信息化背景下文書檔案管理的創(chuàng)新

周淑華

摘 要：現(xiàn)如今，我國已經(jīng)進(jìn)入信息化發(fā)展的時(shí)代，很多紙質(zhì)的檔案被不斷的電子檔案方式取代，甚至文書檔案的管理方式也在不斷的進(jìn)行著創(chuàng)新，以便實(shí)現(xiàn)更高的管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息化背景下；文書檔案管理；創(chuàng)新

隨著信息化時(shí)代的來臨，把現(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用到內(nèi)部工作中，不僅可以有效提升工作效率，同時(shí)還能減少人為失誤，保證工作質(zhì)量。從目前角度來說，采用原始的文書檔案管理工作，不僅不能保證整體效率，同時(shí)還會(huì)因?yàn)槿藶榈纫蛩氐挠绊懀瑢?dǎo)致管理出現(xiàn)問題，影響文書檔案今后的發(fā)展。因此，需要我們將原始文書檔案管理方式進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，把信息化理念和手段融合到其中，在提升文書檔案管理效率的同時(shí)，還能保證文書檔案管理的質(zhì)量，以此促進(jìn)文書檔案的長遠(yuǎn)

發(fā)展。

1 文書檔案管理信息化的基本概述

所謂的文書檔案管理信息化主要指，利用現(xiàn)代化技術(shù)，例如計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)等，對文書檔案相關(guān)信息進(jìn)行采集和整理。由于文書檔案相關(guān)內(nèi)容較為多樣化，需要相關(guān)活動(dòng)內(nèi)容進(jìn)行體現(xiàn)和記錄，記錄的內(nèi)容包含了運(yùn)營管理、統(tǒng)籌規(guī)劃等，記錄方式除了文字檔案之外，還包含了影像、圖片等，如果一味地采用人工管理方式，不僅需要消耗大量的時(shí)間，同時(shí)還無法保證管理質(zhì)量，從而引發(fā)問題出現(xiàn)。而在信息化背景下，通過開展文書檔案信息化管理工作，不但能夠有效提升工作效率，同時(shí)還能減少人力資源以及物力資源的投放，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)資源的充分調(diào)配和應(yīng)用。在計(jì)算機(jī)以及信息化手段的作用下，給文書檔案管理提供了便利以及高效的工作環(huán)境，給用戶提供了優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2 當(dāng)前文書檔案管理信息化存在的主要問題

2.1 管理意識(shí)方面

文書檔案管理作為檔案管理工作中不可或缺的一部分。為了實(shí)現(xiàn)文書檔案管理水平和質(zhì)量的提升，就要在落實(shí)文書檔案管理工作時(shí)，把現(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用到其中。然而，結(jié)合當(dāng)前情況來說，在進(jìn)行文書檔案管理時(shí)，部分管理工作人員缺少對文書檔案管理信息化的了解，沒有給予文書檔案信息化管理充分注重，使得文書檔案信息化管理水平偏低。

2.2 保密性有待進(jìn)一步加強(qiáng)

將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)形式，也存在很大弊端。因?yàn)殡娮有畔⑹呛苋菀妆桓牡?，同時(shí)其存在的形式也很容易變動(dòng)，所以它們的保密性有待進(jìn)一步加強(qiáng)。相較于一般的紙質(zhì)信息，記錄在電腦上的信息，要更改起來可就容易多了，所以當(dāng)人們?nèi)カ@取它的時(shí)候，到底是不是真實(shí)的數(shù)據(jù)，就難以去判斷了。可以說，電子格式的文件進(jìn)行保密，完全不外漏，是很難去實(shí)現(xiàn)的。

2.3 文書檔案信息化程度不夠

文書信息化程度不夠，主要體現(xiàn)在并沒有完全的發(fā)揮信息化管理的應(yīng)用，從目前的文書檔案管理的情況而言，很多企業(yè)仍然還存在著部分紙質(zhì)的檔案管理方式，甚至很多企業(yè)在發(fā)展過程中即使保存了信息化的文書檔案，但是卻存在與紙質(zhì)檔案不符的情況，或者認(rèn)為紙質(zhì)檔案在存檔之后沒有用處，直接就被銷毀等狀況，從而無法實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)和信息化的共同發(fā)展和存在，影響了文書檔案的管理質(zhì)量。

3 信息化背景下文書檔案管理的創(chuàng)新對策

3.1 提升信息化管理意識(shí)

思想意識(shí)針對人的行動(dòng)而言，有著較強(qiáng)的引導(dǎo)作用。在開展文書檔案管理信息化建設(shè)工作時(shí)，需要給予信息化管理理念應(yīng)用科學(xué)引導(dǎo)。在落實(shí)文書檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該把我國現(xiàn)代化技術(shù)和理念運(yùn)用到其中。為了將信息化的作用充分發(fā)揮出來，相關(guān)工作人員應(yīng)該給予文書檔案信息化管理充分重視，加大管理創(chuàng)新力度，從思想方面實(shí)現(xiàn)優(yōu)化，把現(xiàn)代化管理理念和方式融入其中，通過實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的信息化，不僅可以有效提升工作效率，同時(shí)還能保證文書檔案管理質(zhì)量。此外，加強(qiáng)文書檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，提升其專業(yè)水平，通過構(gòu)建合理的激勵(lì)制度，調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員工作積極性，以此促進(jìn)其學(xué)習(xí)更多的現(xiàn)代化知識(shí)和工藝，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的創(chuàng)新和完善。

3.2 搭建科學(xué)的文書檔案管理信息平臺(tái)

為了確保文書檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，必須要有科學(xué)的文書檔案管理信息平臺(tái)為保障。在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔和人力手工管理模式弊端日趨明顯，而利用信息數(shù)據(jù)庫的強(qiáng)大編輯功能，能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案管理軟件的開發(fā)，很大程度上降低了管理工作者的工作量，提高檔案管理效率和管理水平，構(gòu)建科學(xué)有效地信息化管理平臺(tái)，是促進(jìn)檔案管理工作改革的重要舉措。

3.3 建立綜合檔案文書存儲(chǔ)模塊

在文書檔案管理當(dāng)中，有著繁雜的工作內(nèi)容。所以對于信息化設(shè)備的應(yīng)用能夠起到積極的促進(jìn)作用，構(gòu)建文書檔案的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。綜合管理系統(tǒng)需要構(gòu)建檔案文化管理模塊以及預(yù)歸檔案管理模塊。其中，檔案文化管理模塊是將文件進(jìn)行分類保管，使價(jià)值不同的文件在不同的數(shù)據(jù)庫中保存，極大地保障了文件所具有的完整性。此外，還可對準(zhǔn)備歸檔的文件進(jìn)行分類，使其有序地進(jìn)行存儲(chǔ)，為之后的檢索、收集和整理等工作打好基礎(chǔ)。在對信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行創(chuàng)建時(shí)，一定要應(yīng)用規(guī)范化的格式，將信息化技術(shù)的存儲(chǔ)以及分類進(jìn)行明確，將檔案資源的應(yīng)用效率進(jìn)行提升。

3.4 網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部與外部的隔離措施

為了保證檔案文件信息化管理的安全性，需針對網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部與外部進(jìn)行嚴(yán)格的管理，合理設(shè)計(jì)物理隔離層，確保提升管理效果。對于物理隔離層而言，主要針對網(wǎng)絡(luò)安全性進(jìn)行防護(hù)，通常情況下，可以在第一層保護(hù)結(jié)構(gòu)中設(shè)計(jì)路由器，過濾或是屏蔽IP地址，然后選擇一些地址進(jìn)入到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中。在第二層保護(hù)結(jié)構(gòu)中需合理設(shè)計(jì)防火墻系統(tǒng)，在防火墻認(rèn)證的情況下，能夠過濾網(wǎng)絡(luò)中的不安全數(shù)據(jù)信息，阻止網(wǎng)絡(luò)不良行為，并封堵一些禁止的業(yè)務(wù)。在此期間，還可以利用防火墻更好的記錄數(shù)據(jù)信息與內(nèi)容，合理檢測網(wǎng)絡(luò)攻擊行為，并在告警之后采取合理措施解決問題，創(chuàng)建安全防護(hù)系統(tǒng)，保證各方面管理工作的可靠性與有效性，滿足當(dāng)前的工作要求。

4 結(jié)語

隨著當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速進(jìn)步，對于檔案資料有了越來越普遍的需求，以往的文書檔案管理模式已經(jīng)不能滿足需求，這在很大程度上制約了社會(huì)的進(jìn)步與前行。所以，將科學(xué)信息技術(shù)充分融入到文書檔案管理工作中，確保管理工作的高效性具有極大的現(xiàn)實(shí)意義。

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