基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理分析

文/青島西海岸新區(qū)靈珠山街道辦事處 梁云華

信息化社會(huì)的發(fā)展給各行各業(yè)的發(fā)展都提供了機(jī)會(huì)，隨之也帶來了較大的挑戰(zhàn)，檔案管理活動(dòng)也是如此。檔案管理活動(dòng)的關(guān)鍵性是不言而喻的，檔案內(nèi)的各種資料均要得到妥善保管，而且，資料還應(yīng)當(dāng)?shù)玫竭M(jìn)一步更新與再次保存，便于及時(shí)查找與翻閱。

一、檔案管理工作在大數(shù)據(jù)環(huán)境下受到的影響

（一）提升了檔案存儲(chǔ)質(zhì)量。以往的檔案管理內(nèi)容關(guān)鍵是紙質(zhì)信息，一般情況下，紙質(zhì)信息的防風(fēng)險(xiǎn)性能偏差，且對存儲(chǔ)環(huán)境的有很高要求，如果檔案保存位置產(chǎn)生水患和火災(zāi)等突出情況，或是存儲(chǔ)環(huán)境比較潮濕等，紙質(zhì)信息因不能抵抗環(huán)境的破壞，造成檔案出現(xiàn)缺失或破損。一般檔案特別是不動(dòng)產(chǎn)檔案，要求存儲(chǔ)的時(shí)間很長，但紙質(zhì)信息通過長期保存以后會(huì)產(chǎn)生字跡不清、紙質(zhì)退化等現(xiàn)象，影響資料的查看質(zhì)量。紙質(zhì)資料的存儲(chǔ)問題在大數(shù)據(jù)背景下得到了有效處理，利用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)保存檔案資料，在減小存儲(chǔ)空間的同時(shí)，還能有效提高檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)質(zhì)量和時(shí)間。

（二）減少檔案管理費(fèi)用，提高管理效率。大數(shù)據(jù)背景下，利用數(shù)據(jù)平臺(tái)和信息技術(shù)能夠有效處理海量數(shù)據(jù)資料，使用智能技術(shù)來采集整理與配置信息，大幅度提高了人工信息操作的效率。目前，國家經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展和房地產(chǎn)事業(yè)的日益發(fā)展，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理信息量不斷增多，但以往的紙質(zhì)信息保存空間和紙張成本很高，增多了檔案管理的費(fèi)用，而利用大數(shù)據(jù)平臺(tái)來保存和處理檔案資料，能夠節(jié)省保存空間并減少數(shù)據(jù)載體的支出。

（三）大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)了檔案管理活動(dòng)的數(shù)字化。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，要處理好檔案管理工作，必須充分發(fā)揮出每個(gè)部門的作用，突破以往的管理模式，進(jìn)一步革新管理方式，基于大數(shù)據(jù)的功能，充分調(diào)動(dòng)檔案管理者的主動(dòng)性與積極性，提高檔案管理的質(zhì)量及效率，促進(jìn)檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下提高檔案管理質(zhì)量的途徑

（一）建立完善的檔案管理機(jī)制。大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理工作有了更廣闊的進(jìn)步空間，但是管理者與數(shù)據(jù)資料的安全還存在諸多問題。大數(shù)據(jù)的到來革新了檔案管理模式，但因?yàn)橐?guī)章機(jī)制不健全，造成檔案管理過程責(zé)任與義務(wù)混亂，降低了檔案管理工作效率，由此，建立完善的檔案管理機(jī)制是提高檔案管理效果的重要途徑。在檔案管理工作中，管理層要積極創(chuàng)建完善的數(shù)據(jù)準(zhǔn)入機(jī)制與監(jiān)控管理機(jī)制等，按照規(guī)章機(jī)制劃分和管理責(zé)任。采用數(shù)據(jù)準(zhǔn)入機(jī)制，檔案管理者可以更加清楚數(shù)據(jù)的關(guān)鍵性及該數(shù)據(jù)是否具備可使用性，由此在最大限度上降低管理人員的工作負(fù)擔(dān)。相關(guān)的責(zé)任及時(shí)能夠?qū)芾砣藛T展開詳細(xì)的責(zé)任和義務(wù)劃分，避免在檔案管理過程產(chǎn)生混亂現(xiàn)象，同時(shí)能在問題發(fā)生后及時(shí)追蹤相關(guān)責(zé)任主體，提高檔案管理人員的責(zé)任感和職業(yè)素質(zhì)。監(jiān)控管理機(jī)制能夠嚴(yán)格監(jiān)督檔案管理人員的行為，減少檔案管理者不作為和失職行為的產(chǎn)生，對信息保護(hù)及提升管理效率有著顯著作用。

（二）提高檔案資料的安全性。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，采用多種信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來管理檔案，在很大程度上給檔案管理機(jī)構(gòu)帶來了更為完整的數(shù)據(jù)資料，檔案的關(guān)鍵性逐漸加強(qiáng)，但檔案資料極易被泄露和篡改，所以，信息的安全性尚待進(jìn)一步增強(qiáng)。檔案管理機(jī)構(gòu)要盡可能減少管理者的流動(dòng)，在招聘管理者時(shí)，需全面檢查其道德涵養(yǎng)，在培訓(xùn)相關(guān)管理者時(shí)注重提高其安全觀念，增加管理者的安全觀念。在對檔案信息利用移動(dòng)硬盤傳遞時(shí)，要確保設(shè)備的安全性，避免把病毒帶進(jìn)檔案管理的計(jì)算機(jī)軟件中。在上傳檔案資料以后要妥善保存并做好相應(yīng)的信息備份，避免信息缺失。

（三）加強(qiáng)培育檔案管理高質(zhì)量人才。人才是檔案管理活動(dòng)順利進(jìn)行的重要條件。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理活動(dòng)要想順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展潮流，就一定要加強(qiáng)培育專業(yè)性高素質(zhì)人才，需要注意的是，有很多檔案管理機(jī)構(gòu)僅僅簡單地更新儀器設(shè)施，并未及時(shí)改進(jìn)知識(shí)觀念，如此是無法和大數(shù)據(jù)背景相融合的。以往的檔案管理者對大數(shù)據(jù)的專業(yè)理論比較缺乏，根本無法滿足管理的基本要求，所以要注重培育可以熟練使用大數(shù)據(jù)開展檔案管理活動(dòng)的高素質(zhì)人才。為了培育出現(xiàn)代化檔案管理者，企業(yè)可以和高校設(shè)立跨學(xué)科的內(nèi)容，便于高校能夠直接為其培育并傳輸專業(yè)性人才。而且，企業(yè)還能夠引入國內(nèi)外有豐富經(jīng)驗(yàn)的信息管理者，使之指導(dǎo)以往的檔案管理者，并采取培訓(xùn)模式把以往的檔案管理者培育成高素質(zhì)的檔案管理者。

三、結(jié)束語

總而言之，大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理出現(xiàn)了較大的改革和創(chuàng)新，各種先進(jìn)的高新科技在提升檔案管理處理效率、減少管理費(fèi)用、提升檔案管理水平等方面有較大幫助。但在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作依舊面臨著許多問題，對此，相關(guān)管理者一定要詳細(xì)分析存在的不足，通過加大數(shù)據(jù)安全性、培育專門人員、建立完善的管理機(jī)制等，來提升檔案管理的質(zhì)量，促使檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。