電子文件歸檔過(guò)程中存在的問(wèn)題及對(duì)策

一、電子文件歸檔中存在的問(wèn)題及原因

大型的企業(yè)在日常管理員工檔案問(wèn)題上，由于員工比較多，管理起來(lái)比較困難。同時(shí)電子文件歸檔中也會(huì)存在許多其它問(wèn)題。首先是電子文件自身的原因，使歸檔難以進(jìn)行。其次，存在電子文件歸檔不全的現(xiàn)象。最后，就是電子文件歸檔方法有問(wèn)題，不利于電子文件的利用。

（一）電子文件自身的客觀性特征，一定程度上使歸檔存在問(wèn)題。1.電子文件本身要經(jīng)過(guò)多個(gè)系統(tǒng)，這樣就會(huì)加大整理的難度。電子文件不同于紙質(zhì)文件，它對(duì)設(shè)備的要求比較高，電子文件要想被讀取只能通過(guò)數(shù)字設(shè)備上面的軟件系統(tǒng)。再加上電子文件能夠輕易被刪減、復(fù)制和損壞等特點(diǎn)，就更容易在歸檔中出現(xiàn)問(wèn)題。一份電子文件的處理過(guò)程要經(jīng)過(guò)很多步驟，它的形成同樣也不容易。將一份電子文件處理好，需要很多其它部門協(xié)同，最終才能歸檔。另外，一份電子文件本身就涵蓋很多內(nèi)容，結(jié)構(gòu)上需要規(guī)范。因此，一次是不可能完成的，需要經(jīng)過(guò)多次修改，這樣就會(huì)導(dǎo)致文檔內(nèi)容和結(jié)構(gòu)比較分散，就會(huì)使管理人員很難管理電子文件。2.形成的電子文件格式多種多樣，不方便轉(zhuǎn)化及后續(xù)處理。電子文件的形式有很多種，如文本文件、視頻文件、圖像文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件等。電子文件的格式也有很多，像常用的格式有WPS、PDF等，像通用格式有TXT、JPEG等。對(duì)于我們常用的格式來(lái)說(shuō)，它不是那么規(guī)范、不通用，因此在進(jìn)行歸檔過(guò)程中也不太順利。電子文件管理員需要將常用文件格式改為通用文件格式。在進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換過(guò)程中，文件的內(nèi)容可能會(huì)出現(xiàn)亂碼的現(xiàn)象。

（二）電子文件歸檔不全現(xiàn)象較為明顯。在電子文件進(jìn)行管理過(guò)程中，文件歸檔不全面是一個(gè)比較大的問(wèn)題。電子文件歸檔不全的原因有：一是電子管理人員缺乏電子文件管理意識(shí)，不能很好地管理電子文件。二是業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的電子文件，被需要的工作人員打印拿走后，就沒(méi)有把電子文件再保存下來(lái)。三是電子文件被打印成紙質(zhì)版后，人們主要用紙質(zhì)文件，沒(méi)人管理電子文件。四是電子文件需要存儲(chǔ)起來(lái)，由于存儲(chǔ)設(shè)備不安全，就會(huì)導(dǎo)致電子文件被破壞。五是各個(gè)立檔單位的電子文件沒(méi)有確切說(shuō)明保存的期限。

（三）電子文件分類整理方法問(wèn)題突出，不利于電子文件的存儲(chǔ)、檢查及利用。電子文件需要通過(guò)文件夾的形式才能被存儲(chǔ)起來(lái)。它是一種非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，其中文件就是最小單元。對(duì)于電子文件管理方式一般是根據(jù)年代、機(jī)密的級(jí)別、機(jī)構(gòu)等因素來(lái)進(jìn)行整理。但是這樣的管理方式不便于存儲(chǔ)，也很消耗時(shí)間。一份電子文件要想歸檔好，還要從十幾個(gè)文件夾中找到自己需要的那個(gè)文件夾，再將它復(fù)制粘貼到另外一個(gè)文件夾。此外，對(duì)于這種整理方法可能還會(huì)出現(xiàn)其它問(wèn)題，如在寫(xiě)一個(gè)方案時(shí)可能需要用到很多的東西如視頻、圖片等，因此在形成電子文件時(shí)也會(huì)有很多形式，像視頻文件、圖片文件等。當(dāng)把這個(gè)方案進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)，就會(huì)被保存在不同的文件夾，再進(jìn)行利用時(shí)就很不方便。

二、解決電子文件歸檔問(wèn)題應(yīng)采取的措施

對(duì)于電子文件歸檔中出現(xiàn)的問(wèn)題要提出相應(yīng)的解決方案，目前主要的解決措施是針對(duì)電子文件本身的特征，需要將格式規(guī)范，同時(shí)要設(shè)置歸口。對(duì)于電子文件收集不齊的情況要采取多種方式進(jìn)行解決。

（一）針對(duì)電子文件的特點(diǎn)，在口徑上和格式上進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。1.在辦公系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)中需要設(shè)置歸口，以增加電子文件導(dǎo)出功能。比如，在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)時(shí)就要按照電子文件的規(guī)則去進(jìn)行。首先要在系統(tǒng)里面加入導(dǎo)出接口，這樣就可以導(dǎo)出通用格式的電子文件，這樣就可以直接歸檔，無(wú)需其它步驟了。2.對(duì)電子文件格式需要嚴(yán)格把關(guān)。日常生活中我們使用的是電子文件的常用格式而不是通用格式。通用格式是全世界通用的，而常用格式只是小范圍的適用。但是常用格式在某一區(qū)域或某一國(guó)家是適用的。因此，對(duì)于電子文件來(lái)說(shuō)，一方面常用格式可以不轉(zhuǎn)化直接歸檔。另一方面，除通用格式和常用格式之外的格式，需要借助其它工具轉(zhuǎn)化為通用格式再進(jìn)行歸檔。

（二）多措并舉，全面解決電子文件收集不全的問(wèn)題。全面解決電子文件歸檔不全問(wèn)題，主要從以下五個(gè)方面。第一，要制定適于各自企業(yè)的電子文件管理體系。第二，要注意電子文件的歸檔時(shí)間。對(duì)于一些很重要的電子文件要及時(shí)收集起來(lái)，不要將重要文件中的任何小細(xì)節(jié)給漏掉了。第三，要將定期和不定期結(jié)合起來(lái)，把個(gè)人的所有電子文件都整理好，要既保存電子文件又保存紙質(zhì)版。第四，對(duì)于要長(zhǎng)期存儲(chǔ)的電子文件，要提前備份以防出現(xiàn)意外。第五，各個(gè)公司要根據(jù)自己的實(shí)際情況來(lái)制定電子文件的保存期限表。此外，檔案管理人員也要提高管理能力，這樣才能更好地管理電子文件。