關(guān)于新時(shí)代礦山企業(yè)文秘工作技能的思考

文/湖南柿竹園有色金屬有限責(zé)任公司 侯偉偉

新的形勢下，礦山企業(yè)的文秘工作在工作職能和工作定位方面都發(fā)生了很大的變化，為了在新的形勢下適應(yīng)新的文秘工作，就必須具備創(chuàng)新思維，在關(guān)鍵時(shí)刻能夠出謀劃策，縱觀全局，分析形勢，做出正確的判斷，此外，文秘工作還應(yīng)該熟練掌握各項(xiàng)技能，更好地勝任工作，為企業(yè)服務(wù)。

一、礦山企業(yè)中文秘工作的特點(diǎn)

礦山企業(yè)文秘工作主要有如下幾個(gè)方面的特點(diǎn)：

（一）服務(wù)性。礦山企業(yè)的文秘工作第一個(gè)特點(diǎn)就是服務(wù)型，文秘工作主要是圍繞企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的工作而展開的，也就是說文秘人員的具體工作是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，領(lǐng)導(dǎo)的工作在這中間充當(dāng)指導(dǎo)性的作用。文秘人員除了需要整理領(lǐng)導(dǎo)的日常事務(wù)之外還需要對領(lǐng)導(dǎo)召開會(huì)議等事務(wù)進(jìn)行安排與通知，對于市場調(diào)研之類的工作還需要文秘人員主動(dòng)安排，以上這些事務(wù)都是為了方便企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作的順利開展，所以說服務(wù)性是企業(yè)文秘工作第一特點(diǎn)。

（二）綜合性。文秘工作的綜合性也非常明顯，因?yàn)樗麄兊氖聞?wù)比較繁瑣，在實(shí)際工作中，文秘人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊的身份經(jīng)常是多變的，可以是參謀員、接待員、計(jì)劃員，有時(shí)候又需要為領(lǐng)導(dǎo)傳遞信息，像打電話、做文件的整理和數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，全部是文秘人員的工作范圍，不僅對于同級人員的關(guān)系與工作要協(xié)調(diào)好，更要處理好和各部門的關(guān)系，因此說文秘工作的綜合性體現(xiàn)得較強(qiáng)。

（三）高效性。在信息數(shù)據(jù)大爆炸的時(shí)代，哪個(gè)企業(yè)抓住了機(jī)遇，趕上時(shí)代的步伐才能夠生存，礦山企業(yè)文秘工作的高效性對企業(yè)工作效率方面發(fā)揮了重要的作用，文秘人員的工作效率也就決定了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的工作效率，如果文秘人員的工作效率低下也就會(huì)影響到領(lǐng)導(dǎo)者作決策，在競爭激烈的社會(huì)中，效率的高低決定了企業(yè)能不能把握住市場的先機(jī)，決定著企業(yè)能不能及時(shí)降低風(fēng)險(xiǎn)，提高整個(gè)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，所以說，高效性也是企業(yè)文秘工作的一大特點(diǎn)。

（四）輔助性。文秘工作人員雖說是在領(lǐng)導(dǎo)者身邊發(fā)揮服務(wù)性作用，但是文秘人員也具備一定程度的輔助性，主要體現(xiàn)在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者在進(jìn)行一些事務(wù)的決策時(shí)，文秘人員也可以一起參與進(jìn)來充當(dāng)參謀的作用，為領(lǐng)導(dǎo)提供一些可行的，可供參考的建議，這也就表明了文秘人員必須對日常的工作特別了解，而且需要具備扎實(shí)的知識(shí)功底，做好充分的準(zhǔn)備，但是也需要把握住度，不能超越自己的職責(zé)范圍。

二、信息化時(shí)代礦山企業(yè)文秘工作探究

（一）具備一定的文字功底和語言表達(dá)能力。文秘工作從字面上就可以看出必須具備過硬的文字功底和語言表達(dá)能力，這也是文秘工作者的基本技能。在礦山文秘工作中，信息量往往巨大，不僅在數(shù)量上多，而且形式上也多，文秘人員需要對這些信息進(jìn)行高效快速的整理，將不重要的信息進(jìn)行排除，拿給領(lǐng)導(dǎo)者最有用的信息，保證領(lǐng)導(dǎo)者的辦事效率。此外，在跟隨領(lǐng)導(dǎo)者開會(huì)的過程中還需要進(jìn)行會(huì)議記錄，在進(jìn)行工作匯報(bào)之前還需要擬寫演講稿等，在礦山企業(yè)中合同、公文等工作也是不可避免的，所以文秘人員需要對這些內(nèi)容有充分的了解，掌握過硬的文書技能與本領(lǐng)，還需要具備速記能力。

（二）具備熟練的技術(shù)操作能力。文秘人員在辦公室工作中，需要熟練操作辦公化設(shè)備與使用辦公化軟件，像打印機(jī)、傳真機(jī)等辦公設(shè)備都應(yīng)該熟練使用，而且office等辦公軟件也應(yīng)該熟練操作，文件的下載與傳輸、信息檢索等技能也應(yīng)該掌握，熟練操作會(huì)提升辦公效率，這也是文秘人員需要掌握的一項(xiàng)基本技能。

（三）具備處理日常事務(wù)的能力。在礦山企業(yè)，文秘工作比較繁瑣，涉及到整個(gè)企業(yè)的方方面面，這就需要文秘人員具有認(rèn)真謹(jǐn)慎的習(xí)慣，具備認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，冷靜地將礦山企業(yè)的任何事情都處理到位。例如，在處理相關(guān)檔案文件的時(shí)候，文秘人員要確保檔案及時(shí)送達(dá)，還需要保證檔案文件的準(zhǔn)確和絕對保密，在日常工作中，文秘人員需要處理的檔案很多，需要文秘人員有較高的處理檔案等文件的能力，為領(lǐng)導(dǎo)者提供更多的方便。另外，對于日常生活中職工突發(fā)的一些事件，文秘人員需要認(rèn)真冷靜應(yīng)對，不能驚慌失措，給企業(yè)帶來不必要的麻煩和損失。

（四）具備良好的組織協(xié)調(diào)能力。在礦山企業(yè)中，文秘工作人員相當(dāng)于是一個(gè)中間人員，他們在管理決策層和基層之間起到了橋梁紐帶的作用，所以，文秘人員良好的組織協(xié)調(diào)能力非常重要，領(lǐng)導(dǎo)者或決策層若有工作任務(wù)要求需要進(jìn)行傳達(dá)，文秘人員需要將信息準(zhǔn)確無誤傳達(dá)給企業(yè)的基層員工，企業(yè)的基層員工若有問題需要反饋給領(lǐng)導(dǎo)層，也需要文秘人員將他們的意見反饋給領(lǐng)導(dǎo)者，文秘人員起到這樣一種保持企業(yè)內(nèi)部人際交往關(guān)系的作用，保證企業(yè)內(nèi)部有條不紊地開展工作，所以具備良好的組織協(xié)調(diào)能力非常重要。

三、結(jié)束語

總的來說，在礦山企業(yè)中，文秘工作人員是領(lǐng)導(dǎo)者的幫手也是依靠，是領(lǐng)導(dǎo)者最得力的助手，所以，礦山企業(yè)的文秘工作人員必須要隨時(shí)代發(fā)展的腳步，不斷充實(shí)自己、完善自己、提高自己各方面的能力。尤其是在當(dāng)下信息化日益深入的時(shí)代，礦山企業(yè)的文秘工作已經(jīng)呈現(xiàn)了出新的特點(diǎn)，對文秘工作人員的工作技能也有了更高的要求，礦山企業(yè)的文秘工作人員更應(yīng)該積極應(yīng)對信息化時(shí)代帶來的改變，努力適應(yīng)信息化時(shí)代高速發(fā)展的需求，更好地服務(wù)于礦山企業(yè)。