，更應(yīng)該注重檔案管理制度的完善，只有制度完善了，才能使檔案管理工作有章可循，規(guī)避風(fēng)險和漏洞的產(chǎn)生，提高工作的效率和質(zhì)量。

（五）構(gòu)建檔案信息的資源體系。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，全國圖書館檔案信息的資源體系正逐步形成。在此背景下，圖書館相關(guān)工作人員在實際檔案管理工作中要積極探索網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，加強檔案信息庫和數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，實現(xiàn)檔案管理的合理化、科學(xué)化、智能化，從而進一步促進檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的利用和開發(fā)。

四、結(jié)語

總而言之，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展為圖書館檔案管理工作帶來了便捷，也為檔案管理工作提出了創(chuàng)新的要求。圖書館時事檔案、政文檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案和設(shè)備檔案管理工作中或多或少存在一定缺陷。要想做好檔案管理工作，就需要相關(guān)管理人員積極創(chuàng)新工作模式，提高工作人員的綜合素質(zhì)，設(shè)立專項資金，完善檔案管理制度，并構(gòu)建檔案信息的資源體系，促使檔案管理工作質(zhì)量和效率的提高，推動圖書館長遠(yuǎn)發(fā)展。