OA系統(tǒng)環(huán)境下電子文件對(duì)檔案工作的影響及措施
——以民族地方院校為例

辦公自動(dòng)化(Office Automation，簡(jiǎn)稱OA)，主要指具備公文處理、信息發(fā)布與傳遞、交流等功能的實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)的公共管理事務(wù)為主要職能的辦公系統(tǒng)。電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的產(chǎn)生使人們進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，信息化已成為當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，近年來(lái)，OA系統(tǒng)在民族地方院校已經(jīng)普及化。在OA系統(tǒng)環(huán)境下，民族地方院校產(chǎn)生了大量的電子文件，成為檔案管理的重要對(duì)象。民族地方院校大多處于經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)的地區(qū)，在全國(guó)電子文件發(fā)展不均衡、不充分的背景之下，與發(fā)達(dá)地區(qū)高校相比，民族地方院校電子文件歸檔工作仍然比較薄弱，甚至跟不上時(shí)代發(fā)展的需要。在這種矛盾下，大量電子文件的產(chǎn)生給民族地方院校的檔案工作帶來(lái)了一些影響。

一、電子文件的產(chǎn)生給檔案工作帶來(lái)的影響

（一）對(duì)檔案自身的影響。OA系統(tǒng)環(huán)境下，民族地方院校產(chǎn)生了大量電子文件的同時(shí)，也產(chǎn)生了新型載體檔案，檔案載體呈現(xiàn)多元化。民族地方院校的檔案管理對(duì)象不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，而是大量的電子文件和紙質(zhì)文件并存的情況，檔案管理對(duì)象復(fù)雜化。電子文件主要類型有：文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件等，電子文件類型多，復(fù)雜化，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代檔案工作發(fā)展的需要，檔案工作者需要?jiǎng)?chuàng)新工作方法方能做好檔案工作。

（二）對(duì)檔案管理工作的影響。1.電子文件收集工作更快速、便捷。傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的收集方式一般是文件辦理完畢后第二年收集；OA系統(tǒng)環(huán)境下，電子文件的收集方式是在OA系統(tǒng)辦理完畢后，電子文件可直接通過(guò)OA系統(tǒng)在線傳輸歸檔，速度快，不受時(shí)間和空間限制，歸檔便捷。但是，存在的問(wèn)題是民族地方院校在電子文件收集工作方面缺少相應(yīng)的制度約束，主觀性強(qiáng)，存在著電子文件收集不夠齊全、完整和規(guī)范化的問(wèn)題。2.電子文件整理、鑒定工作時(shí)間緊、任務(wù)繁重。紙質(zhì)文件的整理、鑒定工作流程是紙質(zhì)文件辦理完畢后，文件形成部門(mén)整理文件，將有保存價(jià)值的文件移交至檔案室，檔案室經(jīng)過(guò)二次鑒定后，確認(rèn)有保存價(jià)值，最終歸檔。而在OA系統(tǒng)環(huán)境下，民族地方院校形成大量電子文件，文件辦理完畢后，相關(guān)部門(mén)沒(méi)有鑒定，直接發(fā)給檔案室存檔備查。一年積累下來(lái)，文件數(shù)量龐大，鑒定工作都落在綜合檔案室肩上，分工不夠科學(xué)，鑒定時(shí)間緊，任務(wù)繁重。3.電子文件保管環(huán)境和設(shè)施要求更高。傳統(tǒng)檔案主要為紙質(zhì)檔案，保管裝具主要是鐵皮檔案柜，密集架；新型載體檔案主要為電子文件，載體為光盤(pán)、照片及磁帶，對(duì)庫(kù)房、溫度和濕度有更高的要求。但是，OA系統(tǒng)環(huán)境下，因條件所限，一些民族地方院校還用鐵皮檔案柜保管電子文件，不利于電子文件的安全保管。4.電子文件利用工作更快速、便捷。傳統(tǒng)的檔案利用方式是檔案利用者須親自來(lái)檔案室復(fù)印利用，而電子文件的利用方式是利用者可直接通過(guò)OA系統(tǒng)、QQ傳輸在線利用檔案。檔案利用方式由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，利用工作更快速、便捷。但是，存在的問(wèn)題是檔案的信息安全得不到保障，存在泄密的可能。5.檔案安全保障系數(shù)相對(duì)降低。民族地方院校因條件所限，庫(kù)房溫濕度不符合要求，沒(méi)法達(dá)到理想的溫濕度標(biāo)準(zhǔn)，影響檔案的安全。此外，許多民族地方院校在使用OA系統(tǒng)后，對(duì)電子文件的管理未引起足夠的重視，工作不夠規(guī)范，同時(shí)又忽視了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的保管，造成紙質(zhì)文件、電子文件都?xì)w檔不齊全的尷尬局面。6.對(duì)檔案工作者的素質(zhì)要求更高。進(jìn)入電子文件時(shí)代，對(duì)檔案工作者的要求更加高，要求檔案工作者有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，熟悉OA系統(tǒng)，熟悉計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對(duì)檔案工作者的業(yè)務(wù)能力和水平要求更高。同時(shí)，新時(shí)代要求檔案管理者要具有開(kāi)拓創(chuàng)新精神，敢于擔(dān)當(dāng)，能夠利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、新媒體以及OA系統(tǒng)做好檔案的各項(xiàng)工作。民族地方院校檔案工作者大多學(xué)歷偏低、年齡比較大，很少有機(jī)會(huì)到外面學(xué)習(xí)新知識(shí)，工作保守，思維老化，工作素質(zhì)和能力比較薄弱。

二、電子文件歸檔管理的應(yīng)對(duì)措施

（一）建立建全各項(xiàng)規(guī)章制度。在OA系統(tǒng)環(huán)境下，民族地方院校需要結(jié)合自身實(shí)際建立涉及電子文件歸檔的一系列制度：制定《電子文件的收集工作制度》《電子文件的鑒定工作制度》《電子文件的歸檔工作制度》《電子文件的保管工作制度》《電子文件的利用工作制度》等，用制度明確電子文件的歸檔范圍、收集、鑒定、保管及利用工作要求，歸檔時(shí)間及歸檔手續(xù)等，清楚明了地指導(dǎo)民族地方院校做好電子文件的歸檔工作。

（二）提高人才隊(duì)伍建設(shè)。在OA系統(tǒng)環(huán)境下，民族地方院校需要打造一個(gè)強(qiáng)有力的檔案工作團(tuán)隊(duì)。檔案工作團(tuán)隊(duì)要囊括既有熟悉計(jì)算機(jī)的人才，又有熟悉檔案工作、OA系統(tǒng)的人才。檔案部門(mén)還應(yīng)吸收具有管理知識(shí)、心理知識(shí)、新媒體宣傳知識(shí)背景的人才為檔案工作團(tuán)隊(duì)注入新鮮的血液。此外，檔案工作團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該老、中、青年齡結(jié)構(gòu)合理，職稱結(jié)構(gòu)合理，避免團(tuán)隊(duì)中都是同一年齡層次的人員，不利于檔案工作的健康發(fā)展。檔案工作人員在日常工作中要時(shí)刻關(guān)注電子文件前沿動(dòng)態(tài)，關(guān)注檔案工作前沿的動(dòng)態(tài)，與時(shí)俱進(jìn)，做好檔案各項(xiàng)工作。

（三）利用檔案前端控制思想，做好電子文件的歸檔工作。在這個(gè)過(guò)程中，文件的形成是前端；處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動(dòng)是中端；永久保存或銷毀是未端。在OA系統(tǒng)環(huán)境下，民族地方院校要利用檔案前端控制思想把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看做一個(gè)完整的過(guò)程，介入電子文件的管理、歸檔工作。收發(fā)文人員在收發(fā)電子文件時(shí)就要提前介入電子文件的整理、鑒定和歸檔工作。

（四）抓好硬件建設(shè)，做好電子文件的安全保管工作。主要是做好以下3個(gè)方面的工作：一是抓好庫(kù)房的硬件設(shè)施，做好防火、防潮、防塵、防鼠、防盜等“八防”工作，做好恒溫恒濕。二是要用優(yōu)質(zhì)的檔案級(jí)光盤(pán)刻錄電子文件，用專門(mén)的防磁柜保管電子文件。存儲(chǔ)電子文件的光盤(pán)要記錄3份，1份封存，1份利用，1份異地保管。其中，A套作為母盤(pán)封存，一般不使用，B套用于提供利用服務(wù)，C套用于異地備份。三是民族地方院校檔案人員要加強(qiáng)電子文件的收集、整理及歸檔工作的同時(shí)，也要注意收集保存紙質(zhì)文件，實(shí)行雙套制保管。

（五）創(chuàng)新檔案利用方式，將被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)為主動(dòng)服務(wù)。因電子文件方便，快捷，可在線傳輸，靈活，方便，檔案利用者無(wú)須親自跑來(lái)檔案室查檔，民族地方院校檔案工作者可直接通過(guò)微信、QQ、手機(jī)應(yīng)用等移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)開(kāi)展特色的檔案在線利用服務(wù)，提高利用效率，使檔案利用工作由被動(dòng)服務(wù)變成主動(dòng)服務(wù)。檔案工作者可以深挖檔案信息資源，圍繞學(xué)校的迎評(píng)、申碩、申博、校慶等重要活動(dòng)編研一系列的檔案信息文化提供利用，使檔案信息服務(wù)于學(xué)校中心大局。同時(shí)，檔案工作者要做好檔案的保密工作，在利用檔案前需要嚴(yán)格核實(shí)利用者身份，確認(rèn)檔案信息是否可以公開(kāi)，做好檔案的安全保密工作。

總之，在OA系統(tǒng)環(huán)境下，民族地方院校產(chǎn)生了大量的電子文件，對(duì)檔案自身及檔案工作都產(chǎn)生了一些影響，檔案工作者要與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，要熟悉計(jì)算機(jī)領(lǐng)域，掌握OA系統(tǒng)，真正做好電子文件、紙質(zhì)文件的歸檔工作。