淺議房產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)及其管理

文/哈爾濱市房地產(chǎn)交易中心 王玥

一、房產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)及其管理的意義

當(dāng)前，社會主義發(fā)展越來越好，同時加快了市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，基于此，大部分有形資源的配置也越來越正規(guī)，即由市場來完成，而政府的職能也發(fā)生巨大轉(zhuǎn)變，即朝著公共服務(wù)發(fā)展，對于政府部門在執(zhí)行任務(wù)的時候，把信息資源作為核心來抓，這樣一來，房地產(chǎn)業(yè)尤為關(guān)鍵，因其組成市場經(jīng)濟(jì)的一部分，其發(fā)揮主要的作用在宏觀經(jīng)濟(jì)發(fā)展與把控當(dāng)中，同時也肩負(fù)著重大的責(zé)任。作為房地產(chǎn)的主管部門，要想對房地產(chǎn)市場實施有效監(jiān)管，需要加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)，只有這樣才能提高其自身能力，以及提高其管理與服務(wù)等水平，尤其確保房地產(chǎn)業(yè)更加平穩(wěn)而健康地發(fā)展下去。

二、房地產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)和管理的要點

（一）檔案的數(shù)字化。作為房地產(chǎn)的檔案，改變以往的形式，變得具有數(shù)字化特點，需要做到以下方面：其一，針對所有保存的每一類房地產(chǎn)檔案，需要把其轉(zhuǎn)化，即信息具有數(shù)字化的格式，只有這樣，才能通過計算機(jī)進(jìn)一步識別、處理與輸入。當(dāng)所有檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化形式之后，就可整理為一個信息數(shù)據(jù)庫，同時構(gòu)建為自己的信息管理系統(tǒng)，基于此，更好地對有關(guān)的信息進(jìn)行有關(guān)工作，提高其效率，比如，信息收集、信息整理、信息分類、信息組卷、信息貯存等。

（二）信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化。所謂房地產(chǎn)檔案的數(shù)字化，即憑借計算機(jī)來構(gòu)建對應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)，來實現(xiàn)信息的傳遞與共享，最終遠(yuǎn)程傳輸?shù)哪康?。這屬于一個交流的平臺，用于房產(chǎn)管理部門、開發(fā)商、中介、百姓等領(lǐng)域。

（三）應(yīng)用更加智能化。當(dāng)檔案變得數(shù)字化、信息傳輸變得網(wǎng)絡(luò)化時，需要加強(qiáng)其應(yīng)用，也就是讓應(yīng)用變得越來越智能化，這就需要借助當(dāng)前領(lǐng)先的設(shè)備、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等來達(dá)成，使其能夠在網(wǎng)上完成智能化查閱、搜索、咨詢等。

三、房地產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)和管理的途徑

筆者結(jié)合實際工作經(jīng)驗和房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀，就房地產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)中遇到的實際問題，提出以下幾個方面的建議：

（一）建立數(shù)字化房產(chǎn)登記簿。依據(jù)《房屋登記辦法》和《房屋登記簿管理辦法》的要求，建立和完善電子房屋登記簿。其一，針對交易登記的每一類業(yè)務(wù)，要形成房屋登記簿，具有自動化的特點。另外，構(gòu)建多種類的登記業(yè)務(wù)電子登記簿，包括：預(yù)告、現(xiàn)房、在建工程等。其二，針對不同業(yè)務(wù)屬性，科學(xué)進(jìn)行查詢?；蛘咭罁?jù)業(yè)務(wù)的屬性來展示每一個頁面，使房屋登記簿更好地查詢，同時加強(qiáng)一體化建設(shè)，即“圖、檔、證、簿”。其三，構(gòu)建非單一條件的查詢功能。只有這樣，方便信息的查詢，使其越來越具有多元化特點，尤其在操作的時候更加方便。

（二）建立中、低收入人群住房檔案庫。其一，緊密聯(lián)系有關(guān)部門，比如，民政部門、街道、社區(qū)等，做好交接工作，構(gòu)建合理的系統(tǒng)平臺，這樣的話，可以把低保、低收入家庭的住房檔案引入其中，基于此，街道辦可以對其進(jìn)行資格初次審閱，然后，交給區(qū)民政部門對其再一次審核，最終提到系統(tǒng)平臺作為備案，進(jìn)而構(gòu)建一個有保障的家庭住房檔案庫，需要時不時更新其的數(shù)據(jù)信息，即達(dá)成動態(tài)化管理。其二，基于此平臺，人們可以把具有保障性特點的住房配售工作的流程、分配的對象等發(fā)布其上。以公開、公平、公正等為原則實施對應(yīng)操作。在這個平臺上，可以確定認(rèn)購的資格與順序，即通過申請人來實現(xiàn)，使用電腦隨意抽號的方式進(jìn)行，這種配售辦法通過網(wǎng)絡(luò)就可以實現(xiàn)，真正做到“隨意抽號、公開配售、當(dāng)場取號”的局面。

（三）建立房地產(chǎn)檔案數(shù)字化系統(tǒng)。為了建立房地產(chǎn)檔案數(shù)字化系統(tǒng)，可以結(jié)合國家檔案局頒布的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》來執(zhí)行，同時規(guī)定適宜的掃描流程與數(shù)據(jù)入庫的標(biāo)準(zhǔn)，并實施在具體工作當(dāng)中，比如，把原來的掃描轉(zhuǎn)為彩色掃描，應(yīng)用當(dāng)中，積極使用先進(jìn)的技術(shù)，包括：數(shù)字水印技術(shù)、數(shù)據(jù)防篡改技術(shù)等，這樣一來，圖像越來越清晰。另外，需要加強(qiáng)系統(tǒng)平臺的建設(shè)，需要做到以下三個方面：其一，加強(qiáng)數(shù)字化掃描、處理等工作。對于掃描操作，盡量順暢高效，這樣的話，需要做到以下幾點，如：檔案及時整理、數(shù)據(jù)合理補(bǔ)錄、檔案清晰掃描、圖像認(rèn)真處理、圖像及時掛接、掃描及時質(zhì)檢、檔案及時裝訂、數(shù)據(jù)及時入庫等，同時給掃描人員提供操作培訓(xùn)的機(jī)會，提高其掃描的質(zhì)量。其二，針對有問題的數(shù)據(jù)，需要及時修正、及時補(bǔ)錄。對于歷史數(shù)據(jù)主要及時完善，進(jìn)而把握房屋登記的對應(yīng)信息，同時為歷史檔案構(gòu)建電子登記簿，這樣做的目的是方便對數(shù)據(jù)及時進(jìn)行修正，確保信息的完整性，同時紙檔要與電子檔的信息統(tǒng)一，這樣的話，系統(tǒng)信息更加獨(dú)特、有效、準(zhǔn)確。其三，加強(qiáng)新發(fā)生檔案的掃描入庫工作的建設(shè)。不僅對歷史檔案進(jìn)行掃描，還要對新發(fā)生檔案進(jìn)行掃描。為了更加有效地完成新卷掃描工作，以日發(fā)生量流水號排序為依據(jù)，對其完成歸檔檢索，另外，新檔要與舊檔的數(shù)據(jù)及時掛接，確保工作順利完成。