淺談如何做好新時(shí)期基建檔管理工作

張曉春

摘 要：基建檔案作為工程管理的一個(gè)主要組成環(huán)節(jié)。本文主要針對基建工程檔案管理存在的問題和隱患，提出了幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)；健全檔案管理制度等措施，以加強(qiáng)基建工程的檔案管理，充分發(fā)揮基建檔案的指導(dǎo)作用。

關(guān)鍵詞：設(shè)備開箱資料；合同管理；竣工圖紙

1 加強(qiáng)基建檔案工作的收集

基建項(xiàng)目工作周期長，涉及方面廣，形成文件材料多樣。如何實(shí)現(xiàn)基建檔案的完整性，系統(tǒng)性和有效性是眾多檔案工作者的難題。首先在項(xiàng)目實(shí)施之前，我們需要制定一系列的相關(guān)管理制度，實(shí)施細(xì)則來指導(dǎo)促進(jìn)檔案工作的有序進(jìn)行。其次，學(xué)習(xí)現(xiàn)行的標(biāo)準(zhǔn)，與城建局提前溝通掌握竣工驗(yàn)收的要求。在簽訂合同中制定專門的檔案條款。再次需要對前期的從項(xiàng)目前期核準(zhǔn)請示與批復(fù)，招標(biāo)計(jì)劃書、工程整體設(shè)計(jì)理念和方案、施工單位以及責(zé)任人簽訂的合同、與地方政府的往來文件等重要檔案信息進(jìn)行及時(shí)掃描并做好登記。在這種全面性和明確化的檔案管理當(dāng)中不僅能夠?yàn)楹笃诠こ唐鸬揭欢ǖ闹笇?dǎo)性作用，同時(shí)還能夠在出現(xiàn)突發(fā)情況和問題時(shí)找到癥結(jié)并進(jìn)行有效的處理，并且保證對文件不造成損壞。最后建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖，明確領(lǐng)導(dǎo)小組成員的檔案管理任務(wù)，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統(tǒng)一管理建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料。

作為建設(shè)單位的檔案負(fù)責(zé)人，根據(jù)歸檔范圍及投產(chǎn)后實(shí)踐中的經(jīng)驗(yàn)得知：信息本身就是組成檔案的基本和核心的要素。需要檔案人員隨時(shí)隨地跟蹤，在整個(gè)工程建設(shè)過程中檔案人員要隨時(shí)跟蹤，建立一個(gè)完整的跟蹤管理框架體系，與勘察設(shè)計(jì)單位，供應(yīng)商采購單位、施工單位、安裝調(diào)試單位等形成有機(jī)的聯(lián)系，多方面信息反饋。充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)軟件，更便捷高效地加強(qiáng)對工程材料的積累，管理，審定。尤其在設(shè)備開箱我們應(yīng)對設(shè)備資料進(jìn)行全面審查，主要是對照技術(shù)協(xié)議審核設(shè)備本體的資料和外購件的資料是否有質(zhì)量問題，說明書、圖紙、出廠檢驗(yàn)報(bào)告等資料；針對機(jī)務(wù)類的設(shè)備，機(jī)務(wù)專工要同時(shí)關(guān)注熱控專業(yè)、電氣專業(yè)的相關(guān)資料是否齊全，設(shè)備專工作為檔案材料的第一手收集者，無論從自身的專業(yè)還是檔案的完整系統(tǒng)性方面都要肩負(fù)責(zé)任，這樣不僅為設(shè)備安裝及調(diào)試工作提供了有力保障，更加為投產(chǎn)后的維護(hù)檢修工作提供了技術(shù)支撐。開箱驗(yàn)收或調(diào)試有問題隨時(shí)溝通，拍照實(shí)時(shí)留存，從源頭增強(qiáng)了檔案資料來源的完整性。竣工驗(yàn)收時(shí)，要及時(shí)提交一整套合格的竣工圖紙，從始到終將檔案工作貫穿于建設(shè)工程的全過程，實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理。

2 合同文件的管理

隨著現(xiàn)在無紙化辦公系統(tǒng)的推廣，目前《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》對電子文件的定義是指企業(yè)在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成，辦理，傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄。要求電子檔案具有憑證作用。那么如何來保證文件的憑證性？電子檔案管理系統(tǒng)有別于業(yè)務(wù)系統(tǒng)，電子商務(wù)系統(tǒng)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，財(cái)務(wù)系統(tǒng)。電子文件要求具有真實(shí)性、完整性、可靠性、可用性。對于無法輸出成紙質(zhì)的電子文件由檔案部門其他處原則和初步意見，然后檔案部門會(huì)同業(yè)務(wù)部門和信息技術(shù)部門共同研究確定，最后由領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)確定。針對實(shí)際項(xiàng)目中出現(xiàn)只交裸合同，或部分評標(biāo)文件的諸多資料不全的情況，如果全部是線上進(jìn)行，只需將其轉(zhuǎn)化成電子檔案管理系統(tǒng)識(shí)讀的格式，符合電子檔案保存的要求即可。如果線上招表，線下評標(biāo)，需要將線下產(chǎn)生的嚴(yán)格按照紙質(zhì)文件歸檔要求進(jìn)行歸檔。若合同作為保密的資料則不需要保存電子文檔，但需要移交部門按照保密資料封簽，蓋章后移交。

3 歸檔材料質(zhì)量

眾所周知，基建工程的竣工圖紙從檔案的利用角度占據(jù)十分重要的地位，只有做到圖紙與實(shí)物相符，才能真實(shí)準(zhǔn)確地反映該工程項(xiàng)目竣工后的真實(shí)概況。作為電力企業(yè)，從土建、機(jī)械、電氣等各專業(yè)進(jìn)行，其范圍之廣，內(nèi)容之多，作用之重。因此保證基建檔案竣工圖紙的有效性是一項(xiàng)很重要的工作。首先從來源上進(jìn)行把控：第一其竣工圖的編制范圍需嚴(yán)格遵守國家及行業(yè)的規(guī)章制度，其次根據(jù)項(xiàng)目具體情況酌情調(diào)整，再經(jīng)合同雙方協(xié)商，在竣工圖編制合同中予以確定.再者，要對圖紙級別深度明確原則：

1）一級圖：前期工程及初步設(shè)計(jì)的全部成品，施工圖設(shè)計(jì)的綜合性工程總圖、各專業(yè)主體系統(tǒng)圖和布置圖、主要單元功能建筑、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)總圖、重要標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)總圖等。

2）二級圖：專業(yè)系統(tǒng)圖及布置總圖，新技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)的主要圖紙等。

3）三級圖：專業(yè)輔助或次要系統(tǒng)圖及布置圖，主要的組裝圖等。

4）四級圖：輔助設(shè)備、附屬機(jī)械安裝圖及設(shè)備次要組裝圖、端子排圖等。

5）五級圖：零件、一般構(gòu)建、元件等。

設(shè)備專責(zé)人積極跟進(jìn)追蹤資料的去向，按照歸檔標(biāo)準(zhǔn)收集整理資料，按時(shí)移交檔案認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案標(biāo)準(zhǔn)：范圍，份數(shù)及圖章要求，對歸檔資料做到心中有數(shù)。根據(jù)目前紙質(zhì)版和電子版的推行，要求廠家同時(shí)提供紙質(zhì)版和電子版，并要求兩者內(nèi)容、圖章完全一致。尤其是合同要有騎縫章和負(fù)責(zé)人親筆簽名及單位紅章，不可以用彩色打印版替代。

隨著現(xiàn)代無紙化的發(fā)展，竣工圖圖紙涉及到設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等多家參與單位，CAD竣工圖紙最終由誰形成，格式版本要一致；再次，在收集CAD竣工圖紙的光盤時(shí)，由于光盤作為特殊的載體其質(zhì)量無法保證，因此要堅(jiān)持實(shí)行雙套制歸檔，且把CAD格式最好轉(zhuǎn)化成PDF格式，為避免后期無法識(shí)讀。紙質(zhì)文件材料擴(kuò)展為紙質(zhì)和電子文件材料，電子文件與紙質(zhì)文件要求信息真實(shí)完整，內(nèi)容完全一致，字跡清晰。圖章一律蓋在圖紙右下角。文本文件一般用字處理技術(shù)處理形成的文字文件、表格文件，以及各種管理活動(dòng)中形成的公文、報(bào)表和軟件說明等，主要以Word、excel為主。圖像文件：以TIFF，JPEG，PDF為主。一張圖紙分割為一份電子文件。一冊說明書為一份電子文件。

本文是基于我對我廠正在進(jìn)行的基建項(xiàng)目檔案管理相關(guān)知識(shí)的了解展開的，也是自己親歷的一些問題，主要從基建檔案設(shè)備資料完整性和合同檔案的管理及對重要資料質(zhì)量把關(guān)多個(gè)方面進(jìn)行闡述的，在文章中我沒能進(jìn)行深刻的分析和闡釋，僅此希望能起到拋磚引玉的作用。

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