數(shù)字化背景下高校檔案館服務(wù)體系研究

文/四川大學(xué)檔案館 董學(xué)

2018年4月20日至21日，全國網(wǎng)絡(luò)安全和信息化工作會議召開，習(xí)近平總書記闡述了他的“網(wǎng)絡(luò)強國戰(zhàn)略思想”，要求“釋放數(shù)字對經(jīng)濟發(fā)展的放大、疊加、倍增作用”。數(shù)字中國建設(shè)吸引著全國人民的目光。高校檔案館是傳承文化、保存信息、參與教育的組織，數(shù)字化在高校檔案館的建設(shè)和發(fā)展中具有重要意義。在數(shù)字中國的帶動下，高校檔案館將帶來管理理念和服務(wù)方式的變革。建設(shè)“指尖上的檔案館”，推動高校檔案資源建設(shè)信息化和服務(wù)理念現(xiàn)代化進程，成為新時代高校檔案館發(fā)展的重要方向。

一、高校檔案館信息資源內(nèi)涵和服務(wù)方式

在高校，檔案信息資源是高校教學(xué)科研和行政管理活動過程中產(chǎn)生并存儲的公共信息資源。它是檔案管理和服務(wù)活動的邏輯起點和決定因素。作為學(xué)校學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)、科學(xué)研究等活動中形成的歷史記錄，高校檔案信息資源是一種公共信息。它具有公共信息的一般共性——即公益性、共享性和公開性研究高校檔案館存儲的公共信息，要把檔案信息放在公共信息這個大的分類中去探尋它的特征和使用規(guī)律。面對學(xué)校發(fā)展過程中多主體、多類型和多層次的公共信息需求，高校檔案實施的服務(wù)包括信息開放服務(wù)和信息研發(fā)服務(wù)兩個層次。

檔案館信息開放服務(wù)是指通過各種方式方法主動或被動地開放“原生態(tài)”的公共信息內(nèi)容。高校檔案館收集了從學(xué)校建校以來豐富的史料，是國家執(zhí)行《政府信息公開條例》的排頭兵。要讓公共信息從一種無序、隨意的開放，到制度化、常規(guī)化的開放，高校檔案館在信息開放的過程中具有舉足輕重的作用。高校檔案館只有細致地整理歸檔檔案信息，深入地研究檔案信息，堅決地貫徹信息公開制度，才能培育出開放透明、高效服務(wù)的專業(yè)檔案館。

檔案館信息研發(fā)服務(wù)是在對原始高校檔案信息內(nèi)容進行加工研究后向社會提供“增值態(tài)”編研成果和產(chǎn)品。當(dāng)今的社會不是一個信息匱乏的時代，人們可以通過多種渠道收集到信息。面對海量的信息，很多人手足無措，不能很好地甄別信息的真?zhèn)巍８咝n案館不能僅僅停留在檔案信息的收集者、保管者和信息被動查詢的開放者角色，而是應(yīng)該積極回應(yīng)信息化大數(shù)據(jù)時代公共管理對檔案信息綜合利用的緊迫要求，開展積極的信息研發(fā)和服務(wù)。這就需要檔案工作者從多角度去研究檔案信息，提供高質(zhì)量的檔案開發(fā)成果，幫助用戶更好地理解和應(yīng)用檔案信息。

二、高校檔案館數(shù)字化服務(wù)體系建設(shè)

（一）建設(shè)高校檔案服務(wù)高水平團隊。促進高校內(nèi)涵式發(fā)展，建設(shè)一流大學(xué)，高校必須要有一流的信息管理和服務(wù)團隊。高校檔案館在高校內(nèi)涵式發(fā)展和專業(yè)檔案信息服務(wù)的發(fā)展中具有橋頭堡的作用。高校檔案館要以科學(xué)化、專業(yè)化管理經(jīng)驗和服務(wù)水平影響和帶動行業(yè)的發(fā)展。在人才培育、學(xué)科建設(shè)和行政管理過程中，高校檔案館要收集、整理和歸檔學(xué)校發(fā)展相關(guān)方面形成的公共信息，并研發(fā)凝結(jié)成高校發(fā)展的經(jīng)驗，形成一種特別的大學(xué)精神和大學(xué)文化。所以，高校檔案館要圍繞建設(shè)工作，建設(shè)一支高水平的檔案收集、整理、利用、研發(fā)團隊。每一個檔案工作者，都是檔案管理實務(wù)、信息服務(wù)和開發(fā)研究主體。檔案管理者在自己管理的領(lǐng)域內(nèi)應(yīng)力爭成為行家里手，他們不光是能夠管理好學(xué)校發(fā)展中形成的檔案，而且能夠根據(jù)在辦學(xué)歷史上出現(xiàn)的歷史史料，凝結(jié)出辦學(xué)經(jīng)驗，為學(xué)校發(fā)展建言獻策。

（二）建設(shè)數(shù)字化的高校檔案信息服務(wù)平臺。1.建立集成化的檔案信息存儲平臺?！?018年4月24日，首屆數(shù)字中國建設(shè)峰會在福建福州市召開，電子政務(wù)、數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展成果展示、數(shù)字中國建設(shè)理論經(jīng)驗和實踐交流三大平臺”成為峰會討論的焦點。相關(guān)討論對高校檔案館的數(shù)字化集成建設(shè)具有啟發(fā)價值。高校檔案館，身處高校這個數(shù)字化技術(shù)發(fā)展的前沿地帶，應(yīng)該充分利用高校數(shù)字化和信息化技術(shù)密集的優(yōu)勢，建設(shè)數(shù)字化、集成化的高校檔案信息存儲平臺。所以，作為信息化技術(shù)的開發(fā)和引領(lǐng)者，高校在數(shù)字化中國建設(shè)中過程中應(yīng)以檔案館資源的數(shù)字化存儲和高效利用為目的，以數(shù)字化的高校檔案信息存儲平臺建設(shè)為重點，成為數(shù)字化中國建設(shè)的探索者和引領(lǐng)者。一流的儲存與利用信息平臺將是高校檔案館數(shù)字化服務(wù)體系建設(shè)的基礎(chǔ)。2.建立新媒體為載體的檔案信息宣傳、利用平臺。歷史滾滾向前，檔案館給大家提供了回頭看看的機會?？纯磳W(xué)校發(fā)展中每一階段的風(fēng)貌；看看學(xué)校中著名校友的成長；看看學(xué)校大師的風(fēng)采等等。怎樣表現(xiàn)歷史？在數(shù)字化中國中，新媒體為大家提供了另外一種視角，他們用聲光電生動形象地再現(xiàn)著歷史。利用新媒體將帶來全新的服務(wù)理念和全新的服務(wù)方式。3.建立知識發(fā)現(xiàn)平臺?！爸R發(fā)現(xiàn)是指從原始數(shù)據(jù)中篩選提煉出簡潔有意義的知識的過程?！备咝n案館在利用檔案的過程中，要建構(gòu)全新的服務(wù)模式，需要接受新的服務(wù)理念和新型服務(wù)手段。通過精準的分析瀏覽檔案館主頁和微信、微博的受眾，可以發(fā)現(xiàn)用戶的習(xí)慣和喜好，最終給他們推薦需要的服務(wù)信息。這樣一種全新的主動服務(wù)方式，必將帶來檔案館服務(wù)方式的重大變革。

（三）以數(shù)字化為手段建設(shè)精準的高校檔案服務(wù)體系。1.打造富有文化特色的檔案信息服務(wù)軟硬件環(huán)境?！案咝n案館作為高校機關(guān)的一個組成部分，是高校服務(wù)型機關(guān)建設(shè)的一部分，要體現(xiàn)親民色彩和服務(wù)意識?！备咝n案館的整體規(guī)劃中要以數(shù)字化中國建設(shè)理念為基礎(chǔ)，高新技術(shù)的檔案存儲和利用理念要貫穿檔案館布置的始終。高校檔案館的外圍和檔案館內(nèi)部要體現(xiàn)出濃濃的大學(xué)獨特文化氛圍。從物質(zhì)陳設(shè)到人文布置都要深入挖掘高校豐富的歷史史料，突顯高校自身獨特文化特色，讓到過高校檔案館的服務(wù)對象都能記住學(xué)校，感受到大學(xué)不同的人文氣息。2.建立多維度、交互式服務(wù)體系。高校檔案館的服務(wù)對象主要是曾經(jīng)在學(xué)校讀過書的校友、用人單位、全校師生員工。在構(gòu)建檔案服務(wù)體系時，要利用新媒體搭建一個多維度、交互式服務(wù)平臺。用戶與管理者之間可以進行雙向交流，一方面為用戶提供及時咨詢和利用服務(wù)，另一方面信息利用者之間也可以互相交流。這種多維度、交互式的檔案服務(wù)方式為檔案利用做出了有益的嘗試，提供了有力的支持。3.建立高校檔案精準化服務(wù)機制。通過對用戶群體的研究，新型服務(wù)體系從不同層次用戶需求出發(fā)，“及時、有效、主動地為檔案用戶提供專屬性、深層次的服務(wù)”。通過知識發(fā)現(xiàn)平臺，鎖定用戶群體，建立主動的檔案服務(wù)體系，深研檔案資源，推出特色品質(zhì)服務(wù)。

三、數(shù)字化背景下高校檔案館服務(wù)體系建設(shè)的價值

高校檔案館是：“高校管理參與者、學(xué)科與人才培養(yǎng)過程支持者、記憶網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建者和高校文化傳承者?！痹跀?shù)字化強國建設(shè)過程中，高校檔案館深入挖掘高校歷史資源，探索檔案管理從傳統(tǒng)管理服務(wù)方式向現(xiàn)代化的信息服務(wù)方式轉(zhuǎn)變。這將推動檔案事業(yè)走向新時代。

新時代高校檔案館將以數(shù)字技術(shù)應(yīng)用引領(lǐng)檔案行業(yè)的發(fā)展。高校是社會知識生產(chǎn)的高地，也是社會發(fā)展的脊梁，為社會發(fā)展指明了方向。高校檔案館作為高校行政管理的一部分，是永久保存和提供利用檔案信息的事業(yè)機構(gòu)。盡管都是存儲利用檔案信息，高校是科學(xué)技術(shù)的引領(lǐng)者，需要及時地應(yīng)用最新科學(xué)技術(shù)，建設(shè)一流的檔案存儲和利用體系。積極主動地探尋用戶特色，構(gòu)建數(shù)字化檔案館。

數(shù)字化服務(wù)體系建設(shè)將別開生面地開展富有吸引力的學(xué)生檔案教育，提升學(xué)生檔案意識，培育檔案行業(yè)專業(yè)人才。高校檔案館不只是檔案資源的保存、利用者，在新一輪的一流大學(xué)建設(shè)中，承擔(dān)起了立德樹人、為社會發(fā)展培育具有人文氣息人才的重任。高校檔案館既應(yīng)該是檔案專業(yè)教育的教學(xué)實踐基地，更是全體學(xué)生提升檔案意識的宣傳陣地。

數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用將使高校檔案館成為富有時代氣息的優(yōu)秀校園文化鑄造者和傳承者。高校檔案館存儲了學(xué)校發(fā)展過程中的歷史史料，這樣的歷史史料結(jié)合社會發(fā)展的脈搏，就能培育出一種獨特的校園文化。高校檔案館時時刻刻利用這種獨特的校園文化資源，建構(gòu)高校之間互相區(qū)別的文化傳統(tǒng)。同時，每一所高校在自身發(fā)展過程中都有很深的烙印，要注重研發(fā)特色檔案資源。優(yōu)勢學(xué)科、多層次的人才培養(yǎng)方式、科研發(fā)展脈絡(luò)等等，這些歷史文化傳統(tǒng)，都是可供深入挖掘的資源，建立鮮明的校園文化特色和獨特的大學(xué)精神。

綜上所述，檔案信息資源作為檔案館服務(wù)的基礎(chǔ)，它需要建立高水平的團隊去守護，同時也需要高水平團隊研發(fā)出更多的增值服務(wù)讓他“復(fù)活”。以數(shù)字化高新技術(shù)為支撐，強大的信息存儲系統(tǒng)和利用服務(wù)體系，高校檔案必將為數(shù)字中國建設(shè)貢獻出自己的一份力量。