信息時代檔案管理創(chuàng)新探索

信息時代，現(xiàn)代化信息技術(shù)逐步滲透到了檔案管理工作當中，因此我們應該順應時代的潮流不斷創(chuàng)新檔案管理工作。所謂檔案是借助紙質(zhì)資料或者電子資料來幫助人們記錄相關(guān)信息的社會性資源，它不僅為人們?nèi)粘５睦锰峁┝吮憷?，也保留了一個單位的發(fā)展和變革歷程，對此我們必須重視檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。

一、檔案管理工作的意義及其創(chuàng)新的必然性

信息時代，現(xiàn)代信息技術(shù)的應用進一步促進了電子信息的出現(xiàn)，同時也改變了過去的檔案管理方式，這不僅有效提高了檔案利用效率，還提高了檔案管理工作人員的工作效率。此外，信息化時代檔案管理人員也在不斷地創(chuàng)新檔案管理方式和服務方式，客觀上實現(xiàn)了檔案使用的有效性。在信息化時代，傳統(tǒng)檔案管理方式的缺陷日益顯現(xiàn)出來，具體體現(xiàn)在以下幾個方面：一是檔案資料的保密措施不夠完善，還需要進一步改善。傳統(tǒng)的檔案資料都是通過紙質(zhì)形式保存的，而信息化時代檔案資料是通過電子形式保存的，傳統(tǒng)的檔案資料保密方式已經(jīng)不能滿足電子形式的保存和應用。二是當前檔案管理工作隊伍的整體素質(zhì)較低，無法滿足信息化時代檔案管理的要求。信息化時代要求工作人員不僅要掌握更多的信息化知識，還要掌握更多的檔案管理知識。三是檔案管理工作理念落后，還延續(xù)著傳統(tǒng)的重收藏、輕利用的觀念，無法適應時代的要求。四是檔案管理方式落伍，傳統(tǒng)的檔案管理工作都是通過手工編輯及檢索實施的，而信息化時代信息量巨大，傳統(tǒng)的管理無法及時對檔案資料進行歸檔和管理。

二、創(chuàng)新檔案管理工作的幾點措施

（一）創(chuàng)新檔案管理服務方式。當前的檔案管理服務方式已經(jīng)無法滿足信息時代檔案管理工作的要求，想創(chuàng)新檔案管理工作首先需要對服務方式進行創(chuàng)新，當前對檔案服務方式進行創(chuàng)新的途徑有以下三種：一是加強單位檔案管理之間的聯(lián)系，有效實現(xiàn)檔案資源的共享，在加強聯(lián)系的過程當中要做到縱向和橫向的雙向聯(lián)系。隨著信息化時代的發(fā)展，社會資源和信息資源與日俱增，面對這么多的資源，單單依靠一個單位的檔案科室是無法對這些資源進行管理的，這就需要積極開展橫向和縱向的聯(lián)合，有效實現(xiàn)對資源的共享。二是要努力加強對電子檔案資料的自動化管理，信息化時代的檔案管理需要對電子檔案資料進行自動化上傳與整理，只有這樣才能更加便利地實現(xiàn)對電子檔案的管理和利用，因此必須持續(xù)加強對電子檔案資料的自動化管理，這樣才能以更快的速度對檔案資料進行上傳、接收和收集，實現(xiàn)對電子檔案的利用。三是積極構(gòu)建網(wǎng)絡服務平臺，傳統(tǒng)的檔案利用需要專門的檔案工作人員對相關(guān)資料進行查詢和搜索，這種方式耗時較長，且工作效率低，無法適應信息時代檔案管理的要求，因此我們必須有效利用計算機和網(wǎng)絡技術(shù)，努力構(gòu)建開放性的網(wǎng)絡服務平臺。

（二）有效加強檔案資料的保密工作。信息化時代的到來既給當前的檔案管理工作帶來了便利和機遇，又給檔案資料的保密工作帶來了一定的隱患，因此必須持續(xù)加強檔案資料的保密工作，這樣才能確保檔案資料的正常使用。然而當前檔案資料的使用過程中的確存在著一些問題，主要體現(xiàn)在使用計算機的過程中隨時會出現(xiàn)病毒感染、操作失誤、設備故障以及人為破壞等問題，這直接影響著檔案信息的保存與保密工作，為此必須采取有效措施以加強檔案資料的保密工作，具體工作如下：一是單位的檔案管理部門都必須采用最為先進的軟件系統(tǒng)，以保證檔案資料的安全使用，并確保系統(tǒng)的安全。二是要對計算機進行定期或不定期的全面檢測和殺毒，避免信息資源感染病毒。三是檔案管理部門在使用檔案資料時要禁止在檔案管理及使用過程中與外網(wǎng)鏈接，以免被黑客入侵，造成檔案資源的丟失。四是要嚴格對單位檔案室的進入進行設置，避免出現(xiàn)人為破壞的情況。五是要配備專業(yè)的、先進的、規(guī)范的檔案保管設備，并采取有效的檔案管理措施，確保重要檔案資料及絕密檔案的安全。

（三）促進檔案管理工作理念的轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的檔案管理工作理念重收藏、輕管理，無法實現(xiàn)當前信息時代檔案資源的功能和價值，因此必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，既重視檔案資料收藏價值又注重檔案資料的實用價值，具體做法如下：一是強化檔案管理工作人員的檔案使用效率意識，首先，要使檔案管理人員明確檔案管理的目的，不能過分重管理、輕利用。其次，檔案管理工作人員要用認真的工作態(tài)度、良好的心態(tài)來對待工作。最后，使檔案管理工作人員足夠重視檔案的使用價值，并逐步提高檔案的利用效率。二是促進檔案管理工作人員形成現(xiàn)代創(chuàng)新意識，只有不斷創(chuàng)新檔案管理意識，才能保證檔案管理工作的正常開展。信息化時代要求檔案管理工作要實現(xiàn)社會化或網(wǎng)絡化的轉(zhuǎn)變，也要求檔案管理人員順應時代的要求，及時改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，敢于嘗試、敢于探索，努力實現(xiàn)檔案資料的電子信息化，為后期檔案資料的管理和使用奠定良好基礎。

三、結(jié)束語

綜上所述，我們知道信息化時代必須創(chuàng)新檔案管理工作，這樣才能滿足當前檔案管理要求。首先，要持續(xù)創(chuàng)新檔案管理服務方式，加強各個科室之間的聯(lián)系。其次，要有效加強檔案資料的保密工作，確保紙質(zhì)檔案和電子檔案的安全性。最后，要促進檔案管理工作理念的轉(zhuǎn)變，逐步實現(xiàn)檔案資源的功能和價值。