淺析網(wǎng)絡要素對檔案管理的影響

文/云南省農(nóng)業(yè)科學院生物技術與種質(zhì)資源研究所 徐靚

無論是企業(yè)發(fā)展，還是機關單位發(fā)展，都離不開檔案數(shù)據(jù)的參考支撐。檔案內(nèi)容記載著單位成長發(fā)展的點滴，展現(xiàn)了發(fā)展中取得的成果，同時也暴露了發(fā)展中的一系列問題，是單位成長進步的重要參照。網(wǎng)絡化時代的到來，改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，這既為檔案管理帶來了幫助，同時也構(gòu)成許多挑戰(zhàn)，檔案管理有待進一步創(chuàng)新改革。

一、網(wǎng)絡對檔案管理工作帶來的影響

（一）檔案產(chǎn)生方式更加多元化。傳統(tǒng)的檔案管理以手工為主，都是依靠人工力量完成檔案的搜集、整理與歸檔。在網(wǎng)絡要素的影響之下，很多單位開始借助計算機的力量完成管理工作，許多檔案都是采用半手工、半信息化的處理方式，運用計算機生成和備份數(shù)據(jù)。比如在文件起草之初，起草人就將文件資料錄入到計算機中，后續(xù)的修改歸檔工作也在計算機中完成。

（二）檔案記錄方式更加多樣化。受網(wǎng)絡要素的影響，檔案資料不僅僅是以紙質(zhì)化的方式呈現(xiàn)，有很大一部分檔案資料是以電子化的方式呈現(xiàn)。以執(zhí)法機關為例，執(zhí)法人員在執(zhí)行任務的時候都會配備執(zhí)法記錄儀，整個執(zhí)行公務的流程都會記錄在記錄儀中，回單位之后再刻成光盤，或者保存在電腦中，相比于手寫記錄，這種記錄方式很方便快捷，這也就意味著電子檔案的數(shù)量會比之前成倍數(shù)遞增。在紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的情況下，檔案管理人員需要做不同的工作，對于紙質(zhì)檔案需要將其歸類并且存檔，對于電子檔案需要先編碼，再存檔，這無形中加大了管理者的工作量。而隨著記錄方式的多樣化發(fā)展，管理工作也需要有所創(chuàng)新，做到工作模式與工作性質(zhì)相匹配。

二、網(wǎng)絡時代創(chuàng)新檔案管理的方式

（一）提高對檔案管理的重視，加強信息化管理力度。管理人員有必要重視網(wǎng)絡要素對傳統(tǒng)檔案管理工作產(chǎn)生的影響，根據(jù)檔案管理的實際需求開發(fā)相應的管理軟件，并且在實踐中不斷完善軟件制造，努力將檔案管理工作與其它的工作相接軌。其次應有目的強化檔案管理的力度，保證數(shù)據(jù)庫內(nèi)容實時更新，為管理工作提供有力的數(shù)據(jù)支撐。因為傳統(tǒng)的檔案以紙張為主，在電子化時代中，這種檔案保存方式也應做出相應調(diào)整，企業(yè)或者機關單位應有意識地將原本的紙質(zhì)化檔案向電子化檔案過渡，盡可能將復雜的數(shù)據(jù)資料以電子化的方式呈現(xiàn)，解決管理空間和時間。

（二）建立檔案管理新制度，規(guī)范檔案管理的活動。受到網(wǎng)絡要素的影響，檔案管理工作存在很多的風險，管理流程也越來越嚴謹，與此相匹配的，應盡快建立符合各方主體實際情況的檔案管理制度，為管理工作開展提供制度上的支撐，使檔案管理逐漸走向規(guī)范化、標準化。例如在保障檔案安全性方面，企業(yè)可以建立健全的審批制度。當工作人員因工作需求要調(diào)閱檔案的時候，首先應向管理者報備，在得到負責人同意的情況下才能獲取該檔案，并且在電腦中記錄借閱信息，方便日后的查詢。在嚴密的制度體系下，每個流程都需要遵守制度規(guī)定，為借閱活動留下證據(jù)，無形中提高了管理工作的保密性與安全性。

（三）提高檔案管理的安全性，保證檔案資料的完整性。安全遭受威脅是網(wǎng)絡要素對檔案管理的最主要影響，也是不可避免的檔案管理風險。在電子化時代中，許多檔案資料都保存在互聯(lián)網(wǎng)中，這為黑客的盜竊行為提供了可乘之機。有些黑客利用電腦病毒侵入到企業(yè)、機關電腦中，獲取機密性的檔案資料，并將這些資料二手專賣給他人謀取利益，這是屢見不鮮的犯罪方式。針對這個問題，管理部門應將檔案的安全性放在工作的重心位置，調(diào)動各方資源來保證檔案的完整、安全。首先應從人員素質(zhì)角度出發(fā)，提高管理者的綜合水平。在網(wǎng)絡時代中，管理者不僅需具備專業(yè)的檔案管理知識，還需要掌握一定的信息化水平，善于利用開發(fā)檔案的同時，還要了解采取何種措施來保障檔案的安全性。單位定期需要召開管理人員的技術培訓，學習掌握最新的管理方式，以及了解最新出現(xiàn)的病毒，及時做好加密工作。其次為杜絕內(nèi)部安全風險，應規(guī)范檔案保存的具體原則。針對一些非常重要的檔案資料，為了避免在保存中出現(xiàn)的遺漏或者丟失，可以同時采用電子化和紙質(zhì)化兩種保存方式。為了降低電子保存的風險，可以通過紙質(zhì)的方式來進行二次保存，保證檔案管理的有效性。

三、結(jié)束語

在網(wǎng)絡要素的影響下，電子檔案逐漸出現(xiàn)并且在很多領域取代了紙質(zhì)檔案，這是順應潮流的體現(xiàn)。電子檔案因其保存方便、儲存空間小、易傳輸?shù)奶卣鱾涫芷髽I(yè)和機關單位的青睞，使用率比較高。但受到網(wǎng)絡的影響，電子檔案在管理中也會出現(xiàn)許多安全隱患，需要依靠制度的完善、員工素質(zhì)培訓、思想認識的提升來加以解決。