探析加強城市園林綠化工程檔案管理工作的策略

文/遼寧省凌源市園林管理處 宮冬艷

園林綠化檔案是在建設(shè)園林綠化時形成的具有保存價值的照片、圖紙、文字等不同載體的文件材料，是園林綠化工程進行竣工核定和竣工驗收的前提，為工程進行使用、管理、維護、擴建、改建等提供了重要依據(jù)。將園林綠化檔案管理好可以有效保障工程質(zhì)量，與城市的可持續(xù)發(fā)展有著十分緊密的聯(lián)系，但是在快速發(fā)展的園林綠化建設(shè)中，盡管園林綠化工程檔案管理工作取得了一定進步，但是仍存在了諸多問題，需要運用有效措施進行解決。

一、加強檔案人員的專業(yè)知識和技能培訓(xùn)

提高檔案工作者的素養(yǎng)是檔案管理的基本工作。檔案工作人員要對自己所承擔(dān)的責(zé)任予以明確，有針對性地加大檔案工作的專業(yè)學(xué)習(xí)力度，既要對檔案管理制度和整理辦法進行學(xué)習(xí)，掌握計算機知識和操作技能，同時還要學(xué)習(xí)工程施工管理的政策規(guī)范和園林綠化專業(yè)的業(yè)務(wù)知識等，真正成為全能型人才?，F(xiàn)階段急需對園林綠化工程施工單位的管理人員進行培養(yǎng)，讓其掌握到園林綠化工程檔案資料歸檔知識，以做到規(guī)范歸檔園林綠化工程檔案資料。同時，還應(yīng)培訓(xùn)檔案管理工作人員，引導(dǎo)其在簽訂合同的過程中針對參建單位設(shè)置專門的條款，對各方應(yīng)負的責(zé)任、提交檔案資料的時間、質(zhì)量和套數(shù)等予以明確規(guī)定，最終同時進行園林綠化工程竣工資料交接和園林工程竣工驗收。園林工程檔案資料與相關(guān)要求不相符的，尚未通過竣工資料交接驗收的就不能進行園林綠化工程竣工驗收，借助上述辦法增強園林綠化工程檔案資料的實用性、完整性和規(guī)范性。立足于此，加大對檔案資料工作人員的信息化培訓(xùn)力度，內(nèi)容主要有：網(wǎng)絡(luò)知識的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)；軟件操作和維護技能培訓(xùn)；電子文件的發(fā)展、檔案管理信息系統(tǒng)、計算機病毒等知識的培訓(xùn)等?？梢砸砸惶壮墒斓能浖芾沓绦虺尸F(xiàn)出園林綠化工程檔案資料管理，借助學(xué)習(xí)培訓(xùn)和推廣運用相關(guān)程序，使管理更為規(guī)范。

二、加大對文件材料收集歸檔工作的力度

園林綠化工程技術(shù)人員、建設(shè)單位工程管理人員和工程項目建設(shè)單位要主動承擔(dān)起自己的責(zé)任，從園林工程項目立項之初就把園林綠化工程項目檔案資料管理機構(gòu)以及管理人員設(shè)置好，對園林綠化工程項目每個階段文件材料的收集工程負責(zé)，同時進行園林綠化工程建設(shè)和文件材料收集，嚴(yán)禁先把施工任務(wù)完成，后將材料補齊的現(xiàn)象發(fā)生。園林綠化工程檔案人員要多問、多溝通、多深入一線，從各個方面收集相關(guān)檔案，盡量及時確保園林綠化工程檔案的準(zhǔn)確性和完整性。工程項目正式啟動后，應(yīng)將工程負責(zé)人設(shè)立好，對工程檔案管理工作予以負責(zé)，并做好專兼職檔案人員和相關(guān)部門工作關(guān)系的協(xié)調(diào)工作，第一時間對前期文件進行收集，把收集工作中存在的新問題、新情況解決好，使園林綠化工程檔案的完整齊全性得到保證。

三、完善檔案管理制度

對檔案管理制度予以健全，實施統(tǒng)一管理，不斷提高檔案管理水平和管理手段，要求必須科學(xué)地將與之相適應(yīng)的檔案管理體系建立起來。要積極創(chuàng)新檔案管理，其中包括檔案功能、管理流程、管理過程和控制、管理手段和方式、管理技術(shù)、管理制度、管理思維、管理模式的創(chuàng)新；要實施檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，用“最優(yōu)化”的理念，對各家的優(yōu)缺點進行分析，形成最佳方案，在單位標(biāo)準(zhǔn)工作程序中納入檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，將檔案管理整體水平提高。最后還要把八個納入做好：在工程建設(shè)工作計劃各項管理程序中納入項目文件材料的形成、整理、積累和歸檔工作；在技術(shù)管理和工程建設(shè)生產(chǎn)各個環(huán)境納入檔案工作；在工程領(lǐng)導(dǎo)的議事日程和職責(zé)范圍中納入檔案工作；在合同管理制度中納入檔案工作，依法對檔案實施管理；在工程技術(shù)管理中納入檔案工作；在工程監(jiān)理制中納入檔案工作；在驗收程序中納入檔案工作；在合同結(jié)算和質(zhì)量保證金中納入檔案工作。

四、引入信息技術(shù)開展現(xiàn)代化檔案管理工作

現(xiàn)階段，人們的生活水平得到了顯著提高，而園林綠化工程的規(guī)模也變得越來越大，所以相應(yīng)的增加了各種檔案資料，同時我國現(xiàn)階段的檔案主要使用的是紙質(zhì)檔案，但紙質(zhì)檔案的整理工作具有十分大的勞動強度。而借助計算機對文件進行整理，可以省時又省力。在傳統(tǒng)的人工立卷工作中，立卷人立足于自己的理解分類文件，盡管都依照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但是由于每個人的理解都有所不同，對同一個文件的分類也不一樣，那么分類不準(zhǔn)確的現(xiàn)象也就在所難免，從而使案卷的質(zhì)量受到影響，不便于今后利用工作的順利開展。所以應(yīng)根據(jù)新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不用對案卷標(biāo)題進行擬定，將單位制定為件，不僅把人為因素對文件歸檔工作的影響降低了，同時還能使計算機管理優(yōu)勢得到充分發(fā)揮，將工作效率有效提高，實現(xiàn)了深化檢索、簡化整理的目的。

五、結(jié)語

總而言之，現(xiàn)代園林綠化工程建設(shè)的企事業(yè)單位，應(yīng)著重將檔案管理意識提高，對加強檔案管理的重要性予以充分認識，與工程進度保持同步，對工程資料予以實時收集，并在第一時間做好歸檔，引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，和相關(guān)部門積極溝通合作，使檔案管理工作水平得到大力提升，進而充分發(fā)揮園林綠化工程檔案的作用。