工程項(xiàng)目中檔案管控的規(guī)范化實(shí)踐研究

文/貴州省貴陽(yáng)市開磷集團(tuán)礦肥有限責(zé)任公司 廖益金

一、工程項(xiàng)目檔案的概況

（一）工程項(xiàng)目檔案管控規(guī)范化的重要性。工程項(xiàng)目的檔案的資料涉及項(xiàng)目從前期的準(zhǔn)備到后期投入建成的整個(gè)過(guò)程中的需要進(jìn)行收集、整理和歸檔的所有文件資料。通過(guò)建立、健全并完善工程項(xiàng)目的檔案資料，能夠有效地保存工程的原始記錄，同時(shí)可以將施工過(guò)程中的管理方式和經(jīng)驗(yàn)記錄下來(lái)，供參考。工程項(xiàng)目的檔案資料是企業(yè)對(duì)工程建設(shè)的整體反映，也是工程項(xiàng)目驗(yàn)收的依據(jù)。作為檔案管理人員壓力非常大，故加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化能夠有效幫助工作人員完善檔案資料，給檔案管理帶來(lái)便利。

（二）工程項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)。第一，專業(yè)性較強(qiáng)。工程項(xiàng)目的檔案文件除了少部分的項(xiàng)目管理文件，大多是技術(shù)方面、專業(yè)性較強(qiáng)的檔案資料，對(duì)于檔案管理人員而言，并不熟悉這方面的內(nèi)容，而技術(shù)性強(qiáng)的技術(shù)人員對(duì)于檔案管理的工作又不擅長(zhǎng)，所以容易在檔案資料的收集和整理過(guò)程中，產(chǎn)生分歧和矛盾，從而出現(xiàn)歸檔文件返工的情況。因此，檔案管理人員在進(jìn)行工程項(xiàng)目檔案資料的收集和整理時(shí)，要不斷學(xué)習(xí)工程項(xiàng)目建設(shè)的專業(yè)知識(shí)，掌握工程施工相關(guān)文件的時(shí)間邏輯關(guān)系，拓寬資料收集的思路，并虛心向?qū)I(yè)技術(shù)人員請(qǐng)教。第二，涉及領(lǐng)域廣。工程項(xiàng)目的建設(shè)從初期準(zhǔn)備到后期建設(shè)牽涉多家設(shè)計(jì)單位、施工單位以及建設(shè)單位、監(jiān)理單位、上級(jí)部門等數(shù)十家部門單位。所以在檔案資料的管理上牽涉的領(lǐng)域也就更加廣泛。第三，時(shí)間跨度大。一個(gè)工程項(xiàng)目從可行性研究、施工圖設(shè)計(jì)、土地勘測(cè)定界、勘察設(shè)計(jì)、確定施工及監(jiān)理單位、工程施工、三級(jí)驗(yàn)收、試運(yùn)行到最后竣工驗(yàn)收，一般在跨越幾個(gè)月、一兩年甚至更長(zhǎng)。因此檔案資料的時(shí)間跨度隨著工程項(xiàng)目的進(jìn)展而有所拉長(zhǎng)。

二、工程項(xiàng)目檔案管控規(guī)范化的實(shí)踐舉措

為了確保工程項(xiàng)目檔案管控的規(guī)范化，在了解了工程檔案管控的特點(diǎn)和內(nèi)容的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案資料加強(qiáng)管理和規(guī)范，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。具體需要從以下幾方面著手：

（一）將“依法歸檔”與“建立健全規(guī)章制度”相結(jié)合。首先，工程項(xiàng)目檔案管理的重要途徑是依法對(duì)工程項(xiàng)目的文件資料等進(jìn)行收集、整理和歸檔，在工程項(xiàng)目的建設(shè)中，利用多種方式和途徑，對(duì)《檔案法》等相關(guān)的國(guó)家檔案管理?xiàng)l例進(jìn)行廣泛的宣傳和傳播，建立、健全和完善工程項(xiàng)目的檔案管理制度，完善檔案資料歸檔整理的要求，明確檔案資料的收集整理的責(zé)任制和歸檔移交的審查制度，根據(jù)施工文件的相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行資料的收集和整理，落實(shí)責(zé)任制。其次，監(jiān)理單位落實(shí)自身的監(jiān)督職責(zé)和責(zé)任，對(duì)項(xiàng)目的文件尤其是竣工圖和竣工文件的準(zhǔn)確性、完整性、系統(tǒng)性進(jìn)行負(fù)責(zé)、監(jiān)督、檢查、審核、簽字確認(rèn)。再次，建設(shè)單位的負(fù)責(zé)人要對(duì)項(xiàng)目的文件進(jìn)行復(fù)查和簽字確認(rèn)，按照規(guī)定的程序?qū)Σ牧线M(jìn)行歸檔移交。

（二）將工程項(xiàng)目檔案的“收集、整理工作”與“工程項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施過(guò)程”相結(jié)合。在工程項(xiàng)目檔案資料管理中強(qiáng)調(diào)三同步，把工程項(xiàng)目檔案的“收集、整理工作”與“工程項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施過(guò)程”結(jié)合。所謂三同步指的是：第一，工程項(xiàng)目開始之后就把竣工圖和施工技術(shù)的記錄同步進(jìn)行。第二，工程施工過(guò)程中將竣工圖的積累、整編和審定與施工技術(shù)記錄同步進(jìn)行。第三，工程在驗(yàn)收過(guò)程中，將竣工圖和提交成套合格的施工技術(shù)記錄同步進(jìn)行。

（三）將“業(yè)務(wù)指導(dǎo)”與“檔案接收”相結(jié)合。所謂的業(yè)務(wù)指導(dǎo)指的是檔案收集整理和歸檔的方法和手段，是檔案收集最終的目標(biāo)和結(jié)果。業(yè)務(wù)指導(dǎo)方面需要做到的是：時(shí)常深入工地，堅(jiān)持對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，收集施工現(xiàn)場(chǎng)的相關(guān)信息，熟悉項(xiàng)目工程的施工進(jìn)展，對(duì)檔案材料的收集和整理的情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，將歸檔的檔案資料的整理要求進(jìn)行明確。在具體的檔案管理工作中，必須要積極主動(dòng)地參與到各個(gè)建設(shè)的活動(dòng)中，對(duì)于工程的竣工和驗(yàn)收工作也要積極參與，把檔案的收集和歸檔應(yīng)用到實(shí)際的施工現(xiàn)場(chǎng)中。如果在施工過(guò)程中遇到無(wú)法解決的難題，需要及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，和相關(guān)的參建單位進(jìn)行有效的溝通和交流，積極爭(zhēng)取參建單位的支持和配合，在工程項(xiàng)目的移交之前就把相關(guān)的問(wèn)題處理好，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。另外，在檔案資料的接收方面，要把三級(jí)審查程序落實(shí)到位，建立建設(shè)工程檔案初驗(yàn)認(rèn)可制和檔案驗(yàn)收合格移交制。具體工作中要求工程在竣工之前必須進(jìn)行檔案的初步驗(yàn)收并簽字，經(jīng)過(guò)監(jiān)理單位驗(yàn)收合格、建設(shè)單位的專業(yè)組負(fù)責(zé)人復(fù)查審核通過(guò)以及移交建設(shè)單位檔案管理部門對(duì)工程項(xiàng)目檔案的整理按國(guó)家整理規(guī)范進(jìn)行檢查，并且符合檔案管理規(guī)范化的要求之后，才能夠進(jìn)行移交手續(xù)的辦理和工程的結(jié)算。

三、總結(jié)

綜上所述，在做好檔案庫(kù)存房管理，確保檔案安全的同時(shí)，應(yīng)進(jìn)一步突出檔案的利用工作，充分發(fā)揮工程建設(shè)項(xiàng)目檔案為公司的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和持續(xù)發(fā)展的作用。建立檔案利用反饋登記制度，對(duì)檔案利用情況有登記、有統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)利用規(guī)律，提高利用服務(wù)質(zhì)量。