企業(yè)秘書的職業(yè)倦怠產生原因及解決對策

文/天津科技大學 王仕雪 龐明秀

一、企業(yè)秘書職業(yè)倦怠的定義及主要表現(xiàn)

（一）職業(yè)倦怠的定義。所謂職業(yè)倦怠是指個體不能順利應對工作壓力時的一種極端反應，是個體伴隨長時期壓力體驗而產生的情感、態(tài)度和行為的衰竭狀態(tài)。馬斯拉池（MlaSlaChMlaslach）認為職業(yè)倦怠的重要維度的組成內容有：情緒衰竭，去人格化和低成就感。情緒衰竭是個體在察覺了個人能力和心理情感用盡之后形成的情緒不穩(wěn)定、忍耐力降低，在行為上不愿再給予他人以情感支持；去人格化具體表現(xiàn)在個體在群體行為或群體壓力的影響下，其自我導向功能的日漸削弱直至責任感的完全喪失；低成就感指認為干什么都缺乏意義，這樣的人大多不相信自己做的事能夠對服務對象造成影響。

（二）企業(yè)秘書職業(yè)倦怠的主要表現(xiàn)。一般而言，企業(yè)秘書職業(yè)倦怠是指在長時間緊張的工作環(huán)境或工作壓力下，通過個體的身體狀況、心理狀態(tài)、行為表現(xiàn)等反映出來的一系列負性癥狀和衰竭狀態(tài)。主要表現(xiàn)在：身體狀況上，容易失眠，作息和飲食不規(guī)律，注意力不集中，易患腰痛、頸椎病等；心理狀態(tài)上，脾氣易怒易躁，牢騷滿腹，焦慮敏感等；行為表現(xiàn)上，消極不作為，效率低下，應付敷衍。

二、企業(yè)秘書職業(yè)倦怠產生的主要原因分析

（一）社會的輿論壓力和認知的偏差。有些人稱女秘書為“高級保姆”，男秘書則是“吃軟飯”，這是社會上對秘書人員普遍存在的一種認知，主要受影視作品等對秘書角色塑造的影響，與個體認識上“以偏概全”的錯誤思想發(fā)生作用，從而產生偏見。而這無形中推波助瀾產生了一定的輿論壓力，極易導致秘書人員失去對職業(yè)的尊重，造成自我價值的貶低。

（二）企業(yè)的組織形式與管理方法不科學。秘書作為企業(yè)的一員，其思想、態(tài)度和行為很大程度上受到企業(yè)組織和管理等方面的影響，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：1.工作的硬性條件缺乏保障：表現(xiàn)在工作環(huán)境不具備舒適整潔，辦公設備不能達到齊全高效，工資薪酬不夠合理公平，同事之間不能友好相處。辦公環(huán)境和硬件支撐不僅影響秘書人員的辦公心情，也影響整個企業(yè)的辦公效率；工資薪酬上，其復雜的工作量和較低的工資水平不成比例，付出與回報形成反差，容易使秘書人員對工作失去熱情；同事交往體現(xiàn)在人際交往，秘書人員需要承擔著溝通協(xié)調工作，難以避免會和企業(yè)各部門中形形色色的人打交道，秘書人員面對“利益關系”和“公事公辦”原則時會陷入進退兩難的窘境，容易情感交流受阻，心情壓抑。2.工作內容的過度復雜重疊：秘書崗又俗稱“不管部”，即“沒人管的我管”，這就使得秘書人員除了處理崗位內的文書檔案和辦公收發(fā)等業(yè)務外，還需要承擔一些崗位職責外的臨時性和突發(fā)性任務，再加上工作領域的角色重疊，工作量負荷大，自由度小，單調繁瑣等，使秘書人員產生了心理不適。3.組織公平感的傾斜和缺失：組織公平是作為個體在組織中所感知到的公平。組織在進行資源配置時往往容易忽視秘書人員對組織發(fā)展的貢獻，沒有量化的測評標準。公平感的缺乏會降低秘書人員的成就感，間接地加劇其工作倦怠，造成秘書人員情感上的憤懣和對工作的疏離。4.激勵措施落實不到位：受動機激勵理論中強化理論的影響，人的行為很大程度上是由外部因素控制的，并且控制行為的因素會提高行為重復的可能性。因此，企業(yè)對秘書工作的認同、肯定和表彰起到的則是正強化的作用，有利于增強秘書人員的職業(yè)認同感，增加高效行為重復的可能性；而當周圍人員認為秘書工作可有可無時，會外在表現(xiàn)出一種理所當然的態(tài)度，易造成秘書人員對自身工作的不自信。5.不能對員工的職業(yè)生涯進行科學規(guī)劃：職業(yè)規(guī)劃是根據(jù)自己的職業(yè)傾向，確定其最佳的職業(yè)奮斗目標，并為實現(xiàn)這一目標做出行之有效的安排，而職業(yè)規(guī)劃往往與職業(yè)機會相連。與企業(yè)內部其他職能性、專業(yè)性崗位人員相比，秘書崗位人員普遍缺乏職業(yè)培訓和外出學習的機會，同時受其服務性、輔助性的職業(yè)性質的影響，企業(yè)管理人員很容易對其造成忽視，晉升機會渺茫。

（三）個人的條件、特質和認同感缺失。每個人的性格、興趣、意志和心理承受能力都有所不同，除了受外部各因素的影響外，秘書人員的職業(yè)心態(tài)還受到自身條件、特質和認知的影響。1.自身條件主要包括工作年限、年齡和家庭生活壓力三方面。工作年限反映一個人的工作閱歷，秘書人員圍繞“辦文、辦事、辦會”開展日常工作，時間一長則會死氣沉沉，缺乏創(chuàng)新；年齡高低反映了秘書人員對于工作的新鮮感和熱情度；家庭生活壓力表現(xiàn)在秘書人員的角色切換中產生的疲勞，家庭幸福感的高低一定程度上會影響秘書人員的工作態(tài)度。2.自我特質分別反映在性格、態(tài)度和能力上。研究表明，企業(yè)秘書往往更容易產生自卑心理，脾氣不穩(wěn)定，通常表現(xiàn)為抗壓能力差，工作效率低，不能虛心接受領導批評，抱著“得過且過”的工作態(tài)度，這也是職業(yè)倦怠的重要誘因。3.秘書人員的自我職業(yè)認同感不高：職業(yè)認同感是職業(yè)發(fā)展內在的激勵因素，如果秘書人員不認可自身的工作，就不會對工作有過分的熱情和動力，潛意識中有一種“迫不得已”的壓抑感，進而消極被動，心理厭倦。

三、企業(yè)秘書克服職業(yè)倦怠的主要應對措施

（一）企業(yè)要營造以人為本的文化氛圍，提高對員工心理問題的重視。1.加強激勵管理，重視維護企業(yè)公平性。企業(yè)要肯定秘書人員的個人價值和組織價值，合理制定相關的激勵制度、考評制度和培訓體系，對工作態(tài)度積極，工作效果顯著的秘書人員要給予較高的物質獎勵和一定的提拔機會。2.對員工進行職業(yè)生涯規(guī)劃指導，明確員工的努力方向。企業(yè)可根據(jù)秘書人員隊伍的實際，進行定期培訓和交流訪學，同時明確和量化晉升條件，催化員工制定個人目標并鼓勵員工為其積極開展工作提供有利條件。3.以人為本，弘揚積極向上、團結一致的組織文化。企業(yè)要注重以人為本，注重人文關懷，發(fā)揮秘書的“主人翁”意識，鼓勵秘書積極獻計獻策，讓秘書人員能夠自覺地為提高企業(yè)績效而努力奮斗。4.實行“員工援助計劃EAP”，增強員工“心理免疫”能力?！皢T工援助計劃EAP(Employee Assistance Program)”是一種面向組織的綜合性心理健康服務，使員工在紛繁的個人問題中得到解脫，改善企業(yè)的組織氣氛與管理效能。例如天津經濟技術開發(fā)區(qū)總工會組織以幸福心理學為基礎構架的高感知的體驗式學習課程和推進心理志愿者團隊服務計劃等，有效地提升了工會干部疏導職工心理的能力，最大化地做好了職工的人文關懷服務，增強了職工的心理抗壓能力。

（二）員工要適時進行自我調試，增強職業(yè)認同感。1.認識自我，自我調適，秘書人員要認清自己的性格、脾氣等特質，學會運用自我暗示法、情景轉移法等合理調控情緒，在業(yè)余時間發(fā)展愛好和興趣，如繪畫、唱歌等，還可以考慮旅游或者健身來緩解工作倦怠。2.增強職業(yè)認同感，認同自身崗位的不可或缺性。一個企業(yè)的有序平穩(wěn)發(fā)展離不開秘書人員的樞紐作用，秘書人員在輔助決策、溝通協(xié)調和行政辦公等方面具有不可替代的重要作用。要善于發(fā)現(xiàn)自身工作的樂趣和益處，努力做到上忍下容、承上啟下，以此為領導和群眾“逢山開路、遇水填橋”，勇于主動擔當“配角”、聽命于“主角”、服務于“觀眾”。3.提高自身的思想道德素質，加強與組織成員的溝通和交流。秘書人員要努力提高自身的思想道德素質和職業(yè)修養(yǎng)，不驕不躁，不卑不亢，有原則有底線，寬容待人，設身處地為他人著想，加強與上下級和同事之間的溝通和交流，樂于奉獻，吃苦耐勞。

四、結語

綜上分析表明，在注重以人為本、和諧共存的當下，社會應以更加開放包容的姿態(tài)鼓勵各行各業(yè)健康發(fā)展，企業(yè)應以更加嚴謹?shù)膽B(tài)度重視秘書職業(yè)倦怠，采用有效措施進行預防和控制。在這一過程中，秘書人員要積極適應環(huán)境變化，發(fā)揮自我能動性，克服職業(yè)倦怠。