信息化背景下文書檔案管理工作初探

摘 要：檔案是人類生活行為記錄的載體，可用于人類社會(huì)的各個(gè)方面發(fā)展提供準(zhǔn)確的參考資料。如今，隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)全面普及，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展，信息化建設(shè)已成為必然。

關(guān)鍵詞：信息化；文書檔案；管理工作

隨著信息時(shí)代的到來，信息技術(shù)在人們生活的方方面面得到了應(yīng)用。因此，面對(duì)傳統(tǒng)檔案管理中存在的不足，需進(jìn)行檔案管理工作的改革創(chuàng)新，將信息技術(shù)與檔案管理進(jìn)行充分的融合，促使傳統(tǒng)檔案管理向信息化檔案管理轉(zhuǎn)變。此時(shí)，需對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的思想、技術(shù)、人員等多方面進(jìn)行考量，從而促進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新化、信息化發(fā)展。

1 文書檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

1.1 辦公效率顯著提高

文書檔案管理，就是對(duì)已有文檔資料的一種整理和保存，對(duì)沒有卻需要的文檔資料的一種搜集和歸納。傳統(tǒng)的文書檔案管理，我們需要對(duì)不同的文檔進(jìn)行分門別類，對(duì)于一些大型單位來說，有太多的部門分支，每個(gè)分支還有不同類型的文檔資料需要分類整理，這就導(dǎo)致工作的任務(wù)量非常繁重，為了解決此類問題和保證文書檔案管理的準(zhǔn)確高效，就需要投入大量的人力和物力來完成這項(xiàng)工作。繁重的工作，不可避免地導(dǎo)致出現(xiàn)一些人為的失誤，比如對(duì)文檔資料分類錯(cuò)誤，在文檔資料移動(dòng)過程中，對(duì)紙質(zhì)文件的二次破壞，在分類過程中，標(biāo)注錯(cuò)誤，造成文檔資料涂畫痕跡嚴(yán)重等各種類型的問題。這些都嚴(yán)重影響著對(duì)文檔資料管理的效率，但是，如果把文書檔案管理信息化，就能顯著提高辦公的效率，通過信息化處理的方式，利用計(jì)算機(jī)對(duì)每一件文檔資料進(jìn)行歸檔和整理，一次整理，終身受益，對(duì)以后文檔資料的借閱和查詢提供便利的條件，大大減少了人力和資源的投入。

1.2 資源檢索方便，信息隨時(shí)共享

傳統(tǒng)的文書檔案管理，如果需要查閱一份資料或者文件，就需要登記，然后在已歸檔整理的資料中慢慢尋找，這樣既浪費(fèi)了人力，又耽誤了時(shí)間，降低了工作效率，但是把文書檔案管理信息化，就大大方便了資源的整合和查找，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以把所歸檔的文檔資料從紙質(zhì)文件變成電子文件，這樣既方便了查閱，又保護(hù)紙質(zhì)文件不被損壞，然后對(duì)歸檔的資料，做一個(gè)體制性的管理，每一種文檔做一個(gè)對(duì)應(yīng)的檢索，方便利用者在查閱時(shí)及時(shí)找到所需要的內(nèi)容，這樣就提高了效率，節(jié)省了時(shí)間。

1.3 文件存儲(chǔ)快捷且穩(wěn)定

傳統(tǒng)的文書檔案管理，載體主要是一些紙質(zhì)文件，或者圖片、影像等內(nèi)容，特別對(duì)于紙質(zhì)文件，其保存過程中，容易受周圍環(huán)境溫度、濕度影響，造成文件的破損，或者字跡模糊不清等現(xiàn)象，最后對(duì)文檔的借閱和使用造成麻煩，隨著電子科技化的發(fā)展，信息化的成熟，我們對(duì)文件的存儲(chǔ)和管理，不再局限于傳統(tǒng)的紙張，我們可以把紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為能在計(jì)算機(jī)上傳遞和存儲(chǔ)的電子文件，這樣就極大程度上方便了辦公，電子文件最大的優(yōu)點(diǎn)就是快捷并且穩(wěn)定，我們利用存儲(chǔ)設(shè)備，可以快速得到我們想要的資料，并且確保穩(wěn)定，不易丟失，總而言之，信息化的加入，讓存儲(chǔ)更穩(wěn)定、更快捷。

1.4 文件傳輸速度和安全性得到保障

傳統(tǒng)的文書檔案管理，如果需要借閱資料，就得打開檔案盒，根據(jù)分類要求，再一遍遍的查詢自己想要的資料，一旦資料管理松散或者不到位，就容易造成資料的丟失，有些人為了得到想要的資料，會(huì)發(fā)生私自保存，不再上交的情況。所以在資料傳遞上，存在很大的缺陷，特別對(duì)于一些大企業(yè)來說，總公司和分公司有時(shí)需要互相傳遞一些文件資料，如果在傳遞上僅僅依靠快遞運(yùn)輸方式，就無法確保辦公的時(shí)效性和快捷性，對(duì)以后文檔資料的歸檔存儲(chǔ)也會(huì)造成麻煩和影響，但是文書檔案管理信息化，就確保了文檔資料傳輸?shù)陌踩院涂旖菪裕词故沁h(yuǎn)距離的傳輸，我們通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，可以快速高效完成，也可以確保傳輸過程的安全性，明確文檔資料傳輸?shù)碾p方，一旦出現(xiàn)問題，可以立刻解決，從而進(jìn)一步提高了辦公的效率。

2 信息化背景下文書檔案管理對(duì)策分析

2.1 加大研發(fā)力度，配齊信息化檔案管理設(shè)施

按照檔案規(guī)范化管理要求應(yīng)對(duì)電腦、掃描儀、檔案管理軟件、復(fù)印機(jī)、攝像機(jī)、速印機(jī)等設(shè)備進(jìn)行配置齊全。對(duì)檔案管理軟件應(yīng)進(jìn)行大力研發(fā)，并使其具備查詢、瀏覽、檢索、統(tǒng)計(jì)、歸檔、借閱等功能。此外，傳統(tǒng)檔案管理工作方面的資金投入不足，所以在進(jìn)行改革時(shí)應(yīng)在檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施方面加大投入，設(shè)置檔案庫和閱覽室，確保檔案管理及查閱的規(guī)范化。應(yīng)在檔案庫內(nèi)按要求進(jìn)行計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、去濕機(jī)、密集架、復(fù)印機(jī)、空調(diào)等設(shè)備的配備工作，使特殊檔案載體如磁帶、磁盤、光盤等得以進(jìn)行合理保存，避免保存不當(dāng)造成的損毀。

2.2 促進(jìn)檔案資源信息化發(fā)展

檔案管理由傳統(tǒng)向信息化發(fā)展轉(zhuǎn)變，需對(duì)檔案信息目錄數(shù)據(jù)的建設(shè)加強(qiáng)重視，以確保檔案信息的全面性及準(zhǔn)確性。并設(shè)置信息化管理文件目錄、專題目錄、分類目錄。以此來實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，并將檔案管理與目錄數(shù)據(jù)庫相結(jié)合，進(jìn)行檔案資源的全面化管理。在信息化背景下，應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)加以利用，使之與文書檔案管理工作相融合，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的跟蹤達(dá)到文書檔案資料的統(tǒng)一，為文書檔案資料的一體化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、提供保障。最后，還應(yīng)進(jìn)行提升媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)的質(zhì)量及效果，以現(xiàn)代信息手段對(duì)檔案進(jìn)行合理的歸檔處理，形成數(shù)據(jù)化工作模式，以此豐富檔案資源內(nèi)容。

2.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)及管理能力，對(duì)檔案管理工作是否可以的良好進(jìn)行起決定性作用。第一點(diǎn)，應(yīng)對(duì)檔案管理人員，進(jìn)行專業(yè)管理能力及綜合素養(yǎng)的培養(yǎng)。首先，應(yīng)對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)的政治素養(yǎng)培訓(xùn)，使工作人員具備職業(yè)操守，可以對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行保密，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的原則性及紀(jì)律性。第二點(diǎn)，應(yīng)對(duì)管理人員進(jìn)行檔案管理信息化思想意識(shí)培訓(xùn)，使檔案管理人員對(duì)信息化檔案管理模式的重要性進(jìn)行認(rèn)知，以促進(jìn)信息化背景下檔案管理工作地方更好開展。

3 結(jié)束語

總而言之，隨著當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速進(jìn)步，對(duì)于檔案資料有了越來越普遍的需求，以往的文書檔案管理模式早已經(jīng)不能滿足實(shí)際需求，這在很大程度上制約了社會(huì)的進(jìn)步與前行。所以，將科學(xué)信息技術(shù)充分融入到文書檔案管理工作中，確保管理工作的高效性具有極大的現(xiàn)實(shí)意義。

參考文獻(xiàn)

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[2]張愛群.信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理工作的改革研究[J].人力資源管理，2017（07）：349-351.

作者簡(jiǎn)介

劉靜（1984-），女，漢族，甘肅省民勤縣，本科，畢業(yè)于內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)（函授）成都體育學(xué)院（全日制），助理館員，內(nèi)蒙古自治區(qū)測(cè)繪地理信息局，研究方向：辦公室文秘、機(jī)要、文書管理。