中小企業(yè)最優(yōu)存貨管理探析

（德州職業(yè)技術(shù)學(xué)院經(jīng)濟(jì)管理系會計(jì)教研室 山東德州 253034）

企業(yè)的存貨管理水平，與企業(yè)的盈利能力、資金周轉(zhuǎn)效率、企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)息息相關(guān)。很多中小企業(yè)破產(chǎn)的主要原因，就是企業(yè)存貨積壓，占用了過多的流動資金，同時(shí)使企業(yè)的各項(xiàng)成本上升，最終導(dǎo)致資金鏈斷裂，使企業(yè)陷入困境。由此可見，降低存貨成本，提供存貨周轉(zhuǎn)率，刻不容緩。有些國際知名企業(yè)的存貨管理水平很值得借鑒，戴爾的“零”庫存就是一個(gè)很典型的例子。在我國，海爾、美的等上市公司也施行了“零庫存”的管理模式，效果顯著。但是由于企業(yè)性質(zhì)不同，存貨的管理方法也有所差別。目前，我國中小企業(yè)的存貨管理水平尚有很大的提升空間，中小企業(yè)不可盲目照搬大企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)，而是要建立科學(xué)、高效的存貨管理制度，制訂適合本企業(yè)的存貨管理方案，并不斷改進(jìn)執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，只有這樣，才能將存貨管理落到實(shí)處，使企業(yè)健康、可持續(xù)地發(fā)展。

一、中小企業(yè)存貨管理的現(xiàn)狀及問題分析

現(xiàn)階段，存貨管理問題已經(jīng)得到了中小企業(yè)管理者的重視。但是，由于方法和策略不得當(dāng)，在存貨管理中仍存在許多問題，影響了企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，具體體現(xiàn)在以下方面：

（一）缺少科學(xué)的采購計(jì)劃，使得存貨占用了過多的流動資金

中小企業(yè)一般規(guī)模較小，為了節(jié)約成本，往往不設(shè)置專門的采購部門，而是由單位領(lǐng)導(dǎo)或其他人員代辦。有些人員由于缺乏專業(yè)知識，在制定采購計(jì)劃時(shí)，不結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，具有很大的盲目性，更談不上科學(xué)、準(zhǔn)確和嚴(yán)謹(jǐn)。有些企業(yè)為了達(dá)到供應(yīng)商提供的折扣條件或減少訂貨次數(shù)，一次購進(jìn)大量存貨，結(jié)果超出了市場的購買能力，不能及時(shí)變現(xiàn)，導(dǎo)致占用了過多的流動資金，給企業(yè)造成資金壓力，影響企業(yè)正常的資金流轉(zhuǎn)，而且存貨長期積壓在倉庫很容易出現(xiàn)過期、貶值和損壞等現(xiàn)象，造成不必要的損失，使得企業(yè)的管理費(fèi)用增加。在確立再訂貨點(diǎn)時(shí)，因平時(shí)管理不善，企業(yè)的存貨余額經(jīng)常賬實(shí)不符，導(dǎo)致采購部門無法得到準(zhǔn)確信息，使得再訂貨點(diǎn)具有很大的盲目性。

（二）存貨管理制度不完善

有的中小企業(yè)沒有意識到“銷售掙小錢，管理省大錢”，片面追求銷量的增加，以為增加銷售是創(chuàng)造利潤的根本，而忽視了管理能夠節(jié)省企業(yè)的營運(yùn)成本、同樣能夠創(chuàng)造利益的事實(shí)，沒有形成完善的存貨管理體系，各部門信息溝通不暢，資源無法共享。有的企業(yè)雖然制訂了存貨管理的相關(guān)制度，但是由于措施不到位，在管理中，計(jì)劃、采購、保管和報(bào)廢等環(huán)節(jié)相脫節(jié)，各部門管理職責(zé)劃分不清晰，導(dǎo)致信息不能及時(shí)共享，同時(shí)又沒有進(jìn)行有效的監(jiān)督，導(dǎo)致存貨管理流于形式，無法真正落到實(shí)處。有些企業(yè)存在“短視行為”，為了謀取眼前利益，少交稅，采取一些不合法的手段，例如實(shí)現(xiàn)銷售卻不做處理，也不結(jié)轉(zhuǎn)庫存商品數(shù)，導(dǎo)致賬實(shí)不符。有些企業(yè)的倉庫管理人員不具備相應(yīng)的職業(yè)技能，不按規(guī)定設(shè)置明細(xì)賬，不定期進(jìn)行物資盤點(diǎn)，入庫和出庫的手續(xù)不完善，導(dǎo)致存貨信息失真，不能為下一步的決策提供準(zhǔn)確信息。還有的企業(yè)依靠傳統(tǒng)的方法進(jìn)行存貨管理，不能利用信息化手段，導(dǎo)致信息不及時(shí)、不準(zhǔn)確，效率低下。

（三）企業(yè)各部門之間難以形成有效的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制

這是中小企業(yè)普遍存在的問題，主要包括兩個(gè)方面：一是各部門沒有很好的溝通協(xié)調(diào)，目標(biāo)不一致，主要為了實(shí)現(xiàn)本部門的小目標(biāo)而努力工作，而忽略了公司的整體目標(biāo)。二是在具體操作過程中，由于缺乏系統(tǒng)管理，信息傳遞不夠及時(shí)準(zhǔn)確，影響了工作效率?，F(xiàn)代供應(yīng)鏈的管理是以采購為起點(diǎn)，以最低的成本滿足客戶的需求，最終實(shí)現(xiàn)縮短現(xiàn)金周轉(zhuǎn)時(shí)間、降低企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)等目標(biāo)。但是，在中小企業(yè)，現(xiàn)代的供應(yīng)鏈管理理念沒有有效實(shí)施，不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。每個(gè)部門主要圍繞自己的部門目標(biāo)來進(jìn)行運(yùn)作，不注重溝通。常見的情況有，供應(yīng)商為了多銷售產(chǎn)品，往往會提出當(dāng)購貨方采購達(dá)到一定數(shù)量時(shí)在價(jià)格上給予一定的折扣，為了降低采購成本，有些采購人員會做出大量采購的決策，而不考慮產(chǎn)品能否在有效期內(nèi)銷售出去，更沒有考慮一旦銷售不出去，帶來資金的機(jī)會成本、倉庫管理費(fèi)用以及產(chǎn)品過期導(dǎo)致的損失等。而市場部在搞大型的促銷活動時(shí)，不能及時(shí)通知相關(guān)部門，從而帶來缺貨損失，導(dǎo)致企業(yè)信譽(yù)的降低和直接經(jīng)濟(jì)利益的流失。

二、存貨管理問題產(chǎn)生的原因

（一）倉儲人員業(yè)務(wù)能力有待提升

一名優(yōu)秀的倉儲人員應(yīng)該具有豐富的商品知識，熟悉商品屬性及保管要求，并具有一定的會計(jì)知識和財(cái)務(wù)管理能力，尤其是在信息化迅速發(fā)展的今天，倉儲管理人員必須要掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化的倉儲管理知識和技術(shù)，利用信息化技術(shù)，更好地服務(wù)于企業(yè)。但是，許多中小企業(yè)為了節(jié)省成本，招聘倉儲人員時(shí)對學(xué)歷、技能等要求不高，導(dǎo)致大多數(shù)倉儲人員缺乏存貨保管的專業(yè)知識，不能隨時(shí)掌握庫存動態(tài)，不能保證物資設(shè)備的及時(shí)供應(yīng)，不能提高存貨的周轉(zhuǎn)效率，有的企業(yè)的倉管員甚至連基本的核算工作都不能勝任，導(dǎo)致賬實(shí)不符。

（二）存貨管理模式缺乏科學(xué)有效的技術(shù)支持

在存貨管理方面，很多大型企業(yè)一般會花費(fèi)巨資引進(jìn)管理軟件（比如WMS），來完成從核算到管理的一系列工作。但一些中小企業(yè)認(rèn)為，管理軟件成本高，見效慢，適用于大公司的復(fù)雜情況，而且中小企業(yè)資金相對缺乏，業(yè)務(wù)也不是太復(fù)雜，所以主要還是依靠傳統(tǒng)的手工記賬或者是Excel電子表格進(jìn)行核算，缺乏信息化手段的支持，沒有完善的存貨管理信息系統(tǒng)，這樣不僅浪費(fèi)了大量的時(shí)間和精力，效率低下，而且提供的信息滯后，不夠準(zhǔn)確，影響了下一步的決策。

有些中小企業(yè)在存貨的管理方面選用作業(yè)成本法，或者ABC分類管理法，訂貨方面采用經(jīng)濟(jì)訂貨批量法，這些傳統(tǒng)方法的優(yōu)點(diǎn)是不花費(fèi)成本，而且也能夠達(dá)到一定的管理目的。隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息化技術(shù)的發(fā)展，中小企業(yè)利用信息化的手段進(jìn)行存貨管理將成為必然趨勢。

（三）企業(yè)缺乏對供應(yīng)鏈進(jìn)行管理，忽視信息共享的重要性，同時(shí)不能發(fā)揮現(xiàn)代物流的作用

供應(yīng)鏈管理的主要內(nèi)容是以企業(yè)的原材料采購為起點(diǎn)，一直到產(chǎn)品的生產(chǎn)和出售過程中所涉及的物流管理服務(wù)。目前，大多數(shù)中小企業(yè)主要關(guān)注企業(yè)的日常經(jīng)營和運(yùn)轉(zhuǎn)，對基于供應(yīng)鏈的存貨管理知之甚少。表現(xiàn)在：（1）雖然對于供應(yīng)鏈管理有了初步的認(rèn)識，但是對于本企業(yè)應(yīng)建立什么模式的供應(yīng)鏈，如何建立，本企業(yè)處于供應(yīng)鏈的哪個(gè)環(huán)節(jié)，以及當(dāng)前的工作重點(diǎn)是什么，還沒有清晰的認(rèn)識，尚未真正建立供應(yīng)鏈管理體系，不能準(zhǔn)確獲得存貨的需求信息，進(jìn)而導(dǎo)致原材料和庫存商品的信息不能在原始供應(yīng)商和客戶端之間順暢地傳遞。（2）中小企業(yè)片面追求銷售，而對倉儲、物流關(guān)注不夠，可能會導(dǎo)致需要的原材料運(yùn)不進(jìn)來，延誤生產(chǎn)；而訂出去的產(chǎn)品運(yùn)不出去，延遲交貨，這些都會給企業(yè)帶來損失。具體包括兩種情形：一是對內(nèi)部物流，自建倉庫使用不合理，物流信息不準(zhǔn)確、不全面，不能按時(shí)定量地采購所需要的貨物。二是不能利用第三方物流服務(wù)商或價(jià)值鏈管理公司，讓專業(yè)的人去做專業(yè)的事，從而延誤工期，給企業(yè)造成損失。

三、中小企業(yè)實(shí)現(xiàn)最優(yōu)存貨管理的策略

（一）利用科學(xué)合理的存貨管理方法

目前，企業(yè)在進(jìn)行存貨管理時(shí)經(jīng)常應(yīng)用的是ABC分類法。其指導(dǎo)思想是20—80原則。就是將存貨按照一定的標(biāo)準(zhǔn)分成A、B、C三類，然后，按照各類存貨的重要程度分別采取不同的方法進(jìn)行管理。這樣，企業(yè)就可以分清主次，突出管理重點(diǎn)，提高管理效率。劃分的標(biāo)準(zhǔn)主要有兩個(gè)，即存貨的金額和存貨的品種數(shù)量。A類貨物的標(biāo)準(zhǔn)是：金額很大，約占60%—80%，但品種數(shù)量很少，約占5%—20%；而與之相對的C類貨物數(shù)量大約占70%—80%，而金額卻很少，只占5%—15%；金額和數(shù)量都居中的，則屬于B類。顯然，對A類存貨應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注，B類存貨一般關(guān)注，C類存貨只需要進(jìn)行總量控制，這樣才能避免“胡子眉毛一把抓”的局面，將有效的資源合理利用，提高經(jīng)濟(jì)效益。

具體實(shí)施時(shí)，一般分三步走：收集數(shù)據(jù)，統(tǒng)計(jì)分析，ABC分類。在這個(gè)過程中，企業(yè)可根據(jù)實(shí)際情況靈活處理，在分類標(biāo)準(zhǔn)上有所調(diào)整。

（二）建立適合本企業(yè)的訂貨機(jī)制

訂貨是需求方和供應(yīng)方簽訂供貨合同，落實(shí)物資資源，實(shí)現(xiàn)供需銜接的過程，對做好資源組織、落實(shí)分配計(jì)劃、保證生產(chǎn)需求等方面起著重要的作用，在具體執(zhí)行中有很多方式。很多企業(yè)在訂貨方面沒有給予一定的重視，沒有形成科學(xué)的訂貨機(jī)制。一般情況下，與存貨相關(guān)的成本由五部分組成：存儲成本、訂貨費(fèi)用、過期處理成本、缺貨損失、運(yùn)費(fèi)。而在一個(gè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)的企業(yè)中，缺貨是不允許發(fā)生的，所以相關(guān)總成本由其余的四個(gè)部分組成。目標(biāo)是：確定一個(gè)合適的采購規(guī)模，使得存貨的總成本最低。通?？梢圆捎媒?jīng)濟(jì)訂貨批量法來確定最優(yōu)訂貨量。但是，在實(shí)際工作中多數(shù)企業(yè)執(zhí)行起來會有一定難度，以空調(diào)生產(chǎn)企業(yè)為例，一臺空調(diào)大概需要3萬多種零件，不可能給每種原材料都定一個(gè)經(jīng)濟(jì)訂貨量，而且很多材料可能是從不同的供應(yīng)商那里購買，但在運(yùn)輸時(shí)是委托同一家物流公司運(yùn)送的，導(dǎo)致運(yùn)費(fèi)不能十分精確地分?jǐn)偟矫糠N存貨中去，從而影響了經(jīng)濟(jì)訂貨量的計(jì)算。目前解決的方法是利用統(tǒng)計(jì)學(xué)中樣本抽查的方法，在倉庫中選幾十種商品的相關(guān)成本進(jìn)行分析，對不同種類的商品采取不同的訂貨策略，然后根據(jù)安全庫存確定再訂貨點(diǎn)。

（三）深入分析，將存貨管理融入供應(yīng)鏈的每一個(gè)環(huán)節(jié)

在公司內(nèi)部最好建立一個(gè)供應(yīng)鏈管理的綜合部門（如果企業(yè)較小，可以派專人），負(fù)責(zé)供應(yīng)商、物流方、倉庫、銷售部門及購貨商之間的溝通和管理。如果這幾個(gè)方面的關(guān)系能夠協(xié)調(diào)到位，那么整個(gè)存貨管理就不會出現(xiàn)太大的偏差。首先應(yīng)該與購貨商達(dá)成一致，明確地知道下一個(gè)周期需要多少產(chǎn)品；然后，要了解倉庫里能夠提供的數(shù)量，以及在合同限期內(nèi)應(yīng)該生產(chǎn)多少；以銷定產(chǎn)，確定購買原材料或庫存商品的數(shù)量；中間還要考慮物流的時(shí)間，例如春節(jié)期間，物流公司會放假，如果春節(jié)之后需要交貨，那么就應(yīng)該提前準(zhǔn)備原材料，避免由于物流的原因?qū)е氯必洝?/p>

由于中小企業(yè)資金比較緊張，業(yè)務(wù)也沒有大型生產(chǎn)企業(yè)那么復(fù)雜，可考慮購買相對經(jīng)濟(jì)適用的小型存貨管理的軟件，價(jià)格合理，方便操作，一般具有大專學(xué)歷、懂得一定財(cái)務(wù)知識的人員都能夠熟練操作，而且軟件供應(yīng)商可以隨時(shí)通過各種方式聯(lián)系，指導(dǎo)業(yè)務(wù)，還可以免費(fèi)升級，性價(jià)比較高，能夠大大節(jié)省人力資源，提高效率。

（四）提高倉儲管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)倉儲知識及軟件應(yīng)用能力的培訓(xùn)

由于我國的物流行業(yè)起步較晚，許多公司對存貨管理工作不夠重視，致使倉儲人員的學(xué)歷、技能和職業(yè)素養(yǎng)都有待提高。企業(yè)應(yīng)通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)，打造一支訓(xùn)練有素的員工隊(duì)伍。逐步調(diào)整員工的知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德，加強(qiáng)對庫存數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析能力，提高員工的信息化操作水平。